電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理分析

吳敏

摘? 要：隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，辦公文書檔案管理也發(fā)生著巨大的變化。文書檔案管理從管理理念、管理形式和管理監(jiān)督體制都在不斷地發(fā)展完善。電子辦公環(huán)境下的文書檔案是通過現(xiàn)代通訊和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)手段，完成文書檔案的自動(dòng)化、合理化管理。但電子化的文書管理仍處于不斷完善階段，還存在一系列的問題。該文對(duì)電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理進(jìn)行分析思考，客觀地分析目前電子化文書檔案管理存在的問題以及提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：電子辦公? 文書檔案? 管理

中圖分類號(hào)：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1672-3791（2019）03（c）-0242-02

電子化文書檔案的管理是得益于科技的發(fā)展，也是新時(shí)代獨(dú)特的管理模式。將電子科技技術(shù)融入文書檔案的管理開發(fā)中，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的先進(jìn)性。提高文書檔案管理的效率，同時(shí)縮短檔案管理的時(shí)間。但科技的發(fā)展總有利弊，文書檔案管理的電子化仍然存在問題，它影響著文書管理的效率，甚至導(dǎo)致部分重要文件的喪失，掩蓋了電子文書檔案的優(yōu)勢(shì)，是目前電子化文書檔案急需解決的問題。

1? 文書檔案的定義

文書檔案反映的是行政管理和黨務(wù)工作的一種文件。一般情況下，文書檔案是用來保存辦公室相關(guān)的文件，如會(huì)議記錄、相關(guān)的發(fā)文和批件。將已經(jīng)整理完畢具有保存價(jià)值的資料收集起來即為文書檔案。文書檔案記錄了某個(gè)活動(dòng)舉辦的全過程，包括舉辦方、舉辦單位的活動(dòng)內(nèi)容以及對(duì)以后活動(dòng)事物的責(zé)任制劃分起著重要的協(xié)調(diào)作用。一個(gè)機(jī)構(gòu)和單位的發(fā)展，要依靠文書檔案的管理。

2? 電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（1）自動(dòng)化辦公是利用信息分類處理來達(dá)到提高辦公效率的目的，相比于傳統(tǒng)的文件管理，從信息的收集、信息整理歸檔、分類再到信息存儲(chǔ)都要花費(fèi)大量的人力物力。電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)就在于簡(jiǎn)化了管理流程，讓文書檔案管理更快捷。（2）部分文書檔案有其特殊的保密性，在傳統(tǒng)的檔案管理中容易出現(xiàn)文件內(nèi)容的遺失、泄露。傳統(tǒng)的文件傳遞容易受到環(huán)境氣候的影響，運(yùn)輸距離較長(zhǎng)可能導(dǎo)致文件的遺失。電子化的文書檔案管理使文件保存更加方便，文件傳遞只需要通過手機(jī)，電腦等工具在線傳遞即可，減少了文件傳遞過程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)，降低了文件損壞的可能性，保持了檔案的完整性。（3）傳統(tǒng)的文書檔案收藏不利于廣泛的傳播，由于時(shí)間的不斷積累，會(huì)造成文件資源的浪費(fèi)，不利于文書檔案的管理。電子化文書檔案利用科技的自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息交流共享，促進(jìn)了信息的傳播，有利于文書的共享利用。

3? 電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的不利之處

（1）部分文書檔案存在其特殊的保密性，而電子化文書檔案的管理容易造成文件內(nèi)容的泄露，檔案的保密性難以得到保證。除此之外，文件容易被人輕易修改，而毫無察覺。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的使用條件是通用的，修改者一旦按照原來文檔的格式進(jìn)行編輯，則不會(huì)有任何修改的痕跡，即使文件檔案遭到了破壞，也無法找回文檔原件。因此，如何保證電子版文檔不被篡改是目前電子辦公環(huán)境下文書檔案管理急需解決的問題。（2）電子化檔案管理，需要管理員有豐富的電子技能，引進(jìn)自動(dòng)化辦公設(shè)備需要足夠的計(jì)算機(jī)操作能力，因此，對(duì)文書檔案管理人員的電子技能也要求較高。

4? 電子化管理文書檔案所存在的問題

（1）電子化文書檔案管理的制度不完善。如今，各公司單位的檔案管理大多位于綜合檔案室，是屬于行政的分支部門。而行政管理工作繁多，因此，在文書檔案管理整合分類方面極容易出現(xiàn)差錯(cuò)。例如：行政管理人員有限而文書檔案管理復(fù)雜，辦公人員為了快速方便，未能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，會(huì)導(dǎo)致部分文書檔案的丟失。因此，文書檔案的管理歸于行政部門，不利于提高檔案管理效率和文件的利用與開發(fā)。（2）檔案管理人員的專業(yè)能力較低。由于傳統(tǒng)的文件管理已經(jīng)深入人心，很多文書檔案管理人員不需要有相應(yīng)計(jì)算機(jī)知識(shí)和能力，在面對(duì)現(xiàn)代電子化文件管理時(shí)仍然按照傳統(tǒng)模式，工作效率低下，不能滿足現(xiàn)代科技的要求，因而無法充分發(fā)揮電子化文檔管理的優(yōu)勢(shì)。

