檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究

崔雨晴

摘要：所謂檔案信息化建設(shè)，具體指的是相關(guān)人員利用強(qiáng)大的信息化技術(shù)，按照特定方法及規(guī)則對的檔案進(jìn)行集中管理與維護(hù)，切實(shí)保障檔案的完備與安全而實(shí)施的一系列活動(dòng)之和。雖然當(dāng)前檔案信息化建設(shè)取得了一定的成就，但是仍然存在一些需要解決的問題。在文中分析了檔案信息化建設(shè)存在的問題，并提出了解決的措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案數(shù)字化;解決措施

檔案信息資源是支撐經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的寶貴資源，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是新形勢下提高檔案信息的采集、整理、鑒定、開放、公布、利用水平的客觀要求，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的重要途徑，對建設(shè)服務(wù)型政府，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，調(diào)節(jié)矛盾糾紛、增進(jìn)社會(huì)和諧，維護(hù)廣大民眾權(quán)益等諸多方面具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案信息化建設(shè)面臨的問題

（一）體制機(jī)制制約問題

一是工作體系欠缺嚴(yán)謹(jǐn)。現(xiàn)行條件下行政管理體制改革之后，雖然大部分省市已經(jīng)建立信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，但具體工作體系沒有完整的建立，相關(guān)業(yè)務(wù)信息只是單獨(dú)的條信息，沒有形成相關(guān)面信息，缺乏統(tǒng)領(lǐng)管理。

二是系統(tǒng)建設(shè)體系有待整合與統(tǒng)一。檔案信息化建設(shè)受資金來源、各部門利益等因素制約，各地中標(biāo)的軟件模塊設(shè)計(jì)不同，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也不通用，各地檔案信息網(wǎng)絡(luò)無法實(shí)現(xiàn)互通，無法保證各地的相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)高效統(tǒng)一。

三是遠(yuǎn)程認(rèn)證體系處于空白。檔案遠(yuǎn)程利用方便人民群眾查找利用，是能夠讓各單位足不出戶的利用檔案。但目前不同地區(qū)檔案遠(yuǎn)程認(rèn)證還沒有建立起來，僅在政務(wù)大廳和區(qū)域內(nèi)綜合檔案館之間有局部認(rèn)證協(xié)議，基礎(chǔ)單位還沒有實(shí)施。

（二）信息資源整合問題

一是技術(shù)及業(yè)務(wù)壁壘方面的問題，其根源在于業(yè)務(wù)部門忽略了信息資源的高效配置與整合?；诤暧^角度來看，檔案資源體系建設(shè)無標(biāo)準(zhǔn)且清晰的戰(zhàn)略規(guī)劃為指導(dǎo);基于行業(yè)環(huán)境上來看，檔案資源過于分散;就內(nèi)部管理上來看，館藏內(nèi)部管理模式過于簡單、藏用本末倒置;技術(shù)手段方面，信息技術(shù)相對落后，存在安全隱患。基于微觀角度看，電子式檔案信息來源不明確。

二是資源整合面臨諸多困難。檔案資源整合過程中，容易出現(xiàn)個(gè)單位各自為政、資源分散、重復(fù)建設(shè)，信息孤島等問題，是一項(xiàng)費(fèi)事費(fèi)力費(fèi)心的工作，信息安全也存在隱患，各單位積極性也不高。大部分?jǐn)?shù)據(jù)目前屬于脫機(jī)備份狀態(tài)，沒有聯(lián)網(wǎng)，沒有真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享。

三是開發(fā)明顯落后。由于各檔案部門開發(fā)積極性不高，許多已經(jīng)形成的電子化資料長期處于閑置狀態(tài)，沒有進(jìn)行深層次的開發(fā)和利用，也就沒有因信息整合產(chǎn)生的新資源，沒有形成更大的生產(chǎn)效益。

（三）檔案數(shù)字化水平發(fā)展不平衡

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)高投入的過程，在信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用方面，需要投入長久的時(shí)間，期間又面臨系統(tǒng)淘汰升級、人員更換、資源不及時(shí)存儲(chǔ)、歸檔遺漏等問題。基層檔案信息化建設(shè)總的來說處于中低檔水平，不太完善，這與資金和人才資源密集發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案數(shù)字化進(jìn)程差距較大，檔案數(shù)字化水平發(fā)展不平衡。

