基于供方協(xié)同一體化的采購控制管理體系

顧偉

摘 要： 當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化不斷加速，供應(yīng)鏈管理能力是國家、企業(yè)核心競爭力的重要組成部分，對更好地推動國民經(jīng)濟(jì)持續(xù)、健康和穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。供方協(xié)同能力和物資采購控制水平是供應(yīng)鏈管理的核心環(huán)節(jié)，是決定企業(yè)獲利的重要因素，是保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，是提升產(chǎn)品競爭力的重要手段，密切關(guān)系到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)和轉(zhuǎn)型升級的成功。本成果就如何全面高效推進(jìn)基于供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理體系建設(shè)進(jìn)行研究和實(shí)踐。

關(guān)鍵詞： 供方協(xié)同;采購控制;集中采購

本文重點(diǎn)介紹如何以供應(yīng)鏈管理、客商關(guān)系管理、采購精益管理、過程管理和績效管理理論為依據(jù)，探索螺旋上升不斷升級完善的基于供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理體系實(shí)現(xiàn)方法。打造物資集采商業(yè)模式，同重要供方建立合作共贏的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，加強(qiáng)采購鏈路管控，獲得供應(yīng)鏈優(yōu)勢資源地位，減少中間環(huán)節(jié)，實(shí)施高效優(yōu)質(zhì)采購;基于互聯(lián)網(wǎng)協(xié)同管控供方，深度融合采購及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，通過移動商務(wù)、看板管理和預(yù)警提醒等方法，全景展現(xiàn)采購進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)物資采購協(xié)同一體化管理;建立物資信息庫，規(guī)范采購需求，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)價管理模式，完善產(chǎn)品和價格目錄，為價格稽核、成本計算提供數(shù)據(jù)支持，保證物資價格合理性。通過業(yè)務(wù)制度化、制度信息化和信息流程化，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)鏈高度集成化，推動物資采購管理從傳統(tǒng)的按單分散采購反饋控制模式向規(guī)模化、一體化、網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

一、基于供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理的主要做法

（一）高效優(yōu)質(zhì)—建立物資集采商業(yè)模式

二十八所以項(xiàng)目為主線的物資采購特點(diǎn)是批量小、品種多、時間緊、質(zhì)量要求高，梳理常用的電子設(shè)備、計算機(jī)、連接器、大小五金、機(jī)電配套、工具、辦公設(shè)備等產(chǎn)品清單，匯聚采購需求，運(yùn)用集中采購方式提高企業(yè)的議價能力，不斷降低采購成本。

二十八所積極響應(yīng)集團(tuán)公司的號召，依據(jù)全所業(yè)務(wù)布局路徑并結(jié)合自身對外合作發(fā)展戰(zhàn)略的部署，積極與華為、曙光、浪潮、聯(lián)想、戴爾、惠普等國內(nèi)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備知名品牌合作探索集中采購的途徑和方法，提出了相關(guān)方案并獲得集團(tuán)公司的認(rèn)可，成為了中電科技集團(tuán)公司計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的集中采購平臺。

1、建章立制，規(guī)范集中采購過程

成立集中采購辦公室，落實(shí)管理職責(zé)。發(fā)布《計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備集中采購辦法》，明確所內(nèi)集采和所外銷售的工作流程，識別集采過程風(fēng)險點(diǎn)，并提出控制措施。發(fā)布《二十八所及下屬公司計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備集中采購目錄》，要求本所和下屬公司項(xiàng)目投標(biāo)或選型應(yīng)優(yōu)先選擇納入集團(tuán)以及所集采目錄范圍內(nèi)的物資，通過集采平臺統(tǒng)一實(shí)施采購。

向成員單位發(fā)布《計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備集中采購指南》，宣傳集采平臺運(yùn)營模式和平臺定位，安排專人對接需求，提供專業(yè)的售前服務(wù)、技術(shù)指導(dǎo)等，為集團(tuán)整體采購成本的降低夯實(shí)基礎(chǔ)。

2、雙向激勵，堅持源頭采購

集采平臺與計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備原廠簽訂框架協(xié)議。框架協(xié)議中明確集采合作模式、價格約定、降本目標(biāo)、供貨期、付款賬期、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)范圍等。建立雙向激勵機(jī)制，雙方共同解決市場爭取、技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本控制和到貨進(jìn)度問題，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度要求協(xié)調(diào)廠家排產(chǎn)計劃以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時化采購，最終使供應(yīng)鏈延伸到生產(chǎn)過程，與銷售過程實(shí)現(xiàn)雙贏。

