淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理

何奕

摘要：事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作是事業(yè)單位人事部門培養(yǎng)干部人才中，對不同人員個人信息、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的管理和記錄工作。對事業(yè)單位人事檔案管理能夠為事業(yè)單位了解和正確選拔干部提供基礎性的參考資料。在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能夠適應時代發(fā)展的需求，在網(wǎng)絡信息不斷發(fā)展的今天，采用信息化技術手段實現(xiàn)對事業(yè)單位干部人事檔案的科學管理，利用信息技術提高檔案管理質(zhì)量，促進事業(yè)單位人事管理工作科學開展。

關鍵詞：事業(yè)單位;干部人事檔案;信息化;管理;分析

在事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作中，紙質(zhì)檔案在一定程度上促進檔案管理工作的發(fā)展。但是在信息時代發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和事業(yè)單位的各項工作開展相脫節(jié)，要不斷的加強對干部人事檔案管理工作的優(yōu)化改善，積極創(chuàng)新，進而充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的價值，為事業(yè)單位相應工作提供力所能及的幫助。使其能夠及時將干部人事的檔案進行匯總，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的參考。

一、信息化技術在事業(yè)單位干部人事檔案管理中的應用

將信息化的管理技術應用事業(yè)單位干部人事檔案管理工作當中，要從多方面入手，在信息技術的支持下，注重對檔案管理動態(tài)性的體現(xiàn);將干部工作業(yè)績和工作能力融入到管理工作當中;強化人事檔案管理的服務性質(zhì)，進而確保事業(yè)單位中干部人事檔案的實際價值得到有效利用。

（一）事業(yè)單位干部人事檔案管理工作動態(tài)性的體現(xiàn)

檔案管理工作動態(tài)性的體現(xiàn)是在信息技術的支持下實現(xiàn)的。在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中，以信息化的管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理方式，要求計算機技術基于必要的支持，以計算機設備作為信息化管理開展的基礎。從事業(yè)單位干部人事檔案管理人員的角度分析，要在事業(yè)單位的干部人事檔案工作匯總體現(xiàn)信息化技術的動態(tài)性優(yōu)勢，相應的管理人員必須具備一定的專業(yè)性能力，能夠熟練使用信息化設備技術的操作能力，科學管理干部人事檔案。在信息技術的支持下，將事業(yè)單位干部人事檔案錄入到計算機系統(tǒng)當中，通過計算機系統(tǒng)相關功能的支持，對干部人事檔案可按照專業(yè)技術崗位、管理崗位、工勤技能崗位進行分類和管理、形成目錄，并按同一系列的等級進行歸類管理，實現(xiàn)對事業(yè)單位干部人事檔案的精細化、信息化管理，事業(yè)單位的干部人事檔案以電子檔案的形式保存在計算機硬盤當中，節(jié)省了檔案管理工作中大量實地面積。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍要部分保留，對事業(yè)單位當中的一些重要事件以紙質(zhì)檔案和電子檔案同時記錄的方式確保相關信息得到可靠的記錄。

將信息化技術融入到事業(yè)單位干部人事檔案管理當中，能夠切實加強檔案管理工作的時效性和動態(tài)性，在需要查閱相關檔案內(nèi)容是，可以輸入關鍵詞快速找到電子檔案，需要用到檔案時將檔案打印出來，節(jié)約不必要的檔案紙張浪費。同時信息技術的應用使得干部人事檔案的管理具有動態(tài)性，需要對檔案進行更新時在計算機上操作即可，給予檔案管理人員充分的自主性和能動性。

（二）干部業(yè)績和工作能力的管理

事業(yè)單位內(nèi)部干部人事檔案管理工作利用現(xiàn)代信息技術能夠完善傳統(tǒng)的檔案管理工作，有針對性的開展檔案管理工作。例如，事業(yè)單位干部人事選拔重點在于干部的工作能力和歷史業(yè)績，在事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理當中就可以側重對干部業(yè)績和工作能力檔案的記錄，對這方面的檔案管理要求記錄詳細、記錄真實，對干部的選拔提供詳細且真實的檔案資料，為科學的考核干部奠定基礎。在信息化管理的基礎上，對干部的工作能力、實際學習、學歷證明、職業(yè)資格證書等信息開展系統(tǒng)化、全面化的考核。

（三）人事檔案管理工作服務性質(zhì)體現(xiàn)

