項目物資管理與招標集采的探討

湛亞迪

摘 要：通過集中招標集采降低成本，同時通過信息化進行物資管理。充分利用信息化降低企業(yè)的物資采購成本，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對信息化物資采購管理中存在的問題進行分析總結(jié)，熟練掌握采購管理中的生產(chǎn)計劃、供應(yīng)商資料以及供貨渠道等信息的來源，隨時做好收集、整理、編碼、傳輸、存儲、發(fā)放等工作，從而提高企業(yè)物資招標集采的管理水平，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：物資管理；招標；集中采購；信息化

中圖分類號： F253.2 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）17-16-2

0 引言

企業(yè)的物資管理和招標集采是日常生產(chǎn)管理中重要的內(nèi)容之一，能否保證有效及時地將物資做好招標集采和正確的管理決定了企業(yè)業(yè)務(wù)能否正常展開以及企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績。在物資招標集采和管理中仍然存在一些問題，為此應(yīng)當(dāng)加強管理，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)系統(tǒng)化管理，從而實現(xiàn)物資的精細化管理，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)濟效益以及管理水平。

1 關(guān)于項目物資的分析

在現(xiàn)如今，很多項目的負責(zé)人都會意識到科學(xué)有效地管理項目物資是多么重要。必須全面地做好這項工作，才可以真正實現(xiàn)控制項目工程的成本?，F(xiàn)在的項目物資管理包含了諸多方面的內(nèi)容，這其中就有項目工程管理方案的擬定、采購物資、運輸和存儲等方面。我國現(xiàn)階段的很多項目工程的施工過程當(dāng)中，關(guān)于項目物資管理的工作，會涉及方方面面，而且在對其進行管理的時候，所需要面對的是較為復(fù)雜的管理組織，所以導(dǎo)致了我們在進行施工成本管理的同時，出現(xiàn)了或多或少的各類問題，我們面對困難和問題要及時通過相應(yīng)的方式方法，對項目工程施工當(dāng)中的傳統(tǒng)物資管理方式進行優(yōu)化和完善，使得人們都可以真正意義上懂得項目物資管理的重要性。

2 企業(yè)在實施物資集中招標采購管理的特點

一方面，企業(yè)項目物資集中采購的物資需求量比較大，有著較高的價格。另一方面，項目物資的品種非常多，供貨的渠道也比較多，物資復(fù)雜而零散。實施物資集中招標采購可以進一步規(guī)范企業(yè)物資招標采購活動，合理的管理能夠提高物資的利用效率和集中管理水平，還能夠提高物資管理質(zhì)量，維護招投標當(dāng)事人合法權(quán)益，保證企業(yè)物資采購價格信息渠道暢通，最大限度降低工程成本，使物資采購做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履約有檢查，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

3 當(dāng)前企業(yè)物資管理及招標集采中存在的主要問題

3.1 招標、投標存在不公平性

招標工作一定要遵守公開、公正、公平等原則，但是很多的違反正規(guī)流程操作的現(xiàn)象依然存在于工作之中。在這種招投標類型中的違規(guī)操作是不容易被看出來的，可是這樣確實剝奪了其他人員的合理競爭的機會。與此同時，在很多的招標項目中，管理模式中依然存在著“明招暗定”的現(xiàn)象，這就促使“關(guān)系標”、“權(quán)力標”仍然會相繼出現(xiàn)。許多的招投標的當(dāng)事人，他們相互之間圍標串標，互相溝通來制造違規(guī)行為，這就對公平競爭有著很大的影響，甚至妨礙了行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 價格機制不夠完善

現(xiàn)在我國企業(yè)的項目物資招標集采價格設(shè)置還有欠缺的地方。招標集采過程中，采購人員沒有充分做好市場調(diào)查，對市場供貨情況以及價格走勢并不是了如指掌，導(dǎo)致在對材料進行定價時做出的選擇并不正確。到了真正進行交易的時候才發(fā)現(xiàn)其中存在的不符之處，甚至帶有很多的附加條件，對雙方的順利交易產(chǎn)生不良影響，造成雙方矛盾激化。

3.3 比較落后的管理方法和手段

現(xiàn)階段，我國境內(nèi)依然有很多的施工企業(yè)在采用舊的調(diào)控手段和管理方法，他們?nèi)狈ο冗M的計算機網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，這種工作量大、強度高的勞動，最終會導(dǎo)致物資管理信息沒有及時更新，相對來說時效性比較差，這也降低了庫存物資的調(diào)控能力。

3.4 缺乏物資管理的計劃性

在物資管理的過程中，我國目前有大部分的工程的建設(shè)方，都缺少對于管理計劃方案在整個項目中的作用的重視，一個好的物資管理計劃方案可以促進整個項目的發(fā)展，同時也可以大大降低工程項目成本的支出。

