淺談信息化技術(shù)在高校檔案管理行政中的應(yīng)用

□蔣明子 潘 博

信息化技術(shù)的應(yīng)用，給高校的檔案管理帶來了極大的便利，更有利于高校進(jìn)行檔案的管理。本文主要從實(shí)行高校檔案信息化管理的重要性，目前信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中存在的問題，將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案信息管理的特殊性，信息化技術(shù)在高校檔案管理行政中的應(yīng)用，高校檔案管理未來的展望等五個(gè)方面對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理行政中進(jìn)行了分析，以求為同行提供一個(gè)參考依據(jù)。

一、實(shí)行高校檔案信息化管理的重要性

(一)有利于提高高校檔案管理的效率。高校檔案管理的信息化是由于高校將信息化技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理中，并對(duì)檔案進(jìn)行歸類、整理、存檔，便于管理人員對(duì)高校檔案進(jìn)行管理，大大節(jié)省了管理時(shí)間、所需要的人力，提高了高校檔案管理的效率，使得檔案資料管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化；另外將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中，提高了信息的準(zhǔn)確率，檔案資料丟失和破損的情況得到有效控制[1]。

(二)有利于學(xué)校管理的透明化和公開化。將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案的行政管理中，促使高校管理更加透明化和公開化。高校的辦學(xué)目標(biāo)、辦學(xué)宗旨、學(xué)校的招生計(jì)劃、學(xué)校的招生情況、教師的相關(guān)信息、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)校的獎(jiǎng)學(xué)金情況、相關(guān)的就業(yè)情況等信息[2]，都會(huì)展示在學(xué)校的官網(wǎng)上，有利于高校全校的教師和學(xué)生了解學(xué)校的相關(guān)信息，有利于學(xué)校管理的透明化和公開化。

(三)有利于提高高校檔案的利用率。將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案的行政管理中，有效地縮短了管理人員整理檔案的時(shí)間，高校檔案管理所需的時(shí)間、人力、財(cái)力都得到了大大降低；另外學(xué)校檔案的信息化管理，更有利于學(xué)校的教師和學(xué)生對(duì)檔案信息資料進(jìn)行查找，高校檔案的利用率得到大大提高。

(四)有利于高校教學(xué)輔助工作的持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們的生活水平也得到了極大的提高，同時(shí)高校的管理問題也日益凸顯，高校以前陳舊的管理模式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展要求，對(duì)此必須要進(jìn)行轉(zhuǎn)型和升級(jí)，才能提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，以此才能謀求未來的持續(xù)健康發(fā)展。做好高校的教學(xué)輔助工作就顯得十分必要，高校在進(jìn)行學(xué)校的管理模式的革新時(shí)，要加大信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的檔案信息化管理。

二、目前信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中存在的問題

(一)高校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視學(xué)校檔案管理信息化的應(yīng)用。目前大多數(shù)高校都把工作重心放到了學(xué)生的成績(jī)、教師的教學(xué)水平、教師對(duì)課程的研討、教師的相關(guān)學(xué)術(shù)論文上，在教學(xué)上有了很大的革新。但與此同時(shí)高校的行政工作也十分重要，高校的檔案管理工作與其他的工作相比較枯燥無聊，但它對(duì)于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生卻有著十分重要的意義[3]。然而目前大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)都不太重視學(xué)校檔案管理信息化的應(yīng)用，導(dǎo)致高校檔案信息管理出現(xiàn)了混亂，大大降低檔案信息的安全性。

(二)高校檔案管理人員素質(zhì)低下。高校檔案管理人員素質(zhì)低下也是目前信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中存在的重大問題?，F(xiàn)在的高校，學(xué)校的教師和相關(guān)的管理人員大多數(shù)都是高學(xué)歷、高素質(zhì)的人才，他們具備了扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和優(yōu)秀的專業(yè)技能，但是從整體來看，具備優(yōu)秀的管理能力的人才卻是少之又少，而懂得運(yùn)用管理系統(tǒng)進(jìn)行精確操作的人員也非常少。高校檔案管理的人員大多具備豐富的理論知識(shí)，但檔案管理的經(jīng)驗(yàn)卻非常少，對(duì)此要想提高高校檔案管理的水平，就必須要求管理人員將理論知識(shí)與實(shí)踐操作相結(jié)合，提高他們的素質(zhì)，以滿足檔案管理的要求。

