開放教育學(xué)籍管理工作總結(jié)及思考

姜瀾

摘 要 開放教育的學(xué)籍管理是與學(xué)生切身利益相關(guān)的，從入學(xué)注冊(cè)在學(xué)信網(wǎng)生成學(xué)籍開始，到滿足畢業(yè)條件獲得畢業(yè)證書，甚至包含了畢業(yè)后的相關(guān)證明材料開具都離不開學(xué)籍工作，其涉及內(nèi)容多，工作量大，應(yīng)不斷地完善管理制度，合理人員安排，提升工作責(zé)任感，文字化工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作工具性能，以提高學(xué)籍管理質(zhì)量，服務(wù)于辦學(xué)質(zhì)量的提高，體現(xiàn)立德樹人的教育方針。

關(guān)鍵詞 開放教育 學(xué)籍管理 教務(wù)平臺(tái)

中圖分類號(hào)：R544.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ?DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.04.084

Abstract The management of students' status in open education is closely related to students' vital interests. From the beginning of enrollment and registration， to the completion of graduation certificates and even the issuance of relevant certification materials after graduation， the management of students' status in open education cannot be separated from the work of school status. It involves a lot of content and a large workload. It is necessary to constantly improve the management system， rationalize personnel arrangements and enhance the sense of responsibility for work. Characterization work summarizes experience， improves the performance of working tools， improves the quality of school roll management， serves the improvement of school running quality， and embodies the educational policy of strengthening moral education.

Keywords open education; status management; educational administration platform

1 開放教育學(xué)籍管理工作

學(xué)籍管理工作是全過程參與到開放教育學(xué)生的管理中的，從滿足招生入學(xué)條件的新生在學(xué)信網(wǎng)注冊(cè)生成學(xué)籍的時(shí)刻起，到學(xué)生畢業(yè)，拿到畢業(yè)證書完成這一階段的開放教育，甚至到畢業(yè)后各種證明文件的開具工作都和學(xué)籍密不可分。

以開放教育使用的cps1.0版本的教務(wù)平臺(tái)為例，學(xué)生在學(xué)信網(wǎng)生成學(xué)籍開始，按照其管理過程學(xué)籍工作包含了：學(xué)生學(xué)信網(wǎng)相關(guān)信息接收到教務(wù)管理平臺(tái)，如學(xué)生的學(xué)號(hào)、考生號(hào)、個(gè)人信息等;學(xué)生個(gè)人基本信息的更動(dòng)，如姓名、性別、身份證號(hào)、民族等;按照專業(yè)規(guī)則為學(xué)生進(jìn)行課程注冊(cè)，在教務(wù)平臺(tái)選課，并通過考核才能獲得相應(yīng)學(xué)分，總學(xué)分達(dá)到專業(yè)規(guī)則要求的相應(yīng)分?jǐn)?shù)后方可申請(qǐng)畢業(yè);各種原因造成的學(xué)籍異動(dòng)，如轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等;畢業(yè)審核及畢業(yè)證書的發(fā)放，學(xué)習(xí)中心為滿足畢業(yè)條件的學(xué)生在教務(wù)平臺(tái)提出畢業(yè)申請(qǐng)，省校平臺(tái)進(jìn)行畢業(yè)初審，中央平臺(tái)進(jìn)行畢業(yè)終審，通過終審后制作下發(fā)證書;制作合作高校學(xué)歷花名冊(cè)、成績冊(cè)，有學(xué)生申請(qǐng)合作高校畢業(yè)證書的情況，需要制作相關(guān)的花名冊(cè)和成績冊(cè)以備高校蓋章辦理畢業(yè)證書;辦理學(xué)籍延期，開放教育學(xué)籍有效期是8年，如學(xué)生滿足八年有效期仍未能順利畢業(yè)，可以辦理學(xué)籍延期，將學(xué)籍延長到9年;處理學(xué)信網(wǎng)零散信息上報(bào)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)需要人工重新補(bǔ)報(bào)學(xué)歷相關(guān)信息到學(xué)信網(wǎng);學(xué)生需要的相關(guān)證明材料的出具，如成績單、在讀證明、學(xué)生遺失畢業(yè)證書后辦理畢業(yè)證明書等;聯(lián)系網(wǎng)考辦修改統(tǒng)考網(wǎng)照片，開放教育學(xué)生在總學(xué)分滿足畢業(yè)的條件下，需要通過統(tǒng)考才可以拿到畢業(yè)證，統(tǒng)考網(wǎng)由學(xué)生自行注冊(cè)打印準(zhǔn)考證等，會(huì)出現(xiàn)電子照片需修改的情況。

