基于大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的研究

曹燕紅

【摘要】高校學生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式屬于被動的“供給導向”，根本無法滿足用戶隨時隨機的檔案利用服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代，檔案利用服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥摹靶枨髮颉?。文章通過對當代大學生檔案現(xiàn)狀的分析，提出了構(gòu)建高校學生檔案大數(shù)據(jù)管理體系，建立數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)，以求改善學生檔案管理方式、方法，滿足學生檔案利用需求，提高學生檔案的整體服務(wù)質(zhì)量和水平。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校;學生檔案;檔案管理

隨著信息技術(shù)和信息觀念的不斷演變和更新，中國進入了互聯(lián)網(wǎng)新時代，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的結(jié)合已成為必然趨勢和現(xiàn)實可能。大學生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不僅查閱程序復雜、工作量大、費時費力，服務(wù)效率低;而且由于沒有挖掘出學生檔案資源的核心信息，其數(shù)據(jù)價值密度小、準確性低，服務(wù)效果差，根本無法滿足用戶隨時隨機的檔案利用。

在大數(shù)據(jù)時代，如何利用大數(shù)據(jù)分析來構(gòu)建學生檔案信息資源進行整合、量化、聚類、相關(guān)性分析，建立數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)，將“死檔案”變成“活信息”，為用戶提供個性化服務(wù)，這是高校學生檔案工作者面臨的一大挑戰(zhàn)。

一、大學生檔案現(xiàn)狀分析

（一）高校師生檔案管理意識薄弱。目前，高校師生檔案管理意識相對薄弱。大多數(shù)老師和學生認為檔案不是那么重要。許多師生對檔案的產(chǎn)生、保存和利用不夠重視。他們認為檔案管理不需要他們自己參與。師生活動原始記錄是檔案管理的重要文件，它具有權(quán)威性，一旦不及時保存或損壞，就無法再生和恢復。

（二）學生檔案管理停留在紙質(zhì)檔案管理層面。對絕大部分高校而言，學生檔案管理仍然停留在紙質(zhì)檔案管理層面，人工管理依舊占據(jù)主導，查閱程序復雜、費時費力，服務(wù)效率低，根本無法滿足用戶隨時隨機需求。

（三）紙質(zhì)檔案中存儲的信息量不足。在傳統(tǒng)的大學生檔案管理中，大學生檔案的記錄只是學生的日常表現(xiàn)，如學習經(jīng)歷、學業(yè)成績、政治表現(xiàn)、獎懲等，隨著社會對復合型人才需求的增加，很難滿足市場需求，僅僅從學生學習成績和政治表現(xiàn)等方面來考察已經(jīng)難以滿足市場要求。

（四）數(shù)據(jù)更新慢。傳統(tǒng)的學生檔案資料統(tǒng)計工作主要局限于檔案總數(shù)、男女學生比例、各省招生情況的粗略收集，更新周期較長。一般來說，每學年只完成一次，數(shù)據(jù)形式是單一和靜態(tài)的。它只是一個簡單的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有明顯的滯后性和不完整性，不能及時掌握學生檔案的動態(tài)信息，不能為學生的個人評價和管理分析提供可靠依據(jù)。

（五）學生檔案管理的設(shè)施不完善。學生檔案管理的設(shè)備較為簡陋，檔案室防火、防盜、防潮保護措施不完善，當檔案存放時間過長時，導致檔案記錄字體的模糊不清、檔案丟失、檔案歸檔錯誤等事故發(fā)生。

二、構(gòu)建完善的學生檔案大數(shù)據(jù)管理體系

大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)是支持大數(shù)據(jù)檔案管理的第一要素。相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計人員必須結(jié)合檔案管理的需要和大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，把握好檔案設(shè)計的基本原則，簡化高校學生檔案管理工作流程，降低管理工作的難度，進而提升高校學生檔案管理工作的效率。