堅持源頭采購，獲取最優(yōu)價格，減少中間環(huán)節(jié)，確保價格有效性，實(shí)現(xiàn)降本目標(biāo)。對于確定品牌的采購申請，集采平臺直接獲取出廠價格。對于不確定品牌的采購申請，集采平臺主動介入產(chǎn)品選型，獲取同類產(chǎn)品出廠價格，與使用部門共同做好價格分析并確定品牌及型號。

3、鏈路管控，實(shí)行屬地化管理

集采平臺定位于供應(yīng)鏈的前端，立足行業(yè)總代地位，供應(yīng)鏈路是：生產(chǎn)廠家（全國總代）—集采平臺（行業(yè)總代）—代理商（根據(jù)用戶的實(shí)際需要并推薦）—使用部門。鏈路中安插任何代理環(huán)節(jié)需有明確的書面說明并經(jīng)過審批。

成員單位或使用部門根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，結(jié)合賬期、現(xiàn)場安裝、調(diào)試服務(wù)等因素推薦屬地代理商提供服務(wù)，推薦的代理商應(yīng)在其合格供方名錄內(nèi)，并具有相應(yīng)的資質(zhì)及服務(wù)能力，為客戶提供良好的本地服務(wù)。

（二）協(xié)同一體—建立供方協(xié)同管理系統(tǒng)

1、制定管理規(guī)范，建立溝通機(jī)制

二十八所發(fā)布了《物資采購過程規(guī)范》和《物資采購過程信息溝通管理辦法》，規(guī)定了采購關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制要求，采購過程信息分類、溝通方式、重要程度、內(nèi)容和程序，使各部門相關(guān)人員、各級領(lǐng)導(dǎo)、外部供方及時了解采購進(jìn)展情況，及時識別并協(xié)調(diào)解決物資采購過程中的相關(guān)問題，以確保溝通的有效性。

2、優(yōu)化溝通方式，實(shí)現(xiàn)溝通高效化

溝通方式由原來的電話、傳真、現(xiàn)場溝通向基于互聯(lián)網(wǎng)和移動辦公的批量高效溝通轉(zhuǎn)變，有效提高溝通效率，降低人員使用成本，提高采購過程溝通的可追溯性。

信息提醒方式由被動反饋向主動控制轉(zhuǎn)變。通過數(shù)據(jù)交換方式，導(dǎo)出采購需求、訂單、到貨、驗(yàn)收、發(fā)票、結(jié)算、資質(zhì)等采購關(guān)鍵過程信息到供方協(xié)同系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)預(yù)警規(guī)則配置、數(shù)據(jù)比對、關(guān)鍵過程條件判斷、跟蹤控制管理等方法，自動推送待辦工作給相關(guān)人員確認(rèn)辦理，互相提醒共同推進(jìn)。

3、全面展現(xiàn)采購過程，有效控制采購風(fēng)險

以供方、訂單、令號等為關(guān)鍵字段，根據(jù)不同的角色配置權(quán)限，支持從點(diǎn)、線、面三個維度展現(xiàn)采購進(jìn)度，并通過指示燈、工作流程提醒方式進(jìn)行預(yù)警。第一層從面的角度展現(xiàn)所有項(xiàng)目的采購進(jìn)度，反映項(xiàng)目采購的總體概況;第二層從線的角度展現(xiàn)單一項(xiàng)目的采購進(jìn)度，反映項(xiàng)目采購的明細(xì)情況;第三層從點(diǎn)的角度展現(xiàn)單一供方或物資的采購信息，便于管理人員解決采購難點(diǎn)。

加強(qiáng)流程閉環(huán)管理。供方協(xié)同系統(tǒng)反饋的報價結(jié)果、到貨進(jìn)度、溝通結(jié)果、供方資質(zhì)、產(chǎn)品介紹等信息支持以數(shù)據(jù)交換方式導(dǎo)回所網(wǎng)相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)，保持信息溝通的一致性和及時性。

（三）價格體系—建立物資采購信息庫

建立物資采購信息庫，有效利用和分析物資采購信息，整合優(yōu)化相關(guān)流程，加強(qiáng)對項(xiàng)目采購清單和物資采購價格的控制。物資采購信息庫數(shù)據(jù)來源于物資管理系統(tǒng)，包含了物資管理系統(tǒng)中的所有物資及其歷史采購信息，自動推送物資最新價、最優(yōu)供方、供貨時長等關(guān)鍵信息，為產(chǎn)品預(yù)算編制、設(shè)計選型、項(xiàng)目投標(biāo)等提供數(shù)據(jù)支持。