2 學(xué)籍管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題

因?qū)W生基本信息錄入錯(cuò)誤申請(qǐng)信息更動(dòng)的占比高。學(xué)生的信息除身份證號(hào)是由機(jī)器讀取采集外，其他包括姓名、性別、民族等信息都是招生人員根據(jù)報(bào)名登記表手動(dòng)錄入到招生系統(tǒng)，報(bào)名登記表由學(xué)生手填，會(huì)出現(xiàn)因字跡模糊問題或是錄入失誤的原因出現(xiàn)偏差造成在學(xué)信網(wǎng)和教務(wù)平臺(tái)學(xué)生基本信息錯(cuò)誤，每學(xué)期提出申請(qǐng)信息更動(dòng)的數(shù)據(jù)中約半數(shù)都是報(bào)名注冊(cè)時(shí)錄入錯(cuò)誤造成的，需要重新提供材料上報(bào)辦理信息更動(dòng)，導(dǎo)致一定程度人力資源的浪費(fèi)，影響工作效率。

近幾年畢業(yè)生照片未上學(xué)信網(wǎng)情況增多。很多開放教育的學(xué)生畢業(yè)后聯(lián)系班主任反映學(xué)信網(wǎng)查不到學(xué)歷信息，經(jīng)教務(wù)平臺(tái)查詢了解幾乎都是學(xué)生學(xué)歷信息已上報(bào)到學(xué)信網(wǎng)，但是缺少學(xué)歷照片。學(xué)歷照片是圖片社統(tǒng)一采集上傳到學(xué)信網(wǎng)，與開放教育總部上傳到學(xué)信網(wǎng)的畢業(yè)信息相關(guān)聯(lián)，之所以出現(xiàn)無學(xué)歷照片的情況是兩者未成功關(guān)聯(lián)，關(guān)聯(lián)所對(duì)應(yīng)的唯一信息是考生號(hào)，也就是說在學(xué)生做畢業(yè)照片采集時(shí)未能同時(shí)上報(bào)考生號(hào)。零散上報(bào)學(xué)歷照片是需要人工逐個(gè)上傳到學(xué)信網(wǎng)上的，對(duì)照片的大小、格式、底色等都有要求，如果出現(xiàn)大量的照片未上學(xué)信網(wǎng)的情況，對(duì)于審核和上報(bào)都是非常大的工作量，容易留給學(xué)生產(chǎn)生不負(fù)責(zé)的印象，對(duì)業(yè)務(wù)管理和相關(guān)流程不熟悉，造成學(xué)籍工作服務(wù)不到位的情況。

學(xué)籍管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)效果不理想。省校每學(xué)年或每學(xué)期都會(huì)開展學(xué)籍管理的相關(guān)培訓(xùn)，而往往培訓(xùn)的過程中參與度不高，回到工作崗位時(shí)才發(fā)現(xiàn)各種困惑的問題，甚至來參加培訓(xùn)的并非學(xué)籍管理人員，導(dǎo)致培訓(xùn)過的內(nèi)容，需要電話或網(wǎng)絡(luò)再詢問，出現(xiàn)針對(duì)個(gè)人或個(gè)機(jī)構(gòu)的再培訓(xùn)，由高效集中培訓(xùn)，變成一對(duì)一的單獨(dú)指導(dǎo)，省校的學(xué)籍管理人員疲于反復(fù)低效的應(yīng)付回答基礎(chǔ)問題，影響正常工作安排，出差來參加省校的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也就失去了意義，同時(shí)浪費(fèi)了公共資源。

對(duì)學(xué)籍管理不夠重視。要清楚的認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理事關(guān)學(xué)生切身利益，需要管理人員工作縝密高效且極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校學(xué)籍科管理人員配備不足，工作量大，時(shí)間倉促，時(shí)有加班情況發(fā)生，同時(shí)也難以保證工作質(zhì)量，更何談員工的科研創(chuàng)新、成長發(fā)展，長此以往也難以留住優(yōu)秀的有經(jīng)驗(yàn)的學(xué)籍管理人員;很多學(xué)籍管理工作如何開展都是依靠口口相傳的方式進(jìn)行的，沒有形成適應(yīng)自身情況而制定形成的管理手冊(cè)或?qū)嵤┘?xì)則，當(dāng)發(fā)生人員變更時(shí)，交接工作難以去報(bào)充分、準(zhǔn)確，新員工上崗進(jìn)入角色慢，缺乏系統(tǒng)了解和學(xué)習(xí)，辦理業(yè)務(wù)時(shí)，只能就此事論此事，不能系統(tǒng)的找到問題原因，不能根本性解決問題，難以避免再次發(fā)生同樣的事，而前輩寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法同樣難以傳遞下去，更何談完善工作、提出創(chuàng)新與改革。

