財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)探析

杜曉白

摘要：加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，有效控制成本、提高發(fā)票管理效益是高質(zhì)量發(fā)展企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做到標(biāo)準(zhǔn)化控制和預(yù)算，能減少不必要的成本支出和減輕稅務(wù)負(fù)擔(dān)，從而增加利潤。因此，一方面，使用發(fā)票管理軟件，提高發(fā)票管理效益，潛心研究稅收政策和會(huì)計(jì)處理方法，在遵守國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，合理降低企業(yè)稅負(fù)，提升企業(yè)利潤。另一方面，成本控制前先在全面預(yù)算管理平臺(tái)做好業(yè)務(wù)預(yù)算，規(guī)范和簡化借款、網(wǎng)銀對(duì)公轉(zhuǎn)賬、普通報(bào)銷、差旅報(bào)銷等審批流程，制定限額標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整、分析、考核等全生命周期管理，從而，為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤和效益。文章結(jié)合公司成本支出額不斷增加，開票工作量大幅提高的具體情況，就如何通過配置發(fā)票管理軟件、創(chuàng)建和升級(jí)全面預(yù)算管理平臺(tái)，制定相關(guān)制度、規(guī)定和措施，創(chuàng)建支持標(biāo)準(zhǔn)成本管理模型，利用“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”平臺(tái)以及NC報(bào)表系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)上下游企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享，做好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和測算，以完善財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展企業(yè)財(cái)務(wù)管理進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理信息化;全面預(yù)算管理;制度建設(shè);“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”平臺(tái)

財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是指以價(jià)值鏈為理論基礎(chǔ)、運(yùn)用信息技術(shù)、信息資源規(guī)劃策略和實(shí)施方法進(jìn)行財(cái)務(wù)的流程管理、會(huì)計(jì)核算、報(bào)表合并、財(cái)務(wù)分析、全面預(yù)算管理、成本管理、績效管理、風(fēng)險(xiǎn)管理，創(chuàng)建企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)集中管控與共享服務(wù)模式、資金動(dòng)態(tài)管理模式、動(dòng)態(tài)績效管理與決策支持模式。

一、使用發(fā)票管理軟件，提高發(fā)票管理效益

（一）增值稅發(fā)票查詢平臺(tái)為票據(jù)查驗(yàn)和管理提供方便

每天經(jīng)手各種類型的發(fā)票，查驗(yàn)真?zhèn)?、核算?jì)入報(bào)銷單是每位財(cái)務(wù)人員日常的工作。全面“營改增”前，公司每月因各類業(yè)務(wù)報(bào)銷需查驗(yàn)進(jìn)項(xiàng)增值稅專用發(fā)票300張左右，采用掃描認(rèn)證、登錄增值稅發(fā)票查詢平臺(tái)進(jìn)項(xiàng)查詢勾選確認(rèn)，認(rèn)證速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日益增加的增值稅發(fā)票數(shù)，營改增后，該類發(fā)票激增到 1400多張，為提高認(rèn)證速度，公司購入發(fā)票管理軟件，采用二維碼掃描槍掃描紙質(zhì)發(fā)票信息比對(duì)認(rèn)證 ，這樣發(fā)票驗(yàn)偽、驗(yàn)重的速度以及甄別發(fā)票信息的準(zhǔn)確性大大提高。

（二）公司購買多項(xiàng)發(fā)票管理軟件，提升工作效率，減少人為開票誤差

針對(duì)總承包項(xiàng)目中銷售相關(guān)設(shè)備，開具相應(yīng)的設(shè)備發(fā)票需要錄入上千個(gè)商品的明細(xì)記錄，若用人工錄入則需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，為提高效率，避免差錯(cuò)，公司購買航天金稅盤版發(fā)票明細(xì)銷貨清單批量導(dǎo)入防偽稅控開票系統(tǒng)助手軟件，發(fā)票明細(xì)銷貨清單用Excel自動(dòng)批量導(dǎo)入開票助手。