1、發(fā)布編碼規(guī)范，支撐預(yù)算編制

參照全軍后勤物資分類與代碼編制規(guī)范、國防科技工業(yè)物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)、軍用物資和裝備分類標(biāo)準(zhǔn)和軍用電子元器件分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合二十八所業(yè)務(wù)特點(diǎn)，從采購量、產(chǎn)品分類、重要性等角度，優(yōu)化存貨分類排序方式，按計算機(jī)、電子設(shè)備、軟件、機(jī)電及配套、工具、元器件、連接器、大五金、小五金、化工、消耗品、其他等順序方式排序，優(yōu)化使用體驗(yàn)。

項(xiàng)目選型、投標(biāo)或編制材料費(fèi)預(yù)算時，根據(jù)存貨名稱、規(guī)格等關(guān)鍵字段，采購清單自動匹配存貨編碼，編制人員可以及時查看到歷史采購情況、供應(yīng)商和價格等信息，加強(qiáng)采購預(yù)算控制。

2、建立目標(biāo)價體系，加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控

明確產(chǎn)品價格屬性數(shù)據(jù)字典，將產(chǎn)品價格分為目標(biāo)價、最高價、最低價、平均價等屬性。建立價格趨勢曲線，通過價格趨勢圖，可以反應(yīng)出指定時間內(nèi)，歷次采購的數(shù)量、價格、時間等信息。

選擇最優(yōu)采購方式。現(xiàn)有的采購方式主要有詢價、簡易詢價、直接談判、招標(biāo)等。通過配置預(yù)算總額規(guī)則，20萬元以下的，允許通過簡易詢價方式采購，20萬元以上的，要求通過詢價方式采購;通過歷史采購情況和市場調(diào)研分析，單一來源進(jìn)行談判采購，多家供方通過詢價方式采購;通過項(xiàng)目要求和產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)分析，滿足條件的進(jìn)行招標(biāo)采購。

建立優(yōu)選供方和產(chǎn)品清單。根據(jù)供方供貨范圍、歷史供貨情況、考評得分、排名、資質(zhì)能力、集采要求、顧客關(guān)注情況、質(zhì)量情況等，形成產(chǎn)品和供方優(yōu)選清單，優(yōu)選清單允許根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況調(diào)整，有效支撐采購申請編制。

3、積極推進(jìn)價格稽核，加強(qiáng)采購成本控制

采購最優(yōu)價確定規(guī)則實(shí)現(xiàn)流程化。在價格依據(jù)流程界面配置產(chǎn)品最優(yōu)價規(guī)則選擇模板，要求通用貨架產(chǎn)品按照最低價原則確定價格;不限具體品牌型號的產(chǎn)品按照綜合評分法確定價格;器件類產(chǎn)品按照生產(chǎn)年代確定價格;項(xiàng)目需求緊急的產(chǎn)品按照供貨周期確定價格，根據(jù)采購金額相應(yīng)發(fā)送相關(guān)部門及所領(lǐng)導(dǎo)審批，保證采購產(chǎn)品價格最優(yōu)。

開展價格稽核，支撐成本計算。招標(biāo)系統(tǒng)自動調(diào)取物資采購信息庫中的產(chǎn)品歷史均價，當(dāng)前報價和歷史均價相比，設(shè)備類價格超出平均價格15%，器件材料類價格超出平均價格10%以上的，預(yù)警提醒價格稽核，要求分析價格差異原因，有效減少人工抽查有效性不夠的缺陷。在產(chǎn)品到貨節(jié)點(diǎn)計算采購成本，抓取送檢單中的物資數(shù)量和物資采購信息庫中相應(yīng)價格進(jìn)行統(tǒng)計，提高成本計算的準(zhǔn)確性。

二、基于供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理體系的實(shí)施效果

（一）管理效果

1、建立了基于供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理體系

二十八所不斷總結(jié)物資采購客觀規(guī)律指導(dǎo)采購實(shí)踐，通過建立集采商業(yè)模式、提高供方協(xié)同能力、完善目標(biāo)價管理體系等機(jī)制，有效協(xié)同控制管理過程中的供方資源、物流、工作流、信息流、資金流、知識流和決策流，形成一體化的物資采購控制管理體系，充分發(fā)揮物資采購的規(guī)模優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)全流程全要素的敏捷采購，同重要供方開展系列技術(shù)及商務(wù)合作，挖掘供應(yīng)鏈價值資源，創(chuàng)造供應(yīng)鏈價值。

