基于VBA編程實(shí)現(xiàn)編務(wù)工作整合

■孟美任 彭?，B 華 寧 李春源

1)中國(guó)科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心，北京市海淀區(qū)中關(guān)村北四環(huán)西路33號(hào) 1001902)中國(guó)科學(xué)院大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院圖書(shū)情報(bào)與檔案管理系，北京市海淀區(qū)中關(guān)村北四環(huán)西路33號(hào) 100190

中國(guó)科學(xué)院“十三五”發(fā)展規(guī)劃綱要指出，為建設(shè)國(guó)際一流科研機(jī)構(gòu)，應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)傳播，增強(qiáng)科普工作服務(wù)社會(huì)和促進(jìn)“雙創(chuàng)能力”[1]。其中，實(shí)施科技期刊提升計(jì)劃是重要工作之一，旨在推動(dòng)期刊體制機(jī)制改革，探索集約化和多模式集中辦刊，打造一批有國(guó)際影響力的科技期刊群，從而提升期刊支撐服務(wù)科技創(chuàng)新的能力。

在集約化和多模式集中辦刊的背景下，在整個(gè)出版環(huán)節(jié)中，由于受到編輯人員的學(xué)科差異的限制，編審工作無(wú)法得到有效的整合。而編務(wù)工作具有較弱的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性，且刊物之間的差異性較小，因此編務(wù)工作是集約化辦刊工作中可能的首要切入點(diǎn)。整合編務(wù)工作不僅能夠提升整個(gè)出版工作的效率，標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、科學(xué)化、合理化的編務(wù)工作亦是營(yíng)造創(chuàng)新和諧的期刊出版生態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。目前，該領(lǐng)域?qū)W者已經(jīng)意識(shí)到應(yīng)不斷嘗試將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)與現(xiàn)有的編務(wù)工作相結(jié)合[2-3]。李庚等[4]通過(guò)設(shè)計(jì)作者信息Word模板、建立QQ群匯總作者信息等方式提高編務(wù)效率；陳佳佳[5]針對(duì)編務(wù)工作業(yè)務(wù)量大、出錯(cuò)率高的問(wèn)題，基于B/S架構(gòu)、SSH框架、J2EE平臺(tái)設(shè)計(jì)編務(wù)系統(tǒng)，提升編務(wù)工作效率。目前該問(wèn)題的解決方式存在兩個(gè)極端的現(xiàn)象：一方面，為滿足后期編務(wù)的需求，僅借助電子郵箱、QQ、微信等終端與作者進(jìn)行文件傳輸，成本雖低，但工作量大、出錯(cuò)率高；另一方面，借助開(kāi)發(fā)平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)方式往往需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的協(xié)助，并且需要一定的經(jīng)費(fèi)。可見(jiàn)，目前尚未有一種折中的方式，使用輕量級(jí)模塊高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行編務(wù)工作的整合。

鑒于此，本研究擬在編務(wù)工作需求分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)可擴(kuò)展的作者信息采集基礎(chǔ)模塊，基于該模塊，利用Visual Basic for Applications(VBA)編程，實(shí)現(xiàn)郵寄刊物、開(kāi)具發(fā)票、發(fā)放稿費(fèi)等需求的自動(dòng)化信息抽取及整合。本研究成果能夠滿足各類(lèi)刊物的基礎(chǔ)編務(wù)需求，亦具備可擴(kuò)展性，可針對(duì)不同需求個(gè)性化定制，具有一定的應(yīng)用價(jià)值，為推動(dòng)期刊整合工作提供借鑒。

1 編務(wù)工作的界定

編務(wù)工作是科技期刊編輯部工作的重要組成部分，細(xì)致、高效、專(zhuān)業(yè)的編務(wù)能夠夯實(shí)編輯工作基礎(chǔ)[6]，編務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)已成為衡量該編輯部工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺之一[7]。對(duì)于編務(wù)工作的內(nèi)容，學(xué)者們的界定不盡相同。林海妹等[7]認(rèn)為編務(wù)工作包括稿件的收取、登記、查重，初審并送外審，審稿意見(jiàn)的整理，審稿費(fèi)、作者稿酬的統(tǒng)計(jì)與發(fā)放，專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)、作者數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與管理，作者咨詢的響應(yīng)，編輯部各方面工作的協(xié)調(diào)，為作者提供相關(guān)服務(wù)，等等。胡運(yùn)梅[8]認(rèn)為編務(wù)工作是以編輯業(yè)務(wù)為中心進(jìn)行的綜合性管理工作，如安排發(fā)稿、存檔材料，登記稿件、核算稿酬，郵寄刊物、收集建議。本研究對(duì)編務(wù)工作的界定為除需要依托專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)知識(shí)對(duì)稿件進(jìn)行編審等工作以外的綜合性事務(wù)工作，包括登記稿件作者信息、稿酬發(fā)放、刊物郵寄、發(fā)票開(kāi)具等。

