探討機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及改革

劉莎

【摘要】在機關事業(yè)單位中，檔案管理工作有著極為重要的作用，能夠保障機關單位高效運行。隨著社會經濟發(fā)展速度的提升，在機關事業(yè)單位中，檔案管理工作也暴露出了一些不足之處，針對這方面的內容，本文進行著重研究，希望對機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新、變革起到積極的參考作用。

【關鍵詞】機關事業(yè)單位;檔案管理;工作分析

在新時代發(fā)展環(huán)境下，機關事業(yè)單位承擔著極為重要的任務，機關事業(yè)單位對社會的穩(wěn)定，有著不可估量的影響，所以，強化機關事業(yè)單位的發(fā)展，有著至關重要的意義。而機關事業(yè)單位的檔案管理工作，對于整個單位的穩(wěn)定運行格外重要，針對這方面的工作內容，相關負責人員需要結合實際的情況，提出一些創(chuàng)新、改革的措施，從根本上穩(wěn)固機關事業(yè)單位的檔案管理工作，進一步提升機關事業(yè)單位的服務質量，為社會發(fā)展多作貢獻。

一、機關事業(yè)單位檔案管理工作問題

（一）檔案資料有缺失。在實際的調查中發(fā)現(xiàn)，當前機關事業(yè)單位的檔案管理工作中，還存在著檔案資料丟失的問題，并且這類問題不是孤立發(fā)生的，也就是說，在大多數(shù)機關事業(yè)單位中存在著檔案丟失、殘缺的問題。之所以出現(xiàn)這類情況，一個根本性的原因，就是檔案管理人員不重視，在工作中的表現(xiàn)不夠積極，對那些檔案資料，未能進行及時歸檔，還有一些重要檔案資料，由于時隔已久，所以工作人員對整理工作存在畏難情緒，多次整理都未能取得顯著的效果，進而導致檔案的遺失、破損問題嚴重。

（二）檔案制度不完善。由于社會發(fā)展速度的提升，事業(yè)單位在工作安排上，比較重視那些更容易出成績的工作，這就導致大家對檔案管理工作缺乏必要的關注度。在調查中發(fā)現(xiàn)，部分機關事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏獨立性和全面性的特點，大都按照辦公室制度進行管理，并且部分機關事業(yè)單位盡管制定了檔案管理制度，但與當前主流的檔案管理要求相比還存在著一定的差距，甚至員工在執(zhí)行檔案管理工作的時候，刻意忽略了這方面的內容，完全按照個人意識進行，導致檔案管理制度形同虛設，那么最終的檔案管理質量可想而知。

（三）管理人員不專業(yè)。在機關單位中，對于檔案管理工作，大家的認識比較表面化，覺得這些工作相對簡單、輕松，進而造成大家對工作內容缺乏一個本質性和內涵性的理解，這也限制了機關事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展。根據(jù)實際調查結果顯示，在部分單位內部，檔案管理崗位大都由一些老弱職工擔任，領導對檔案部門的崗位安排過于隨意，制約了檔案管理工作的正常性，降低了工作質量，并且員工福利以及內部教育培訓工作，也缺乏及時的跟進，導致檔案管理人員的積極性受挫，專業(yè)人才流失嚴重。

二、當前機關事業(yè)單位檔案管理的工作特點

在當前這個信息化的時代，機關事業(yè)單位的檔案管理工作，也需要同信息化的技術結合起來，工作人員在具體的工作中，可以借助先進的信息技術，對檔案進行采集、歸納和整理，進一步提升檔案管理的工作質量。在具體執(zhí)行的過程中，相關的工作特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，機關事業(yè)部門針對檔案管理的信息化發(fā)展，應該結合實際的檔案情況，作出相對細致的規(guī)劃，務必要在法律所允許的范圍內，規(guī)范整個操作的科學性。其次，虛擬化的管理技術，會逐步取代以往那種實物管理的方法，這也導致機關事業(yè)單位的檔案管理工作流程，會產生變革性的發(fā)展。最后，在機關事業(yè)單位的檔案管理工作中，應用數(shù)字化管理技術，也會進一步提升檔案管理的效率，節(jié)省單位在人力資源上的投入，但與此同時，對于工作人員的整體素質，也會提出較高的要求。