2、提升了內(nèi)部控制水平

二十八所以解決物資管理工作中的重難點(diǎn)問題為抓手，不斷創(chuàng)新、優(yōu)化采購控制管理模式，深度融合相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)，自動推送關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行綜合打分，對部門從平均按時到貨率、平均降本率等方面進(jìn)行考核;所內(nèi)相關(guān)部門和外部供方通過系統(tǒng)查詢、關(guān)聯(lián)推送和流程跟蹤等方法實(shí)時了解物資采購價格、供貨單位、交貨時間、對賬信息等采購關(guān)鍵要素，采購信息更加公開、透明，更好的發(fā)揮供應(yīng)鏈的增值作用，采購部門自覺接受全所相關(guān)部門和外部供方的監(jiān)督，嚴(yán)格控制采購過程中的風(fēng)險點(diǎn)，進(jìn)一步提高內(nèi)部控制能力。

（二）經(jīng)濟(jì)效益

1、確保了經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的順利完成

2017年二十八所實(shí)現(xiàn)主營業(yè)務(wù)收入100.06億元，利潤9.5億元，主營業(yè)務(wù)收入年均保持20%以上高速增長。通過供方協(xié)同系統(tǒng)和績效監(jiān)視測量機(jī)制，提取采購過程中的核心信息、關(guān)鍵信息，通過各種指標(biāo)的預(yù)警提醒，及時發(fā)現(xiàn)問題，快速調(diào)整戰(zhàn)略，提高采購過程控制能力，實(shí)現(xiàn)了從反饋控制到主動預(yù)警的轉(zhuǎn)變，有效地提高了工作效率和工作質(zhì)量，顯著提升了采購管理水平并穩(wěn)定保持。

2、有效節(jié)約了采購成本

充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，通過供應(yīng)鏈優(yōu)勢地位和采購產(chǎn)品目標(biāo)價管理體系，獲得最優(yōu)價格，平均降本率約4%。集采物資范圍涉及服務(wù)器、交換機(jī)、元器件、原材料等共14大類物資，相關(guān)產(chǎn)品現(xiàn)行價格與歷史采購價格相比，2015年共節(jié)約金額近430萬元;2016年共節(jié)約金額近516萬元;2017年集采總金額4.5億元，集團(tuán)考核指標(biāo)3.5億元，共節(jié)約金額近1800萬元，累計節(jié)約金額2746萬元。

3、有效節(jié)約了管理成本

全所的物資采購呈高速增長態(tài)勢，供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理體系實(shí)施后，采購管理成本不斷下降。以2014年的采購量為基數(shù)，按每年增加的采購量的0.5%作為節(jié)約的采購管理成本（一般企業(yè)采購?fù)獍牟少徆芾沓杀景凑詹少徚康?.5%～2%計算），2015年至2017年三年降本增效量為1784.5萬元。

（三）社會效益

1、保障了政治任務(wù)和重點(diǎn)項(xiàng)目的完成

從朱日和基地保障到南海島礁現(xiàn)場建設(shè)，從民航空管指揮到智慧城市規(guī)劃，每一項(xiàng)任務(wù)都艱巨而時間緊迫，大批量的軍、民品緊急采購任務(wù)下達(dá)到二十八所，運(yùn)用基于供方協(xié)同一體化的物資采購控制管理體系，解決了采購價格合理性不夠、應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)相對獨(dú)立分散、供方協(xié)同能力不足、信息傳遞不完整、溝通不及時、溝通記錄不可追溯等問題，為企業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐，縮短了產(chǎn)品研制時間，保障了各項(xiàng)政治任務(wù)和重點(diǎn)項(xiàng)目的完成。

2、起到了示范作用

集采平臺已為集團(tuán)內(nèi)二十余家二級和三級成員單位提供業(yè)務(wù)咨詢和服務(wù)支持工作。在電子研究所物資協(xié)作網(wǎng)舉辦的年會上，二十八所同集團(tuán)內(nèi)近三十家兄弟單位就如何加強(qiáng)物資采購控制管理交流了心得和體會，重點(diǎn)介紹并推廣了本成果，獲得一致好評。集團(tuán)公司電科院、三十六所等兄弟單位慕名前來考察學(xué)習(xí)通過介紹和實(shí)際演練，物資采購控制管理體系的運(yùn)行價值、使用方法，管理優(yōu)勢與效果得到了充分展現(xiàn)，使二十八所在軍工企業(yè)中名列前茅。