三、將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案信息管理的特殊性

(一)高校檔案信息量非常龐大。隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展，已在人們的生產(chǎn)及生活方面發(fā)揮著十分重要的作用，人們?cè)絹碓揭蕾嚮ヂ?lián)網(wǎng)。高校的官網(wǎng)中涵蓋了眾多二級(jí)學(xué)院的資料以及一些電子版的表格、文檔，使得校園平臺(tái)網(wǎng)的資源空間越來越小。

(二)高校檔案信息種類繁多，且內(nèi)容豐富。目前高校的檔案信息種類十分繁多，且內(nèi)容較豐富，比如：學(xué)生的入校信息、個(gè)人檔案、學(xué)生在校幾年的成績(jī)表、教師檔案表等。

(三)高校檔案存儲(chǔ)的類型較多。以前高校的檔案資料只有紙質(zhì)檔案，但隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及科技的不斷發(fā)展，目前的高校檔案存儲(chǔ)類型比原來的增加了許多。包括除了原來的紙質(zhì)檔案，還有電子版的檔案資料、圖片資料、音頻資料、視頻資料等[4]。

(四)高校檔案資料調(diào)用度較高。高校教師評(píng)職稱、學(xué)生評(píng)優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)校多媒體設(shè)備的更新等方面，都需要參考高校的檔案資料才能進(jìn)行，因此就需要對(duì)高校的檔案信息資料進(jìn)行調(diào)用，大大提高了學(xué)校檔案的利用率。

(五)高校檔案資料的密度價(jià)值高。高校的檔案資源采集了眾多信息系統(tǒng)的信息，而這些信息也是經(jīng)過眾多二級(jí)學(xué)院的管理系統(tǒng)整理出來的，因而高校的檔案資料都是較完整的，密度價(jià)值較高[5]。

四、信息化技術(shù)在高校檔案管理行政中的應(yīng)用

(一)高校檔案管理越來越現(xiàn)代化。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案管理模式也發(fā)生了重大變化，高校檔案的管理越來越現(xiàn)代化，高校檔案管理將現(xiàn)代的多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等應(yīng)用到了檔案管理中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的一體化管理，檔案管理效率得到了提高，同時(shí)管理也更加科學(xué)化、規(guī)范化。

(二)高校檔案信息的安全體系得以建立和完善?；ヂ?lián)網(wǎng)應(yīng)用到人們的生產(chǎn)以及生活中，給人們的生產(chǎn)及生活帶來了極大的便利，同時(shí)也加大了信息的風(fēng)險(xiǎn)性，容易出現(xiàn)信息泄露的事件，因此高校建立并完善檔案信息的安全體系就顯得尤為重要。高校建立并完善檔案信息的安全體系，有利于保證檔案信息的安全，避免出現(xiàn)信息外漏的事件，信息的完整性得到了保障[6]。

五、高校檔案管理未來的展望

隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，檔案資料的管理也越來越現(xiàn)代化，人們對(duì)科技的需求越來越大，也越來越依賴科技。目前高校的信息量越來越大，信息也較原來的復(fù)雜，儲(chǔ)存類型也日漸增多，不同的信息種類需要選擇不同的儲(chǔ)存類型進(jìn)行存檔才行。雖然信息化技術(shù)已應(yīng)用到高校的檔案管理中，但由于要求的提高，對(duì)此還需要對(duì)檔案資料進(jìn)行精細(xì)化的管理，按照具體的種類對(duì)其進(jìn)行歸檔，以此才能真正提高高校檔案的管理質(zhì)量[7]。

六、結(jié)語

綜上所述，目前人們的生產(chǎn)及生活已經(jīng)離不開科技，因此高校的檔案管理只有將信息化技術(shù)相關(guān)元素融入到管理中，才能真正提高高校檔案管理的水平。而展望未來信息技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)有更多的信息技術(shù)應(yīng)用到高校的檔案管理中，對(duì)此高校要重視將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，以促進(jìn)高校的健康發(fā)展。