（一）大學生檔案設(shè)計原則。隨著“以學生為本”理念逐漸成為高校教育工作的根本出發(fā)點，對學生收集相關(guān)材料建檔，必然要滿足一定原則，才能更好地了解大學生的綜合狀態(tài)，才能更好地保證檔案的育人功能，為學生健康成長成才保駕護航。1.客觀性原則。收集的檔案材料要實事求是地反映學生基本情況。在入學之初依據(jù)客觀原則，完成對學生家庭情況調(diào)查取證。特別是貧困生檔案，因為現(xiàn)在國家對貧困生資助較大，所以在設(shè)計貧困生檔案時，要客觀公正地反映學生家庭的經(jīng)濟困難情況，學生在填報信息時要求學生上傳一些貧困證明材料，材料可以是生源地民政部門出具相關(guān)證明，這也為日后使用資助資源和有效開展貧困生思想教育提供依據(jù)。2.個性化原則。建立學生檔案要充分體現(xiàn)學生成長背景、個性特征、家鄉(xiāng)風俗習慣等個性差異化特點，遵循個性化原則，建立有利于在學校開展思想政治教育的學生檔案，利于有針對性地開展思想政治教育。3.系統(tǒng)化原則。建立完善的學生檔案是一個系統(tǒng)的過程，需要單位在人力物力上給予支持，有計劃地逐步建立。檔案不僅要反映學生家庭情況（家庭人口數(shù) 、家庭收入、父母職業(yè)等）、學習生活狀況、心理狀況、人際關(guān)系等方面的變化，而且要形成對每個學生的全面、系統(tǒng)的評價，為幫助學生健康成長提供重要參考。4.隱私原則。學生檔案的一部分內(nèi)容是學生不愿意被別人知道的，涉及個人隱私。正是因為他們相信學校和教師，才允許部分內(nèi)容列入檔案。建立學生檔案的主要目的是幫助學生健康成長。因此，在學生檔案的建立、管理、使用和畢業(yè)后學生檔案的處置等不同階段，都應特別注意隱私性的學生檔案的內(nèi)容，并應遵循這一原則。

（二）大學生檔案信息的收集應多元化。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以應用到更多的領(lǐng)域，檔案管理也不例外，存檔數(shù)據(jù)化是一種必然的趨勢。它擴大了數(shù)據(jù)收集的范圍，全面覆蓋了學生的信息，不再局限于傳統(tǒng)的檔案信息、學習卡、成績單、基本信息登記表、獲獎證書等，檔案還可以收集學生的個性、愛好、特長和心理評估報告等，建立學生動態(tài)檔案，學生檔案管理人員認真篩選和嚴格審核采集的數(shù)據(jù)信息，建立多維度的信息采集框架，全面搜集與學生成長和發(fā)展密切相關(guān)的信息，檔案要保證精細化和精確化。

（三）大學生檔案存儲數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建。學生檔案存儲數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)是一項非常專業(yè)、工作量大的工作，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應考慮學生檔案具有收集范圍大、種類多、保存期不同、流動性強、利用率高等特點。學生檔案存儲數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要來源于：高校招生信息;教育行政部門生成的學生身份信息;在校期間學生管理部門生成的學生相關(guān)信息。學生檔案管理中的主要信息，如招生部門生成的學生入學信息、教育行政部門及相關(guān)院校生成的學生成績信息、學位信息，學生工作生成的學生獎懲信息等在學生檔案管理中發(fā)揮著重要作用。對檔案流通的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集，建立管理系統(tǒng)和學生信息數(shù)據(jù)共享平臺，在系統(tǒng)中構(gòu)建數(shù)字檔案柜，能夠根據(jù)高校管理人員工作或?qū)W生用戶查閱的需要，實現(xiàn)檔案信息資源的校內(nèi)共享，保證與高校其它數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的無縫對接。通過開發(fā)這一系列的信息，使之能夠快速、高效地進行學生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計和分析，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理及管理的數(shù)字化、自動化、智能化和高效化。我們認為，學生檔案至少要有以下設(shè)置：（1）學生個人檔案;（2）思想教育;（3）學生管理;（4）學生身份管理;（5）學生活動;（6）學生就業(yè)信息管理;（7）獎罰信息等等。以“就業(yè)信息管理模塊”為例：就業(yè)信息管理主要包括就業(yè)信息登記、就業(yè)信息修改、就業(yè)信息刪除、就業(yè)信息查詢操作。合理設(shè)置二級學生檔案是檔案信息化和檔案收集整理的前提和基礎(chǔ)。在檔案信息管理領(lǐng)域，二級分類相當于建立學生檔案管理系統(tǒng)的各種功能模塊。從高校學生檔案、學生日常管理、學生成績、獎勵、就業(yè)、工作、生活等方面形成了綜合管理模式。如果系統(tǒng)支持廣域網(wǎng)條件下的系統(tǒng)管理辦公模式，則可以減少檔案管理者手工紙管理，不僅為學校管理提供了直觀的數(shù)據(jù)參考，而且為學校提高工作效率、開展教學改革和創(chuàng)新提供了科學的參考。

