紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中遇到的問題及對策研究

王海麗

摘 要：紙質(zhì)檔案數(shù)字化是當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展以后呈現(xiàn)的一個趨勢。目前，國有企業(yè)的檔案管理水平還比較落后，數(shù)字化進(jìn)程速度不夠，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中仍然存在一些問題。本文就紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要意義進(jìn)行了闡述，并針對建設(shè)進(jìn)程、制度建設(shè)、過程建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)四個方面呈現(xiàn)的問題提出了解決路徑。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化檔案；問題與對策

紙質(zhì)檔案數(shù)字化指的是采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像有關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。[1]檔案是國有企業(yè)重要的信息資源，隨著國家數(shù)字化建設(shè)的不斷加快，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢明顯。目前，全國各行各業(yè)都提倡使用數(shù)字檔案，并將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，優(yōu)化檔案管理模式，延續(xù)檔案壽命，提升檔案管理水平。雖然，在這個過程中，仍有不少問題需要解決，但總的來說，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是取得了一些成果的。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)深入國家事業(yè)發(fā)展的各個領(lǐng)域。檔案管理領(lǐng)域作為國家信息資源的重要組成部分，開展數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨和歷史必然。特別是對于國有企業(yè)來說，檔案管理水平是影響國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素之一，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)更能夠滿足企業(yè)和社會的發(fā)展需求。因此，可以說，只有將檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化才能夠符合時代發(fā)展的潮流。

1.2 有效提高檔案利用率

紙質(zhì)檔案不易保存，查找起來也比較耗時費(fèi)力，紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后，檔案的利用率有大幅提升，數(shù)字檔案資源的不斷豐富，也加快了檔案的流轉(zhuǎn)速度，為查閱檔案的人員和檔案工作人員都帶去了便利。此外，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化拓展了檔案的利用方式，紙質(zhì)檔案必須到檔案館進(jìn)行現(xiàn)場查詢，但進(jìn)行了數(shù)字化建設(shè)后，有需求者通過網(wǎng)絡(luò)便可以隨時隨地進(jìn)行查閱，突破了空間與時間的限制。同時還可以利用計算機(jī)輕松進(jìn)行檔案統(tǒng)計，大大提高了工作效率。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中遇到的問題

2.1 數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程有待加快

目前，國有企業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)開始，但部分企業(yè)對這項(xiàng)工作的重視程度不夠，投入的資金和力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)需要配套相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。同時，還需要建立檔案管理信息系統(tǒng)，但由于缺少資金的支持，一些企業(yè)的檔案系統(tǒng)仍處于初級階段，無法發(fā)揮更大的作用，只能查閱檔案，不能進(jìn)行檔案信息的流動和共享。

2.2 數(shù)字化檔案的制度建設(shè)有待完善

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的系統(tǒng)性要求制定相應(yīng)的制度加以規(guī)范。[2]國有企業(yè)現(xiàn)有的檔案制度仍不完善，主要存在兩個問題。一是制度老舊，沒有與時俱進(jìn)，及時根據(jù)實(shí)際情況更新修訂。二是包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)在內(nèi)的檔案管理制度不健全，缺少操作和流程的制度規(guī)范，缺少對檔案管理人員的激勵與績效考核，導(dǎo)致檔案隊(duì)伍的工作效率提升緩慢。

2.3 數(shù)字化檔案過程的安全保密措施有待加強(qiáng)

在進(jìn)行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，需要將紙質(zhì)檔案依次取出，進(jìn)行拆釘、編號、掃面，最后再恢復(fù)原狀。這期間，紙質(zhì)檔案就會存在一些風(fēng)險，比如在搬運(yùn)紙質(zhì)檔案的過程中由于不小心等原因出現(xiàn)人為的丟失或損毀。再比如，部分紙質(zhì)檔案由于年代久遠(yuǎn)，非常脆弱，在數(shù)字化加工室由于等候加工而放置時間延長，就有可能造成檔案受潮，從而使檔案的質(zhì)量受到影響。此外，有些檔案是密級檔案，如在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中操作不慎，還有可能出現(xiàn)泄密的情況。

