檔案資料規(guī)范管理探索

摘 要 檔案資料是機關(guān)、團體、社會組織和個人在從事社會活動中形成，具有一定參考價值的各類載體形式的記錄總和。它是主觀概念性與客觀存在性的有機結(jié)合，它與資料、“ 檔案”既有聯(lián)系，也有區(qū)別，在實踐活動中既不能把檔案當作檔案資料，也不能把檔案資料作為檔案，可以把檔案資料運用“檔案化”模式來規(guī)范管理，充分發(fā)揮檔案資料價值，實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的常態(tài)化與科學化。

關(guān)鍵詞 檔案資料 規(guī)范管理 探索

中圖分類號：R197.2 文獻標識碼：A

目前，針對檔案資料的認識，比較普遍的認識是把其當作文件性質(zhì)的文獻資料，對我們的工作、生活和學習在一定時間范圍內(nèi)具有一定依據(jù)性或者參考性。在管理實踐層面上出現(xiàn)了兩種情況，一種是把其當作短期檔案來處理，將其納入保管期限為1-10年期間的一般性檔案進行著規(guī)范化管理。另一種是將其當作一般性資料進行著“自然化”或者“無序化”管理。

1存在的問題

（1）檔案資料認識模糊，未獲得正確的對待。由于檔案資料沒有相關(guān)權(quán)威的認定，處于模糊認識之中，時為檔案，時為一般性資料，即需要的時候就視其為檔案一樣厚愛，用檔案的方式、方法來對其進行規(guī)范管理，不需要的時候，視其為一般性的資料，任其自由存放，讓其自生自滅。

（2）檔案資料人為缺“位”， 無法施展其“為”。根據(jù)“為”與“位”的辯證哲識：有“為”才有“位”，有“位”才能有“為”的理解，可以是先有“位”，在既定“位”上充分發(fā)揮其價值，然后才有所作“為”。檔案資料作為一種客觀存在，它本身有自己的“位”，然而，其固有的“位”并沒有被外界所認可，人為將其置放于其它的“位”，導致其應(yīng)有價值無法發(fā)揮，其物質(zhì)性“為”無法得到常態(tài)化體現(xiàn)。

（3）缺乏規(guī)范或者標準的界定。到目前為止，國家黨政管理和相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域（尤其是檔案行業(yè)）都沒有關(guān)于檔案資料的界定，但對其使用非常普遍（以檔案行業(yè)使用為例），如《中華人民共和國檔案法》第55條“各級各類檔案館應(yīng)當配備研究人員，開展對檔案內(nèi)容的研究整理，提供檔案利用咨詢，編輯出版‘檔案資料，滿足社會各方面需要”；《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》第九條第二款：“擅自從檔案中抽取、撤換、添加‘檔案材料（檔案資料）的”；《高等學校檔案管理辦法》中第八條第四款：“編制檢索工具，編研、出版‘檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”等。通過這些利用可以看出檔案資料（檔案材料）的存在是有一定的合法性的，但就是沒有對其進行相關(guān)術(shù)語或者事物的明確界定，缺乏一種主觀認可的客觀存在性。

（4）缺乏相關(guān)的管理規(guī)范體系。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第55條中的檔案資料術(shù)語的使用，標明檔案資料是一種存在合法性的事物，也是一項合法性的工作，對其進行的系列工作應(yīng)該具備一定的系統(tǒng)性與規(guī)范性，但在實際的工作實踐工作過程中，既沒有相關(guān)的法律、法規(guī)，也沒有相關(guān)的行業(yè)規(guī)范，更沒有形成相關(guān)的體系對其進行規(guī)范化的管理與制約。

2規(guī)范管理檔案資料的思路

盡管檔案資料的認識模糊，稱呼混亂，自身無法入“位”，但畢竟它是人類社會生產(chǎn)力發(fā)展到一定階段社會分工的產(chǎn)物，是人類社會文明的象征，既是一種客觀存在性物質(zhì)，也是一種主觀概念抽象成果，是主觀與客觀共同作用的存在性物質(zhì)。作為社會發(fā)展的推動者與承繼者，我們有義務(wù)對其進行公正、客觀、規(guī)范地管理，實現(xiàn)其科學發(fā)展，協(xié)同發(fā)展與生態(tài)發(fā)展。

2.1正確認識檔案資料

檔案資料即檔案材料，亦稱檔案文獻或者檔案歷史文獻等，它是人類從事社會活動的產(chǎn)物。主要指：機關(guān)、團體、社會組織和個人在從事社會活動過程中形成的，具有一定參考利用價值的各類載體形式的原始記錄總和。它的來源主體既包括機關(guān)、團體、社會組織與個人，也包括各項社會活動，如政治、經(jīng)濟、軍事、科技、文化、教育、宗教、檔案等活動。它的主要價值是參考利用價值，并且保管期限相對較短，一般不超過5年。它的載體形式與記錄形式具有多樣化與多元化的特性。從其運動周期來看，它主要在檔案形成的前期，廣義“文件”形成的后期。