公司的發(fā)票開具工作量巨大，由商務(wù)經(jīng)理在合同管理系統(tǒng)提交發(fā)票開具申請單，列明合同編號(hào)、合同名稱、購買方信息、開票內(nèi)容、稅率、金額，由開票員把以上信息輸入開票系統(tǒng)并開具發(fā)票，往往重復(fù)勞動(dòng)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。為此，公司購買合同管理信息系統(tǒng)與防偽稅控開票系統(tǒng)對(duì)接的發(fā)票管理軟件（即G3 Web servers版接口模塊），實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，使軟件在滿足國家稅務(wù)總局對(duì)增值稅防偽稅控專用發(fā)票開具和管理要求的同時(shí)，也滿足公司內(nèi)部管理的要求，在合同管理系統(tǒng)中完成開票、作廢發(fā)票、開負(fù)數(shù)發(fā)票等流程，開票員可在稅務(wù)開票系統(tǒng)中自動(dòng)生成發(fā)票并打印，并自動(dòng)回寫數(shù)據(jù)，避免重復(fù)錄入，提高會(huì)計(jì)信息化水平和工作效率，保證兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的一致性，避免差錯(cuò)。

二、運(yùn)用全面預(yù)算管理系統(tǒng)，有效控制成本

控制成本不是一味地節(jié)省成本，而是要計(jì)算投入產(chǎn)出額，減少不能帶來更多價(jià)值的成本，而對(duì)能產(chǎn)生更多價(jià)值的項(xiàng)目要加大投入，因此，應(yīng)建立一套包含預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算監(jiān)控、預(yù)算分析和預(yù)算評(píng)價(jià)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)。

（一）建立全面預(yù)算管理系統(tǒng)

1. 公司全面預(yù)算管理系統(tǒng)的內(nèi)容和分類

公司的全面預(yù)算管理系統(tǒng)包含網(wǎng)銀對(duì)公轉(zhuǎn)賬、工程類及非工程類報(bào)銷兩類。網(wǎng)銀對(duì)公轉(zhuǎn)賬按購貨款、修理費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、管理運(yùn)營費(fèi)、單項(xiàng)費(fèi)用五種業(yè)務(wù)類型進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，并由不同的歸口管理部門登記、審批相關(guān)業(yè)務(wù);工程類及非工程類報(bào)銷分普通報(bào)銷（含設(shè)備物資報(bào)銷、會(huì)務(wù)費(fèi)報(bào)銷、資料費(fèi)報(bào)銷等）、差旅費(fèi)報(bào)銷（含外埠差旅、出國差旅、巖土差旅（承包）等）兩大類別辦理，以上業(yè)務(wù)內(nèi)容龐雜、成本費(fèi)用支出項(xiàng)多，會(huì)計(jì)后續(xù)處理工作量大，容易出錯(cuò)，為此，把各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容鏈接到相應(yīng)預(yù)算項(xiàng)，在全面預(yù)算管理軟件增加憑證推送功能，同時(shí)，在全面預(yù)算管理系統(tǒng)與用友NC財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之間創(chuàng)建接口，這樣，把預(yù)算項(xiàng)內(nèi)容推送到用友NC財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)并生成記賬憑證，這樣，大大提高了工作效率，減少了差錯(cuò)率，減輕了工作量。這兩大財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的升級(jí)和銜接，為預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算監(jiān)控、預(yù)算分析和預(yù)算評(píng)價(jià)創(chuàng)造了操作的平臺(tái)。

2. 建設(shè)和升級(jí)集中統(tǒng)一的公司全面預(yù)算管理信息平臺(tái)

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，成本支出額不斷增加，財(cái)務(wù)預(yù)算管理在企業(yè)管理中的重要性越顯突出。財(cái)務(wù)預(yù)算包括收入和支出預(yù)算，同時(shí)細(xì)化成相應(yīng)的財(cái)務(wù)指標(biāo)，再把財(cái)務(wù)指標(biāo)與各責(zé)任中心掛鉤，通過目標(biāo)控制法，控制好成本、費(fèi)用、資金、利潤等預(yù)算。需要強(qiáng)調(diào)的是，財(cái)務(wù)預(yù)算管理的關(guān)鍵在于執(zhí)行和分析，在執(zhí)行過程中定期、定點(diǎn)進(jìn)行預(yù)算的日常檢查，做好各類費(fèi)用的發(fā)生額與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的比對(duì)，運(yùn)用儀表盤和圖形化數(shù)據(jù)準(zhǔn)確識(shí)別經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和提供決策依據(jù)。

