淺談獨立學院二級院系行政秘書自我提升路徑

摘 要：獨立學院作為我國高校教育新興的辦學體，其管理模式和制度建設正處在不斷摸索發(fā)展中，作為二級院系的行政秘書，承擔著學院繁雜的事務，支持著院系日常工作穩(wěn)定運行，行政秘書在獨立學院發(fā)展過程中起到的作用不言而喻。本人認為作為一個合格的新時代的行政秘書，不應故步自封，安于現(xiàn)狀，應努力提升自己的知識素養(yǎng)，響應高校發(fā)展時代潮流對我們提出的新要求，本文就獨立學院二級院系行政秘書如何進行自我提升，更好地服務于學校、服務于全院師生，提出自己淺薄的見解。

關鍵詞：獨立學院 行政秘書 自我提升

一、提升自我崗位能力

1.提高溝通交流能力

二級院系的行政秘書，每天都要跟職能部門、領導、師生打交道，人際溝通是不可避免的。提高自己的溝通能力，有助于促進自己的人際關系，能夠在愉快中將正當?shù)氖虑樘幚硗晟疲虼肆己玫臏贤ㄔ谌粘９ぷ髦酗@得尤為重要。溝通是一門技巧，無效的溝通不利于事情的開展，還可能造成反作用，優(yōu)秀的行政秘書要不僅要提高表達自己意思的能力，還要理解別人表達意思的能力。在表達自己意思方面，不僅要表達心里所想，還要在表達的時候控制自己的情緒，充分駕馭自己的情緒，準確的選擇需要表達的情緒和意思，通過準確的演繹，達到影響他人的目的，切忌在交流中帶入自己情緒，否則容易給別人留下沖動、不靠譜的印象。在理解別人表達意思方面，不僅要聽得懂別人的口頭或字面的意思，還要通過對言語、神態(tài)的分析，結合對方的性格特點，知悉對方向你傳遞信息的原因和動機，潛意識上要進行思考、分析。例如院長給行政秘書交代一件事“開會”，可能就是兩個字，但是作為一個行政秘書，應該仔細揣摩領導的思想，把一切事情做細做足，比如會議室衛(wèi)生打掃、開會的物資準備，這些都是行政秘書職責范圍內(nèi)必須要考慮到的事情。優(yōu)秀的溝通能力是每個行政秘書共同努力的目標，因此我們?nèi)粘Ｉ钪幸嗫礈贤记傻臅?，學習溝通的技巧，同時在工作中向優(yōu)秀的行政秘書多取經(jīng)、自己要多反思、多總結，這樣的日積月累，必定有所收獲和提升。[1]

2.提高主觀能動性

二級院系的行政秘書招聘時基本都是不限專業(yè)的，所以有些計算機等理科專業(yè)畢業(yè)的學生也會在學校擔任行政秘書崗位。眾說周知，行政秘書崗的文筆要求比較高，俗話說“術業(yè)有專攻”，中文系畢業(yè)的學生寫出來的通訊稿大概率都會比計算機專業(yè)畢業(yè)的學生寫出來的質(zhì)量要高。這就要求二級院系的行政秘書要積極調(diào)動自己的主觀能動性，其一，可以上政府網(wǎng)、校網(wǎng)學習看專業(yè)人士是怎么樣寫通訊稿的，積極學習、總結經(jīng)驗，經(jīng)過一次次修改，提高自己的寫作水平。其二，要養(yǎng)成讀書的習慣，讀書能提高文筆、開拓眼界、認識和改造自己，對每個人來說不論看什么書，學什么知識，歸根結底都是在學習歷史，在學習人類文明發(fā)展到今天留給我們的財富，學好、用好這筆財富才會為自己描繪一條清晰的人生道路，作為多方面知識都要涉獵的高校行政秘書，更應該多讀書，積累好屬于自己的資本，在未來可以更好地捉住屬于自己的機遇。其三，要學習熟悉掌握辦公軟件，提高工作效率。如今是互聯(lián)網(wǎng)的時代，在行政秘書日常工作中，要登記各種表格、文件，提醒領導各種會議，年末要交總結和年檢等。種種繁雜的工作，只靠一個腦袋和手寫記得不僅累而且容易犯錯。這時熟用辦公軟件的好處立刻凸顯，例如年鑒。年鑒是記錄某年辦公會議、學生活動的一次事件大匯總，如果等到年末來進行整理，工作量非常大。但是如果你熟悉使用EXCEL表，在年前做好一個登記表，每次有會議活動時按照事件要素在上面進行登記，那么到了年末要交年鑒時，即可以直接將表格復制黏貼在WORD文檔上，這不僅提高了工作效率，也減輕自己的工作負擔和壓力。在行政日常工作中積極學習使用新技術，可以更新自己的思維方式，使自己解放思想、不斷創(chuàng)新，從而提高工作效率，更好地為學院服務。[2]

二、趁早進行職業(yè)生涯規(guī)劃

高校二級院系的行政秘書相對于在企業(yè)工作的人來說，環(huán)境較為單純、工作比較輕松，但是工資福利較低。輕松、不賺錢的工作容易使人進行倦怠期，對自身工作的價值產(chǎn)生懷疑。本人認為作為高校的行政秘書，要趁早對自己的職業(yè)生涯進行規(guī)劃。第一，要努力考取專業(yè)證書，秘書資格證或本專業(yè)資格證。高校行政秘書的工作相對來講比較輕松，有大塊的時間進行學習，考證一方面是督促自己要不斷上進，不要頹廢，另一方面可以提升自我素養(yǎng)，增添資本。第二，要把握每年一次的評職稱的機會，在工作空閑時間要積極做研究、寫論文，遇到不懂的多問問有經(jīng)驗的老師，尋求幫助。評職稱不僅是提薪，也是對自己工作的一種總結提升、鍛煉自己的活動能力和獲得更多的經(jīng)驗和成績。第三，提高學歷?，F(xiàn)高校行政秘書大多為本科生，但隨著社會的發(fā)展進步，文化水平、素質(zhì)的不斷提高，高校對人才的文化水平的需求不斷提升，學歷、文憑也就成為了衡量人才的標準?？佳杏兄谔岣咦约涸谀硞€專業(yè)領域的知識水平，使自己的水平高于其他人，在高校中獲得更強的競爭力。作為高校行政秘書，要緊緊抓住每一次進步的機會，當你足夠優(yōu)秀時，你想要的一切都會來找你。[3]

高校二級院系的行政秘書是高校二級學院管理隊伍中的重要但又容易被忽略的角色，一方面，高校要注重對行政秘書團隊建設的培養(yǎng)，另一方面，行政秘書自身要正確認識行政秘書崗位的性質(zhì)，以包容、積極的心態(tài)去處理好每天瑣碎、雜亂的院系事務，同時要探求符合自身發(fā)展的路徑并為之不懈努力。

參考文獻

[1]蔣華娟.淺談獨立學院二級院系行政秘書的自我提升.[J].太原城市職業(yè)技術學院.2013.

[2]趙麗彬.新時期高校二級學院行政秘書如何提高工作效率[J].中國科技信息，2006，（22）.

[3]陶教.高校二級學院辦公室秘書的角色意識[J].新探索，2010，（28）.

作者簡介

鄭思思（1995—），女，漢族，籍貫：廣東河源，研究方向：教育管理類，高校行政秘書崗位人員流動率和自我提升路徑。