航天企業(yè)數(shù)字檔案館建設的探索與實踐

劉婷

摘要：在信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化盛行的時代，數(shù)字檔案館的建設在我國檔案界也掀起了一片熱潮。本文對江蘇省數(shù)字檔案館的數(shù)字化工作現(xiàn)狀、管理體制、運行機制等進行深入探討與分析，為航天企業(yè)數(shù)字檔案館建設提供了有益的思路與借鑒。

關鍵詞：航天企業(yè);數(shù)字化;探索：實踐

中圖分類號：G270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-067-02

數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。

檔案作為一種不可再生的寶貴資源，在科研、生產(chǎn)、生活、政治、經(jīng)濟、文化等領域都起到了獨特顯著的作用。為保護檔案原件，提高檔案信息的普及性，國家大力推進數(shù)字檔案館建設。在高強密度研制發(fā)射的新常態(tài)下，航天企業(yè)檔案館以提升檔案信息化水平，提供更加高效便捷的檔案信息資源服務，提升檔案工作效率和管理水平來更好地服務科研生產(chǎn)為目標，對數(shù)字檔案館的建設進行了調研摸索。

一、數(shù)字檔案館建設的前期準備工作

（一）先行調研，摸索情況

為了解如何建設數(shù)字檔案館，需要哪些規(guī)章制度，需要哪些設備，具體怎么操作怎么實施，筆者對江蘇省數(shù)字檔案館進行了初步的調研與考察。

江蘇省數(shù)字檔案館制定了數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度、操作規(guī)范、保密制度等，并在門口設立“竊取、損毀國有檔案，違法必究，請珍惜自己的前途和聲譽，切勿以身試法，以免追悔莫及”的告示牌，以保證工作安全、健康、有序地進行。目前該館主要對館藏及館外民國時期文件進行數(shù)字化加工工作。具體執(zhí)行部門有修裱部、整理部、掃描部、信息部、辦公室，參與人員共四十多人。

在制度、人員保障之外，檔案館也非常重視相關基礎設施的配套。以掃描部為例：該部配備有掃描A3、A4幅面圖紙的平板掃描儀，零邊距掃描儀、書刊掃描儀和大幅面的工程圖掃描儀等多種不同規(guī)格的專業(yè)掃描儀，以滿足不同掃描對象的需求。同時為保密起見，江蘇省檔案館只對非密文件進行數(shù)字化，統(tǒng)一在紫光軟件平臺完成。

（二）立足現(xiàn)狀，建立架構

在前期調研摸索的基礎上，結合航天特色及單位的實際情況，建立了數(shù)字檔案館的架構。

1_系統(tǒng)保障

瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)是專門管理檔案工作，是一個擁有多全宗、多門類、多權限的全文管理軟件，設置的模塊有：現(xiàn)行文件、預立案卷、檔案管理、借閱管理、專題打印、系統(tǒng)維護六部分。采用客戶機/服務器（C/s）和瀏覽器/服務器（B/s）管理模式。

2.建立數(shù)據(jù)庫

以用戶需求為導向，以便于利用為目標，以價值創(chuàng)造為原則，基于瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)，對卷帙浩繁的檔案分門類分專業(yè)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

（三）更新理念，系統(tǒng)集成

經(jīng)過與兄弟單位溝通學習，圍繞航天型號檔案中心工作和數(shù)字檔案館建設，開展了借閱、復制、編研等多形式的檔案資源開發(fā)利用工作。通過瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)與AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成，完成電子文件跨庫歸檔，目前已實現(xiàn)主體型號技術文件的全文電子化管理，具備全文開放能力，極大提高檔案資源利用效率，提高檔案資源對所型號科研任務及日常管理工作的數(shù)據(jù)服務與支撐能力，并取得良好的檔案利用效果。

二、數(shù)字檔案館的建設過程

航天企業(yè)的文件以紙質居多，照片、磁帶、光盤等特殊載體的文件較少，所以航天企業(yè)數(shù)字檔案館的建設以紙質檔案數(shù)字化開展工作。

（一）探索階段

紙質檔案數(shù)字化是紙質與數(shù)字連接的絲路，也是檔案發(fā)展的必由之路。近幾年，航天企業(yè)數(shù)字檔案館建設經(jīng)歷了試點開展、經(jīng)驗總結到范圍擴大的實施過程，主要工作內容包括數(shù)字化前整理、歸檔文件統(tǒng)計分類、檔案數(shù)字化實施，以及數(shù)據(jù)存儲、匯總、質檢、掛接、備份等。

適當?shù)臄?shù)字化管理系統(tǒng)與軟、硬件配置是紙質檔案數(shù)字化處理的必要條件。由于效率高、質量好、投入小及標準化程度高等優(yōu)點，航天企業(yè)紙質檔案數(shù)字化采用流程式的工廠化制作模式。

非紙質檔案的載體形式多種多樣，保存時間不一，把這些非紙質載體上記錄的檔案信息通過數(shù)字化轉換后，可以向利用者提供安全可靠、方便快捷的服務。信息化牽引數(shù)字化，產(chǎn)品研制系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成是檔案進行統(tǒng)一管理的必然趨勢，AVIDM與瀚海集成為數(shù)字化型號檔案全生命周期管理的實現(xiàn)提供了可能性。

（二）建設階段

通過不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、反復討論，現(xiàn)對數(shù)字檔案館的建立有了初步的實施計劃。

1.數(shù)字化對象的確立

航天事業(yè)經(jīng)過了六十多年的發(fā)展，涵蓋了具有歷史悠久和長久保存價值的檔案，涉及了文書、經(jīng)營、科研、航天產(chǎn)品、基建、設備等門類，以價值優(yōu)先為原則，航天企業(yè)數(shù)字檔案館鎖定了數(shù)字化對象。

