機(jī)關(guān)單位公文管理工作相關(guān)業(yè)務(wù)簡述

黨志燕 魏建霞 遲富麗

【摘要】公文管理是保障機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)，是機(jī)關(guān)單位日常工作的重要組成部分;本文從公文的發(fā)文處理、收文處理、公文的歸檔和銷毀以及公文的電子化管理等幾個(gè)方面介紹機(jī)關(guān)單位公文管理工作;公文的電子化可以作為公文管理的發(fā)展方向研究。

【關(guān)鍵詞】公文管理;業(yè)務(wù);簡述

公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，法定團(tuán)體等組織實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能和處理公務(wù)時(shí)使用的具有特定效力和規(guī)范體式的文體。公文的作用包括：準(zhǔn)確及時(shí)地傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針政策;公布法規(guī)和規(guī)章;落實(shí)上級(jí)單位的工作及要求;向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、匯報(bào)工作;答復(fù)問題、通報(bào)和交流情況;對(duì)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、管理、布置工作;與外單位協(xié)調(diào)溝通和商洽事宜等。

公文管理工作是指公文擬制、辦理、管理、處置等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，機(jī)關(guān)單位的公文管理工作是保障單位各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)，是日常工作的重要組成部分，因此應(yīng)當(dāng)確定歸口部門管理，并由專人負(fù)責(zé)，以此來提高公文管理工作的質(zhì)量和效率。本文主要通過公文的發(fā)文處理、收文處理、公文的歸檔和銷毀以及公文的電子化管理等具體業(yè)務(wù)介紹公文管理工作。

一、公文的發(fā)文處理

公文具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，它的質(zhì)量影響著公文涉及業(yè)務(wù)工作的效力和效果。公文的形成是一項(xiàng)需要工作人員共同參與的創(chuàng)作性工作，主要包括擬稿、核稿、簽發(fā)、核發(fā)、印制和發(fā)放等環(huán)節(jié)。

（一）公文的擬稿。公文是機(jī)關(guān)單位承上啟下和內(nèi)外溝通的重要工具，所表達(dá)的意圖要清晰準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義。收文單位是在正確理解公文內(nèi)容的基礎(chǔ)上去執(zhí)行的，因此在擬稿時(shí)應(yīng)站在收文單位的角度考慮，讓收文單位收到公文之后能明白公文的要求，利于開展工作。公文的擬稿主要從兩方面著手，一是應(yīng)在擬稿前確定公文的種類，二是要掌握一些基本要求。1.公文種類的確定。目前通用的黨政機(jī)關(guān)公文種類有15種，在擬稿前應(yīng)明確擬使用的公文種類，明白起草公文的目的，現(xiàn)將使用比較頻繁的通知、報(bào)告和請(qǐng)示等文種簡單介紹如下：（1）通知。屬于下行文，也叫平行文，是運(yùn)用廣泛的知照性公文，用于發(fā)布本單位規(guī)章制度;要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理某項(xiàng)事務(wù);轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文;向同級(jí)機(jī)關(guān)和不同隸屬機(jī)關(guān)發(fā)送公文等。適用范圍是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或者平行機(jī)關(guān)之間。（2）報(bào)告。屬于上行文，是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)單位的詢問所使用的文種，報(bào)告可以是例行報(bào)告、綜合報(bào)告，專題報(bào)告等。具體應(yīng)用時(shí)原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān);并不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng);不可越級(jí)或跨級(jí)別使用。（3）請(qǐng)示。屬于上行文，是向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的文種。使用時(shí)應(yīng)當(dāng)將請(qǐng)示的原因及目的說明，并提出傾向性意見、解決問題的建議或方案。注意主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)，不能是多頭請(qǐng)示;應(yīng)當(dāng)一文一事，即請(qǐng)示一件事的同時(shí)不可夾帶其他事項(xiàng);同樣不可越級(jí)或跨級(jí)別使用。

2.擬稿的基本要求。公文的內(nèi)容是公文的主體，也是公文的靈魂，擬稿時(shí)應(yīng)按照結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、主題突出、內(nèi)容簡潔、表達(dá)準(zhǔn)確，格式正確等基本要求起草;同時(shí)應(yīng)符合黨和國家方針政策、國家法律、法規(guī)以及屬地市委、市政府的有關(guān)規(guī)定;引用人名、地名、單位名稱、時(shí)間，代號(hào)時(shí)要準(zhǔn)確無誤;引用文件時(shí)應(yīng)核對(duì)原文，避免出錯(cuò);要避免出現(xiàn)明顯的文字、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字、缺行、漏句、重句和缺頁等錯(cuò)誤。

（二）公文的核稿。公文擬稿完成之后，由部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富的文秘人員對(duì)文稿的內(nèi)容進(jìn)行審核和檢查：核實(shí)文中提到的政策是否符合相關(guān)規(guī)定，提出的措施是否可行;核查公文內(nèi)容的銜接性和完整性是否良好，對(duì)不恰當(dāng)?shù)牡胤教岢鲆庖姴⒏恼?檢查文稿內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、主題、文字是否正確，保證公文的嚴(yán)肅性。

（三）公文的簽發(fā)。簽發(fā)是核稿之后由機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人、法定代表人或單位分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行簽字發(fā)行的階段，即對(duì)審核的文稿進(jìn)行最后的審定、簽署，確定公文有效、是否可以正式發(fā)文的決定性階段。

（四）公文的核發(fā)。公文的核發(fā)是秘書部門在公文正式印制發(fā)放前，對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種和格式等進(jìn)行再次復(fù)核、并確定公文文號(hào)的工作。