2 編務(wù)工作需求分析

筆者從所在單位主辦的11種學(xué)術(shù)期刊的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)編務(wù)工作的需求進(jìn)行分析。

2.1 編務(wù)工作中面臨的困難

目前，學(xué)術(shù)期刊逐漸建立線上采編平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成投審稿處理。由于開(kāi)發(fā)成本與編輯人員專(zhuān)業(yè)能力所限，線上采編平臺(tái)大多由第三方機(jī)構(gòu)一次性開(kāi)發(fā)，并通過(guò)收取服務(wù)費(fèi)的方式進(jìn)行平臺(tái)的后期維護(hù)以及功能模塊擴(kuò)展。隨著國(guó)家政策、技術(shù)發(fā)展等因素的轉(zhuǎn)變，編務(wù)工作的需求也不斷發(fā)展變化，如開(kāi)具發(fā)票時(shí)需要填寫(xiě)納稅人識(shí)別號(hào)等。鑒于成本核算，在采編系統(tǒng)中隨時(shí)開(kāi)發(fā)新的模塊或功能以適應(yīng)新需求往往難度較大。因此，編輯部使用電子郵箱、QQ、微信等終端與作者進(jìn)行文件傳輸來(lái)滿足后期編務(wù)的需求，這樣的方式往往存在諸多弊端，給編務(wù)工作帶來(lái)阻礙。

(1) 信息陳舊缺失。作者通常在投稿環(huán)節(jié)填寫(xiě)相關(guān)信息，稿件的審理周期少則幾個(gè)月，多則半年甚至1年以上，當(dāng)稿件被錄用后，往往無(wú)法從系統(tǒng)中抽取出滿足編務(wù)需求的準(zhǔn)確信息項(xiàng)。

(2) 信息零散，收集整理難度較大。當(dāng)信息缺失或錯(cuò)誤時(shí)，編務(wù)可能通過(guò)多種方式向作者詢問(wèn)信息，得到的反饋形式多樣，統(tǒng)計(jì)保存的工作量較大，效率低下。

(3) 手工粘貼信息項(xiàng)，出錯(cuò)率高。編務(wù)一方面需要根據(jù)不同事務(wù)(發(fā)刊、開(kāi)發(fā)票等)的需求創(chuàng)建不同表格，表格間信息項(xiàng)重復(fù)且各異；另一方面需要將多人信息整合到一張表格中。編務(wù)往往采用復(fù)制粘貼的方式，重復(fù)工作較多、工作量較大、出錯(cuò)率較高。

2.2 需求分析

編務(wù)工作亟需一套自動(dòng)化的信息采集整理工具，以協(xié)助編務(wù)人員科學(xué)、高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行綜合性事務(wù)工作。本研究將編務(wù)整合工作的需求總結(jié)為以下3個(gè)方面。

(1) 需要在稿件錄用后，針對(duì)編務(wù)工作的實(shí)際需求，重新采集作者信息。在保證全面、準(zhǔn)確采集信息的同時(shí)，盡可能簡(jiǎn)化信息項(xiàng)，不能為了工作便利而給作者填寫(xiě)信息造成負(fù)擔(dān)。

(2) 根據(jù)編務(wù)工作環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)合理科學(xué)的事務(wù)表單。由于信息接收方(如單位財(cái)務(wù)、銀行、快遞公司等)的不同，表單的信息項(xiàng)不盡相同，需要在明確需求后設(shè)計(jì)表單，保證所設(shè)計(jì)的表單合理有效。

(3) 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息抽取、表單填寫(xiě)、信息整合。避免手動(dòng)復(fù)制粘貼造成的錯(cuò)誤與低效問(wèn)題，同時(shí)保證過(guò)程可查可檢。

