愛國衛(wèi)生檔案資料管理工作探討

摘要：愛國衛(wèi)生檔案是愛國衛(wèi)生工作開展情況最真是、最客觀和最直觀的表現(xiàn)，是考核鑒定和評估相關(guān)單位愛國衛(wèi)生工作的重要憑證。近些年來，各個地區(qū)致力于創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市，從多個層面入手，取得了一定的成效。愛國衛(wèi)生工作是創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)乎國家衛(wèi)生城市創(chuàng)建工作的成敗。對愛國衛(wèi)生檔案進行高效管理，優(yōu)化檔案管理機制和管理模式，是推動愛國衛(wèi)生工作的必然路徑。本文立足于國家衛(wèi)生城市創(chuàng)建這一宏觀背景，重點闡述愛國衛(wèi)生檔案資料管理的新方法和新思路，從而為實現(xiàn)創(chuàng)衛(wèi)工作作出自己應(yīng)有貢獻。

關(guān)鍵詞：檔案 ? 愛國衛(wèi)生 ? 規(guī)劃 ? 技術(shù)

一、愛國衛(wèi)生檔案資料管理的概念和必要性

（一）愛國衛(wèi)生檔案資料管理的概念

愛國衛(wèi)生檔案資料體現(xiàn)了愛國衛(wèi)生工作的成果，是愛國衛(wèi)生工作成果的總結(jié)。愛國衛(wèi)生檔案資料管理主要是指對相關(guān)信息資源進行收集、整理、開發(fā)和利用的過程[1]。愛國衛(wèi)生檔案資料管理內(nèi)部各個環(huán)節(jié)具有銜接性和緊密型，任何一個工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響到愛國衛(wèi)生檔案資料管理的正常運轉(zhuǎn)。愛國衛(wèi)生檔案資料是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是我國創(chuàng)建衛(wèi)生文明城市和加強生態(tài)文明建設(shè)的產(chǎn)物。從既往經(jīng)驗來看，愛國為衛(wèi)生檔案對于愛國衛(wèi)生工作而言意義重大，其可以幫助決策主體擬定決策，記錄愛國衛(wèi)生工作開展的全過程，幫助管理人員迎接愛國衛(wèi)生檢查工作。因此，單位有必要優(yōu)化愛國衛(wèi)生檔案管理的環(huán)節(jié)，優(yōu)化管理流程。

（二）愛國衛(wèi)生檔案資料管理的必要性

第一，推動愛國衛(wèi)生工作走向可持續(xù)的必然舉措。愛國衛(wèi)生工作是一項長期性的工作，為了增強這項工作的科學(xué)性，有必要完善決策和擬定規(guī)劃。愛國衛(wèi)生檔案資料能夠為決策工作提供參考，指引決策人員做出正確的決策，降低愛國衛(wèi)生工作中的各項成本。第二，彰顯愛國衛(wèi)生工作成果的需要。在實踐中，對某一地區(qū)愛國衛(wèi)生工作予以考核，不僅要在現(xiàn)實生活中對市容市貌和城市衛(wèi)生予以考核，還需要從檔案中予以考核?？己巳藛T通過查閱檔案，能夠了解單位在某一時期愛國衛(wèi)生工作的具體內(nèi)容和具體方式。對愛國衛(wèi)生檔案進行管理，確保檔案資料收集全面，檔案管理科學(xué)，是彰顯愛國衛(wèi)生工作成果的需要。第三，適應(yīng)時代發(fā)展的必然舉措。檔案管理事業(yè)整體向前推進，愛國衛(wèi)生檔案是檔案管理事業(yè)中的一部分。單位加強對愛國衛(wèi)生檔案資料進行管理，是適應(yīng)時代發(fā)展的必然舉措。

二、愛國衛(wèi)生檔案資料管理的基本原則

（一）人才優(yōu)先原則

在知識經(jīng)濟時代，人才被認為是一種生產(chǎn)力。對于愛國衛(wèi)生檔案資料管理而言，加強人才谷管理人才培訓(xùn)工作，是提升愛國衛(wèi)生檔案資料管理效能的首要原則[2]。尤其是辦公自動化水平的提升以及各種信息技術(shù)的出現(xiàn)，更是對檔案管理人員的綜合能力提出了更高層次的要求。本文認為，豐富培訓(xùn)形式和培訓(xùn)內(nèi)容，改革培訓(xùn)管理機制，是現(xiàn)階段單位要重點開展的工作。首先，在培訓(xùn)方式上，單位不應(yīng)當(dāng)只是局限于舉辦專題培訓(xùn)會，也應(yīng)當(dāng)舉辦交流論壇，組織工作人員參加繼續(xù)教育。比如，愛國衛(wèi)生工作負責(zé)單位可以與相關(guān)單位就愛國衛(wèi)生檔案管理中出現(xiàn)的問題進行研討和交流，體現(xiàn)培訓(xùn)活動的針對性。愛國衛(wèi)生工作負責(zé)單位也可以組織工作人員參加檔案管理、現(xiàn)代技術(shù)運用以及信息化設(shè)備應(yīng)用等方面的繼續(xù)教育。

