實(shí)施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實(shí)完整

王莎

摘 要：當(dāng)前階段，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中，電子文件占據(jù)了越來(lái)越重要的位置。想要充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)性作用，就應(yīng)當(dāng)對(duì)于現(xiàn)有的電子文件進(jìn)行系統(tǒng)的管理。本文就針對(duì)電子文件的管理進(jìn)行系統(tǒng)的分析，希望可以為確保電子檔案的真實(shí)性和完整性起到一份保障作用。

關(guān)鍵詞：電子文件；有效管理；電子檔案；完整性；真實(shí)性

1 引言

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量顯著增加，想要充分確保電子文件的真實(shí)性和完整性，就應(yīng)當(dāng)對(duì)于現(xiàn)有的、具有實(shí)際意義的電子文件進(jìn)行重新的分類歸檔，目前以及檔案部門中此類工作已經(jīng)成為了一項(xiàng)極為關(guān)鍵的工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)在充分確保電子文件具有實(shí)質(zhì)作用的前提下，明確電子檔案的管理原則，通過(guò)生成新的電子文件，合理調(diào)整文件的歸檔范圍，從而最大程度上確保電子文件的真實(shí)性和完整性。

2 什么是電子文件

電子文件，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是指在數(shù)字設(shè)備飛速發(fā)展的大背景下，通過(guò)數(shù)碼的形式，利用磁帶、U盤(pán)以及光盤(pán)等載體，充分依據(jù)網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備依等進(jìn)行閱讀、處理，并通過(guò)使用通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸分享的文件。也就是說(shuō)，辦公服務(wù)所生成的文檔、使用手機(jī)和攝像機(jī)能拍攝的照片、掃描儀掃描生成的圖像、工作及生活中錄制的音頻等都屬于常見(jiàn)的電子文件。除此之外，由于電子文件需要依附計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，因而在其生成運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)也會(huì)產(chǎn)生一定的附屬文件。值得注意的是，電子文件中還涉及對(duì)于文件進(jìn)行修整、刪減的記錄，以及操作者信息的存儲(chǔ)等。

3 做好電子文件的管理工作

想要充分發(fā)揮電子文件的實(shí)質(zhì)性作用，最大程度上保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，這對(duì)于檔案管理部門提出了較高的要求，不僅要求相關(guān)部門能夠密切配合、各司其職，同時(shí)也對(duì)于其他方面的發(fā)展提出了不同的要求。

1）明確電子文件形成部門的工作內(nèi)容。電子文件形成部門，主要負(fù)責(zé)在具體工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，充分依據(jù)所在部門做出的一系列規(guī)范性要求，做好電子文件的收集、存儲(chǔ)及歸檔工作。當(dāng)前情況下，想要發(fā)揮電子文件管理工作的實(shí)質(zhì)性作用，就必須加強(qiáng)各個(gè)相關(guān)部門之間的溝通交流以及協(xié)同合作。一般來(lái)說(shuō)，電子文件管理工作的開(kāi)展并非僅僅依靠個(gè)人的能力以及一個(gè)部門的努力就可以實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件管理工作視為一項(xiàng)不容忽視的重要工作，宣傳此類工作的積極作用，鼓勵(lì)各部門主動(dòng)投入到電子文件管理工作當(dāng)中來(lái)，從而為此類工作的發(fā)展打下優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)。

2）明確電子文件形成單位的工作內(nèi)容。在開(kāi)展電子文件管理的過(guò)程當(dāng)中，電子文件的形成單位需要貫穿工作開(kāi)展的始終。在電子文件的系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段應(yīng)當(dāng)明確設(shè)計(jì)內(nèi)容，在電子文件的形成階段，也應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)管工作。值得注意的是，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)明確自身所肩負(fù)的任務(wù)，構(gòu)建起完備的電子文件歸檔管理制度，從而充分確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性。

首先，針對(duì)職責(zé)檔案部門而言，必須做好與信息化工作部門以及電子文件形成部門之間的溝通交流工作，結(jié)合雙方的共同需求，路段完善電子文件歸檔制度內(nèi)容。這一部門的工作重點(diǎn)在于，必須明確對(duì)于現(xiàn)有電子文件歸檔要求、存儲(chǔ)時(shí)限、文件的內(nèi)容與形式等。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)不斷加上對(duì)于信息化工作部門的了解，更好的發(fā)揮辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)作用，確保檔案管理工作能夠滿足實(shí)際工作內(nèi)容所提出的一系列要求。除此之外，檔案部門還行當(dāng)立足于本單位發(fā)展的實(shí)際情況，有效掌握系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的水平，強(qiáng)化與信息化部門的溝通。

其次，針對(duì)信息化工作部門而言，此部門最主要的工作任務(wù)就是保障電子文件的“五個(gè)特性”。即真實(shí)性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。具體的表現(xiàn)形式包括以下幾個(gè)方面。其一，信息化部門必須成為檔案管理部門與系統(tǒng)研發(fā)方之間的交流載體，幫助將檔案部門的需求轉(zhuǎn)換為描述精確的技術(shù)語(yǔ)言，再轉(zhuǎn)達(dá)給技術(shù)研發(fā)方，強(qiáng)化雙方之間的溝通和理解。其二，做好系統(tǒng)運(yùn)行的檢查及維護(hù)工作，確保系統(tǒng)可以安全、平穩(wěn)的運(yùn)行。其三，做好電子文件的備份存儲(chǔ)工作，避免現(xiàn)有文件因系統(tǒng)環(huán)境的變化而丟失，同時(shí)應(yīng)當(dāng)記錄電子文件的格式以及硬件環(huán)境內(nèi)容。

