試論新來源觀對(duì)電子文件檔案管理工作的影響

【摘要】來源原則是檔案界公認(rèn)的現(xiàn)代檔案整理的核心原則，在電子時(shí)代經(jīng)歷了質(zhì)疑后被“重新發(fā)現(xiàn)”修正成“新來源觀”，它對(duì)電子文件管理工作產(chǎn)生巨大影響。本文從電子文件整理、著錄檢索、鑒定等方面分析了新來源觀對(duì)電子文件管理工作的影響。

【關(guān)鍵詞】新來源觀 電子文件 整理 著錄檢索 鑒定

來源原則自從20世紀(jì)初在檔案界確立其核心地位以來，對(duì)世界各國(guó)的檔案理論和實(shí)踐產(chǎn)生了巨大的影響。到了電子時(shí)代，來源原則一度遭到質(zhì)疑，又被“重新發(fā)現(xiàn)”，賦予新的含義，即“新來源觀”。新來源觀實(shí)質(zhì)上是從新的視角對(duì)來源概念賦予新的闡釋。我國(guó)檔案學(xué)者馮慧玲就曾指出“這個(gè)‘來源就是指文件的形成過程及背景，即文件是由誰，在什么條件下，運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)，為了什么目的，采用何種結(jié)構(gòu)形成的等方面的情況。不管文件是獨(dú)立產(chǎn)生于一個(gè)機(jī)構(gòu)，或是由來自若干數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)組合而成的，只要我們掌握它們的形成過程，并把這些信息隨同文件信息一同保留下來，就可以尋根溯源，了解該文件的始末原委?！毙聛碓从^并不是對(duì)傳統(tǒng)來源原則的的否定或簡(jiǎn)單重復(fù)，而是通過對(duì)它的豐富和發(fā)展增強(qiáng)了它在電子時(shí)代的生命力。新來源觀主要是針對(duì)電子文件的特點(diǎn)而提出的，所以它的實(shí)踐價(jià)值主要體現(xiàn)在對(duì)電子文件的整理、著錄、檢索、鑒定工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生了重要影響。

一、整理

與傳統(tǒng)文件相比，雖然電子文件有很多不同的特點(diǎn)，但是它們本質(zhì)上仍然是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。所以保持文件之間的歷史聯(lián)系，對(duì)電子文件管理尤其是在整理領(lǐng)域同樣重要。新來源觀可以為判斷全宗、劃分管理單元提供客觀依據(jù)，有效解決電子時(shí)代某些電子文件難以區(qū)分全宗的問題。

電子時(shí)代全宗依然存在，只是發(fā)生了“形態(tài)的異化”。其特點(diǎn)有二：一是全宗將再也不是原來意義上的館藏單位，而僅僅是檔案信息處理和用戶利用不可或缺的基本單位;二是全宗的實(shí)體形式越來越少，將主要以智能控制形式出現(xiàn)。

由于電子文件的系統(tǒng)依賴性及易失性等特性，單純電子文件管理亦須進(jìn)行過程控制，在這種情況下，信息時(shí)代的檔案全宗將是處于智能控制下的全宗。所謂智能控制是指超越文件原始載體的限制，控制檔案信息過程或行為。正如何嘉蓀先生所說：“全宗并非僅僅處于實(shí)體控制狀態(tài)下的文件群體，它還可以在智能控制下得以實(shí)現(xiàn);有時(shí)難于在實(shí)體控制狀態(tài)下組織的全宗，反而在智能控制狀態(tài)下成為可能，甚至可以說智能控制下的全宗才更加完美和理想化。”

二、著錄檢索

隨著電子文件記錄方式和載體的變化，以及檔案人員對(duì)電子文件特性和對(duì)檔案本質(zhì)認(rèn)識(shí)的深化，同時(shí)，出于保證電子文件真實(shí)性、可讀性、可利用性的需要，檔案人員更加認(rèn)識(shí)到來源聯(lián)系的重要地位，要求綜合著錄文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息。而新來源觀擴(kuò)大了電子文件著錄項(xiàng)目的范圍，使著錄內(nèi)容更加齊全完整，其中，元數(shù)據(jù)的引入更好地適應(yīng)了電子文件的特點(diǎn)要求。

