依托智慧校園浪潮　推動高校檔案信息化建設

許東年　王廣霞

摘要：在高校智慧校園背景下，檔案工作需要突破傳統(tǒng)的管理模式，進一步創(chuàng)新以更好的適應學校的發(fā)展。本文闡述了智慧校園建設給高校檔案信息化建設帶來的機遇，提出了智慧校園背景下的高校檔案信息化建設的路徑。

關鍵詞：檔案信息化;智慧校園;信息化建設

隨著信息技術飛速發(fā)展和大數據時代的到來，檔案管理面臨著諸多的機遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被摒棄和替代。自國家標準《智慧校園總體框架》頒布以來，建成智慧校園，實現從環(huán)境、資源到活動的智慧化，提升以教學、科研、管理為核心的整體信息化水平，將教學、科研、管理和校園生活進行充分的融合，已成為各個高校的一項重要工作。高校檔案事業(yè)作為教育信息化的重要組成部分，其信息化建設也是智慧校園建設的重要組成部分。如何借助智慧校園建設的東風，實現新時代檔案工作的改革和創(chuàng)新，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是檔案管理人員面臨的共同話題。

一、高校檔案信息化建設現狀

高校檔案信息化建設指的是高校內所有與教學、科研、管理等有關的檔案管理工作，都能夠通過現代信息技術來完成，并將相關的檔案信息資源進行收集、整理和開發(fā)利用，提供市場化服務。構建檔案信息化管理模式的主要目的是建設檔案管理和信息的自動化處理，能夠自行的對檔案信息中的資料真假進行分辨，能夠根據資料的類型和收集方式進行自動分類，盡可能的提高信息內容的可靠性。在當前轉型期，高校檔案信息化建設存在著諸多問題。

（一）檔案信息化建設質量參差不齊

檔案信息化建設包含基礎設施、標準規(guī)范、信息資源、信息安全保障體系、人才隊伍等方面，由于政策、資金、人員、信息技術等內外環(huán)境因素的不同，各高校檔案信息化建設質量存在很大差異。特別是部分?？圃盒Ｓ捎趯n案管理工作重視程度不夠，使得投入到檔案信息化建設中的經費、人員等缺乏，導致檔案信息化建設的科技水平和信息資源水平偏低，檔案信息數字化程度不高，達不到檔案建設的標準化，也不能保證前瞻性和安全性，直接影響了檔案工作效率，阻礙了檔案資源的開發(fā)利用。

（二）專業(yè)的檔案信息化管理人才緊缺

高校檔案管理人員或檔案專業(yè)出身，或半路出家，要么計算機技能不熟練，要么專業(yè)管理知識欠缺，檔案管理人員隊伍素質不高，難以滿足檔案信息化建設的要求。另外，部分檔案管理人員對檔案信息化認識不足，缺少與時俱進的服務意識，檔案信息化建設進程緩慢。

二、智慧校園帶來的高校檔案信息化建設機遇

數字校園的快速發(fā)展推動了高校檔案信息化建設的步伐，初始的檔案信息化工作是對傳統(tǒng)檔案的數字化以及數字檔案資源的管理。隨著云計算、大數據等新興信息技術的廣泛應用，智慧校園為高校檔案信息管理帶來了業(yè)務融合、大數據檢索與分析等新的發(fā)展機遇。

（一）打破部門各自為政的現狀，實現檔案信息的流動和開放

檔案管理提供的是社會化全方位服務，而現階段許多檔案管理人員并未將服務理念落實到工作中。智慧校園作為數字校園的高級階段，憑借校園內網絡的全覆蓋和服務高度集成的系統(tǒng)平臺，各部門信息流動互通、數據共享，教學、科研等分散的檔案信息更加集中和流動，為學校的發(fā)展趨勢提供了涵蓋各領域的大數據，這些驅動著檔案管理中的服務性理念不斷加強，管理工作由封閉、半封閉狀態(tài)向開放狀態(tài)轉變。