教務(wù)平臺(tái)響應(yīng)遲緩。開放教育的每個(gè)省校有自己的服務(wù)器以存放教務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)，教務(wù)平臺(tái)的響應(yīng)速度就決定了工作辦理時(shí)間的長短，目前開放教育多數(shù)使用的是cps1.0系統(tǒng)的平臺(tái)，部分省校教務(wù)平臺(tái)做畢業(yè)審核等需要調(diào)用大量數(shù)據(jù)的情況時(shí)，平臺(tái)速度緩慢，一次響應(yīng)時(shí)間需要三到五分鐘甚至更久，偶爾還會(huì)發(fā)生響應(yīng)中斷的情況。畢業(yè)審核在每學(xué)期初的畢業(yè)工作中是需要反復(fù)進(jìn)行、頻繁調(diào)用大量數(shù)據(jù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，學(xué)生是否滿足畢業(yè)條件，能否提交畢業(yè)申請(qǐng)，都要依據(jù)畢業(yè)審核的結(jié)果，平臺(tái)響應(yīng)速度決定了畢業(yè)審核工作的效率，決定了畢業(yè)工作的效率，響應(yīng)緩慢會(huì)影響畢業(yè)工作的平穩(wěn)有序的開展，消極化學(xué)期初學(xué)籍工作高壓下的工作人員。

3 關(guān)于完善學(xué)籍管理的思考

服務(wù)意識(shí)先行，提升責(zé)任心。習(xí)總書記曾指出，好的思想政治工作應(yīng)該像鹽，最好的方式是將鹽溶解在食物中，自然而然的吸收。將對(duì)學(xué)生的思想道德教育以身作則的落實(shí)到服務(wù)學(xué)生的工作中去，落實(shí)到行動(dòng)中去，心系學(xué)生，時(shí)刻牢記作為教育工作者的責(zé)任感，思考我們?cè)跒檎l培養(yǎng)人，要培養(yǎng)怎樣的人，把事關(guān)學(xué)生切身利益的學(xué)籍工作的服務(wù)意識(shí)提高，做好向?qū)W生傳達(dá)學(xué)籍工作的重要性，系統(tǒng)的指導(dǎo)其各階段材料上報(bào)工作，耐心專心專業(yè)于學(xué)籍管理，在潛移默化中讓學(xué)生感受到思想政治教育，樹立正確的職業(yè)態(tài)度，培養(yǎng)個(gè)人素養(yǎng)全面發(fā)展。

強(qiáng)化學(xué)籍管理重要性，規(guī)范學(xué)籍管理安排。學(xué)籍管理質(zhì)量的保證是辦學(xué)質(zhì)量的基石，事關(guān)學(xué)生根本利益，從入學(xué)到畢業(yè)拿到證書都與學(xué)籍管理密切相關(guān)，不容馬虎，不得懈怠，學(xué)籍的任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都可能給學(xué)生帶來無法按時(shí)畢業(yè)的情況。為解決工作量大忙中出錯(cuò)的問題，可以從調(diào)整學(xué)籍整體工作安排和人力配備方面入手，將工作時(shí)間段的長短與教學(xué)安排、學(xué)生數(shù)量形成相應(yīng)的比例，人員安排上也應(yīng)該與工作量想匹配，注重員工晉升渠道和個(gè)人發(fā)展方向，并引進(jìn)擇優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)的培養(yǎng)方式，既調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，又充分考慮員工的個(gè)人利益。如招生系統(tǒng)填報(bào)學(xué)生信息失誤率高，可以在學(xué)期初安排專人在學(xué)生信息錄入系統(tǒng)后，進(jìn)行報(bào)名登記表和系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)生信息核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，讓問題止于開始。