三、機關事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）強化管理人員的工作意識。對于機關事業(yè)單位的檔案管理工作，相關人員在深化管理的過程中，首先，應該端正自身的工作態(tài)度，要求一線檔案管理人員，不能在工作中出現(xiàn)隨意化的態(tài)度，這些內容都可以在機關事業(yè)單位的檔案管理工作規(guī)章中進行體現(xiàn)，標準化的工作理念，更利于員工對檔案進行收集、整理，后續(xù)的匯總工作也會更具效率。其次，在創(chuàng)新檔案管理的工作時，相關負責人員還可以利用檔案管理資料，完善歸檔、分類等程序，同時根據(jù)標準化的操作步驟，來展開檔案工作。最后，對于檔案管理的各個細節(jié)，相關負責人員都應該強化大家的工作認識，每一項工作內容，都要將責任落實到個人身上，強化檔案管理工作的針對性，這樣在后期對檔案進行使用的時候，一旦發(fā)現(xiàn)問題，能夠及時追究責任，不僅能夠強化員工的工作認識，同時還可以有效促進機關事業(yè)單位的檔案管理質量。

（二）創(chuàng)新管理工作的改革標準。如上文所述，在當前的社會環(huán)境下，信息技術已經成為單位、企業(yè)發(fā)展的一項重要內容，對于這方面的技術，機關事業(yè)單位要在檔案管理工作中進行合理化的應用，進一步強化檔案管理工作的標準化水平。在具體執(zhí)行的過程中，為了創(chuàng)新管理工作的改革標準，相關責任人員不妨從以下幾個方面入手：首先，在管理方法的引入上，工作人員對于那些信息技術，要進行積極、大膽的應用，根據(jù)機關事業(yè)單位的發(fā)展特點，邀請外包企業(yè)編制一些有效的檔案管理系統(tǒng)，進一步提升檔案收集、歸納和整理的效率，鞏固檔案的整體管理質量，這樣能夠有效降低管理人員的壓力。其次，工作人員在對檔案資料進行整理的時候，還可以應用一些信息技術來完成檔案資料的共享，盡可能發(fā)揮檔案的資料價值，比如在單位的內部，可以建立一些檔案管理平臺，通過權限設置，幫助各個部門的工作人員，對檔案信息展開合理化的使用。

（三）建立檔案管理的規(guī)范制度。要想進一步強化檔案資源的管理質量，在改革創(chuàng)新的過程中，工作人員可以對相關的檔案管理規(guī)范制定詳細的工作說明。首先，在機關事業(yè)單位中，由于社會環(huán)境的變化速度較快，所以各類文獻、資料的數(shù)量也不斷增多，相關部門很難在短時間內將這些資料收集到一處，所以，對于這種問題，管理人員不妨進行橫向式的聯(lián)合操作，利用互聯(lián)網技術，實現(xiàn)資源的共享，進一步提升各類檔案資料的利用效率。其次，由于機關事業(yè)單位的工作情況，在具體的工作過程中，相關人員也可以建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，深化單位信息資源的管理組成，在這個數(shù)據(jù)管理中心上，可以提供一些非保密性、制約性的電子文件，為單位內相關部門提供信息服務，實現(xiàn)真正的電子資源共享操作，既能夠拓寬檔案的整體管理范圍，同時也可以提升檔案的應用效率。當然，在具體操作上，還可以設置相應的訪問權限，以免一些相關的檔案信息出現(xiàn)泄露的問題。

（四）培養(yǎng)檔案管理的優(yōu)秀人才。在機關事業(yè)單位中，要想實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，相關領導還應該將發(fā)展人才的戰(zhàn)略，設定為工作的重點，這樣才能進一步規(guī)范檔案管理工作，從而為檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展，奠定更為扎實的基礎。首先，在培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才的過程中，可以強化這方面的培訓工作，盡可能提升管理人員的工作能力，幫助他們適應新時代的檔案管理技術要求，引導其掌握更為多元化的操作技術，鞏固檔案管理人員的信息熟練度。其次，在引進新型人才的過程中，機關事業(yè)單位的管理層，也應該對檔案管理崗位給予合理的重視，不僅僅要端正以往的招聘觀念，同時在福利待遇上，也應該從內部做到一視同仁，確保新員工可以掌握比較現(xiàn)代化的檔案管理模式，這對于檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展大有裨益。最后，在發(fā)展的過程中，機關事業(yè)單位還要重視優(yōu)秀檔案管理人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，在這一點上，可以同知名高校建立合作關系，雙方發(fā)揮各自的優(yōu)勢，建立人才培養(yǎng)機制，強化檔案管理人才的實踐性和理論性。

四、結語

總而言之，在機關事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想達到創(chuàng)新及改革的目的，相關責任人員需要結合實際的工作情況，提出合理的工作建議，并就以往工作的問題，展開有效的總結與分析，切實改善工作質量，落實機關事業(yè)單位的發(fā)展目標。

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