信息化管理在辦公室業(yè)務(wù)中的作用探究

呂津毅 劉永鑫

【摘要】隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，信息化在辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過程中顯得越來越重要，從業(yè)人員必須明晰信息化辦公系統(tǒng)對自身發(fā)展的重要意義，在實時應(yīng)用過程中不斷總結(jié)和歸納經(jīng)驗，進而不斷優(yōu)化辦公系統(tǒng)軟件，確保信息化辦公系統(tǒng)的健全和完善，從而達到深化思考的目的。

【關(guān)鍵詞】信息化辦公 信息化建設(shè) OA系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公、無紙化辦公已然成為一種主流，信息化建設(shè)也成為國家和社會發(fā)展的重要任務(wù)。辦公室各項日常事務(wù)辦理往往需要多方溝通、協(xié)作，傳統(tǒng)事務(wù)辦理方式有的需要來回奔走，有時還需要大量信息維護、統(tǒng)計分析等，耗費大量時間，嚴重降低工作效率，而相對獨立、功能單一的傳統(tǒng)辦公應(yīng)用系統(tǒng)也僅能實現(xiàn)部分事務(wù)辦理的信息化處理。根據(jù)諾蘭模型信息化發(fā)展階段論，只有發(fā)展到應(yīng)用整合階段，信息技術(shù)才能深入融合業(yè)務(wù)應(yīng)用。建設(shè)新一代信息辦公應(yīng)用，能夠有效支撐辦公室日常辦公及管理，提升效率、降低成本。

1信息化辦公應(yīng)用現(xiàn)狀分析

科技快速發(fā)展的今天，信息化辦公意識有了很大提升，傳統(tǒng)辦公方式已不能滿足各級人員對高效、便捷辦公的需求。大多數(shù)單位都引入了不同程度的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，開展信息化辦公，但還有待進一步提升。當前信息化辦公應(yīng)用存在以下不足：重視度不夠，首先表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)沒有帶頭使用，導(dǎo)致信息辦公應(yīng)用推動困難，使用人數(shù)較少;其二，負責信息化建設(shè)的部門授權(quán)不足，在使用過程中難以實施有效監(jiān)督，讓信息辦公應(yīng)用成為擺設(shè)，不能起到提升效率的作用。很多單位自行開發(fā)OA系統(tǒng)，但后續(xù)開發(fā)及服務(wù)缺乏穩(wěn)定團隊，導(dǎo)致開發(fā)的OA系統(tǒng)不能穩(wěn)定、有效運行;有的單位選擇的技術(shù)體系相對落后，或技術(shù)架構(gòu)未考慮到將來發(fā)展的可擴展性，成為系統(tǒng)擴展的障礙。多數(shù)單位目前采用的是相對獨立的辦公OA系統(tǒng)，功能比較單一，不能與其他應(yīng)用系統(tǒng)互聯(lián)互通，反而成為信息化應(yīng)用的阻礙，降低了職工對信息化應(yīng)用的熱情。

2信息化辦公的功能及其重要性

信息化辦公是一個包含文本處理、數(shù)據(jù)加工、辦公業(yè)務(wù)操作、信息管理系統(tǒng)和決策支持在內(nèi)的一個全面一體化新型辦公系統(tǒng)。其主要功能有以下幾方面。

2.1文本處理操作

文本處理工作是辦公室的重要工作當中的一項，傳統(tǒng)的處理手段都是依托于紙、筆，不同人員的反復(fù)修改、校對，費時費力。利用新型信息化辦公，通過計算機可以編輯、排版、打印、存儲、復(fù)制和自動校對等輕松操作，簡化工作量，提高工作效率。數(shù)據(jù)處理是通過對數(shù)據(jù)的采集、保存、處理、運算和傳遞等操作的總稱。其意義是從海量的初始化的數(shù)據(jù)中提取、分析出對于有價值的信息，為下一步行動和決策提供參考和依據(jù)。當今是大數(shù)據(jù)時代，科學計算機可以快速、高效、批量記錄、存儲、分類、檢索和閱讀各種信息資料。從眾多的數(shù)據(jù)庫中檢索出所需要的資料可能僅需要幾秒鐘的時間，這不是人工所能比擬的。