3.5 項目物資在儲存過程中管理不到位

物資存儲不善可能導(dǎo)致嚴重的浪費，增加物資消耗，同時使企業(yè)的經(jīng)濟效益降低。比如一些露天堆放的物資，這就很容易加大物資的損耗。還有一些物資的防盜措施不完善，最終導(dǎo)致物資丟失，或者物資不按先后順序出庫，使得物資過期甚至是浪費。也有一些倉庫的物資標識在收發(fā)物資后經(jīng)常丟失或損壞，這就使項目支出成本大大增加。

3.6 招標組織方式有待進一步優(yōu)化

目前物資集中采購招標主要是以低價中標為原則。在一次招標采購多種物資時，容易出現(xiàn)采購量大的物資報高價、采購量少的物資報低價，導(dǎo)致最終總價偏低，但價格違背市場規(guī)律的技巧性報價最終中標的現(xiàn)象；或者是為了達到最低價，壓縮成本，導(dǎo)致物資質(zhì)量不達標的現(xiàn)象。

3.7 標準化采購程度在鞏固采集成果方面表現(xiàn)不明顯

除去一些一次性的用料，人為因素所造成的“個性化”物資需求變得越來越多，這就使得規(guī)?；少忞y以實現(xiàn)，價格始終是居高不下。在上報計劃的時候，尤其是上報工程項目物資，要優(yōu)先考慮標準、通用的產(chǎn)品，對那些標廠商標產(chǎn)品的物資優(yōu)先采購，禁止有“傾向性”的信息存在。

4 項目物資管理與招標集采改善措施

4.1 對企業(yè)招標采購的管理制度進行更新完善

一個企業(yè)可以順利工作的依據(jù)就是要擁有一套完善的管理制度。項目物資招標集采中，應(yīng)當(dāng)完善企業(yè)的價格管理、質(zhì)量檢驗、采購責(zé)任等制度，充分保證采購的質(zhì)量，減少不合格品原材料的購買，降低采購風(fēng)險，提高管理力度，促進企業(yè)發(fā)展。筆者所在公司為了物資集中采購管理，制定了采購招標管理辦法，對物資設(shè)備招標管理機構(gòu)及職責(zé)作出了明確的規(guī)定。

4.2 完善企業(yè)物資招標流程和評審過程

物資招標采購部門應(yīng)當(dāng)更新和完善企業(yè)招標流程以及評審的過程，這對企業(yè)的采購有著非常重要的作用及意義。首先，采購人員要仔細閱讀相關(guān)資料，并且要核實相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，從而確定招標的類型，清楚采購數(shù)量。同時采購部門應(yīng)當(dāng)對企業(yè)的運營現(xiàn)狀進行分析，協(xié)同質(zhì)監(jiān)部門共同控制采集物料標準的制定、物資質(zhì)量的檢驗以及管理。筆者所在公司對物資采購招標過程作出了具體的規(guī)定，就招標的范圍、物資設(shè)備招標管理機構(gòu)及職責(zé)、招標、開標、評標定標、物資采購（加工訂貨）合同的簽訂、罰則都作出了明確的規(guī)定，對工作流程和人員責(zé)任給定了清晰的規(guī)定。

4.3 物資采購信息化管理

4.3.1 采購信息數(shù)字化的實現(xiàn)

想要使物資的管理水平提高，從而可以實時查詢庫存物資、單據(jù)、消耗物資、合同，以及計劃和合同分析，企業(yè)就要確定動態(tài)化物資信息管理系統(tǒng)，并且編制有效的物資采購計劃，預(yù)防生產(chǎn)終止。

指標考核動態(tài)管理的順利實現(xiàn)，從而形成貨源穩(wěn)定、價格合理及質(zhì)量保證的供貨商的關(guān)系，企業(yè)要構(gòu)建一套針對于供貨商的檔案化管理機構(gòu)，及時記錄同供貨商合作的物資種類、數(shù)量和價格，通過指標分析以及和供貨商的長期合作，最終可以有效避免分散采購的形成。

企業(yè)要分析市場上的物資信息，從而構(gòu)建相對于供貨商的評價體系，并且要同供貨商的供應(yīng)信息比較，最終對各種物資的走向信息可以有精確的把握，避免盲目采購。

物資管理部門要融入到生產(chǎn)的第一線，同時，要對企業(yè)收集的物資需求進行分析，建立信息并且及時進行反饋，實現(xiàn)精準生產(chǎn)，同時也對如何評判供貨商水平提出了新的要求。

4.3.2 構(gòu)建一套完善的企業(yè)物資采購系統(tǒng)

為了提高運行的效率，以及采購的正規(guī)化，并且和企業(yè)的總體計劃以及物資庫存相融合，企業(yè)要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，構(gòu)建一個企業(yè)所需要的供貨商和產(chǎn)品實時的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成物資信息共享，增加網(wǎng)絡(luò)招標的功能，并且提出物資采購的要求。

