對電子檔案自動分類鑒定研究與應(yīng)用分析

摘 要：電子檔案的自動分離鑒定，大大提升了電子檔案歸類工作的準(zhǔn)確性，提升了檔案管理人員的工作效率。基于此，本文首先介紹了電子檔案自動分類鑒定應(yīng)用的意義。其次，分析目前電子檔案自動分類鑒定工作中存在的不足。最后，分析優(yōu)化電子檔案自動分類工作效果的對策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；自動分類鑒定；大數(shù)據(jù)技術(shù)

很長時間以來，在操作電子檔案的過程中，都需要投入大量的人力資源。這種傳統(tǒng)手工操作的方法，不僅制約了電子檔案分類鑒定工作的效率提升，也導(dǎo)致檔案鑒定工作當(dāng)中存在一些失誤現(xiàn)象，影響了檔案鑒定工作的精準(zhǔn)程度。目前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)與云計算技術(shù)的發(fā)展，電子檔案分類鑒定工作，正在朝向自動化的方向不斷發(fā)展。

1 電子檔案自動分類鑒定應(yīng)用的意義

檔案資料是寶貴的文化財產(chǎn)，是對過去人類歷史活動的真實寫照。對檔案進行電子化管理，可以有效地對檔案中的信息數(shù)據(jù)進行整理。開展自動化的檔案分類鑒定工作，有利于國家單位以及各個組織，通過真實有效的方式，將檔案當(dāng)中的圖片、文字、聲音、視頻信息集中在一起，促進我國檔案文獻資料整理工作的不斷進步。

首先，自動化的電子檔案分類鑒定方法，可以顯著提升檔案整理工作的效率。減少檔案管理人員的手動操作工作量，將檔案管理人員從繁瑣復(fù)雜的日常整理工作當(dāng)中解放出來。

其次，自動化的檔案分類鑒定辦法，錯誤率比較低，有利于我國檔案文獻信息的鑒定和整理效率的提高。既適應(yīng)了當(dāng)前高科技信息技術(shù)的發(fā)展要求，有利于檔案管理規(guī)模的擴大，又能促進檔案文件的多種途徑傳播。

最后，自動化的電子檔案分類鑒定方法，可以大大提升檔案整理編輯的效率，促進檔案信息的深入挖掘，有利于我們更好地利用檔案當(dāng)中的信息資料，進行數(shù)據(jù)分析。

2 電子檔案自動分類鑒定應(yīng)用過程中存在的問題

第一，一些單位的檔案管理工作部門，進行檔案整理的設(shè)備比較老舊，無法滿足目前的自動化檔案分類鑒定要求。第二， 很多工程信息中的檔案資料，是以紙質(zhì)形式存在的，而管理人員并沒有及時的通過掃描技術(shù)，將文獻資料轉(zhuǎn)化為電子檔案格式。第三，一些單位的檔案文獻資料管理人員，不具備現(xiàn)代的電子信息技術(shù)操作水平。很多單位都是將年紀(jì)漸長的技術(shù)人員，調(diào)配到檔案管理崗位。這些人員在技術(shù)學(xué)習(xí)上、自我驅(qū)動上，動力都明顯不足。很多單位也沒有針對檔案管理人員的信息技術(shù)水平，進行專項培訓(xùn)，檔案管理人員的工作水平提升。第四，自動化的檔案信息分類鑒別工作，容易受到目前復(fù)雜的電腦病毒的侵害，造成檔案信息的流失，影響檔案分類工作的信息安全。尤其是一些機密的重要電子檔案，在進行自動化識別的過程當(dāng)中，容易被不法分子盜取，造成嚴重的泄密事故。

3 提高電子檔案自動分類鑒定應(yīng)用效果的對策

3.1 設(shè)備升級

一些部門的電子計算機設(shè)備，已經(jīng)沒有辦法搭載目前最新的自動化運行軟件。這些電子設(shè)備的計算水平比較低下，運行效率難以提高，各種配套設(shè)施，也已經(jīng)不適合當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的技術(shù)要求。管理工作者要提高對于自動化技術(shù)的認識，促進電子檔案自動化分類鑒定工作的順利開展。

各個單位在進行電子檔案自動分類鑒定工作的過程當(dāng)中，要理清自己單位目前的電子設(shè)備管理水平，對已有的電子設(shè)備進行清理。通過工作頁制度，分清哪些設(shè)備是可以有效運行的；哪些設(shè)備是已經(jīng)過時的；哪些設(shè)備是可以通過軟件升級進行改造的；哪些設(shè)備是完全需要進行淘汰的。將上述設(shè)備信息整理成一個表格。

