探索人力資源管理背景下的人事檔案管理

郝穎慧

摘 要 人事檔案是人事管理的重要依據(jù)，與人力資源管理存在著密不可分的關(guān)系。為推進(jìn)事業(yè)單位改革發(fā)展，提高人力資源管理水平，事業(yè)單位必須加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮出人事檔案的利用價(jià)值。本文分析了人力資源管理背景下事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀，并提出了加強(qiáng)人事檔案管理的實(shí)施建議，期望對提高人事檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人力資源管理 人事檔案管理

在事業(yè)單位檔案管理中，人事檔案是反映員工整體情況的真實(shí)記錄，通過有效利用人事檔案材料，可實(shí)現(xiàn)對人才的優(yōu)化配置，提高人力資源管理成效。然而現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事檔案管理存在著“重藏輕用”的現(xiàn)象，與人力資源管理相脫節(jié)，導(dǎo)致人事檔案管理始終處于事后管理、被動(dòng)管理狀態(tài)。為此，事業(yè)單位有必要提高人事檔案管理的重視程度，結(jié)合人力資源管理的需求，對人事檔案管理體系進(jìn)行重構(gòu)。

一、人力資源管理背景下的人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案內(nèi)容失真

事業(yè)單位將人事檔案保管作為工作重點(diǎn)，而忽視了對檔案資料內(nèi)容完整性、材料真實(shí)性的審查鑒定，導(dǎo)致人事檔案存在內(nèi)容失真問題。尤其對于一些不在單位考察范圍之內(nèi)的檔案資料而言，如人員婚姻狀況、在職學(xué)習(xí)情況等，其真實(shí)性程度偏低。

（二）檔案更新速度緩慢

事業(yè)單位在人事檔案立卷后，需要根據(jù)當(dāng)事人的實(shí)際情況變化形成對應(yīng)新的文件材料，做到對人事檔案的動(dòng)態(tài)更新，以確保人事單位能夠更加全面地反映當(dāng)事人的發(fā)展軌跡。但是，事業(yè)單位在人事檔案管理中難以堅(jiān)持動(dòng)態(tài)性原則開展管理工作，其原因在檔案手續(xù)繁瑣，人事檔案資料更新速度緩慢。

（三）人員與檔案流動(dòng)脫節(jié)

事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)與人力資源管理相統(tǒng)一，才能發(fā)揮出人事檔案的最大化作用。但是，從當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，卻普遍存在著“人”與“檔”相脫節(jié)的問題，檔案管理部門未能及時(shí)從人力資源部門獲取檔案當(dāng)事人的調(diào)動(dòng)信息，所以導(dǎo)致“有檔無人”現(xiàn)象較為嚴(yán)重，影響著人事檔案工作效率的提升。

（四）人事檔案信息化建設(shè)滯后

人事檔案是事業(yè)單位人力資源管理部門強(qiáng)化人員管理的重要依據(jù)，隨著事業(yè)單位的改革發(fā)展，人事檔案管理工作量也隨之加重，工作責(zé)任逐步加大。但是，大部分事業(yè)單位檔案管理仍以紙質(zhì)材料為主，未能將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案，降低了檔案的利用效率，難以與事業(yè)單位人力資源管理部門共享人事檔案信息。

二、人力資源管理背景下加強(qiáng)人事檔案管理的措施建議

（一）加強(qiáng)人事檔案材料審核

事業(yè)單位人事檔案管理要嚴(yán)把人事檔案材料審核關(guān)口，保證人事檔案的真實(shí)性，杜絕存在檔案造假情況。在人事檔案材料審核中，應(yīng)具體做好以下工作：一是審核檔案信息的準(zhǔn)確性。檔案部門要審核檔案中有關(guān)當(dāng)事人“三齡兩歷”信息是否準(zhǔn)確，“三齡”包括出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和個(gè)入黨時(shí)間，“兩歷”包括學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷。二是審核檔案材料的規(guī)范性。檔案部門要審核檔案材料是否存在涂改造假的痕跡，各項(xiàng)審批手續(xù)是否齊備，各項(xiàng)記載信息是否規(guī)范書寫。其三，審核檔案材料的完整性。檔案部門要審查當(dāng)事人檔案資料是否包括學(xué)歷學(xué)位、職稱評聘、政治面貌、工資待遇、職務(wù)變動(dòng)、教育培訓(xùn)等方面的證明材料。其四，落實(shí)調(diào)查整改。如果在人事檔案材料審核中發(fā)現(xiàn)“三齡兩歷”信息記錄不一致、材料涂改造假、審批手續(xù)不完備等情況，要由檔案部門和人力資源管理部門組建考察小組，針對當(dāng)事人提供的檔案資料開展實(shí)地查實(shí)工作。