4.3.3 把物資采購系統(tǒng)和內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來

將物資采購系統(tǒng)和內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來，讓企業(yè)內(nèi)部物流系統(tǒng)可以有效的延伸。在物資采購系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)充分了解內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的狀況，避免物資采購管理系統(tǒng)對內(nèi)部系統(tǒng)產(chǎn)生不良影響。

4.4 加強物資計劃管理

項目經(jīng)理要在項目實施開始前根據(jù)項目方案對各種物資需求量進行分析，并且編制采購計劃，和相關(guān)管理人員溝通協(xié)調(diào)，把物資的需求量可以分為兩部分，即項目承包方自購物資計劃分頭執(zhí)行、項目發(fā)包方提供物資計劃。實施項目物資計劃的過程中，在因為項目設(shè)計變更和進度發(fā)生變化等因素，影響了原計劃的正常實施的時候，項目承包方就要及時地采取相應(yīng)的措施，從而對項目進度計劃進行調(diào)整，以此來保證項目的正常進行。

4.5 把物資儲存的管理水平提高

物資儲存的管理要分為兩方面：第一，存儲管理和儲備定額。物資儲存的目的是可以保證項目的需要，全方面來考慮物資供需平衡的問題，所以建立了物資庫存，物資庫存可以分為三種：保險儲存、經(jīng)常儲存、季節(jié)儲存。儲存物資要注意以下幾點：限制物資使用限額，對于那些超出限額領(lǐng)用的物資要提前辦理與之相關(guān)的手續(xù)，認真填寫物資領(lǐng)用單，把超額的原因?qū)懬宄?，并且要?jīng)過項目經(jīng)理以及無資源批準方可實施。建立一套物資使用的臺賬，詳細記錄使用情況以及節(jié)超情況。讓物資使用監(jiān)督制度真正發(fā)揮其作用，并由無資源對其進行監(jiān)督。第二，對物資倉庫管理進行重視。為了能夠清晰地分辨不同類別的物資，應(yīng)當(dāng)在物資上明顯地標注產(chǎn)品質(zhì)量狀態(tài)。同時要著名物資的生產(chǎn)企業(yè)、進場日期、數(shù)量、品種規(guī)格等詳細內(nèi)容，便于管理和發(fā)料。

4.6 完善組織方式，實現(xiàn)規(guī)模采購效益最大化

增加帶量招標的份額，利用科學(xué)的方法進行物資需求的預(yù)測，對于生產(chǎn)經(jīng)常用的批量物資、年采購量可以預(yù)測的包別，嘗試實行目錄式帶量采購招標的方式，把供貨量通過甲級商排名，并且按照比例進行分配。實行帶量采購可以加大潛在投標人的興趣，增大他們的重視程度，批量越大，吸引的潛在投標人就越多，進而采購活動的競爭性也就變得越發(fā)強烈，采購方的選擇也會增加，最終提高質(zhì)量和價格上的優(yōu)勢。

4.7 加強標準化管理，發(fā)掘規(guī)?；?、集約化采購的潛在能力

實現(xiàn)集中采購的基礎(chǔ)就是標準化，經(jīng)常對標準化基礎(chǔ)工作進行鞏固，加大整合力度，全方面促進物資采購標準的制訂，成立一個物資采購標準化信息庫，牢固物資標準化采購。對集中采購物資標準化管理的工作要加強，盡全力實現(xiàn)目錄內(nèi)的物資品種執(zhí)行標準，使集中采購的可操作性凸顯出來。大力開展標準化采購，對采購需求計劃管理正規(guī)化，積極促進設(shè)計選型標準化、需求計劃標準化以及采購與使用的標準化、管理與維護標準化，將個性化采購轉(zhuǎn)變成共性化采購，最大限度降低個性化的需求，從而繼續(xù)對集約化和規(guī)?；少彽臐摿M行挖掘。

5 結(jié)語

物資的采購和管理是企業(yè)十分重視的問題之一，關(guān)系到企業(yè)能否在激烈的市場競爭中以最優(yōu)惠的價格獲得最優(yōu)質(zhì)的原材料，關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從采購機制入手，尋找適合企業(yè)實際情況的物質(zhì)集中采購方式，做好信息化建設(shè)，降低采購成本，采取集中采購的運作模式，提高供貨品質(zhì)和效率，通過一系列的方法手段實現(xiàn)信息化采購管理。由于個人經(jīng)歷和學(xué)識有限，文章存在的不盡完善之處仍然有待相關(guān)研究者提出寶貴的意見和建議，從而促進我國企業(yè)的發(fā)展，提高我國經(jīng)濟實力。

參 考 文 獻

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