（二）強化督導(dǎo)原則

從提升愛國衛(wèi)生檔案管理人員責(zé)任意識的層面出發(fā)，單位應(yīng)當(dāng)強化督導(dǎo)，增強愛國衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范性，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。首先，單位可以安排專門的人員負責(zé)此項工作，督促檔案管理人員認真履職。其次，單位應(yīng)當(dāng)建立意見反饋機制，及時發(fā)現(xiàn)愛國衛(wèi)生檔案管理工作中存在的不足，有針對性的制定解決策略。單位應(yīng)該給予檔案管理人員充分發(fā)表意見的平臺，突出問題重點，盤點問題難點。最后，愛國衛(wèi)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提升管理意識和服務(wù)意識，加強對問題的梳理，強化技能，理清思路。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃原則

愛國衛(wèi)生檔案管理工作絕不僅僅只是檔案管理部門的職責(zé)，在檔案收集與檔案開發(fā)服務(wù)過程中，也必然會涉及到單位其他部門。為此，單位必須堅持統(tǒng)籌規(guī)劃原則，制定長期發(fā)展規(guī)劃，對接檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，單位可以明確愛國衛(wèi)生檔案材料的分工，明晰管理職責(zé)和管理程序，為愛國衛(wèi)生檔案管理人員提供保準(zhǔn)指引。其次，單位可以成立愛國衛(wèi)生檔案管理項目小組，統(tǒng)籌愛國衛(wèi)生檔案管理工作，防止部門之間出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況發(fā)生，增強檔案管理工作的整體性。最后，單位要明確未來一段時間內(nèi)，單位愛國衛(wèi)生檔案管理工作的方向和重點，減少不必要的資源浪費，全力推動愛國衛(wèi)生工作穩(wěn)步前進。

三、愛國衛(wèi)生檔案資料管理的新思路

（一）打造愛國衛(wèi)生檔案共享數(shù)據(jù)庫，增強檔案資源利用能力

愛國衛(wèi)生檔案資料管理的目的是將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，防止愛國衛(wèi)生檔案管理工作的邊緣化，增強資源利用效率。愛國衛(wèi)生工作是一項系統(tǒng)性和綜合性的工程，涉及到環(huán)衛(wèi)、城市規(guī)劃以及環(huán)保等多個單位，各個單位之間如果始終處于一個“信息孤島”的狀態(tài)，就會影響愛國衛(wèi)生檔案的資源利用效能，不利于愛國衛(wèi)生工作的長久發(fā)展。為此，有必要打造愛國衛(wèi)生檔案共享數(shù)據(jù)庫，增強檔案資源利用能力，推動愛國衛(wèi)生檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。首先，愛國衛(wèi)生工作負責(zé)部門應(yīng)當(dāng)加強與環(huán)衛(wèi)、城市規(guī)劃和環(huán)保等單位的協(xié)作，以云儲存技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，打造愛國衛(wèi)生檔案共享數(shù)據(jù)庫。其次，各個共享單位可以將共享的檔案資料上傳至云共享終端，利用云共享終端來傳輸檔案資料和利用檔案資料。同時，各個共享單位可以針對某一具體工作，建設(shè)檔案項目，將相關(guān)的愛國衛(wèi)生檔案和其他檔案歸集站在一起，打造愛國衛(wèi)生檔案管理專題，提升檔案資源利用效率。再次，各個共享單位應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員定期組織交流會，分析檔案共享和利用的基本情況，交流意見，調(diào)整愛國衛(wèi)生檔案管理工作的重點，改進服務(wù)機制，解決突出性問題。最后，各個共享單位也可以逐步開展省外檔案共享工作，以愛國衛(wèi)生工作為契機，助益于生態(tài)文明建設(shè)。

