淺析電子檔案的發(fā)展與困境

吳香蓮

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，出現(xiàn)了電子檔案，一方面給檔案管理的創(chuàng)新和提升帶來了新的機(jī)遇，另一方面存在著諸多問題。這就迫切需要提出新的對(duì)策來完善。為此，本文以同類研究中鮮見的社會(huì)沖突論為理論視角，力圖在社會(huì)整體的發(fā)展中，探索電子檔案的發(fā)展與困境。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;發(fā)展;困境

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，它是社會(huì)整體的重要組成部分，需要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

一、電子檔案的內(nèi)涵

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。它是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

二、社會(huì)沖突論的視角

社會(huì)沖突理論是以科塞、達(dá)倫多夫?yàn)榇?，重點(diǎn)研究社會(huì)沖突的起因、形式、制約因素及影響，強(qiáng)調(diào)社會(huì)沖突對(duì)于社會(huì)鞏固和發(fā)展的積極作用。達(dá)倫多夫認(rèn)為：每一個(gè)社會(huì)無時(shí)無地都經(jīng)歷變遷;每一個(gè)社會(huì)皆有分歧沖突因素;社會(huì)里的每一個(gè)單位都直接間接促成了社會(huì)的變遷;強(qiáng)制性的權(quán)利關(guān)系是社會(huì)的基礎(chǔ)。

科塞在《社會(huì)沖突的功能》一書中指出，沖突是對(duì)稀有地位、權(quán)力和資源的斗爭(zhēng)，在這種斗爭(zhēng)中，一方的目的是企圖中和、傷害和消除另一方。科塞提出沖突既有正功能也有反功能，就沖突的問題來說，如果沖突問題不涉及沖突雙方關(guān)系基礎(chǔ)，沖突可以推動(dòng)社會(huì)關(guān)系調(diào)整、發(fā)展。如果沖突危及雙方關(guān)系的基礎(chǔ)核心價(jià)值觀，沖突具有毀滅社會(huì)結(jié)構(gòu)的消極作用。從產(chǎn)生社會(huì)沖突的結(jié)構(gòu)來看，科塞認(rèn)為在富有彈性的社會(huì)結(jié)構(gòu)中，通過對(duì)沖突的寬容和制度化，這些社會(huì)系統(tǒng)為自己找到了非常重要的一個(gè)穩(wěn)定機(jī)制。

三、電子檔案的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

電子檔案和傳統(tǒng)檔案沖突對(duì)立。發(fā)展的本質(zhì)就是新事物的產(chǎn)生和舊事物的滅亡，電子檔案和傳統(tǒng)檔案存有不可調(diào)和的矛盾。首先電子檔案是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展應(yīng)用而生的新事物，是檔案管理的一場(chǎng)革命，是檔案管理未來的發(fā)展方向。一是它可以通過鼠標(biāo)、鍵盤等輸入方式完成對(duì)檔案資料的處理，它將傳統(tǒng)的檔案管理工作中的手工編目和查詢解放出來，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程登錄及無紙化的管理方式。二是電子檔案的廣泛應(yīng)用還可以快捷實(shí)現(xiàn)信息共享，方便人民群眾的查閱。三是電子檔案建立在信息技術(shù)上，其內(nèi)容和形式相對(duì)比較獨(dú)立，在需要的時(shí)候可以在一定的權(quán)限下對(duì)檔案資料進(jìn)行修改，并且電子檔案存儲(chǔ)在不同的載體中，能夠快速實(shí)現(xiàn)文件資料的完整性存檔。而傳統(tǒng)檔案從甲骨金石到絲帛簡(jiǎn)牘，直至文書聲像檔案，是中華民族千百年來的恢弘歷史與燦爛文化的見證。具有穩(wěn)定的傳承性，強(qiáng)大的自我修復(fù)和再生能力，以及保守封閉性。

社會(huì)沖突發(fā)揮正功能還是反功能取決于引發(fā)沖突問題的性質(zhì)和沖突發(fā)生的社會(huì)結(jié)構(gòu)。電子檔案和傳統(tǒng)檔案的沖突基于檔案管理方式的變革，如果認(rèn)為當(dāng)前電子檔案是潮流而拋開傳統(tǒng)檔案，則必定會(huì)造成社會(huì)的巨大損失，因?yàn)殡娮訖n案在目前的技術(shù)條件下有其不可規(guī)避的缺陷。一是電子檔案存在信息安全問題。電子檔案的管理過程完全是通過計(jì)算機(jī)來完成的。然而電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳播和存儲(chǔ)的過程中，每個(gè)步驟都存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或刪除等嚴(yán)重后果。二是電子檔案的原始性難以判斷和確認(rèn)。電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了紙質(zhì)檔案的“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。三是電子檔案極易失真。電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。四是電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往導(dǎo)致電子文件來龍去脈不清。

如何將沖突負(fù)功能轉(zhuǎn)化為正功能是我們竭力探求的。一是加強(qiáng)培訓(xùn)。提升檔案工作者互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)思維。檔案工作者，不僅是檔案管理理念的主要提煉者和傳播人，也是檔案管理工具等物質(zhì)載體的主要用戶和創(chuàng)造者。檔案人員要善于將自身工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合來開展工作，充分發(fā)揮電子檔案的積極作用。二是完善管理辦法。由于電子檔案的特性，檔案管理應(yīng)該要求向前延伸到電子文件的管理上。如電子文件的形成、積累、歸檔和存儲(chǔ)需要定時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄;生成的電子文件需要用專用的軟件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔;長(zhǎng)期保管的電子文件需要與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件統(tǒng)一歸檔;對(duì)已經(jīng)歸檔的電子文件采取科學(xué)的管理技術(shù)，制定嚴(yán)格的管理制度。三是取長(zhǎng)補(bǔ)短。雖然電子檔案在服務(wù)手段、服務(wù)質(zhì)量及提供信息的深度等方面比傳統(tǒng)檔案有著明顯的優(yōu)勢(shì)，但電子檔案并不完全具備傳統(tǒng)檔案的功能，也不能代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，只有極盡全力地發(fā)揮二者的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，相互補(bǔ)充，才能提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

電子檔案是檔案管理的一種必然趨勢(shì)，但在目前條件下，無法拋棄傳統(tǒng)檔案而將電子檔案作為唯一的檔案管理方式，這就要我們采取一系列措施使之發(fā)揮功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)足發(fā)展的愿景，促進(jìn)檔案管理更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。