（二）借助技術手段完善數據庫，提高檔案服務水平

智慧校園的核心特征是將基于計算機網絡的信息服務融入學校的各個應用與服務領域，為學校與外部世界提供一個相互交流和相互感知的接口。在智慧校園背景下，高校檔案管理可以利用信息技術集中整合，獲得更多的資源，不斷完善數據庫。不僅使檔案部門與業(yè)務管理部門實現無縫對接，為學校發(fā)展提供必要的資料和權威的數據支持，還可以通過全方位的信息傳播平臺，提高檔案的利用效率，實現院校之間的互聯(lián)互通，從而提供更加高效、精準的服務。

（三）推動高校檔案知識管理的發(fā)展

檔案知識管理指的是運用知識管理的理念、方法對檔案信息進行采集和積累，借助現代信息技術手段進行重組、整理、分類、分析等二次加工，創(chuàng)造出新的信息。知識管理是智慧校園六大主要建設項目之一，檔案知識管理自然成為智慧校園知識管理的重要組成部分。以智慧校園建設帶動檔案知識管理發(fā)展，發(fā)揮檔案資源的隱藏價值，可以為高校各項事業(yè)的發(fā)展提供更全面深度的服務。

三、智慧校園背景下的高校檔案信息化建設路徑

檔案工作要順應時代潮流，更好的服務社會，創(chuàng)新是其迫切需要解決的問題。智慧校園方興未艾，檔案工作者必須破除思想障礙和框架束縛，勇于改革探索，創(chuàng)新思想，創(chuàng)新理念。高校管理層要有長遠發(fā)展的眼光，將檔案工作定位在學校各項工作必須的基點上，加強專業(yè)檔案、特色檔案資源的開發(fā)利用。

（一）檔案信息化建設科學化、規(guī)范化

網絡平臺發(fā)揮作用的前提是數據操作的標準化、規(guī)范化，目前由于各個檔案信息管理系統(tǒng)的水平差異，檔案自動化等沒有統(tǒng)一的標準的和規(guī)范，高校之間難以實現資源共建和數據共享。檔案信息化建設需要所有相關人員轉變觀念，建立一套完整的規(guī)范和標準，實現標準體系管理。

（二）高校檔案管理系統(tǒng)與智慧校園系統(tǒng)對接

檔案管理系統(tǒng)本身具有封閉性，缺乏服務架構，難以拓展，而智慧校園要求各業(yè)務系統(tǒng)的集成性強，能夠實現資源的高度整合，更好地支持教學、科研、管理等事務。為了應對好這一挑戰(zhàn)，必須在保證電子檔案安全的前提下，設計便于智慧校園網先進的識別技術采集信息的檔案數據庫，做好系統(tǒng)的對接工作，構建智慧檔案管理平臺，實現檔案標準、政策法規(guī)的在線發(fā)布，檔案工作的在線預審、多級審批、電子文件和檔案數據的快速發(fā)布和檢索利用，以及館藏借閱、庫房自動化管理。

（三）檔案管理人才隊伍建設

檔案信息化建設要求的是全方位的現代化，不僅在硬件上要保證現代化技術設備的投入，還需要配備現代化的檔案管理人才。首先，檔案工作者要轉變檔案管理信息化的意識。檔案信息化建設不只是“存量數字化”，更要加強形成的電子檔案的收集和管理;檔案信息化是開放的，不能局限在本部門內，要加強與其他部門的交流與合作，提高檔案資源開發(fā)與利用的效率。其次，利用各種方式提高檔案管理人員的素質。在人才資源時代，構建檔案信息化管理系統(tǒng)，必須要加強對檔案信息人才的管理和培養(yǎng)。既要積極參加上級部門組織的業(yè)務培訓，又要加強與兄弟院校的交流，不斷提升專業(yè)技能水平;要重視綜合性人才引進在檔案管理中的作用，使更多具有計算機專業(yè)知識的人才融入到檔案工作中，不斷優(yōu)化人才隊伍結構。

總而言之，高校檔案信息化建設是一項大工程，需要社會各界人士的共同努力。在智慧校園背景下，檔案管理要適應時代發(fā)展的趨勢，高校必然要主動迎接現代教育技術革新帶來的挑戰(zhàn)，加大投入力度，最大限度的整合內外資源，與兄弟院校有更多的合作和交流的能力和空間，不斷創(chuàng)新思維和服務方式，提升服務技能，推動檔案信息化建設。

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