3 編務(wù)工作整合實(shí)踐

根據(jù)第2節(jié)的需求分析結(jié)果，首先以稿件為中心，設(shè)計(jì)一套簡(jiǎn)單、實(shí)用的作者信息采集模塊；其次，以滿足編務(wù)工作需求為目的，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息抽取，生成多種表單；最后，使用VBA編程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化表單批量整合。傳統(tǒng)的編務(wù)工作流程與本研究提出的編務(wù)整合流程對(duì)比如圖1所示。

3.1 作者信息采集模塊

為了獲取最新的作者及稿件信息，筆者以稿件為中心，以簡(jiǎn)約為宗旨，設(shè)計(jì)作者信息采集模塊，一是保證信息的準(zhǔn)確獲取，二是避免給作者造成填寫(xiě)負(fù)擔(dān)。當(dāng)文章被錄用后，編務(wù)人員通過(guò)采編系統(tǒng)，將作者信息表(圖2)、錄用通知書(shū)、版權(quán)協(xié)議等一同發(fā)送給作者。其中作者信息表為Excel文件，作者填寫(xiě)完成后，連同版權(quán)協(xié)議上傳到系統(tǒng)。

作者信息表主要包括稿件信息、發(fā)票信息、稿酬信息、刊物快遞信息4個(gè)一級(jí)信息項(xiàng)，具體如表1所示。

表1 作者信息采集模塊信息項(xiàng)

圖1 編務(wù)流程對(duì)比。(a)傳統(tǒng)的編務(wù)工作流程；(b)本研究提出的編務(wù)整合流程

圖2 作者信息表單樣例

為便于作者填寫(xiě)，須盡可能約簡(jiǎn)表格信息。其中，“發(fā)票信息-發(fā)票接收郵箱(B5)”首先關(guān)聯(lián)為“稿件信息-電子郵箱(A4)”，若發(fā)票接收人非通信作者時(shí)可更改。同理，“稿酬信息-稿酬接收人(C1)”和“刊物快遞信息-收件人(D1)”關(guān)聯(lián)為“稿件信息-通信作者(A3)”；“稿酬信息-手機(jī)號(hào)(C3)”和“刊物快遞信息-手機(jī)號(hào)(D3)”關(guān)聯(lián)為“稿件信息-手機(jī)號(hào)(A5)”，若存在特殊情況，可更改。

3.2 信息自動(dòng)抽取模塊

根據(jù)信息接受方(如單位財(cái)務(wù)、銀行、快遞公司等)設(shè)計(jì)不同的事務(wù)表單。表2～4分別為銀行需要的稿酬發(fā)放表、單位財(cái)務(wù)需要的發(fā)票信息表、快遞公司需要的刊物寄送表。

為了保證自動(dòng)表單提取過(guò)程可查可檢，相關(guān)表格信息與作者信息表在同一文件下，以不同的表單方式存儲(chǔ)，使用加密方式保護(hù)工作表，防止作者誤刪誤改。為保密作者信息，采用個(gè)別信息遮擋方式，其中，信息項(xiàng)內(nèi)容使用單元格自動(dòng)抽取自表1的對(duì)應(yīng)項(xiàng)內(nèi)容。

表2 稿酬發(fā)放表單信息項(xiàng)

表3 發(fā)票信息表單信息項(xiàng)

表4 刊物寄送表單信息項(xiàng)

3.3 自動(dòng)化批量整合

編務(wù)人員從系統(tǒng)中批量下載所有已上傳的作者信息表，在稿酬發(fā)放表、發(fā)票信息表、刊物寄送表中分別嵌入VBA程序。編務(wù)人員定期處理稿件時(shí)，只需要執(zhí)行相應(yīng)表格程序，批量選擇需要處理的稿件作者信息表，即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的表單整合，從而避免手動(dòng)復(fù)制粘貼造成的錯(cuò)誤，提高工作效率。以發(fā)票信息表為例，嵌入的代碼如下：

Sub CommandBotton1_Click()

Filename =Application.GetOpenFilename(FileFilter:="Excel ,*.xls*", Title:="Choose Files", MultiSelect:=True) '打開(kāi)以.xls*為后綴的表格

