對(duì)新時(shí)期高職院校學(xué)生檔案材料收集工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：學(xué)生檔案管理是高職院校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。學(xué)生檔案是人事檔案形成的原始材料，材料收集工作又是做好學(xué)生檔案工作的基本前提。在當(dāng)前從嚴(yán)治黨的政治背景下，選拔人才的重要依據(jù)就是個(gè)人檔案，由此可見(jiàn)做好學(xué)生檔案材料收集工作意義深遠(yuǎn)。本文從學(xué)生檔案材料的收集和日常管理兩個(gè)方面進(jìn)行了研究探討，并就如何擺脫目前的困境提出了創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；材料收集

隨著社會(huì)各界對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)的提高，更多的人開(kāi)始關(guān)注高職院校學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是個(gè)人高等教育時(shí)期學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)識(shí)才干以及綜合素質(zhì)能力的真實(shí)憑證，也是入職后職稱晉升、崗位評(píng)聘的重要依據(jù)。時(shí)代在進(jìn)步，學(xué)生檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)。新時(shí)代如何創(chuàng)新開(kāi)展學(xué)生檔案材料收集工作成為了各高職院校檔案管理員亟待解決的問(wèn)題。

1 檔案材料的收集

2008年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定擴(kuò)大歸檔范圍。目前，各高職院校對(duì)學(xué)生檔案入檔材料的范圍沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但也具備一些共同點(diǎn)。主要的入檔材料有高中畢業(yè)生登記表、高考報(bào)名登記表、學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)派遣證明、黨團(tuán)材料等。隨著人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變，用人單位的側(cè)重點(diǎn)由學(xué)歷水平轉(zhuǎn)移到了畢業(yè)生的綜合素養(yǎng)，但現(xiàn)有的學(xué)生檔案材料依然不夠詳實(shí)，缺乏個(gè)性化內(nèi)容，無(wú)法全面客觀地反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的全貌。在當(dāng)前人才激烈競(jìng)爭(zhēng)的大環(huán)境下，高職院校應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際，結(jié)合用人單位需求 ，拓寬入檔范圍，豐富材料類別，使學(xué)生檔案發(fā)揮出更大的社會(huì)價(jià)值。高職院校學(xué)生檔案可增加的入檔材料有：

1）學(xué)年鑒定表。學(xué)年鑒定表中學(xué)生需對(duì)一學(xué)年所學(xué)內(nèi)容進(jìn)行回顧和總結(jié)，班委和班主任對(duì)其要進(jìn)行如實(shí)點(diǎn)評(píng)。學(xué)年鑒定表每學(xué)年填寫(xiě)一份，能較好地充實(shí)學(xué)生檔案內(nèi)容，客觀地反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況。學(xué)生畢業(yè)入職后，學(xué)年鑒定表也能作為一份輔助材料供用人單位詳細(xì)了解所錄員工。

2）學(xué)生誠(chéng)信記錄。誠(chéng)信情況是衡量一個(gè)人思想品德的重要指標(biāo)。高職院?？赏ㄟ^(guò)收集學(xué)生考試誠(chéng)信記錄、圖書(shū)館借還書(shū)誠(chéng)信記錄、助學(xué)貸款誠(chéng)信記錄等資料形成具有體系的學(xué)生誠(chéng)信檔案。

3）學(xué)生綜合能力發(fā)展材料。高等學(xué)校教育的目的是培養(yǎng)德、智、體、美全面發(fā)展的綜合性人才。為了讓用人單位能夠精準(zhǔn)地挑選到上述復(fù)合型人才，高職院校要充分挖掘?qū)W生檔案的社會(huì)價(jià)值。除了學(xué)業(yè)水平材料需要入檔，能夠全面反映學(xué)生綜合能力水平的材料也要納入學(xué)生檔案范圍，如能反應(yīng)社會(huì)實(shí)踐能力、科研能力、職業(yè)技能考試水平、大學(xué)生英語(yǔ)等級(jí)考試水平、大學(xué)生計(jì)算機(jī)能力測(cè)試水平以及獎(jiǎng)懲情況的材料。