一方面，著錄的作用越來越重要，成為電子文件證據(jù)性和真實(shí)性的重要保障。由于電子文件信息與載體的可分離性，其物理載體在升級(jí)轉(zhuǎn)換過程中信息的易逝性等因素，常常使電子文件的真實(shí)性受到威脅，而著錄是保證其真實(shí)性的一種可靠手段。另一方面，著錄內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)生變化，電子文件著錄的內(nèi)容應(yīng)涉及文件形成過程中的各個(gè)要素，包括文件形成背景，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且著錄的重點(diǎn)應(yīng)從文件的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件形成背景上來。只有元數(shù)據(jù)才能擴(kuò)展傳統(tǒng)著錄的范圍，全方位的描述文件的來源信息。另外，電子文件著錄應(yīng)貫穿其整個(gè)生命周期，成為一種全過程著錄。 只有引入動(dòng)態(tài)性的元數(shù)據(jù)著錄才能動(dòng)態(tài)地反映文件整體運(yùn)動(dòng)過程的全貌。

新來源觀強(qiáng)化了元數(shù)據(jù)著錄對(duì)文件檢索的重要意義。著錄作為為編制檢索工具提供數(shù)據(jù)的重要活動(dòng)，它的范圍和內(nèi)容的豐富為檢索提供了多種途徑。特里·庫(kù)克在1996年曾指出：“以來源為基礎(chǔ)的信息檢索注重的是研究規(guī)范文件形成的形式、功能和有機(jī)聯(lián)系，它優(yōu)越于主題檢索和以內(nèi)容為基礎(chǔ)的檢索方法，成為檔案人員在電子文件時(shí)代發(fā)揮作用的關(guān)鍵。” 這是因?yàn)橹黝}檢索的內(nèi)容檢索提供的信息少，而且不可避免地會(huì)帶有主觀和人為的成分。同時(shí)，電子文件的形成和處理特點(diǎn)決定了來源信息不僅是一個(gè)檢索入口，更是進(jìn)行檢索的前提。它有助于對(duì)復(fù)雜的電子文件實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的檢索，提高檢索效率，使利用者可以快速有效的查找到所需信息。

三、鑒定

文件數(shù)量的急劇增加，社會(huì)組織機(jī)構(gòu)頻繁更迭所造成的職能重疊、文件重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，以及利用主體和利用需求多樣化等，使檔案鑒定的重要性、迫切性突出，同時(shí)社會(huì)檔案觀的出現(xiàn)，強(qiáng)調(diào)檔案作為社會(huì)記憶應(yīng)全面反映社會(huì)各方面。在此情況下，新的鑒定理論即“新智能鑒定論”應(yīng)景而生。

新職能鑒定論包括“社會(huì)分析與職能鑒定論”，“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，和“宏觀鑒定戰(zhàn)略”。它強(qiáng)調(diào)檔案價(jià)值取決于社會(huì)結(jié)構(gòu)，通過社會(huì)職能得以體現(xiàn)，將檔案鑒定工作置于廣闊社會(huì)背景之下，拓寬了鑒定視角。新職能鑒定論是對(duì)間接和批量鑒定方法的應(yīng)用，體現(xiàn)了宏觀鑒定的思想。它主要適用于電子文件的前端鑒定和“批量”鑒定，不再是對(duì)單份文件鑒定，而是某項(xiàng)職能鑒定，常常表現(xiàn)為“批處理”方式。即按照文件形成者及其職能歸類，分批鑒定。它是從具體到宏觀，由繁雜到簡(jiǎn)單，逐漸改善了逐份鑒定的繁雜，減少了鑒定人員的工作量，將鑒定人員從繁瑣的工作中解放出來，提高了工作效率。同時(shí)，它將鑒定的執(zhí)行時(shí)間提前到文件形成之時(shí)甚至形成之前，使得鑒定方式和方法從滯后變?yōu)槌?，由固定變?yōu)殪`活機(jī)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件的前端鑒定。

新職能鑒定論所蘊(yùn)含的宏觀鑒定思想是新來源觀作用于鑒定領(lǐng)域的的重要體現(xiàn)，它實(shí)質(zhì)上更加突出了掌握文件的來源信息對(duì)電子文件鑒定的重要性，也反映了新來源觀的核心思想——尊重文件的形成過程，保持文件生成的歷史聯(lián)系。

總之，新來源觀是針對(duì)電子文件生成和處理的特點(diǎn)，將“來源”所指的具體的機(jī)關(guān)拓展為相對(duì)抽象的文件形成過程。它是來源原則為了更好的適用于電子文件而作出的調(diào)整和完善，它對(duì)電子文件管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了巨大影響，增強(qiáng)了自身的生命力，也獲得了更廣泛的適用范圍和更廣闊的理論指導(dǎo)空間。

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[2]徐富榮.來源原則在電子檔案管理中的作用.檔案學(xué)研究，2002（3）.

作者簡(jiǎn)介：李雪（1984—），女，山東平度人，碩士研究生學(xué)歷，館員。