高中學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理微探

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們在日常工作生活中基本都使用電子文件，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理成為了高中學(xué)校檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。本分重點(diǎn)分析了高中學(xué)校檔案管理存在的問題以及實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的重要性。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；檔案；網(wǎng)絡(luò)信息化；管理

隨著科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)覆蓋到人們生活和工作的方方面面，檔案管理工作也不例外。新時期，檔案部門也逐漸改變?yōu)榉e極為人們提供信息服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)。檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理打破了傳統(tǒng)檔案管理的時間和空間限制，人們可以根據(jù)自己的需求進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)去查閱自己需要的檔案信息，并且及時、全面的了解學(xué)校的管理和發(fā)展?fàn)顩r。檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理能夠?yàn)楦咧袑W(xué)校的發(fā)展提供準(zhǔn)確、有價值的檔案信息資料，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

1 高中學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端

1.1 檔案的保密性和安全性較低

傳統(tǒng)的高中學(xué)校檔案管理模式較為落后，學(xué)生信息管理主要依靠工作人員手工錄入，效率和保密性較低。多數(shù)檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)落后，和時代脫節(jié)，不能熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，無法準(zhǔn)確、規(guī)范的把學(xué)校的檔案基本信息錄入，致使信息出現(xiàn)錯誤、遺漏等情況出現(xiàn)。檔案接觸的主體較為廣泛，使檔案的保密性受到威脅。假如檔案的安全工作無法保障，就會造成嚴(yán)重的后果。

1.2 工作任務(wù)繁重、效率較低

高中學(xué)校每年都有大量的學(xué)生畢業(yè)，新生入學(xué)、教職工出現(xiàn)變動，就會需要錄入和變動大量的數(shù)據(jù)，檔案需要頻繁變動，采用人工管理模式來進(jìn)行檔案管理，信息量較多，任務(wù)繁重，致使檔案管理工作人員的工作效率偏低，同時學(xué)校也需要耗費(fèi)大量的人力和物力去完成此項(xiàng)工作，增加學(xué)校的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

1.3 查詢檔案較為麻煩，更新和維護(hù)數(shù)據(jù)較為困難

高中學(xué)校檔案如果出現(xiàn)累積或者累積時間較長，就會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和文件，采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，讓工作人員手工查詢、更新和維護(hù)都是較為困難的。想要查閱一份檔案資料就需要在大量的資料中查詢，如同大海撈針，致使需要的時候找不到，不用的時候隨意亂放。學(xué)校需要花費(fèi)大量的時間、人力、物力和財力去整理、規(guī)范這些混亂的檔案，最終就會影響高中學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。

2 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用

使用計算機(jī)技術(shù)，把高中學(xué)校檔案信息資料轉(zhuǎn)化成電子信息，建立網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫。能夠推動高中學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，解決目前高中學(xué)校檔案管理中存在的問題，提高工作效率，優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.1 檔案工作重點(diǎn)發(fā)生變化，統(tǒng)一規(guī)定資料標(biāo)準(zhǔn)

高中學(xué)校檔案管理工作要想跟上時代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)“廣泛、快速、精準(zhǔn)”的要求，就需要把檔案管理工作重點(diǎn)放在信息的傳遞和加工這兩方面，傳統(tǒng)的檔案保存位置放在之后。進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理工作，使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容。運(yùn)用計算機(jī)，檔案管理工作人員和使用者不用再花費(fèi)大量的時間和精力進(jìn)入檔案庫。查閱和使用檔案不用再接觸檔案的原件，使得檔案資料的壽命增長。使用計算機(jī)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行一體化處理，大大的提高了學(xué)校檔案的管理效率和質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理中的作用得以全面發(fā)揮。檔案工作人員的工作性質(zhì)也發(fā)生了變化，從以往的保存資料，轉(zhuǎn)換為審計資料，時刻關(guān)注檔案信息的完整、準(zhǔn)確、連續(xù)和真實(shí)。使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把高中學(xué)校的歸檔資料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)定，保證歸檔資料清晰、方便閱讀。

2.2 增強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式

高中學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式，就要采用無紙化管理方法，使用信息管理系統(tǒng)，使檔案資料的形成實(shí)現(xiàn)一體化模式。這種方法能夠節(jié)省大量的時間、人力、物力和財力，使用計算機(jī)管理使文件插入、信息存檔、信息查閱等更加方便，減輕了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。檔案工作人員需要不斷學(xué)習(xí)檔案管理和計算機(jī)新知識，廣泛閱讀各方面知識。深入研究檔案管理，樹立先進(jìn)的管理理念，不斷拓寬視野，提高檔案管理水平和使用計算機(jī)快速、便捷的檢索能力，進(jìn)而滿足人們的不同需求。使用電子加密技術(shù)來機(jī)密管理文書檔案，滿足廣大用戶的具體要求。

2.3 使用檔案的保密性，提高檔案管理工作水平

計算機(jī)技術(shù)具有超大存儲空間，快速存儲速度以及動態(tài)化的管理等優(yōu)點(diǎn)，高中學(xué)校利用計算技術(shù)對檔案資料進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的編輯等功能。要想實(shí)現(xiàn)檔案的較高保密性，可以使用計算機(jī)把檔案學(xué)校檔案資料制作成文件，進(jìn)而提高學(xué)校檔案管理水平，降低工作人員的負(fù)擔(dān)，提升工作效率。進(jìn)而逐漸提高檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化水平。

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高中學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理變?yōu)橛葹橹匾?。而高中學(xué)校的檔案管理工作和學(xué)校整體管理有著密切聯(lián)系，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該把檔案信息化建設(shè)作為工作重點(diǎn)，構(gòu)建完善、高效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式。

參考文獻(xiàn)

[1]唐風(fēng)華.高中學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理芻議[J].陜西檔案，2016.6.

[2]閆明.芻議高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].經(jīng)營管理者，2016.24.

作者簡介

李秋峰（1971-），男，漢，大專，山東省萊蕪市，初級，研究方向：檔案管理。