2 檔案日常管理

2.1 新生入學(xué)建檔階段

新生報(bào)道入學(xué)后，輔導(dǎo)員就應(yīng)當(dāng)通知新生及時(shí)移交隨身帶來(lái)的高考材料，然后根據(jù)報(bào)道注冊(cè)人數(shù)下發(fā)學(xué)籍卡或新生登記表。材料填寫(xiě)過(guò)程中，輔導(dǎo)員老師要認(rèn)真細(xì)致地指導(dǎo)學(xué)生，如發(fā)現(xiàn)有涂改情況，應(yīng)重新填寫(xiě)。材料上交后，學(xué)生檔案管理員要對(duì)每一份材料進(jìn)行細(xì)致地檢查，準(zhǔn)確歸類并及時(shí)整理入庫(kù)。學(xué)生檔案管理員在給每一位在籍學(xué)生建立紙質(zhì)檔案的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)積極建立電子檔案，一方面能夠?yàn)楹罄m(xù)數(shù)據(jù)的查詢提供便利，另一方面也可為檔案信息化的建設(shè)鋪好基石。

2.2 學(xué)習(xí)期間材料收集階段

對(duì)于系部移交來(lái)的學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、以及學(xué)籍管理部門(mén)移交的學(xué)籍異動(dòng)表、轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)表、公民信息變更表、教務(wù)部門(mén)移交的成績(jī)單、醫(yī)務(wù)室移交的體檢表、黨團(tuán)部門(mén)移交的黨團(tuán)材料、以及學(xué)生工作部門(mén)移交的誠(chéng)信檔案、獎(jiǎng)懲記錄等資料，學(xué)生檔案管理員要認(rèn)真做好材料的甄別以及歸檔工作，并及時(shí)更新電子檔案庫(kù)。檔案材料的收集工作涉及到所有系部及部分職能部門(mén)，這就需要彼此通力合作，如遇到崗位異動(dòng)則需妥善做好工作交接。系部輔導(dǎo)員或兼職檔案管理員除了做好日常入檔材料的收集、整理和移交之外，還要深入挖掘所轄班級(jí)的學(xué)生是否擁有其他應(yīng)入檔而沒(méi)入檔的材料，如教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件等。要做好以上所述工作，輔導(dǎo)員就必須在班級(jí)范圍內(nèi)積極宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生做到主動(dòng)上交入檔材料。這樣既可充實(shí)學(xué)生檔案材料，也避免了重要材料長(zhǎng)期存在學(xué)生手中而導(dǎo)致遺失情況的出現(xiàn)。

2.3 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞階段

檔案的轉(zhuǎn)遞是學(xué)生檔案管理的最后步驟，也是最重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)遞前，檔案管理員要仔細(xì)核對(duì)檔案中材料是否齊全、每一項(xiàng)材料的分類是否準(zhǔn)確無(wú)誤。檔案管理員在核對(duì)信息無(wú)誤后貼好封條并蓋章，然后根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)派遣證開(kāi)具的地址或單位交由郵局EMS或者機(jī)要局進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞成功后，檔案管理員務(wù)必要將學(xué)生檔案去向告知班主任，或者上傳到學(xué)院官網(wǎng)，以便學(xué)生查詢。畢業(yè)時(shí)沒(méi)有確定用人單位的，學(xué)生檔案可由畢業(yè)學(xué)校保管兩年。在這兩年期限內(nèi)，學(xué)生確定工作單位或者檔案托管單位的，可憑就業(yè)派遣證或人才市場(chǎng)調(diào)檔函辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。超過(guò)兩年保管期限后，學(xué)校檔案管理員在告知畢業(yè)生的前提下，將檔案轉(zhuǎn)遞至畢業(yè)生生源所在地教育部門(mén)。檔案的轉(zhuǎn)遞由郵局或者機(jī)要局負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案管理員不得將檔案交由學(xué)生本人或者其他個(gè)人。因退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍或者其他原因沒(méi)有正常畢業(yè)的，可在辦理相關(guān)手續(xù)后自行帶走或者轉(zhuǎn)遞。已封好的學(xué)生檔案一旦離開(kāi)，學(xué)生檔案室不得再次接收。

3 創(chuàng)新學(xué)生檔案材料收集工作的路徑

3.1 提高對(duì)學(xué)生檔案的基本認(rèn)識(shí)