If NotIsArray(Filename) Then Exit Sub

Application.ScreenUpdating = False

For i = 1 To UBound(Filename)

Set x1book =Workbooks.Open(Filename(i))

Cells(i + 1, "B") = x1book.Sheets("sheet2").[B2] 'A列為編號(hào)

Cells(i + 1, "C") = x1book.Sheets("sheet2").[C2]

Cells(i + 1, "D") = x1book.Sheets("sheet2").[D2]

Cells(i + 1, "E") = x1book.Sheets("sheet2").[E2]

Cells(i + 1, "F") = x1book.Sheets("sheet2").[F2]

Cells(i + 1, "G") = x1book.Sheets("sheet2").[G2]

Cells(i + 1, "H") = x1book.Sheets("sheet2").[H2]

Cells(i + 1, "I") = x1book.Sheets("sheet2").[I2]

x1book.Close

Next i '依次讀取帶有表頭的單元格值

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

信息整合效果如圖3所示。

3.4 編務(wù)整合工作效果

該系統(tǒng)自2018年4月23日在《數(shù)據(jù)分析與知識(shí)發(fā)現(xiàn)》編輯部投入使用，截至2018年11月13日共處理稿件246篇，出錯(cuò)率為0。編務(wù)人員通過(guò)點(diǎn)擊按鈕能夠在秒級(jí)時(shí)間內(nèi)對(duì)近期錄用的稿件進(jìn)行批量處理，具體成效總結(jié)如下。

圖3 發(fā)票信息表單樣例

(1) 作者信息采集模塊。在稿件錄用后，全面、準(zhǔn)確地采集作者信息，實(shí)現(xiàn)與后期編務(wù)工作的無(wú)縫銜接。

(2) 信息自動(dòng)提取模塊。避免人工粘貼信息項(xiàng)所造成的人工成本和錯(cuò)誤，自動(dòng)批量生成對(duì)接銀行、單位財(cái)務(wù)、快遞公司的相應(yīng)表單，提高編務(wù)效率。

(3) 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)作者信息的高效組織，同時(shí)保證過(guò)程可查可檢，避免信息零散、缺失給編務(wù)工作帶來(lái)的困擾。

4 結(jié)論與探討

期刊整合工作是順應(yīng)期刊改革發(fā)展形勢(shì)的必然之舉，期刊編輯部整合工作應(yīng)按照“統(tǒng)一人力資源、統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理、統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理”的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合辦刊實(shí)際分步實(shí)施，實(shí)現(xiàn)聯(lián)合編輯部對(duì)資源的統(tǒng)一管理和調(diào)配，最終形成可持續(xù)發(fā)展的期刊格局[9]。編務(wù)工作應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，以保證整體出版工作的順利開(kāi)展。本研究所提方案具有開(kāi)發(fā)成本低，并且可根據(jù)特殊需求進(jìn)行個(gè)性化定制，操作簡(jiǎn)單，一鍵實(shí)現(xiàn)信息的抽取與整合等特點(diǎn)。研究成果目前已在個(gè)別刊物投入使用，下一步將服務(wù)于多刊，以期最終實(shí)現(xiàn)編務(wù)工作的自動(dòng)化整合。

目前，本研究只是圍繞作者進(jìn)行編務(wù)工作的整合研究，參考匿名外審專(zhuān)家建議，即刊物的一部分作者也是刊物的審稿人，因而涉及到審稿費(fèi)與稿費(fèi)的合并發(fā)放問(wèn)題；此外，同學(xué)科的多種刊物可能存在相同的審稿人，因而需要考慮審稿費(fèi)合并計(jì)算問(wèn)題，由于本單位的11種刊物屬于多種學(xué)科，較少存在審稿人交叉的問(wèn)題，因而并沒(méi)有考慮上述問(wèn)題，但對(duì)增強(qiáng)系統(tǒng)的普適性而言，這是非常重要的個(gè)性化設(shè)計(jì)內(nèi)容。鑒于此，筆者團(tuán)隊(duì)在未來(lái)工作中將繼續(xù)完善多模式集中辦刊、與采編系統(tǒng)結(jié)合等方式的編務(wù)工作整合新方法，并將系統(tǒng)推廣服務(wù)于多刊，以期全面實(shí)現(xiàn)編務(wù)工作的自動(dòng)化整合。