5? 如何做好文書檔案電子化的管理工作

（1）制定統(tǒng)一的管理規(guī)范。自動(dòng)化文書檔案的管理，首先要制定統(tǒng)一的制度管理體系，其次要規(guī)范操作技術(shù)。目前在制度上，很多公司的文件和檔案管理是分開的，檔案管理人員不能隨便翻閱查找文件，這給檔案的整理歸檔帶來了一定的難度。因此，檔案管理首先要從制度上規(guī)范，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的統(tǒng)一管理和規(guī)劃，保證檔案歸檔過程的完整性。例如，從文件的收集整理、文件的形成，到管理歸檔和查閱都要在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，統(tǒng)一文件電子格式。（2）規(guī)范文書檔案管理操作技術(shù)。電子化的文書管理是要利用相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，在選擇軟件時(shí)要選擇性能好、兼容性強(qiáng)的系統(tǒng)。此外，還要規(guī)范相應(yīng)的技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如文件標(biāo)準(zhǔn)安全數(shù)據(jù)、接口數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及各類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等。（3）改變文書檔案管理理念。在自動(dòng)化的辦公狀態(tài)下，文件處理后可以直接歸檔，大大提高了文件管理效率，而辦公的重點(diǎn)也會(huì)有所改變。檔案管理工作從立卷轉(zhuǎn)移到轉(zhuǎn)運(yùn)文件，就開始進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保環(huán)節(jié)質(zhì)量。而自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)可以進(jìn)行文件的分析管理，將文件分類以后可以由系統(tǒng)完成標(biāo)引主題，大大縮減了管理人員的工作內(nèi)容。這時(shí)，管理人員可以集中精力完成鑒定檔案價(jià)值工作以及控制跟蹤文檔運(yùn)行流程。鑒定檔案價(jià)值工作只能單純地依靠人工完成，對(duì)于確保檔案質(zhì)量有著十分重要的作用?？刂莆募\(yùn)行流程是確保文件整理完整，內(nèi)容準(zhǔn)確的重要依據(jù)。（4）加強(qiáng)文書檔案電子化管理的保密工作。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速的發(fā)展，檔案內(nèi)容安全問題受到人們廣泛的關(guān)注。近年來，黑客的入侵、病毒網(wǎng)絡(luò)的流行以及頻頻發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息泄露事件，對(duì)檔案內(nèi)容有著巨大的威脅。自動(dòng)化的辦公環(huán)境下，為了保證文書檔案的安全，就必須采用更加先進(jìn)的防盜技術(shù)，其中包括檢測(cè)攻擊篡改技術(shù)、恢復(fù)數(shù)據(jù)功能等。與此同時(shí)，要建立用戶身份確認(rèn)信息，設(shè)定用戶訪問權(quán)限、用戶特殊角色和防篡改措施。一方面，進(jìn)行檔案秘密等級(jí)的劃分，檔案秘密等級(jí)越高，需要驗(yàn)證的程序越多。另一方面，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。文書檔案管理人員要熟練掌握相關(guān)文檔處理的計(jì)算機(jī)知識(shí)。更新自己以前的傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)，按照電子化文檔管理的要求運(yùn)用相關(guān)知識(shí)進(jìn)行文書檔案管理。避免出現(xiàn)由于自己操作失誤所引起的文檔丟失現(xiàn)象，與此同時(shí)可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)管理優(yōu)勢(shì)，提高文件收集、整理、歸納效率。

6? 結(jié)語

一個(gè)公司單位管理檔案的水平高低直接影響著整個(gè)單位文件的統(tǒng)一性和完整性，是公司單位協(xié)調(diào)合作以及舉辦活動(dòng)的主要依據(jù)。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，從意識(shí)形態(tài)上重視自己的工作，認(rèn)真收集整理資料的同時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，更好地做好檔案管理工作。而另一方面，電子辦公環(huán)境下文書檔案管理是檔案管理的一個(gè)重大變革。在運(yùn)用電子化管理所帶來的方便的同時(shí)，要時(shí)刻注意現(xiàn)代化技術(shù)所帶來的弊端。同時(shí)檔案管理部門要珍惜這一偉大變革所帶來的機(jī)遇，加強(qiáng)文書檔案的安全保密工作，制定統(tǒng)一的管理方案和管理流程，提高文書檔案管理效率的同時(shí)保證檔案質(zhì)量，開創(chuàng)文書檔案管理的新局面，充分地發(fā)揮檔案管理的作用，為公司單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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