很多高職院校的學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容、重要意義不了解，畢業(yè)后立馬奔赴新的工作崗位，對(duì)于檔案的去向也漠不關(guān)心，只有當(dāng)用人單位需要用到檔案時(shí)才知道有學(xué)生檔案這回事。還有的高職院校檔案管理員崗位意識(shí)不強(qiáng)，把本職工作看成是簡(jiǎn)單的材料看管，對(duì)于材料的收集、歸檔及利用不去進(jìn)行深入研究。這些問(wèn)題的出現(xiàn)都反映了各層次人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的膚淺。針對(duì)此問(wèn)題，高?？沙浞掷眯律雽W(xué)教育、班主任培訓(xùn)、學(xué)院官網(wǎng)官微等機(jī)會(huì)向全院師生普及檔案知識(shí)，營(yíng)造良好的檔案氛圍。高校還可利用國(guó)際檔案宣傳日的機(jī)會(huì)舉辦檔案專題講座，廣泛深入地開(kāi)展檔案宣傳教育，樹(shù)立主動(dòng)歸檔意識(shí)，使檔案意識(shí)深入人心。

3.2 建立健全學(xué)生檔案管理制度

完善的制度建設(shè)是保障工作順利開(kāi)展的基本前提。為了確保工作有序進(jìn)行，高職院校在遵守《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的前提下還應(yīng)建立符合學(xué)院實(shí)際的學(xué)生檔案收集歸檔制度。在實(shí)際工作中，各系部和相關(guān)職能部門(mén)要團(tuán)結(jié)協(xié)作，明確各自的任務(wù)和分工，切實(shí)將制度落到實(shí)處。

3.3 充實(shí)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍

高職院校學(xué)生檔案具有人多量大的特點(diǎn)，而且檔案材料的收集工作涉及多個(gè)部門(mén)。因此，要做好學(xué)生檔案收集工作，光靠檔案室管理員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。高職院?？稍谙挡恳约跋嚓P(guān)職能部門(mén)設(shè)立兼職檔案管理員崗位，選派責(zé)任心強(qiáng)、黨性原則強(qiáng)的同志來(lái)協(xié)助學(xué)生檔案專職管理員共同做好收集歸檔工作。學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理員不光具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平，還需要具有檔案學(xué)方面的專業(yè)知識(shí)。目前較多高職院校檔案管理員并非科班出身，處于邊做邊學(xué)的狀態(tài)。長(zhǎng)此下去，日常工作中勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)各種漏洞和失誤。因此，高校想要在學(xué)生檔案管理方面做出成績(jī)，就必須大力引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，因?yàn)樗麄兊膶I(yè)知識(shí)儲(chǔ)備更豐富，檔案責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)更強(qiáng)烈。如果在人才招聘方面有困難，高職院?？杉哟髮?duì)現(xiàn)有檔案管理員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)力度，如參加檔案系列專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等，也可安排到檔案工作做得好的優(yōu)秀單位去學(xué)習(xí)交流工作經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

3.4 規(guī)范材料入檔要求

學(xué)生畢業(yè)參加工作后，學(xué)生檔案將會(huì)并入人事檔案中，伴隨個(gè)人一生。因此高職院校檔案管理部門(mén)要從源頭抓起，在材料形成階段就要高度重視，仔細(xì)甄別材料是否合格、用章是否規(guī)范，對(duì)于不符合入檔要求的材料一律打回重填。這樣就避免了在畢業(yè)生參加工作若干年后進(jìn)行人事檔案審核時(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍材料不合格而回畢業(yè)學(xué)校重新補(bǔ)填資料的情況。

3.5 加大對(duì)檔案材料的利用

學(xué)生檔案是大學(xué)生在校園里學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的縮影。目前，大多數(shù)高職院校的學(xué)生檔案都靜靜地躺在檔案柜里，被查閱和利用的幾率很低。外界對(duì)學(xué)生檔案管理也誤認(rèn)為是一種靜態(tài)的保管工作。為適應(yīng)社會(huì)的需求，高校應(yīng)提高對(duì)學(xué)生檔案的正確認(rèn)識(shí)，在檔案的功能方面加大研發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案社會(huì)價(jià)值的最大利用。

綜上所述，高職院校學(xué)生檔案管理工作責(zé)任大，任務(wù)重。要做好學(xué)生檔案工作，需要檔案管理員在實(shí)際工作中不斷摸索、不斷思考和研究。只有正確認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并提出切實(shí)可行的解決辦法，高職院校學(xué)生檔案管理工作才能有質(zhì)的飛躍。

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作者簡(jiǎn)介

李英（1986-），女，漢族，湖南岳陽(yáng)人，湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處，主要從事檔案管理工作。