（五）公文的印制和發(fā)放。公文的制作應(yīng)當(dāng)按照準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、規(guī)范、保密的原則進(jìn)行，在制作時(shí)版面布局、要素編排，印刷裝訂和加蓋印章等具體環(huán)節(jié)都應(yīng)符合特定的國家標(biāo)準(zhǔn)。通常由文秘室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批的份數(shù)、審批的內(nèi)容按照規(guī)定格式制作，印制裝訂完成的公文，根據(jù)審批的知悉范圍進(jìn)行發(fā)放并做好記錄，便于日后查詢。

二、公文的收文處理

公文的收文處理是指對(duì)來自單位外部公文的辦理、管理的過程，包括簽收、登記、承辦、傳閱和催辦等環(huán)節(jié)。

（一）公文的簽收和登記。公文具有很強(qiáng)的時(shí)效性，在特定的時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生效用，收到公文要及時(shí)辦理，不要延誤、積壓文件，簽收時(shí)應(yīng)履行清點(diǎn)、簽署姓名和日期的手續(xù)。登記時(shí)要將涉密公文和非涉密公文分別登記，以便從源頭上控制公文的流向和流轉(zhuǎn)范圍，保證公文的安全保密性;應(yīng)將公文的文件編號(hào)、來文單位、收文日期、份數(shù)，頁數(shù)以及涉密公文的密級(jí)和保密期限逐項(xiàng)登記清楚。

（二）公文的承辦、傳閱和催辦。承辦、傳閱和催辦工作是規(guī)范管理和有效利用公文的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，準(zhǔn)確周密、迅速及時(shí)，并注意安全保密。1.承辦。公文的承辦要講究規(guī)范和及時(shí)，承辦時(shí)可以根據(jù)公文的輕、重、緩、急程度采用不同顏色的文件夾加以區(qū)分，達(dá)到分類處理，提高承辦質(zhì)量與速度的目的;承辦時(shí)承辦人應(yīng)按照公文內(nèi)容，提出初始的意見或建議，報(bào)由上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)承辦人的建議作出批復(fù)，或者根據(jù)公文內(nèi)容召集會(huì)議，經(jīng)討論研究作出具體的決定。2.傳閱。公文的傳閱是公文內(nèi)容上傳下達(dá)的重要環(huán)節(jié)，同樣要注意文件的時(shí)效性，傳閱時(shí)要遵循“工作需要知悉”的原則進(jìn)行，不隨意擴(kuò)大知悉范圍，以防文件的敏感內(nèi)容被他人知悉，造成不良影響，甚至發(fā)生泄密事件。3.催辦。在傳閱公文時(shí)，注意敦促文件傳遞的速度，隨時(shí)掌握文件的去向，提高工作效率，保證文件的安全性，并在文件要求的時(shí)間范圍內(nèi)辦結(jié)。

三、公文的歸檔和銷毀

公文使用完畢后應(yīng)將材料收集齊全，整理歸檔，便于日后使用，確無存檔價(jià)值的應(yīng)當(dāng)辦理銷毀。

（一）公文的歸檔。歸檔整理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，在公文處理階段就為歸檔做好準(zhǔn)備，將公文處理與歸檔立卷有效結(jié)合，能減少重復(fù)工作、為日后查閱利用公文檔案起到積極的作用。其中公文發(fā)文的歸檔材料應(yīng)包含擬稿、核稿、核發(fā)的審批頁及公文底稿和一份正式公文;公文收文的歸檔應(yīng)將原件及承辦過程頁一并存檔，存檔時(shí)可以按文件內(nèi)容分類整理立卷，有條件的可以建立電子公文檔案庫，提高檔案查詢使用率。

（二）公文的銷毀。不滿足存檔條件和無保存利用價(jià)值的公文，例如未形成最終稿的公文和重復(fù)多份的公文（尤其是涉密公文），個(gè)人不可持有，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定作銷毀處理;銷毀前應(yīng)當(dāng)履行登記、造冊(cè)、清點(diǎn)、核對(duì)，審批的手續(xù)，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤?/p>

四、公文的電子化管理

公文的電子化管理對(duì)提高公文利用效率有重大意義。電子公文與紙質(zhì)公文特點(diǎn)對(duì)比如下：

（一）紙質(zhì)公文。紙質(zhì)公文有穩(wěn)定性高、安全性好的優(yōu)勢(shì)，是目前主要的載體形式，但在發(fā)文、收文、歸檔和銷毀工作的各環(huán)節(jié)需要人工配合和操作，效率低、查找時(shí)間長，不能直觀反映公文當(dāng)前的位置，且歸檔后保存需要較大的存儲(chǔ)空間和條件較高的存儲(chǔ)環(huán)境。

（二）電子公文。公文的電子化節(jié)省紙張，低碳環(huán)保，減少了信息的重復(fù)錄入，起到資源共享、提高辦公效率、減少流轉(zhuǎn)時(shí)間的作用;傳輸簽收過程可以追溯查詢、永久保存、查詢方便。但公文的電子化存在不穩(wěn)定因素，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的依賴性強(qiáng)。

隨著信息化水平的進(jìn)一步提高，紙質(zhì)公文逐漸過渡到電子公文將是大趨勢(shì)。在目前的實(shí)際管理中應(yīng)做好紙質(zhì)管理，不斷發(fā)展電子管理手段，使公文的管理工作更科學(xué)規(guī)范。

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