2.2網(wǎng)絡(luò)通信功能

如今互聯(lián)網(wǎng)快速的成長和完善，是網(wǎng)絡(luò)信息時代的集中表現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)通信的不斷迭代，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，使地球村得以實現(xiàn)。通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)把整個部門關(guān)聯(lián)起來，打破時間和空間上的限制，繼而實現(xiàn)資源的共享，提高辦公系統(tǒng)穩(wěn)定性，分散協(xié)調(diào)工作。伴隨著計算機技術(shù)日趨成熟和不斷完善，信息技術(shù)已經(jīng)運用到各行各業(yè)中，并且實現(xiàn)著舉足輕重的作用和意義?，F(xiàn)代信息化辦公可以更好地促進辦公高效化，規(guī)范化，集成化，構(gòu)建信息化辦公平臺，能夠達到更好的交流和溝通，明確職責和分工內(nèi)容，進而提高辦事效率。

3信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化手段

3.1優(yōu)化信息化辦公系統(tǒng)

關(guān)于信息化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化問題，我們必須嚴肅對待，因為它關(guān)系到辦公室的正?；l(fā)展和前進步伐，而且影響到辦公室的整個信息化建設(shè)進程。因此，在辦公室信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，首先必須深化好辦公室的信息化辦公規(guī)劃方案，確保辦公室制定的發(fā)展朝向與目標標準合理且明確，確保方案能夠按次序、步驟完美進行。其次，需要促進辦公系統(tǒng)的各個流程緊湊協(xié)調(diào)，促進辦公室信息化建設(shè)的穩(wěn)步前行。最后，我們還應(yīng)時常注意各環(huán)節(jié)的調(diào)試和更新，建立分步實施的項目管理原則，將信息共享提升到一個較高的層次，推進系統(tǒng)的現(xiàn)代化和信息化水平。

3.2健全辦公系統(tǒng)的視頻會議

會議電視系統(tǒng)是一種新穎的會議形式，它主要是通過人與人之間的網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)實時溝通的目標，加之互傳影視資料，在提高溝通水平的基礎(chǔ)上強化自身工作質(zhì)量與效率。為了深化網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，確保會議系統(tǒng)的健全，辦公室需要引進視頻會議系統(tǒng)，并事先運用于小型會議中，將電話、傳真、電腦三方結(jié)合，確保小型會議應(yīng)用的風聲水起，隨后在不斷地擴展。同時，信息化辦公系統(tǒng)可以通過具體的網(wǎng)絡(luò)手段，實現(xiàn)公文的網(wǎng)絡(luò)處理協(xié)同合作，并且定期發(fā)布一些實時信息，既提高了工作人員的辦公效率，也促進了辦公室內(nèi)部各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)。

3.3應(yīng)用多種信息化具體手段

在辦公的過程中，為了確保辦公室內(nèi)部生產(chǎn)辦公系統(tǒng)的優(yōu)化，我們有必要更新自身的管理模式，而且也需要應(yīng)用多種信息化的手段，促進辦公室信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用水平，最終提升辦公室的管理效率。現(xiàn)下，手機作為人社交交流的一項必備通訊工具，辦公室可以巧妙地借助手機普及化、廣泛化的特點，在上傳下達中盡情發(fā)揮其價值，比如：在具體的活動中，可以通過“微信”或者“郵箱”的形式將信息發(fā)給職工，達到一種點對點的服務(wù)和傳送。除此之外，辦公室需要深化協(xié)調(diào)內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，提高信息化建設(shè)隊伍的綜合素質(zhì)，重視上下級部門間的溝通和交流，從而提升辦公室信息化辦公系統(tǒng)水平。

4結(jié)束語

信息科學技術(shù)的日漸成熟為辦公室?guī)砹酥匾|闊的成長機遇，同樣科學信息建設(shè)也是促進辦公室完成調(diào)整結(jié)構(gòu)加快轉(zhuǎn)型升級的一個點。在科學信息越發(fā)高速發(fā)展的今日，科學技術(shù)不斷完善和進步，信息化智能設(shè)備更新?lián)Q代日新月異，移動化和智能化將成為未來企事業(yè)機關(guān)單位的發(fā)展和突破方向。利用先進的無線移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，達到打破時間和地域等條件的限制，簡便輕松地完成辦公等。不斷加強信息化處理技術(shù)在辦公中的運用，完善單位各部門信息辦公系統(tǒng)，落實加強辦公室管理和工作效率的保證。未來信息化辦公的發(fā)展將對現(xiàn)代化信息化建設(shè)格局產(chǎn)生重要影響，現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)的進步和完善又會推動信息化辦公的進步，二者相輔相成，共同促進。