新形勢(shì)下醫(yī)院數(shù)碼照片檔案收集工作探討

張紅

[摘要] 照片檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，該文通過(guò)分析新形勢(shì)下醫(yī)院數(shù)碼照片形成的規(guī)律、特點(diǎn)以及數(shù)碼照片檔案收集的現(xiàn)狀，提出現(xiàn)階段應(yīng)該從積極探索制定適合醫(yī)院特點(diǎn)的數(shù)碼照片檔案歸檔制度，提高全體員工數(shù)碼照片檔案歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)各個(gè)層面人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓住重點(diǎn)人和重點(diǎn)部門(mén)4個(gè)方面入手，做好數(shù)碼照片檔案的收集工作，服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教育、科研、預(yù)防和文化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;數(shù)碼照片;檔案;收集

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）02（c）-0083-02

由于照片的直觀性和形象性，比文字檔案更具有說(shuō)服力和感染力，使得照片檔案成為了醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，真實(shí)記錄了一個(gè)醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防和行政管理工作中的活動(dòng)，與文書(shū)檔案相輔相成，成為記載醫(yī)院歷史、見(jiàn)證醫(yī)院發(fā)展的窗口。隨著科技的快速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)和智能手機(jī)逐漸成為人們的日常生活用品，照片的來(lái)源愈發(fā)廣泛，照片檔案的載體也從之前的相紙、底片，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，給數(shù)碼照片檔案的收集工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，要求檔案工作者適應(yīng)新形勢(shì)，順應(yīng)新思維，尋求照片檔案收集、整理、利用的新方法。照片檔案的收集是開(kāi)啟照片檔案管理的第一步[1]。

1? 新形勢(shì)下數(shù)碼照片形成的特點(diǎn)

1.1? 拍攝器材高度普及

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人民生活水平的日益提高，數(shù)碼照相機(jī)早已不是奢侈品，越來(lái)越多地走進(jìn)人們的日常生活，智能手機(jī)也不僅僅局限于打電話、發(fā)短信，尤其是手機(jī)的拍照功能，更是日新月異，升級(jí)換代非常快。很多手機(jī)已經(jīng)具備了專業(yè)相機(jī)的功能，像素越來(lái)越高，自動(dòng)對(duì)焦、背景弱化、光學(xué)防抖等功能一應(yīng)俱全[1]。拍攝的影像質(zhì)量越來(lái)越高，某些高端智能手機(jī)的拍照功能完全可以和照相機(jī)媲美。數(shù)碼照相機(jī)低廉的成本和智能手機(jī)具有的操作簡(jiǎn)便、反應(yīng)快捷以及可以隨時(shí)隨地拍攝的優(yōu)點(diǎn)，使得它們?cè)谌藗兊娜粘Ｉ钪械玫搅藦V泛的應(yīng)用。

1.2? 人人都是記錄者

在膠片照相機(jī)時(shí)代，照片的拍攝工作主要由醫(yī)院的某個(gè)部門(mén)或指定人員完成。由于購(gòu)買(mǎi)照相機(jī)、膠卷、沖印等需要大量費(fèi)用，參與的人員少，照片產(chǎn)出的成本高，數(shù)量少，照片的收集工作相對(duì)簡(jiǎn)單。但是隨著數(shù)碼照相機(jī)的普及和智能手機(jī)拍照功能的完善，每個(gè)科室都配備了照相機(jī)，每個(gè)人都擁有手機(jī)，拍攝者已經(jīng)從單一的某個(gè)部門(mén)、某個(gè)人，發(fā)展到人人都是攝影者，人人都是事件的記錄者、發(fā)布者。照片收集的范圍由原來(lái)的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)，擴(kuò)大到點(diǎn)對(duì)面。同樣一個(gè)發(fā)生在醫(yī)院內(nèi)部的活動(dòng)，拍攝記錄者由一個(gè)事先指定的行政部門(mén)的工作人員，變成了新聞媒體、主辦科室以及每一個(gè)參加活動(dòng)的手機(jī)持有者，拍攝群體的范圍及照片的數(shù)量變得紛繁復(fù)雜。整個(gè)醫(yī)院需要?dú)w檔的照片來(lái)源變得極為廣泛，數(shù)量變得極為龐大，質(zhì)量上則是參差不齊。