（二）強化數(shù)字檔案管理

從檔案發(fā)展可持續(xù)化的視角來看，較之紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案具有保管周期長、保存方便和傳輸快捷的特點。由于愛國衛(wèi)生工作是一項長期性的工作，愛國衛(wèi)生檔案的數(shù)量會隨著工作的深入推進而不斷增多。為此，對愛國衛(wèi)生檔案進行數(shù)字化管理，能夠適應(yīng)未來愛國衛(wèi)生工作的發(fā)展趨勢。具體而言，單位強化數(shù)字檔案管理，可以從以下幾個層面出發(fā)：第一，單位應(yīng)當(dāng)購置必要的軟硬件設(shè)備，尤其是激光掃描儀以及檔案管理系統(tǒng)。激光掃描儀能夠快速對紙質(zhì)檔案進行掃描，是將單位紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的重要工作;檔案管理系統(tǒng)則是一款線上的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)蹏l(wèi)生檔案進行集中化和統(tǒng)一化管理，減輕工作人員工作負擔(dān)。第二，單位可以探索利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等新型數(shù)字化技術(shù)對愛國衛(wèi)生檔案進行管理，推動愛國衛(wèi)生檔案管理工作又好又快發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種數(shù)據(jù)檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠快速的在海量的數(shù)據(jù)中檢索到有價值的信息，可以優(yōu)化愛國衛(wèi)生檔案管理的工作的檔案收集和檔案整理環(huán)節(jié);區(qū)塊鏈技術(shù)則皆可以運用于愛國衛(wèi)生檔案利用領(lǐng)域，也可以運用于愛國衛(wèi)生檔案安全管理領(lǐng)域。

（三）強化愛國衛(wèi)生檔案安全管理

愛國衛(wèi)生檔案作為一項重要憑證，是單位寶貴的財富。愛國衛(wèi)生檔案如果發(fā)生損毀，勢必會影響考核單位對單位愛國衛(wèi)生工作的考核，影響單位愛國衛(wèi)生工作的正常開展。為此，有必要從事前和事后兩個層面入手，強化愛國衛(wèi)生檔案安全管理。第一，加強愛國衛(wèi)生檔案的事前防控。單位應(yīng)當(dāng)加強愛國衛(wèi)生檔案備份管理，留存復(fù)印件，防止突發(fā)性事件的發(fā)生。對于紙質(zhì)類的愛國衛(wèi)生檔案資料而言，應(yīng)當(dāng)采用復(fù)印備份的方式或者掃描備份的方式;對于數(shù)字類的愛國衛(wèi)生檔案資料而言，則可以將其上傳至云儲存終端進行永久保存。第二，加強愛國衛(wèi)生檔案的事后防控。為此，單位應(yīng)當(dāng)制定應(yīng)急預(yù)案，提升單位應(yīng)急能力。在發(fā)生突發(fā)性事件后，愛國衛(wèi)生檔案管理人員能夠有條不紊的恢復(fù)檔案管理工作，防止愛國衛(wèi)生檔案資料管理工作的脫節(jié)，確保檔案管理工作的正常開展。

四、結(jié)語

實踐證明，愛國衛(wèi)生檔案對于愛國衛(wèi)生工作的推動作用明顯，做好愛國衛(wèi)生檔案管理與服務(wù)工作十分重要。在信息化時代，相關(guān)單位必須緊扣時代主題，牢牢抓住數(shù)字化技術(shù)這一有力抓手，將數(shù)字化技術(shù)融入到愛國衛(wèi)生檔案管理工作當(dāng)中。對于檔案管理人員，則需要努力提升自我素質(zhì)，增強自身運用數(shù)字化技術(shù)的能力，才能凸顯人才優(yōu)勢，為愛國衛(wèi)生檔案管理工作做出貢獻。隨著國家愈發(fā)重視環(huán)境建設(shè)以及衛(wèi)生城市建設(shè)，未來愛國衛(wèi)生工作的工作量勢必會進一步增加，愛國衛(wèi)生檔案的數(shù)量也會隨之增加。為此，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)充分協(xié)調(diào)好其他各個部門之間的關(guān)系，形成合力，共同推動愛國衛(wèi)生檔案管理工作創(chuàng)新。

參考文獻：

[1]許靜純.信息化時代檔案管理的安全問題研究[J].大眾文藝，2019，（03）：235.

[2]蘭玉杰.人才優(yōu)勢助推國家衛(wèi)生城市檔案管理建設(shè)[J].中國衛(wèi)生人才，2016，（10）：82-85.

（作者簡介：吳豐芹，學(xué)歷：大學(xué)本科，中國共產(chǎn)黨山東省委員會黨校畢業(yè)，作者單位：山東省高密市鳳凰大街東首衛(wèi)計局，現(xiàn)有職稱：館員;研究方向：愛國衛(wèi)生檔案。）