中小培訓(xùn)公司內(nèi)部控制研究

陳喆 陸萍

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，服務(wù)型中小企業(yè)——中小培訓(xùn)機(jī)構(gòu)如雨后春筍般發(fā)展起來(lái)了，隨之而來(lái)的是出現(xiàn)了許多內(nèi)控方面的問(wèn)題。如何引導(dǎo)企業(yè)規(guī)范制度管理，完善內(nèi)部控制體系，提高企業(yè)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的能力，這對(duì)服務(wù)型中小企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。文章以中小培訓(xùn)公司H公司為例，分析了H公司目前內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，提出了具體的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；培訓(xùn)公司；內(nèi)部控制

國(guó)家已將促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展作為長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略，另一方面，十八大以來(lái)，我國(guó)服務(wù)業(yè)發(fā)展迅速。在這樣的背景下，服務(wù)型中小企業(yè)迎來(lái)發(fā)展的大好時(shí)機(jī)，但是發(fā)展的同時(shí)也面臨著諸多問(wèn)題。如何引導(dǎo)企業(yè)規(guī)范制度管理，完善內(nèi)部控制體系，提高企業(yè)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的能力，這對(duì)服務(wù)型中小企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

一、H公司概況及內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）H公司概況

H公司成立于1998年，是一家從事培訓(xùn)業(yè)務(wù)的服務(wù)型中小企業(yè)，主要客戶為政府機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位等，培訓(xùn)項(xiàng)目包括企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、職業(yè)能力培訓(xùn)、境內(nèi)外學(xué)術(shù)考察等。

（二）H公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1992年反財(cái)務(wù)舞弊委員會(huì)COSO發(fā)布了一份關(guān)于內(nèi)部控制的綱領(lǐng)性文件，即《內(nèi)部控制——整體框架》，報(bào)告提出了內(nèi)部控制的五個(gè)重要組成要素：控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部控制監(jiān)督。

1. 控制環(huán)境

H公司屬于直線型組織結(jié)構(gòu)，部能劃分比較簡(jiǎn)單，在日常匯報(bào)工作過(guò)程中，各部門領(lǐng)導(dǎo)常常會(huì)跳過(guò)分管副總，直接向總經(jīng)理匯報(bào)工作。H公司氛圍嚴(yán)肅保守、論資排輩的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

2. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

近年來(lái)公司不斷受到來(lái)自外部環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)影響，國(guó)家對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位培訓(xùn)、會(huì)議、考察等不斷出臺(tái)更為嚴(yán)厲的政策，導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)為避嫌，連正常培訓(xùn)需求也一并遏制。

3. 控制活動(dòng)

H公司對(duì)日常的授權(quán)權(quán)限和重大事項(xiàng)下的授權(quán)權(quán)限缺乏明確的規(guī)定，對(duì)日?；A(chǔ)業(yè)務(wù)管理和特殊事項(xiàng)權(quán)限的范圍、審批程序在也尚在制定中。在不相容職責(zé)分離方面，問(wèn)題主要出在采購(gòu)及物資管理上。

4. 信息與溝通

H公司目前的內(nèi)部傳遞信息的方式主要包括電話聯(lián)絡(luò)、OA系統(tǒng)、電子郵件、QQ等，在總經(jīng)理向下傳達(dá)工作及各處室領(lǐng)導(dǎo)向總經(jīng)理匯報(bào)工作時(shí)都以辦公系統(tǒng)為主。

5. 內(nèi)部控制監(jiān)督

H公司基本沒(méi)有建立起有效的監(jiān)督機(jī)制，規(guī)章制度的執(zhí)行得不到保障，企業(yè)的內(nèi)部決策往往是總經(jīng)理一人說(shuō)了算，缺乏監(jiān)督機(jī)制。

二、H公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠完善，行政部門職責(zé)不清

H公司目前設(shè)立了財(cái)務(wù)處、辦公室、后勤處、項(xiàng)目一、二、三部共六個(gè)部門。首先，人力資源的管理沒(méi)有專人負(fù)責(zé)，此外，采購(gòu)業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)均交由后勤處管理，而后勤處負(fù)責(zé)人作為退休返聘的老員工，對(duì)信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)工作無(wú)法勝任。

（二）企業(yè)文化不利于公司的創(chuàng)新發(fā)展

企業(yè)文化對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。目前，H公司的企業(yè)文化是致力于打造高端培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和一流服務(wù)團(tuán)隊(duì)，因此，在公司各個(gè)方面強(qiáng)調(diào)高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。但正是這種過(guò)于嚴(yán)格的氣氛，壓抑了年輕員工的創(chuàng)造性。

（三）不相容職責(zé)分離情況亟待梳理——以采購(gòu)業(yè)務(wù)為例

以采購(gòu)為例，目前H公司的采購(gòu)工作主要由一個(gè)人負(fù)責(zé)，缺乏監(jiān)督；采購(gòu)人員所購(gòu)培訓(xùn)材料沒(méi)有進(jìn)行詢價(jià)備案等程序，大多數(shù)從小商品市場(chǎng)購(gòu)得，出現(xiàn)教學(xué)用品質(zhì)量較差和數(shù)量短缺等現(xiàn)象。