2.2正確區(qū)分“文件”、資料、檔案資料與檔案的關(guān)系

它們四者之間的共性都是客觀存在性物質(zhì)，共同來源于機關(guān)、團體、社會組織和個人，并且從事社會活動，都是社會活動的產(chǎn)物，它們都存在著一定的利用價值，它們的載體形式都具有多樣化與多元化。它們之間的區(qū)別主要是價值發(fā)揮的功效不同。文件是社會活動產(chǎn)物形成第一階段，其主要價值是“管理”性價值，起上傳下達的功效。資料與檔案資料的主體價值是參考性價值，檔案的關(guān)鍵價值是憑證性價值。其中資料與檔案資料的根本區(qū)別在于資料是原始性與藝術(shù)性（圖情文獻）的集合體，檔案資料是具有 “文件”性質(zhì)原始性的記錄集合。

2.3對檔案資料進行“檔案化”管理

檔案工作從其歷史產(chǎn)生發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)形成了非常規(guī)范與標準的相關(guān)體系，但是檔案資料工作到目前為止既沒有相關(guān)規(guī)范，也沒有相關(guān)標準，更沒有相關(guān)工作體系，為了充分地發(fā)揮檔案資料功能，我們可以對其進行一種創(chuàng)新的規(guī)范管理，即“資料檔案化管理”。

所謂“資料檔案化”管理就是把檔案資料視為檔案，借用檔案管理的思想、理念、法律、法規(guī)、制度、操作標準、規(guī)范、方式、方法對其進行簡單、易操作，能安全保管和利用的一種管理模式。如部門立卷制度，定期收集歸檔集制度、統(tǒng)計制度、臺賬管理制度，目錄檢索與信息化管理等。

2.4防止和消除兩種極端管理思想

由于長期以來形成的對檔案資料的模糊認識和檔案資料參考價值發(fā)揮規(guī)律性特點（用時有價，不用時無價），在對其進行管理的時候容易出現(xiàn)兩種極端管理的思想與做法。

（1）“檔案資料就是檔案”管理思想。在某個特殊時期，檔案資料可能會發(fā)揮一定的價值與作用，尤其在進行相關(guān)的考核與考評的時候，我們可能會認為檔案資料的重要性極大，甚至比檔案的價值都重要，這個時候我們會不顧一切成本與勞動強度地去從事檔案資料工作，完全把檔案資料與檔案等同化，也是“檔案資料就是檔案”認識的外在行為體現(xiàn)，這種管理思想和做法會浪費我們不必要的大量人力、物力與財力，同時也會使本該受到重點收集，分類與安全管理的檔案受到忽略，出現(xiàn)顧此失彼。

（2）過期資料管理思想。一段時間內(nèi)，檔案資料的參考價值得不到任何體現(xiàn)的時候，容易讓一些管理者認為這些檔案資料沒什么價值，沒必要花時間、人力、物力對其進行規(guī)范管理，只要有空地就存放或者隨便找一處存放就行，甚至更有甚者直接銷毀，這就是過期檔案資料管理思想的直接體現(xiàn)。這種管理思想的危害性極大，容易造成檔案的直接流失，或者后期檔案收集不齊全、不完整與不系統(tǒng)，給我們的管理工作造成極大的麻煩與損失，它也是我們管理混亂與管理水平層次低下的直接體現(xiàn)。

2.5建立適宜檔案資料發(fā)展的相關(guān)體系

雖然提倡“檔案資料檔案化”，但畢竟檔案資料不是檔案，并且也是目前沒有檔案資料獨立的管理體系的條件下提出的。為了檔案資料發(fā)展規(guī)范性，長久性與持續(xù)性，期盼國家相關(guān)職能單位制定相關(guān)的規(guī)范管理文件與制度，形成相關(guān)的管理體系，力爭實現(xiàn)管理有依據(jù)，操作有規(guī)程，為檔案資料價值發(fā)揮提供保障，實現(xiàn)檔案資料規(guī)范管理的常態(tài)化與科學化。

總之，我們要明確檔案與檔案資料有著千絲萬縷的聯(lián)系，但檔案不是檔案資料，檔案資料也不是檔案，它們都有著各自的特性，有著各自價值發(fā)揮的規(guī)律，我們不能從思想認識上模糊它們，實踐行為上忽略他們，相反，我們要根據(jù)他們各自產(chǎn)生、存在和價值發(fā)揮的規(guī)律方面重視共性管理，也要根據(jù)個性對他們進行區(qū)別個性化管理，以獲得管理最佳效益，實現(xiàn)“檔案資料工作”與“檔案工作”管理效益的科學化。

作者簡介：張繼欣（1968.09-），女，黑龍江安達人，攀鋼集團綜合服務(wù)中心檔案館，本科，館員；研究方向：檔案管理實務(wù)、企業(yè)檔案管理。

參考文獻

[1] 覃兆劌.中國檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化[M].中國檔案出版社，2003：8.

[2] 第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議.中華人民共和國檔案法（第五十五條）[Z].1987-09-05.

[3] 朱鐵志.“為”與“位”的辯證法[J].求是雜志，2017（13）：61-62.

[4] 何嘉蓀，馬小敏.后保管時代檔案學基礎(chǔ)理論研究之四——檔案化問題研究[J].檔案學研究，2016（03）：4-11.