公司的全面預(yù)算管理系統(tǒng)提供了一個(gè)實(shí)現(xiàn)前期的預(yù)算編制、報(bào)銷環(huán)節(jié)的預(yù)算執(zhí)行和調(diào)整等事中控制以及事后的執(zhí)行分析和考核的全過程控制的平臺(tái)，從而有利于實(shí)現(xiàn)提前預(yù)警、防范風(fēng)險(xiǎn)、完成決策的目標(biāo)。

為此，建設(shè)和升級(jí)集中統(tǒng)一的預(yù)算管理信息平臺(tái)顯得尤為重要。在此平臺(tái)上，依托全面預(yù)算管理軟件對(duì)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化，降低人為干預(yù)的可能性，保證經(jīng)營信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)該平臺(tái)支持各層級(jí)（包括科目層級(jí)、組織層級(jí)）和多周期的預(yù)算管理，支持標(biāo)準(zhǔn)成本模型管理，包括定額標(biāo)準(zhǔn)、定額系數(shù)、項(xiàng)目定額、動(dòng)因項(xiàng)目，需要時(shí)設(shè)置限額標(biāo)準(zhǔn)。并且，內(nèi)置多套預(yù)算調(diào)整模型，支持年中整體性和日常零星的調(diào)整，滿足公司對(duì)預(yù)算調(diào)整的管控要求。另外，建立多維度、多口徑的預(yù)算分析模型并出具分析報(bào)告，為公司經(jīng)營決策和考核分析提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）針對(duì)不同項(xiàng)目情況在全面預(yù)算管理系統(tǒng)中制定制度、規(guī)定和措施，控制成本

全面預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)需要一套完善的成本控制的制度，財(cái)務(wù)部積極組織報(bào)銷制度的編制，創(chuàng)建及修編標(biāo)準(zhǔn)文件，并為出差人提供咨詢，為成本和預(yù)算的前期控制打好基礎(chǔ) 。

1. 創(chuàng)建總承包項(xiàng)目支出審批控制流程

總承包項(xiàng)目的支付業(yè)務(wù)金額龐大，一旦出錯(cuò)會(huì)危及公司的利潤水平。財(cái)務(wù)部在支付總承包業(yè)務(wù)前，要求商務(wù)經(jīng)理必須填制網(wǎng)銀對(duì)公轉(zhuǎn)賬申請單，通過網(wǎng)上銀行支付，按支付金額大小授權(quán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，并附合同、工程結(jié)算款審批表、總承包項(xiàng)目分包及設(shè)備材料采購支出審批表、發(fā)票，有效地完成總承包項(xiàng)目的控制支付環(huán)節(jié)的工作。

2. 創(chuàng)建重點(diǎn)項(xiàng)目費(fèi)用按績效提獎(jiǎng)、年度控制總量的閉環(huán)管控模型

針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目（勘測分公司野外工程項(xiàng)目小承包）的特殊情況，經(jīng)常有不可預(yù)見的費(fèi)用發(fā)生，財(cái)務(wù)部制定審核規(guī)定，按績效提獎(jiǎng)、年度控制總量，以實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的閉環(huán)管控，從而完成成本控制目標(biāo)與企業(yè)利潤目標(biāo)。

3. 創(chuàng)建野外工程報(bào)銷提交票據(jù)和資料模板

勘測分公司人員出差需遠(yuǎn)赴邊遠(yuǎn)的山區(qū)、農(nóng)村踏勘，他們的工作有些需要當(dāng)?shù)氐拿窆づ浜贤瓿桑倚枰庥密囕v幫助運(yùn)輸或吊起重物，報(bào)銷內(nèi)容復(fù)雜，發(fā)票種類繁多，項(xiàng)目部對(duì)項(xiàng)目可能需要添置的設(shè)施和發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用以請示報(bào)告的形式提交相關(guān)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，做好事前預(yù)算。財(cái)務(wù)部事先提出建議，要求項(xiàng)目部提供合規(guī)有效的票據(jù)、資料報(bào)銷，如租房協(xié)議以及租金簽收單，若是租用個(gè)人房屋，應(yīng)提供稅務(wù)代開的發(fā)票，發(fā)生的水、電、煤、寬帶費(fèi)須提供公共事業(yè)單位開具的票據(jù)，對(duì)住宿費(fèi)、交通費(fèi)等進(jìn)行額度控制，并要求盡量使用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬支付，以保證預(yù)算數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)和資金的安全性以及發(fā)票符合稅務(wù)要求。同時(shí)，財(cái)務(wù)部按實(shí)際情況，把報(bào)銷單分成差旅費(fèi)報(bào)銷、普通報(bào)銷兩類，差旅費(fèi)報(bào)銷包括過路費(fèi)、機(jī)票費(fèi)（火車票、出租車票）、住宿費(fèi)、補(bǔ)貼，普通報(bào)銷包含民工費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、材料費(fèi)（提供合同、簽收單據(jù)、材料的詳細(xì)清單），這樣，捋清關(guān)系、細(xì)分成本明細(xì)，為報(bào)銷人填制報(bào)銷單信息提供方便，財(cái)務(wù)部還為報(bào)銷人提供報(bào)銷咨詢服務(wù)，幫助完成發(fā)票甄別驗(yàn)偽的工作，保證報(bào)銷發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、合法，為成本核算提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