最后，針對(duì)檔案行政管理部門，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化其與信息化主管部門之間的溝通協(xié)作，共同實(shí)現(xiàn)對(duì)于現(xiàn)有電子文件的監(jiān)督管理。同時(shí)，針對(duì)電子文件出現(xiàn)時(shí)間短的特點(diǎn)，在具體開(kāi)展管理工作的過(guò)程當(dāng)中，也應(yīng)當(dāng)確保此類工作的真實(shí)、準(zhǔn)確開(kāi)展。為此，檔案行政管理部門必須起到引導(dǎo)作用，為電子文件檔案管理工作指明方向，強(qiáng)化對(duì)于電子文件管理工作的實(shí)際管理水平，提升檔案歸檔工作開(kāi)展的質(zhì)量和效率。

4 明確電子文件的管理原則

在電子文件管理工作開(kāi)展的具體過(guò)程中，檔案部門必須全程對(duì)于電子文件進(jìn)行監(jiān)管控制，秉持充分確保電子文件的“五個(gè)特性”的原則，對(duì)于電子文件進(jìn)行系統(tǒng)、完備的監(jiān)管，確保電子文件的歸檔工作能夠最大程度上發(fā)揮其實(shí)質(zhì)作用。

電子文件的真實(shí)性，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是指電子文件中所記錄的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等內(nèi)容，必須真實(shí)準(zhǔn)確，且與數(shù)據(jù)的原始狀態(tài)完全一致。無(wú)論電子文件是由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理，還是由檔案人員進(jìn)行管理，文件內(nèi)容都不得隨意進(jìn)行更改，其所呈現(xiàn)的形式也不得隨意進(jìn)行轉(zhuǎn)換，其中所涉及的各類內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)與初始數(shù)據(jù)保持完全一致。電子文件的真實(shí)性是其最為重要的一項(xiàng)特性，同時(shí)也是確保行政有效性和法律證據(jù)性的根本保障。

電子文件的完整性，主要就是指電子文件中所記錄的數(shù)據(jù)、內(nèi)容、信息等，必須完整無(wú)缺。電子文件的完整性包括以下方面：電子文件中存儲(chǔ)信息的完整性、相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息的完整性、社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌及其相關(guān)電子文件的完整性等。

電子文件的有效性，具體來(lái)說(shuō)，就是指電子文件中存儲(chǔ)的各項(xiàng)內(nèi)容具備利用價(jià)值。有效性是電子文件存儲(chǔ)及使用的基本保證，如果現(xiàn)存的電子文件無(wú)法進(jìn)行還原和輸出，那么自然無(wú)法在調(diào)取利用時(shí)進(jìn)行識(shí)別和讀取，文件中的信息也就失去了利用的價(jià)值，其存在時(shí)沒(méi)有實(shí)際意義的。

電子文件的可靠性，主要就是指電子文件應(yīng)當(dāng)是值得使用者信任的存儲(chǔ)內(nèi)容，其中不存在錯(cuò)誤信息，不會(huì)影響使用者的正常需求。

電子文件所的安全性，具體指的是系統(tǒng)安全以及自身數(shù)據(jù)安全性。通常來(lái)說(shuō)，電子文件安全管理包括以下幾個(gè)方面。其一，電子文件具備較強(qiáng)的操作性和易修改性，且在改動(dòng)之后，不會(huì)留有痕跡，這既是電子文件的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也是其缺陷。其二，電子文件需要依托計(jì)算機(jī)設(shè)備而存在，而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也變得越來(lái)越復(fù)雜，一旦非法人員的人侵，就會(huì)發(fā)生安全事故，不僅容易造成文件丟失問(wèn)題，文件中所涉及的數(shù)據(jù)及內(nèi)容也容易被進(jìn)行“二次加工”，其真實(shí)性和可靠性受到影響。其三，由于當(dāng)前階段的身份認(rèn)定技術(shù)仍然不夠完善，因此在進(jìn)行電子文件的刪減改動(dòng)、復(fù)制應(yīng)用時(shí)，難以精確的操作者身份進(jìn)行識(shí)別認(rèn)定，這也就在一定程度上導(dǎo)致了電子文件合法操作者難以實(shí)現(xiàn)對(duì)于現(xiàn)有權(quán)限的有效控制。這一系列的問(wèn)題都在不同的方面對(duì)于電子文件的安全性產(chǎn)生了影響，此類問(wèn)題也成為了電子文件管理工作中不容忽視的一類問(wèn)題。

5 總結(jié)

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)，電子文件有效管理工作是電子檔案歸檔及使用的根本保障，只有科學(xué)合理的開(kāi)展此類工作，才能更大程度上確保電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)給予此類工作足夠的重視，通過(guò)不斷促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)步，從而為電子文件管理工作提供有利的技術(shù)支撐，推進(jìn)此類工作的更好更優(yōu)發(fā)展。

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