（四）提升檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應用能力。從現(xiàn)實的角度來講，高校學生檔案管理工作人員是高校學生檔案管理工作的第一執(zhí)行者，其大數(shù)據(jù)應用能力，在一定程度上直接決定著大數(shù)據(jù)技術(shù)能否在高校學生檔案管理工作當中發(fā)揮出應有的作用。只有在高素質(zhì)高水平且具有較強大數(shù)據(jù)應用能力的管理人員支持下，才能夠保證大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在高校檔案管理工作當中發(fā)揮出應有的作用，進而提升其管理質(zhì)量以及管理效率。為此，相關(guān)的管理人員必須要準確有效地認知到管理人員大數(shù)據(jù)應用能力的提升對于學生檔案管理水平提升的重要性，并在這種意識的引導下，積極引導每一位管理人員都能夠參與到培訓活動當中，進而保證該種培訓機制能夠發(fā)揮出應有的作用。

三、大學生檔案實行信息化管理的意義

（一）有利于促進大學生就業(yè) ，樹立正確的職業(yè)選擇和就業(yè)觀。學生檔案體現(xiàn)了大學生的綜合能力、人格特征、思想變化、心理素質(zhì)、成長過程和家庭背景，為學生在就業(yè)工作中從個性出發(fā)，進行有針對性的個性化指導提供了便利條件，有助于學生在就業(yè)工作中更好地發(fā)揮作用，樹立正確的職業(yè)選擇和就業(yè)觀。學生檔案可以潛移默化地發(fā)揮學生思想的保護和引導作用，幫助學生正確分析問題，減輕壓力。通過學生檔案大數(shù)據(jù)平臺，學?？梢杂杏媱澋嘏c學生家長溝通，本著以學生為中心的理念，促進家庭學校合作的形成，幫助學生樹立正確的就業(yè)觀，幫助學生完成就業(yè)。

（二）有利于了解大學生的心理健康狀況，指導大學生的心理健康問題，使其身心健康發(fā)展。大學生是心理健康問題的高危群體。大學生心理疾病已成為高校常見病和多發(fā)病。如果一些心理問題不能及時有效地解決，不僅會影響學生的身心健康和正常的學習生活，還會使學生出現(xiàn)行為障礙或人格缺陷。這也會給學校培養(yǎng)高素質(zhì)人才的工作帶來困難。在新生入學時，對新生進行心理測評，根據(jù)測評結(jié)果，建立學生心理健康檔案，及時開展危機干預，預防大學生心理障礙。

（三）有利于消除學生對檔案的神秘感。使學生有權(quán)了解自己的檔案，消除檔案的神秘感，同時督促學生走好“人生軌跡”，充分發(fā)揮管理育人、服務(wù)育人”的作用，努力把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保皺n案庫”變?yōu)椤八枷霂臁薄?/p>

（四）為學校管理部門提供便利。為學生管理和用人部門決策提供可靠的信息，有助于學生檔案的快速傳遞、相關(guān)目錄的打印、檔案信息檢索和檔案查詢，提高學生檔案管理的信息化程度和工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的資源為高校學生檔案管理的發(fā)展提供了廣闊的空間，高校學生檔案資源體系信息化，符合時代的內(nèi)在要求，通過對學生檔案數(shù)據(jù)進一步挖掘，提高學生檔案利用效率 、增強檔案服務(wù)效益，為高校發(fā)展提供驅(qū)動力。

【參考文獻】

[1]徐琨.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理：機遇、挑戰(zhàn)與應對[J].蘭臺世界，2017（15）：51-53.

[2]盧瑩瑩.大數(shù)據(jù)時代背景下高校人事檔案管理探究[J].檔案管理，2014（12）.

[3]許文君.大數(shù)據(jù)時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報（社會科學版），2015，35（4）：153-155.

[4]董惠琴.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策分析[J].蘭臺世界，2017（20）：31-33.

[5]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界，2015（2）：21-22.

[6]康增瑞.基于大數(shù)據(jù)的高校學生檔案管理研究[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技，2018，29（24）：285-286 .

[7]張燕，魏渠波.大學教學檔案管理現(xiàn)狀及改善策略探討[J].管理觀察，2019（01）：102.

[8]高飛.高校貧困大學生檔案的管理與應用[J].蘭臺世界， 2014（4）：68-69.

[9]李松潔，劉瑜.高校學生電子檔案數(shù)據(jù)管理探討[J].檔案管理，2016（3）：88.

[10]張亞鳳.探討大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案的管理[J].蘭臺世界，2016（18）：63-64.

[11]石苗.淺談大學生價值觀的培養(yǎng)[J].科技信息，2009（7）：60.

[12]武凌蕓.淺談地方高校大學生心理健康教育問題[J].職業(yè)時空，2007（10）：28.

[13]李開平.關(guān)注大學生心理健康 建立心理健康檔案[J].檔案與建設(shè)，2006（1）：56-57.

[14]趙翠霞，楊靚，戴景新，李葉舟.新形勢下高校學生類檔案資源體系的構(gòu)建研究[J].河北工業(yè)大學學報（社會科學版），2017，9 （3）：79-82.