2? 數(shù)碼照片檔案收集工作現(xiàn)狀

2.1? 數(shù)碼照片檔案的歸檔意識(shí)普遍比較淡薄

經(jīng)過(guò)多年的宣傳和普及《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的兼職檔案員對(duì)于工作中形成的文件材料要及時(shí)歸檔的意識(shí)已經(jīng)有了很大程度的提高，但是對(duì)于數(shù)碼照片這種新型的檔案形式，認(rèn)識(shí)上還存在一些不足，很多人只把拍攝的照片存在科室的電腦里，作為年終績(jī)效考核的臺(tái)賬資料，匯報(bào)工作的依據(jù)，并沒(méi)有及時(shí)移交檔案室進(jìn)行規(guī)范化的整理，一旦出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)或電腦故障等情況，很容易造成照片信息的丟失和損毀。另一方面，如前所述，數(shù)碼照片具有人人都是照片的拍攝者、發(fā)布者的特性，醫(yī)院其他員工手中形成的、需要?dú)w檔的照片檔案的收集則存在一定的困難。①有些人的歸檔意識(shí)淡薄，沒(méi)有意識(shí)到拍攝的這些照片對(duì)記錄醫(yī)院發(fā)展、展現(xiàn)歷史風(fēng)貌發(fā)揮的巨大作用;②法制意識(shí)淡薄，認(rèn)為這是個(gè)人作品，應(yīng)該歸自己所有，沒(méi)有義務(wù)移交給醫(yī)院檔案室歸檔;③認(rèn)為把照片放在自己手里使用起來(lái)最方便。

2.2? 對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔范圍的認(rèn)識(shí)過(guò)于狹隘

一般情況下，大多數(shù)人非常重視收集醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，尤其是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院視察、檢查工作、醫(yī)院重大外事活動(dòng)、醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)出席的活動(dòng)、大型會(huì)議和工會(huì)文體活動(dòng)中形成的照片[2]。而對(duì)于具有醫(yī)院行業(yè)特點(diǎn)、反映醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防工作中形成照片的收集工作重視程度不夠，比如醫(yī)院引進(jìn)的先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)、設(shè)備，開(kāi)展的新技術(shù)、新療法，記錄疑難雜癥的術(shù)前、術(shù)中、術(shù)后對(duì)比照片[3]，對(duì)口支援老少邊窮地區(qū)等公益活動(dòng)，知名專家出診、帶教活動(dòng)，醫(yī)院日常工作中的突發(fā)事件、普通員工的感人畫(huà)面，醫(yī)院具有悠久歷史的建筑樣貌、傳統(tǒng)儀器設(shè)備等等。

2.3? 文字說(shuō)明不完整不規(guī)范，照片質(zhì)量不高，難以歸檔再利用

數(shù)碼照片的拍攝成本低，隨意性強(qiáng)，一項(xiàng)活動(dòng)可以拍攝幾十上百?gòu)堈掌??；顒?dòng)結(jié)束后，拍攝者往往將照片直接導(dǎo)入電腦，甚至只保存在存儲(chǔ)卡或手機(jī)里，不做任何整理和說(shuō)明。日后檔案員要求歸檔時(shí)，拍攝者面對(duì)海量照片，已經(jīng)不能回憶出照片所反映事件準(zhǔn)確的名稱、發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)和主要人物的名字[4]。而且在拍攝一些突發(fā)事件時(shí)，智能手機(jī)應(yīng)用得更加廣泛，有可能造成產(chǎn)生的照片格式不對(duì)，像素不夠，質(zhì)量不高等情況。此外，檔案部門(mén)收集照片時(shí)，只注重對(duì)照片本身的收集，沒(méi)有把包含事由、事件、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素的文字說(shuō)明一并歸檔，也是造成照片檔案收集不齊全、不完整、不規(guī)范的一個(gè)普遍現(xiàn)象。這些缺陷都給后期的歸檔著錄工作帶來(lái)很大困難，無(wú)法達(dá)到開(kāi)發(fā)再利用的目的。

2.4? 數(shù)碼照片的安全性未得到足夠重視

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，數(shù)碼照片存儲(chǔ)的介質(zhì)發(fā)生了根本性的變化。各種各樣的存儲(chǔ)設(shè)備和電腦的安全狀況，直接影響著數(shù)碼照片的安全。電腦病毒的入侵、存儲(chǔ)設(shè)備的故障、拍攝者的誤操作或拍攝者崗位的輪換、電腦的升級(jí)換代，都對(duì)數(shù)碼照片的安全性造成了極大的威脅，極有可能造成數(shù)碼照片信息的損壞和丟失[4]。另外，大量圖片處理軟件的應(yīng)用，對(duì)圖片的添加、合成、挖補(bǔ)等修改，影響了照片的原始性。數(shù)碼照片沒(méi)有固定的物理位置，微信、QQ等傳輸方式的應(yīng)用，也極易導(dǎo)致照片數(shù)據(jù)的丟失、損毀，甚至真假難辨，破壞了檔案的真實(shí)性。