（四）檔案信息遠(yuǎn)程利用能力有待提升

首先是制度性因素和認(rèn)證困難。其次是檔案保密與公開方面的問題。在實(shí)際工作中，由于信息量較大，相關(guān)部門管理標(biāo)準(zhǔn)不同，信息格式存儲(chǔ)方式不同，存檔單位配合不到位，能夠公開可查的信息資源非常有限。遠(yuǎn)程認(rèn)證系統(tǒng)建設(shè)嚴(yán)重落后，信息遠(yuǎn)程使用率過于低下。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)瓶頸問題的解決方案

（一）理順管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制

（二）健全法規(guī)制度，規(guī)范工作行為

結(jié)合發(fā)展實(shí)際，制定一套科學(xué)且合理的專項(xiàng)規(guī)劃，并在此基礎(chǔ)上，編制年度推進(jìn)計(jì)劃，并將工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)分，確保各項(xiàng)工作有條不紊的順利開展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)終極目標(biāo)。與此同時(shí)，還要制定并完善相關(guān)的法律制度規(guī)范，加強(qiáng)監(jiān)管與從嚴(yán)執(zhí)法，確保檔案信息化走向正軌，由習(xí)慣形成自然。要以崗位責(zé)任、資源整合、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)等為切入點(diǎn)，促進(jìn)各工作流程的有效銜接，由此形成長效機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)健、持續(xù)開展。

（三）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

密切關(guān)注用戶需求，為實(shí)現(xiàn)最大化利用效益，立足于長遠(yuǎn)角度加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建完善且細(xì)致的檔案數(shù)字化目錄。與此同時(shí)，加大各方面資源投入，在各級部門及相關(guān)人員的分工協(xié)作及共同推進(jìn)下，形成檔案數(shù)字化管理的新格局，推動(dòng)檔案信息資源共享。

（四）加大檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度

加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。購置功能強(qiáng)大且操作便捷的計(jì)算機(jī)、打印等硬件設(shè)施，并順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，及時(shí)對現(xiàn)有硬件設(shè)施進(jìn)行升級維護(hù)，旨在保證檔案信息化管理工作有序開展，同時(shí)為相關(guān)設(shè)施可靠運(yùn)行營造良好環(huán)境。不僅如此，還需要加強(qiáng)軟件方面的設(shè)施建設(shè)，及時(shí)對現(xiàn)有軟件進(jìn)行更新與升級，從源頭上提高防范水平，保障檔案信息安全，并在強(qiáng)大信息化技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效聯(lián)通，并著力打造互聯(lián)網(wǎng)共享平臺(tái)，促使各地區(qū)及相關(guān)部門的人員實(shí)時(shí)查詢并使用檔案信息。

（五）推動(dòng)建立統(tǒng)一的檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用體系

結(jié)合現(xiàn)行法律規(guī)定及相關(guān)條例要求，針對不同類型的檔案級別進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，構(gòu)建一套，嚴(yán)謹(jǐn)且完善的公開標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)及評估機(jī)制。針對需要對外披露的文件信息，由相關(guān)部門嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)格式統(tǒng)一發(fā)布到官網(wǎng)，不斷提高網(wǎng)站信息的規(guī)范性，同時(shí)強(qiáng)調(diào)網(wǎng)站信息的法律效力。

提高館內(nèi)查閱服務(wù)水平。針對不能發(fā)布在官網(wǎng)上的檔案信息，可通過申請公開的操作流程對檔案使用者身份進(jìn)行鑒別與審查，并通過遠(yuǎn)程方式對其提供相關(guān)信息，對檔案信息、政府公開信息、現(xiàn)行文件等進(jìn)行有效歸納與整合，使其合理的部署在同一個(gè)展廳或窗口外，由此簡化了查詢程序，提高了查詢效率。

三、結(jié)語

檔案信息化與許多領(lǐng)域信息化工作的區(qū)別之一就是，不僅不因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)排斥其他形式的檔案工作和利用需求，而且更加尊重所有利用者的關(guān)切，更加尊重檔案各種載體的存在價(jià)值。檔案信息化建設(shè)任務(wù)面臨重重阻難，而且不是一蹴而就的。在實(shí)際工作中，務(wù)必要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，階段性地推進(jìn)與完善檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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