制度化管理學(xué)籍，有效執(zhí)行工作紀(jì)律。開放教育有一系列教學(xué)教務(wù)管理手冊(cè)，其中包含了學(xué)籍管理工作手冊(cè)，有管理工作指南及教務(wù)平臺(tái)的操作流程，每個(gè)落實(shí)教學(xué)的辦學(xué)實(shí)體都應(yīng)該結(jié)合學(xué)籍管理工作手冊(cè)因地制宜的制作符合自身特點(diǎn)的學(xué)籍管理辦法，固化業(yè)務(wù)辦理流程和辦理方式，突出工作重點(diǎn)及注意事項(xiàng)，作為業(yè)務(wù)指南每學(xué)年根據(jù)開放教育新的管理安排計(jì)劃更新調(diào)整修訂，在形成完善的工作指導(dǎo)依據(jù)的前提下，便捷化員工，定制化服務(wù)自己的學(xué)生。規(guī)范化辦理要求，強(qiáng)化工作紀(jì)律。按時(shí)按要求完成工作，不拖延、無私心、高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，始終把提高業(yè)務(wù)水平和立德樹人放在第一位。如規(guī)范化培訓(xùn)流程，可以要求被培訓(xùn)者在結(jié)束培訓(xùn)后，分享培訓(xùn)內(nèi)容及學(xué)習(xí)收獲，以確保培訓(xùn)效果，調(diào)動(dòng)員工的參與度。

積極處理問題，及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方式。系統(tǒng)了解和學(xué)習(xí)學(xué)籍管理業(yè)務(wù)，對(duì)于時(shí)常發(fā)生的問題或是突發(fā)情況，采取更加積極的態(tài)度，找到問題發(fā)生的原因，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，找到從根本上解決問題的方法，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，添加到學(xué)籍管理手冊(cè)中去，避免同樣的事再次發(fā)生同樣而影響工作進(jìn)度產(chǎn)生無效抱怨，讓寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法傳遞下去，讓工作更加高效，讓使用手冊(cè)更加完善，節(jié)約人力成本和時(shí)間成本，讓員工從繁瑣低效的日常工作中解放出來， 有更多的時(shí)間思考業(yè)務(wù)，提出創(chuàng)新與改革，助力于員工個(gè)人發(fā)展。如近幾個(gè)學(xué)期辦理的學(xué)信網(wǎng)照片零散上報(bào)工作增多，究其原因是圖片社上傳的電子照片和開放教育總部上傳的電子注冊(cè)證號(hào)發(fā)生關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵信息發(fā)生了變化，現(xiàn)在是通過考生號(hào)替代早前的學(xué)生號(hào)作為關(guān)鍵信息關(guān)聯(lián)，但是很多學(xué)習(xí)中心并不知曉，采集畢業(yè)照片時(shí)未能同時(shí)上報(bào)考生號(hào)造成了照片匹配失敗，找到原因后擴(kuò)大這一情況的宣傳，傳達(dá)進(jìn)行畢業(yè)照片采集時(shí)需同時(shí)提供考生號(hào)的業(yè)務(wù)新要求，并形成經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，作為學(xué)籍工作常用問題指南的一部分傳遞下去。

完善教務(wù)平臺(tái)性能，工欲善其事必先利器。在人力配備齊全、工作安排合理、熟諳管理流程和完善學(xué)籍業(yè)務(wù)工作方式和工作方法的基礎(chǔ)上，工作效率的提升則主要依托于工具完善即教務(wù)平臺(tái)的高性能，從硬件上來說確保服務(wù)器的配置滿足使用需求，從維護(hù)上來說要配備相應(yīng)的技術(shù)維護(hù)人員，能夠讓系統(tǒng)在保證教務(wù)平臺(tái)賬戶和數(shù)據(jù)安全的前提下，平穩(wěn)持續(xù)工作并能夠快速處理數(shù)據(jù)及響應(yīng)用戶操作。

4總結(jié)

通過提高對(duì)學(xué)籍管理的重視，不斷完善學(xué)籍管理的工作方式，固化流程，形成規(guī)范管理制度，學(xué)籍管理工作才具有高效性、可傳遞性和規(guī)范化，并以學(xué)生為本，注重管理質(zhì)量，全心全意為學(xué)生利益服務(wù)，體現(xiàn)立德樹人的教育方針的同時(shí)落實(shí)三全育人，即全員、全過程、全方位的教育理念融入到學(xué)籍管理的全過程中去，培養(yǎng)學(xué)生德智體美勞全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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