3? 做好數(shù)碼照片檔案收集工作的對(duì)策

3.1? 積極探索制定適合醫(yī)院特點(diǎn)的數(shù)碼照片檔案歸檔制度

盡管各級(jí)政府、上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)制定了一些針對(duì)電子文件、照片檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和制度，但是這些規(guī)章制度往往滯后于迅速發(fā)展的形勢(shì)，針對(duì)性也不強(qiáng)。因此就要求檔案工作者緊密結(jié)合醫(yī)院特點(diǎn)，制定出符合醫(yī)院實(shí)際需求，具體的、可操作性很強(qiáng)的制度規(guī)范，并且及時(shí)更新，及時(shí)完善。制度應(yīng)該詳細(xì)規(guī)定收集照片的范圍、格式和文字說(shuō)明內(nèi)容，避免因照片的大小、像素、主題不詳?shù)葐?wèn)題造成的照片不可再利用，使照片提供者有章可循。此外，還要將照片檔案的歸檔工作明確納入目標(biāo)管理責(zé)任制中，明確各崗位職責(zé)，納入績(jī)效考核，與個(gè)人、科室、部門(mén)經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)銷等手段，確保相關(guān)人員及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地向檔案部門(mén)移交照片。

3.2? 提高全體員工數(shù)碼照片檔案歸檔重要性的認(rèn)識(shí)

如前所述，信息化時(shí)代，人人都是信息的產(chǎn)生者和發(fā)布者。因此，檔案部門(mén)也要開(kāi)拓思路，不能像以往一樣，僅僅局限于在各科室、各部門(mén)兼職檔案員中開(kāi)展檔案工作，而是要通過(guò)舉辦檔案展覽、編輯出版照片畫(huà)冊(cè)等多種形式，使全體員工了解照片檔案的作用和價(jià)值[5]。在全體員工中宣傳檔案工作的重要性，樹(shù)立檔案意識(shí)，培訓(xùn)檔案知識(shí)。樹(shù)立統(tǒng)一保管的意識(shí)，防止因?yàn)檎掌娣烹s亂導(dǎo)致信息丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。不斷拓寬宣傳的渠道和方式，加大宣傳力度，提高醫(yī)院全體員工收集、上交照片檔案的積極性。

3.3? 加強(qiáng)各個(gè)層面人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

首先是提高攝影者的拍攝水平。要求拍攝者能夠盡可能全面地捕捉信息，從不同角度、不同側(cè)面反映整個(gè)事件的主要過(guò)程和全貌，提高照片的記錄價(jià)值;還要求對(duì)拍攝者的攝影技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，比如照片的色彩、構(gòu)圖、清晰度，如何設(shè)置適合的光圈、快門(mén)速度等等，力求做到主題突出、影像清晰、構(gòu)圖合理、畫(huà)面完整。其次由于數(shù)碼照片檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、歸檔要求有很大差異，拍攝者又大多不是各個(gè)部門(mén)的兼職檔案員，因此還要對(duì)醫(yī)院全體員工進(jìn)行有關(guān)數(shù)碼照片檔案知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們知曉歸檔照片對(duì)文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求，為后期整理提供便利。

3.4? 抓住重點(diǎn)人、重點(diǎn)部門(mén)，積極開(kāi)展收集工作

既要普遍撒網(wǎng)，又要重點(diǎn)捕撈。照片檔案收集的質(zhì)量和數(shù)量，對(duì)照片檔案管理工作有著十分顯著的影響，數(shù)碼照片尤其如此。對(duì)于突發(fā)事件、感人畫(huà)面等照片的收集，檔案員“耳朵要長(zhǎng)”，信息要靈，對(duì)醫(yī)院發(fā)生的重大事件和突發(fā)事件要保持高度的敏感度。而對(duì)于醫(yī)院的黨政辦公室、宣傳中心等產(chǎn)生大量照片的重點(diǎn)部門(mén)、重點(diǎn)人，更要緊抓不放[5]。這些部門(mén)往往配備的照相設(shè)備更加先進(jìn)，人員的攝影專業(yè)水平更高，掌握醫(yī)院重大活動(dòng)的信息更多，產(chǎn)生的照片數(shù)量更大，質(zhì)量更高，收集價(jià)值更高。檔案員對(duì)他們要積極主動(dòng)地開(kāi)展工作，從前期的宣傳、培訓(xùn)，到后期的收集、整理、著錄，都要緊密聯(lián)系，隨時(shí)指導(dǎo)，重點(diǎn)幫助。

綜上所述，照片檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防以及行政管理工作中，在展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷程、加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)、激發(fā)員工工作熱情、提高員工凝聚力、增強(qiáng)醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力中發(fā)揮著重要作用，已成為醫(yī)院檔案工作的重要組成部分。信息時(shí)代產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案是檔案工作者面臨的新課題，要充分認(rèn)識(shí)開(kāi)展好這項(xiàng)工作的重要性，積極應(yīng)對(duì)新事物帶給我們的挑戰(zhàn)，做好收集工作，為更好地開(kāi)展數(shù)碼照片檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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