2.數(shù)字化前期的整理登記

確定了數(shù)字化對象后，查閱檔案庫房的檔案實體，制定出《檔案出庫登記表》，填寫每份檔案的檔號、文件編號、題名、密級、頁數(shù)、文件格式、轉換格式、版本、下載情況說明、處理情況說明、備注等信息，為后續(xù)檔案統(tǒng)計掃描做好準備。

3.目錄數(shù)據(jù)庫的建立

與數(shù)字化前期整理登記同步開展，制定統(tǒng)一著錄規(guī)則并按照檔案著錄規(guī)則，在瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)核對檔案實體與電子著錄條目是否一致，如有問題及時補充完善。

4.檔案掃描

（1）航天企業(yè)檔案不僅有A4幅面的文件也有A3以上的大幅面技術藍圖與工程圖紙，以保護檔案實體為原則，采用破壞性小的掃描設備，適用不同幅面的設備。

（2）掃描后的文件確保圖像清晰、完整，分辨率不小于300dpi。

（3）檔案應采用統(tǒng)一儲存格式，掛接到瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)以PDF/CFD。

（4）圖像的命名以檔號編制規(guī)則為基礎，先在本地建立文件夾，在總文件夾下以案卷為單位、以卷號及題名建立子文件夾，子文件夾中的每一份文件以實體的檔號、題名命名，并將其轉換為PDF保存。

5.數(shù)據(jù)掛接

將掃描好的檔案掛接到瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)中，將其與目錄數(shù)據(jù)庫一一對應，導入到系統(tǒng)中。保證掛接的完整性、準確性、一致性，確定文件能否正常打開，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正。

6.移交入庫

將數(shù)字化加工完成后的文件重新還原，不得損壞檔案實體，仔細核對出庫單，一一對應，核對無誤后辦理入庫。

三、數(shù)字檔案館建設的實踐階段

數(shù)字檔案館的價值在于開發(fā)利用，在于為用戶服務。經(jīng)過持續(xù)推進，目前航天企業(yè)數(shù)字檔案館已初具規(guī)模。

（一）基于數(shù)字檔案館，提升文件歸檔率

在數(shù)字檔案館環(huán)境下，檔案管理系統(tǒng)與AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等集成，可以使文件實時全文跨庫歸檔，實行文件全生命周期管理。為企業(yè)提供圖文檔一體化的全面檔案管理工作，完善企業(yè)檔案資料信息化的需求，提升文件歸檔率。

（二）依托數(shù)字檔案館，提高檔案利用率

航天企業(yè)在瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)已開通電子借閱模塊，實施檔案電子審批。申請人可以在系統(tǒng)中對借閱的文件進行申請，審批通過后，可查看電子文件，在指定的有效期內查看到申請的電子文件。借閱到期的電子文件，系統(tǒng)會自動收回查閱權限。借閱到期的紙質文件，系統(tǒng)會以郵件方式自動發(fā)送催還單，節(jié)省設計人員借閱的時間，減輕了檔案人員的工作量，提高了工作效率。

四、航天企業(yè)數(shù)字檔案館運行中注意的問題

回顧近幾年的探索與建設經(jīng)歷，航天企業(yè)數(shù)字檔案館在摸索中前進，在前進中創(chuàng)新。雖然我們進行了有益的嘗試和實踐，并取得初步的成效，同時也遇到了很多困難與問題，通過分析、總結明確了今后航天企業(yè)數(shù)字檔案館運行過程中需要注意的問題。

（一）完善的制度建設

鑒于航天企業(yè)檔案保密性較高，檔案工作人員需要認真學習檔案法、國際標準及航業(yè)標準，依照標準來開展檔案數(shù)字化工作，建立數(shù)字化檔案館，嚴禁觸碰保密“紅線”。

（二）有效的整體規(guī)劃

數(shù)字檔案館需要與信息系統(tǒng)、保密系統(tǒng)同步規(guī)劃，才能實現(xiàn)功能最優(yōu)化。具體包括電子檔案信息采集系統(tǒng)（包括數(shù)字化加工系統(tǒng)和電子檔案移交/接收系統(tǒng)）、電子檔案信息管理系統(tǒng)（含著錄、索引、目錄、鑒定等）、電子檔案信息利用系統(tǒng)（瀚海系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、網(wǎng)站查詢）、檔案信息安全維護系統(tǒng)（含備份與恢復機制、病毒防治、訪問控制等）等四大部分，系統(tǒng)涉及的相關部門需整體聯(lián)動，同步實施。

（三）有力的經(jīng)費支持

若規(guī)劃不到位，就會導致數(shù)字化工程前期硬件投入不足，加上后期維護經(jīng)費多，沒有充足的經(jīng)費支持，就無法實現(xiàn)數(shù)字檔案館的總體目標，數(shù)字化工作進展受到制約。

（四）人才隊伍支撐

檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫加工人才;數(shù)字檔案館系統(tǒng)運營與服務的管理人才。對人才隊伍業(yè)務素質的要求是具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數(shù)字檔案館的建設和正常運行需要。

（五）數(shù)字化成果上網(wǎng)及共享利用需要慎重

檔案數(shù)字化是將以紙張為載體的傳統(tǒng)檔案進行掃描、縮微等處理，并通過網(wǎng)絡設備進行管理和利用。經(jīng)數(shù)字化處理的檔案具備信息資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。

許多經(jīng)過數(shù)字化的檔案，上網(wǎng)共享會帶來一些保密問題，所以在建設數(shù)字檔案館的同時，要從物理安全、信息資源安全和安全保密管理幾方面著手，做好數(shù)據(jù)遷移、備份、恢復;計算機病毒防治;訪問控制;信息加密;信息完整性校驗等多方面把好安全問題的關口。