2016～2017年勘測分公司野外工程進(jìn)出場運(yùn)輸費(fèi)報(bào)銷費(fèi)用合計(jì)931392元，野外勘探任務(wù)多達(dá)200多項(xiàng)。針對(duì)時(shí)間跨度大、工程周期長、結(jié)算依據(jù)不足的報(bào)銷費(fèi)用，財(cái)務(wù)部建議應(yīng)與物流公司簽訂合同，按合同付款，要求物流公司出具有勘測分公司的使用人簽字確認(rèn)的使用單原件，結(jié)算單中應(yīng)明確結(jié)算依據(jù)，如里程數(shù)等信息，并請審計(jì)部進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，出具審計(jì)報(bào)告后予以付款，以保證公司的利益。

（三）創(chuàng)建支持標(biāo)準(zhǔn)成本管理模型，為預(yù)算編制和日常分析提供數(shù)據(jù)依據(jù)

1. 創(chuàng)建總承包項(xiàng)目預(yù)計(jì)合同總成本測算表模型

在日常的工作中，公司的會(huì)計(jì)人員按月編制總承包項(xiàng)目預(yù)計(jì)合同總成本測算表，內(nèi)容涵蓋合同總額、預(yù)計(jì)合同總收入（不含增值稅）、預(yù)計(jì)總成本。其中成本類型分三大類：項(xiàng)目部費(fèi)用支出、分包支出、其他支出。項(xiàng)目部費(fèi)用支出包含現(xiàn)場補(bǔ)貼費(fèi)、差旅費(fèi)、現(xiàn)場住宿費(fèi)、現(xiàn)場業(yè)務(wù)招待費(fèi)、現(xiàn)場辦公用品、工作和勞保用品、現(xiàn)場日常開支、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、其他費(fèi)用。分包支出包含設(shè)計(jì)分包、建筑安裝分包、設(shè)備采購分包、其他分包。其他支出包括人工費(fèi)、材料費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、印制費(fèi)、折舊費(fèi)、辦公費(fèi)、其他費(fèi)用。這樣，分項(xiàng)目、分費(fèi)用類型測算預(yù)計(jì)成本，可以保證項(xiàng)目合理收益，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本管理漏洞，維護(hù)企業(yè)利益。

2. 創(chuàng)建決算建造合同表模型

會(huì)計(jì)人員每月還編制決算建造合同表，內(nèi)容包含合同總金額、總成本、完工進(jìn)度、累計(jì)確認(rèn)的合同收入、合同成本、累計(jì)已確認(rèn)毛利、已辦理結(jié)算價(jià)款、當(dāng)期確認(rèn)的合同收入、合同成本、期末在建合同預(yù)計(jì)損失或收益、累計(jì)已收款、本期收款，并對(duì)比上年同期各項(xiàng)指標(biāo)。該表通過完工進(jìn)度確認(rèn)合同收入、合同成本，根據(jù)累計(jì)已收款和發(fā)生的成本情況，預(yù)測項(xiàng)目盈利或損失情況以及發(fā)展趨勢。