對人事檔案管理工作服務性質(zhì)的體現(xiàn)方面，紙質(zhì)檔案的管理傾向于“自我管理”，其檔案管理工作和外界的交互較少，管理效率低下。且紙質(zhì)檔案管理工作的服務性水平較低，一些干部發(fā)生調(diào)動，需要對個人檔案進行移交時，紙質(zhì)檔案的弊端就體現(xiàn)出來：其管理方式的不科學造成一些重要信息遭到破壞，甚至發(fā)生紙質(zhì)檔案丟失事件;對檔案的移交工作，需要對檔案進行繁瑣的查找，工作效率低下。在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中，在信息化技術的支持下，可以切實提高檔案管理工作的服務性質(zhì)，一些人事干部的調(diào)動需要檔案移交工作的，只需要在計算機系統(tǒng)中按照關鍵詞查詢該干部檔案信息，打印后完成交接，整個過程節(jié)省大量查找時間，且電子檔案有效的避免了重要信息損壞、檔案丟失等風險的發(fā)生。

二、事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理工作注意的問題

（一）檔案保密工作

事業(yè)單位干部人事檔案屬于機密性文件類型，檔案信息的泄露不僅威脅干部的人身和財產(chǎn)安全，還會影響事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中信息化技術的應用將其檔案以電子檔案的形式儲存在計算機當中，將面臨著被盜取和惡意拷貝的威脅。由此可見事業(yè)單位干部人事檔案管理和信息化管理工作必須重視檔案自身的保密性，不能泄露檔案的內(nèi)容。

在事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理人員方面，檔案管理人員應具備高度的責任感，選調(diào)或培養(yǎng)高學歷、高職稱技術人才，并在工作中不斷的加強自身的素質(zhì)水平和職業(yè)性道德水平，嚴格遵守檔案管理的相關規(guī)章制度，決不允許隨意拷貝事業(yè)單位干部人事檔案，確保事業(yè)單位干部人事檔案的安全性。

對電子檔案的信息化現(xiàn)代管理工作而言，檔案管理人員要不斷的強化自身的計算機技術和水平，對一些常見的計算機故障能夠自行處理，避免在對檔案進行內(nèi)容編輯或者更新時對計算機操作不當導致電子檔案損壞或者丟失。還要加強管理人員對風險和盜竊的認識，對外界而已登錄和非法訪問能夠及時識別，實現(xiàn)對事業(yè)單位干部人事檔案的安全化管理。工作調(diào)動時，必須做好電子檔案和檔案材料及業(yè)務文件等的交接工作。

（二）加強對事業(yè)單位干部人事檔案信息的開發(fā)工作

事業(yè)單位干部人事檔案信息在信息化技術的支持下能夠?qū)崿F(xiàn)快速儲存、及時分享，進而能夠提升檔案信息的實際利用價值。但是事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理當前面臨的問題是檔案的價值利用并沒有受到相應部門的重視，導致檔案只存在于儲存和管理的工作范疇，屬于計算機的塵封性文件。實際的工作中要注重對事業(yè)單位干部人事檔案價值最大化的挖掘，為提升檔案的實際利用程度，要在確保檔案的保密性基礎上對電子檔案的傳輸和分享上的科學管理，發(fā)揮出事業(yè)單位干部人事檔案資料的最大化價值，提高檔案信息的實際利用率。

（三）重視檔案基礎性的管理工作

對檔案的基礎性管理工作是確保事業(yè)單位干部人事檔案安全性管理的基礎。事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的核心價值就是對有用的人才資源進行開發(fā)利用，將信息化的技術和檔案管理的基礎性工作融入到一起，加強事業(yè)單位干部人事檔案的基礎性管理工作。

（四）加強對事業(yè)單位干部人事檔案的互動性交流

對事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作進行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新使其檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢嗎？從事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作方面而言，創(chuàng)新的檔案信息管理工作并不單單是對檔案資料儲存，其包括了對檔案信息的“收集”、“儲存”、“管理”以及“利用”。因此對事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理不能夠只體現(xiàn)對檔案的收集和儲存，要加強對檔案的管理和利用。當今時代背景下，各項工作中人才的交流和互動的事項越來越多，強化對檔案資源的開發(fā)利用是事業(yè)單位工作中的重要內(nèi)容之一，以科學信息的交流帶動檔案管理工作的創(chuàng)新，加強不同部門、不同單位的檔案管理工作的交流和溝通，使檔案管理工作形成資料信息互動的習慣。

三、結語

綜上所述，對事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的分析要從事業(yè)單位干部人事檔案管理的工作入手，分析傳統(tǒng)事業(yè)單位干部人事紙質(zhì)檔案管理工作中存在的問題和不足，進而根據(jù)問題和不足的產(chǎn)生，有針對性的制定相應的解決措施。將現(xiàn)代化的信息技術融入到事業(yè)單位干部人事檔案管理工作當中，將檔案的管理工作向信息化不斷轉變，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相配合的方式加強對事業(yè)單位干部人事檔案的科學管理，以科學的信息化檔案管理工作為事業(yè)單位各項工作奠定堅實的基礎。

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（作者單位：湖南省康復輔具技術指導中心）