2.4 數(shù)字化檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

在現(xiàn)有的國有企業(yè)檔案管理隊(duì)伍中，大部分從事檔案工作的人員都不具備檔案管理的專業(yè)背景，同時，對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)并不是十分精通，這對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)以及檔案管理的水平產(chǎn)生了不利影響。部分國企從事檔案管理的人員結(jié)構(gòu)不合理，也會影響檔案數(shù)字化建設(shè)的速度和進(jìn)程。

3 解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中問題的路徑探討

3.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)力度

首先，要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理的重視程度。國有企業(yè)要切實(shí)將檔案工作重視起來，尤其是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，要放在首要位置，從思想認(rèn)識上加強(qiáng)對于該項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識。其次，要建立專項(xiàng)資金支持檔案數(shù)字化建設(shè)，做好基礎(chǔ)設(shè)備的更新維護(hù)。搭建網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化共享。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的制度建設(shè)

2018年1月1日開始執(zhí)行的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了制度依據(jù)，同時也為如何做好該項(xiàng)工作提出了相關(guān)的規(guī)范。國有企業(yè)應(yīng)依據(jù)國家檔案局頒布的《規(guī)范》根據(jù)自身實(shí)際情況再制定細(xì)化的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理規(guī)范，以及其他相關(guān)制度，構(gòu)建檔案管理制度體系，使檔案管理在制度建設(shè)上日趨完美，幫助檔案管理人員在工作中能夠有章可循。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案的流程控制

規(guī)范操作一直是檔案管理的基礎(chǔ)性要求。尤其是在將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理的過程中，必須嚴(yán)格按照相關(guān)的制度規(guī)范進(jìn)行，嚴(yán)把流程關(guān)。特別是面對特殊情況，如原始紙質(zhì)檔案破損殘缺、字跡模糊等情況時，要及時進(jìn)行記錄并向管理部門反饋，同時，要依據(jù)流程規(guī)范給予的解決辦法進(jìn)行操作。此外，在轉(zhuǎn)換過程中，還要注意紙質(zhì)檔案的安全性與保密性。根據(jù)每件紙質(zhì)檔案的特性安排數(shù)字化轉(zhuǎn)換的時間和地點(diǎn)，派出專門從事國或有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案人員在一段時間內(nèi)專職從事紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。需要注意的是，在操作過程中，操作人員必須要進(jìn)行流程控制和環(huán)節(jié)把控，按照制度規(guī)范處理問題，提升紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換工作的實(shí)效性。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)

任何一項(xiàng)工作都離不開人。為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)國有企業(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，必須要想辦法成立一個政治素質(zhì)強(qiáng)，技術(shù)素質(zhì)高，專業(yè)素質(zhì)好的檔案隊(duì)伍。在搭配好人員結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，選擇具有政治素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)的人員組成專職轉(zhuǎn)換小組，專門負(fù)責(zé)企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)。同時，還要增加從業(yè)人員的培訓(xùn)次數(shù)，及時補(bǔ)充新的知識，把檔案工作做的更好。

4 結(jié)束語

紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作是檔案管理領(lǐng)域持續(xù)研究的焦點(diǎn)問題。特別是近幾年來，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案管理的數(shù)字化水平越來越高，原有的紙質(zhì)檔案都在逐步轉(zhuǎn)化為更為方便的數(shù)字檔案。今年年初，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》的通知，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了檔案工作在國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中的重要性和戰(zhàn)略性。由此可見，國有企業(yè)必須克服在檔案管理中的困難，從投入力度、制度建設(shè)、過程控制、隊(duì)伍建設(shè)等方面加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，增強(qiáng)檔案的利用效率，提升數(shù)字化檔案的管理質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局.紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范：DA/T31—2017[S/OL].（2018-08-13）.http：//wzdaj.wenzhou.gov.cn/art/2018/8/13/art_1219364_17389727.html

[2]童莊慧，孟娜，徐凡媛.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2019（02）：48-50.