根據(jù)表格當(dāng)中的信息數(shù)據(jù)，全面考慮政策化因素與市場化因素，選擇既經(jīng)濟又可靠的電子管理系統(tǒng)。盡量通過軟件升級的方式，對企業(yè)原有的電子信息管理設(shè)備進行改造。

企業(yè)要提高對于目前信息設(shè)備的管理與維護水平，及時發(fā)現(xiàn)目前設(shè)備運行過程當(dāng)中的震動狀況、發(fā)熱狀況，并對故障信息進行及時的處理，保障有專人對設(shè)備進行清理和維護。避免由于管理不當(dāng)，造成電子檔案自動分類設(shè)備運行失效，給企業(yè)帶來額外的損失。

3.2 信息補足

一些部門的檔案自動化鑒定分類過程當(dāng)中，無法獲得全面的信息資源。這對后期的補足工作，是一個極大的挑戰(zhàn)，工作人員很難在浩如煙海的文字檔案信息當(dāng)中，獲得有效的檔案信息資源。在推進電子檔案自動化分類鑒定技術(shù)的過程當(dāng)中，管理人員要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對目前的電子檔案信息進行擴充。

首先，各個管理單位要引進最新型號的掃描儀，對目前的工程電子檔案進行信息錄入，多種途徑地對信息進行補足。

其次，各個管理單位可以利用國家的數(shù)據(jù)庫與各個企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)當(dāng)中的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)與數(shù)據(jù)清洗技術(shù)，對目前的電子檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象進行清理。避免數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象，對整個電子自動化分析系統(tǒng)造成負面影響。

再次，管理人員要加強對于信息錄入工作的重視，提高對分類方法和分類技術(shù)的掌握程度。對目前的電子檔案進行科學(xué)的分類，設(shè)立科學(xué)的分類框架，加強與分類設(shè)計軟件人員之間的聯(lián)系，幫助軟件設(shè)計人員，充分的了解電子檔案自動化分類鑒定程序的設(shè)計要求。

最后，管理人員要建立長期信息補足的意識，在日常工作當(dāng)中，逐漸的將電子檔案信息當(dāng)中缺失的部分進行補足。

3.3 加強培訓(xùn)

各個單位在進行電子檔案自動化分類堅定工作的過程當(dāng)中，要加強對于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員，切實的掌握現(xiàn)代化的檔案分類管理技術(shù)。

一方面，各個單位要嚴格落實人才引進與招聘制度，對目前的檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。通過校企聯(lián)合辦學(xué)，培養(yǎng)定向的電子管理專業(yè)人才，為企業(yè)的日后檔案管理工作進行人才儲備。

另一方面，各個單位在落實電子檔案分類鑒定技術(shù)的過程當(dāng)中，要加強對員工的技術(shù)培訓(xùn)。對新進員工進行充分的技術(shù)交底，保障員工可以充分掌握新設(shè)備與新技術(shù)的使用操作方式。鼓勵員工參與到設(shè)備安裝與設(shè)備試運行調(diào)試過程當(dāng)中，鼓勵員工成為技術(shù)達人[2]。將管理人員的電子化類操作水平，與員工的績效管理薪資水平結(jié)合在一起。

3.4 打造安全管理網(wǎng)絡(luò)

做好信息安全保障工作要從以下幾個方面入手：

通過安全管理專題研討會、安全培訓(xùn)會等培訓(xùn)方式，提高檔案管理人員對于自動化的電子檔案分類鑒別安全的重視。幫助管理人員識別最新種類的電子病毒，提高管理人員處理非法入侵的技術(shù)水平。

通過更加安全的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、更加有效的網(wǎng)絡(luò)密碼設(shè)置，提高整個電子檔案自動化分類鑒別過程當(dāng)中的信息安全等級。給予不同的管理人員，以不同的訪問權(quán)限，通過智能化的身份識別技術(shù)，對訪問電子檔案的人員身份進行識別。

4 結(jié)論

綜上所述，推動電子檔案自動化分類鑒定工作的順利開展，各個管理部門的人員要轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理技術(shù)。從本文的分析可知，研究電子檔案自動化分類鑒定技術(shù)，有利于各個單位的檔案管理人員，從發(fā)展的角度看待目前檔案分類鑒定工作當(dāng)中的技術(shù)進步。因而，我們要加強對于自動化技術(shù)的重視，并在檔案管理實踐中，提升分類鑒定的實際水平。

參考文獻

[1]李麗.文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用分析[J].電子世界，2019（07）：170-171.

[2]龐新林.淺談檔案數(shù)字化的必要性及解決主要問題的對策[J].中國管理信息化，2019，22（07）：147-148.

作者簡介

陳穎瑩（1987-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。