3. 創(chuàng)建總承包項(xiàng)目月度資金計(jì)劃明細(xì)表模型

項(xiàng)目執(zhí)行部門按月編制總承包項(xiàng)目月度資金計(jì)劃明細(xì)表，內(nèi)容包含多個(gè)項(xiàng)目各經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)，包括資金收入（合同額、實(shí)際收款額）、收款百分比、資金支出（合同額、實(shí)際付款額）、付款百分比、項(xiàng)目盈余（上月止）、本月支出種類、本月計(jì)劃支出金額、項(xiàng)目盈余（本月止），便于逐月跟蹤反映項(xiàng)目收支盈余情況。

財(cái)務(wù)部與項(xiàng)目執(zhí)行部門通過以上三個(gè)表格的編制和逐月核對(duì)，分析和預(yù)測各項(xiàng)目特別是總承包項(xiàng)目的收支盈余情況和項(xiàng)目發(fā)展趨勢，保證項(xiàng)目收益、預(yù)警可能的風(fēng)險(xiǎn)，為公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供信息支持，因此，可在全面預(yù)算管理系統(tǒng)中對(duì)常規(guī)項(xiàng)目創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)成本管理模型，并把項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用發(fā)生額與標(biāo)準(zhǔn)成本比對(duì)，作為下一年預(yù)算編制和數(shù)據(jù)分析的依據(jù)。

三、利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)上下游企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享，提升成本效益

（一）利用“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)上下游企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享

啟用電子票據(jù)，建立在企業(yè)、銀行系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)之間的流轉(zhuǎn)，通過“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”背景下的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)建設(shè)與優(yōu)化，實(shí)行報(bào)銷單掃碼入庫、審核，提高工作效率，降低成本，促使企業(yè)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，推動(dòng)公司發(fā)展進(jìn)入高效、高質(zhì)量的良性循環(huán)。

（二）利用用友NC報(bào)表系統(tǒng)數(shù)據(jù)，做好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和測算，多項(xiàng)措施，促進(jìn)公司高質(zhì)量發(fā)展

1. 提高生產(chǎn)經(jīng)營效益、改善盈利結(jié)構(gòu)，深入分析最近三年盈利構(gòu)成狀況、利潤表各項(xiàng)目變化情況，分析主要業(yè)務(wù)新簽合同額上年、本年預(yù)算數(shù)和增減率以及營業(yè)收入、成本、毛利率，瞄準(zhǔn)市場動(dòng)向和熱點(diǎn)，開拓和占領(lǐng)有利市場，控制成本，壓縮三項(xiàng)費(fèi)用，做好稅務(wù)策劃，挖掘企業(yè)增收創(chuàng)效潛力。

2. 提高資產(chǎn)運(yùn)行效率和資金的速動(dòng)比率，深入分析去年末資產(chǎn)結(jié)構(gòu)狀況及資產(chǎn)負(fù)債表各科目的變動(dòng)趨勢，通過嚴(yán)控已開票未收款項(xiàng)目、報(bào)銷與借款關(guān)聯(lián)等措施壓控兩金，處置低效無效資產(chǎn)、盤活存量資產(chǎn)等措施，優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，完善總承包項(xiàng)目各項(xiàng)成本的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，分項(xiàng)目制定合理的項(xiàng)目成本預(yù)算，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息化設(shè)計(jì)，合理控制成本。

3. 維護(hù)和提高經(jīng)營活動(dòng)現(xiàn)金凈流入、控制墊支項(xiàng)目的支付金額，深入分析最近三年現(xiàn)金流量情況，配合做好資金集中管理，加強(qiáng)總承包業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理，通過加強(qiáng)項(xiàng)目結(jié)算和債權(quán)清收，嚴(yán)控已開票未收款項(xiàng)目，杜絕違規(guī)拆借資金。特別是對(duì)于按月支付工程進(jìn)度款比例低于75%的項(xiàng)目，按工程節(jié)點(diǎn)支付比例低于80%或支付節(jié)點(diǎn)時(shí)間超過2個(gè)月的項(xiàng)目，應(yīng)派專人催收，降低資金占用成本，提高經(jīng)營創(chuàng)新能力，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。

總之，公司應(yīng)進(jìn)一步發(fā)揮全面預(yù)算管理系統(tǒng)的平臺(tái)管理優(yōu)勢，統(tǒng)籌規(guī)劃、降本增效，運(yùn)用發(fā)票管理軟件，提高發(fā)票管理效益，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，促進(jìn)公司持續(xù)高質(zhì)量高效運(yùn)行，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富和效益。

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