（四）授權(quán)審批控制制度落后、責(zé)任不清——以固定資產(chǎn)管理為例

以H公司固定資產(chǎn)的管理缺乏完善的授權(quán)審批程序，特別是固定資產(chǎn)的處置。在2016年末固定資產(chǎn)清理過(guò)程中，當(dāng)時(shí)的資產(chǎn)盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人直接將幾臺(tái)舊空調(diào)分給了下屬，既沒(méi)有上報(bào)分管副總，更沒(méi)有通知財(cái)務(wù)部門，導(dǎo)致了賬面資產(chǎn)與實(shí)際不符。

三、H公司內(nèi)部控制的優(yōu)化路徑

（一）完善公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

H公司的組織結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)單，因此在整體的組織架構(gòu)上沒(méi)有作過(guò)大的調(diào)整，主要在于細(xì)化工作內(nèi)容和崗位職責(zé)，設(shè)置多個(gè)專員進(jìn)行專管。具體的人員調(diào)整建議如下：

1. 考慮到H公司本身屬于中小型服務(wù)企業(yè)，單獨(dú)成立人力資源管理部門并不是十分必要，因此，由辦公室配備專門的管理人員。

2. H公司原先的采購(gòu)業(yè)務(wù)由后勤處負(fù)責(zé)，后勤處負(fù)責(zé)人為退休返聘人員，年齡較大，公司領(lǐng)導(dǎo)安排另一名有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的員工作為接任人承擔(dān)采購(gòu)管理工作。

3. H公司原先的信息系統(tǒng)管理也歸口后勤處管理，但后勤負(fù)責(zé)人年齡大，不能勝任這一工作，H公司決定新聘用一名主管，單獨(dú)成立信息部門。

（二）建立更具包容性的企業(yè)文化

H公司目前既有創(chuàng)立公司的老一批忠誠(chéng)元老，又有新加入的具有創(chuàng)新意識(shí)的青年骨干。因此，H公司更要建立起一種具有包容性、適應(yīng)性的企業(yè)文化，既要?jiǎng)?chuàng)造讓青年員工敢于創(chuàng)新，敢于提出想法的環(huán)境，也要讓老員工們感受到尊重和被重視。

（三）優(yōu)化采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程

新的采購(gòu)與付款循環(huán)的設(shè)計(jì)改變了原先缺乏計(jì)劃、庫(kù)存管理混亂的局面。主要包括圖1中幾個(gè)環(huán)節(jié)。

H公司的行政和項(xiàng)目部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求編制需求計(jì)劃，定期通過(guò)采購(gòu)管理平臺(tái)進(jìn)行申報(bào)。需求部門提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定供應(yīng)商，特殊情況如單一來(lái)源的應(yīng)當(dāng)報(bào)分管副總審批。分管副總審批時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)是否完備，是否是項(xiàng)目開展所必須的。

（四）優(yōu)化固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程

資產(chǎn)是企業(yè)擁有和控制的經(jīng)濟(jì)資源，強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值且可以以貨幣計(jì)量。對(duì)于H公司這種中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)主要是指固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)管理基本業(yè)務(wù)流程圖如圖2所示。

在資產(chǎn)登記入庫(kù)前，做好標(biāo)簽的編碼、粘貼，確保每個(gè)資產(chǎn)的明細(xì)信息在系統(tǒng)中登記到冊(cè)，方便查詢，對(duì)金額重大的重要資產(chǎn)，可以在系統(tǒng)中重點(diǎn)標(biāo)記或歸類，作為資產(chǎn)檢查的重點(diǎn)。

固定資產(chǎn)的處置應(yīng)當(dāng)由使用部門或后勤處在系統(tǒng)中提出申請(qǐng)，并提交給分管副總復(fù)核審批。處置過(guò)程應(yīng)由獨(dú)立于固定資產(chǎn)使用部門或后勤處的相關(guān)授權(quán)人員辦理，固定資產(chǎn)的處置價(jià)格應(yīng)報(bào)分管副總審批后確定。處置后應(yīng)及時(shí)更新資產(chǎn)管理系統(tǒng)的登記信息，報(bào)財(cái)務(wù)處對(duì)資產(chǎn)處置進(jìn)行賬務(wù)處理。

四、結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部控制體系建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，公司的管理者要改變思想，充分學(xué)習(xí)了解內(nèi)部控制體系的知識(shí)和方法，加強(qiáng)督促指導(dǎo)。同時(shí)，通過(guò)內(nèi)控制度建設(shè)形成良好的企業(yè)文化，使得公司員工自覺(jué)、自然地融入到內(nèi)部控制體系建設(shè)中來(lái)，從思想上為內(nèi)部控制體系建設(shè)形成良好基礎(chǔ)。

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（作者單位：南京林業(yè)大學(xué)財(cái)務(wù)處。陸萍為通訊作者）