（二）實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)化管理

事業(yè)單位人事檔案管理要結(jié)合本單位發(fā)展需要，做好人事檔案動(dòng)態(tài)化管理工作，不斷更新和充實(shí)檔案內(nèi)容，根據(jù)當(dāng)事人的經(jīng)歷變化，及時(shí)更新或調(diào)整人事檔案資料。檔案管理部門要以滿足人力資源管理需求為出發(fā)點(diǎn)，不斷豐富人事檔案內(nèi)容，提高人事檔案的利用價(jià)值。在人事檔案管理中，要將人員政治思想素質(zhì)、專業(yè)特長、性格特征、工作能力、廉潔情況、科研成果、身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)、在職學(xué)習(xí)、婚姻狀況等基本情況均納入檔案管理中。除上述當(dāng)事人的基本信息之外，人事部門還要根據(jù)當(dāng)事人的實(shí)際情況變動(dòng)，及時(shí)更新人事檔案資料，具體包括：記錄反映當(dāng)事人業(yè)績變化的信息，收集歸檔當(dāng)事人有關(guān)培訓(xùn)、留學(xué)、實(shí)踐、進(jìn)修、科研的相關(guān)證明材料;收集當(dāng)事人與單位之間靠勞動(dòng)關(guān)系變化的合同、協(xié)議、崗位調(diào)動(dòng)、解聘通知書等材料;收集歸檔當(dāng)事人社會保險(xiǎn)繳納、工資福利待遇等方面的材料。通過實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)化管理，有助于提高事業(yè)單位人力資源管理水平，為事業(yè)單位人員考察、選拔和培養(yǎng)提供可靠依據(jù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案流動(dòng)管理

事業(yè)單位要遵循“人與檔案流動(dòng)相一致”的原則實(shí)施人事檔案管理，保證事業(yè)單位人員流動(dòng)的規(guī)范性。在人事檔案管理中，檔案部門要加強(qiáng)與人力資源管理部門的信息交流，及時(shí)獲取人事調(diào)動(dòng)信息，當(dāng)出現(xiàn)人員調(diào)離或解雇時(shí)，檔案部門應(yīng)及時(shí)與該人員取得聯(lián)系，辦理好人事檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)，讓檔案隨著人員調(diào)動(dòng)而帶走。同時(shí)，對于事業(yè)單位編外人員的檔案管理，要結(jié)合編外人員流動(dòng)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，遵循“人與檔案流動(dòng)相一致”的原則，將編外人員檔案交由人才市場代為保管，既減輕事業(yè)單位人事檔案管理工作量，又能夠保證編外人員檔案的流動(dòng)性和安全性。但是，事業(yè)單位應(yīng)在編外人員入職前必須嚴(yán)格審核其人事資料，必要時(shí)到人才市場調(diào)閱核對資料，在核對之后為編外人員辦理入職手續(xù)。

（四）加快人事檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位要重視人事檔案管理信息化建設(shè)，投入充足經(jīng)費(fèi)用于購置軟硬件設(shè)備，開發(fā)和建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)，為單位人力資源管理提供高效率的檔案資料服務(wù)。首先，拓展管理系統(tǒng)功能。事業(yè)單位要拓展人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能，使系統(tǒng)具備當(dāng)事人年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)分析功能，為單位人才需求預(yù)測提供支持依據(jù)。同時(shí)，人事檔案信息管理系統(tǒng)還要與單位人力資源管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)傳輸，促使檔案管理部門與人力資源管理部門協(xié)調(diào)運(yùn)作。其次，實(shí)施并軌管理。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并軌管理模式，利用先進(jìn)設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并對電子檔案進(jìn)行備份、整理和歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，保證電子檔案的真實(shí)性。最后，加強(qiáng)檔案安全管理。事業(yè)單位人事檔案的部分內(nèi)容帶有一定保密性，所以要加強(qiáng)檔案信息的安全管理，避免出現(xiàn)保密信息泄漏問題。檔案管理部門可將不屬于保密范圍的人事檔案信息進(jìn)行共享，以便于檔案使用者及時(shí)獲取資料，提高人事檔案的利用價(jià)值。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案既是檔案管理的重要內(nèi)容，也是人力資源管理的重要依據(jù)。新形勢下，事業(yè)單位要加強(qiáng)加強(qiáng)人事檔案材料審核，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)化管理，創(chuàng)新人事檔案流動(dòng)管理模式，加快人事檔案管理信息化建設(shè)，從而構(gòu)建起完善的人事檔案管理體系，以保證人事檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和機(jī)密性，充分發(fā)揮出人事檔案在人力資源管理中的最大化效用，為事業(yè)單位改革發(fā)展提供有力保障。

（作者單位為中央廣播電視總臺）

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