大數(shù)據(jù)下高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

龐蕾 耿婉茹

摘 要：高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生個(gè)人信息、學(xué)習(xí)、工作、成績(jī)、年資、思想等方面的記錄，與大學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，也是我們?nèi)耸聶n案的重要組成部分。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)正在逐步顯現(xiàn)。高校畢業(yè)生檔案的數(shù)量和類(lèi)型不斷增加，對(duì)檔案的處理速度也提出了新的要求。因此，做好高校畢業(yè)生檔案管理工作，可以充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，實(shí)施我國(guó)的人才戰(zhàn)略，具有十分重要的意義。本文首先闡述了大數(shù)據(jù)條件下高校畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)概念，作為本文的理論基礎(chǔ)。其次，闡述了高校畢業(yè)生檔案管理的意義。最后，針對(duì)大數(shù)據(jù)條件下高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了一些改進(jìn)措施，以促進(jìn)高校畢業(yè)生檔案的檢索和利用，充分發(fā)揮其功能。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案工作；發(fā)展對(duì)策

在高校教學(xué)研究工作和學(xué)生管理過(guò)程中，會(huì)形成大量的檔案。這些檔案是存儲(chǔ)重要材料（如文本、圖表和信息資源）的重要載體。在學(xué)校的實(shí)際工作中有著不可替代的重要地位。在大數(shù)據(jù)的條件下，高校畢業(yè)生檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。高校檔案管理人員應(yīng)積極探索大數(shù)據(jù)條件下優(yōu)化檔案工作的措施，完善檔案管理模式，提高高校畢業(yè)生檔案管理的效率和質(zhì)量，確保高校檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。本文闡述了在大數(shù)據(jù)下，高校畢業(yè)生檔案管理的問(wèn)題，作為借鑒。

1 大數(shù)據(jù)下高校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)概述

1.1 大數(shù)據(jù)的概念

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)也逐漸加深，可分為三個(gè)層次：第一級(jí)是數(shù)據(jù)本身，第二級(jí)是大數(shù)據(jù)處理技術(shù)。第三級(jí)是大數(shù)據(jù)的概念。三者相互協(xié)調(diào)，形成完整的大數(shù)據(jù)概念。由于大數(shù)據(jù)量的特點(diǎn)和時(shí)代的要求，大數(shù)據(jù)在許多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)的處理過(guò)程基本相同，但由于數(shù)據(jù)來(lái)源和分析結(jié)果的不同，大數(shù)據(jù)在不同領(lǐng)域的處理過(guò)程中也存在一些特殊性。學(xué)生管理中大數(shù)據(jù)的處理過(guò)程可分為：管理數(shù)據(jù)的收集、管理數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和整理、管理數(shù)據(jù)的分析和挖掘、結(jié)果的解釋和應(yīng)用。

1.2 高校畢業(yè)生檔案的含義

高校畢業(yè)生檔案信息是社會(huì)人才信息的重要載體，是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中真實(shí)地反映和記錄。我們可以將其分為電子的，紙質(zhì)的以及聲音圖像的檔案。目前大部分的高校學(xué)生檔案是紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括繁多，一切與學(xué)生在高校期間學(xué)習(xí)與生活的相關(guān)信息都要一一記錄下來(lái)，通過(guò)學(xué)生檔案我們可以看出一個(gè)學(xué)生的成績(jī)、專(zhuān)業(yè)水平、身體素質(zhì)、思想修養(yǎng)以及綜合能力。

1.3 高校畢業(yè)生檔案及管理的現(xiàn)狀

高校畢業(yè)生檔案管理具有以下特點(diǎn)：第一，高校畢業(yè)生檔案管理的工作量大。隨著并購(gòu)擴(kuò)張戰(zhàn)略的全面實(shí)施，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生如何將貯存在學(xué)校的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移操作等，這些工作使得學(xué)校面臨的檔案管理工作壓力非常大。二是檔案管理時(shí)間相對(duì)集中。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)研究過(guò)程中收到的獎(jiǎng)懲、黨員信息和學(xué)生身份變更信息。檔案管理員必須在畢業(yè)前改變學(xué)生的檔案。這些事情必須在學(xué)生完成學(xué)業(yè)之前轉(zhuǎn)移到他們的工作單位或?qū)W校，這樣一來(lái)工作量更大，時(shí)間更緊張。三是隨著網(wǎng)絡(luò)招聘、應(yīng)聘及經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人才資源越來(lái)越在比較信息中呈現(xiàn)出來(lái)，人才流動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量以及去向問(wèn)題會(huì)逐漸增強(qiáng)。這些零散的分布于各行業(yè)、各地域的人才信息急需在最短的時(shí)間內(nèi)在不同領(lǐng)域、不同機(jī)構(gòu)之間共享。

2 完善高校畢業(yè)生檔案管理的意義

2.1 從學(xué)生角度來(lái)看

畢業(yè)生檔案具有較高的權(quán)威性，檔案里畢業(yè)生的身體狀況、心理健康、學(xué)業(yè)成績(jī)、社會(huì)能力、社會(huì)實(shí)踐能力和綜合績(jī)效的獨(dú)特性決定了檔案與職業(yè)身份證功能的一致性，是企業(yè)和事業(yè)單位人才培養(yǎng)的標(biāo)準(zhǔn)。檔案中所記錄的學(xué)生的政治觀點(diǎn)和職位影響到他們進(jìn)入公司后的職稱(chēng)、薪水和對(duì)海外學(xué)習(xí)的評(píng)估。因此，學(xué)校有責(zé)任引導(dǎo)學(xué)生重視檔案的作用。為畢業(yè)生提供全面、具體和高質(zhì)量的檔案材料，將使學(xué)生具有更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2.2 從高校和社會(huì)角度來(lái)看

從高校的角度看，學(xué)生檔案是反映學(xué)生素質(zhì)的重要窗口，能直觀地反映畢業(yè)生的素質(zhì)。學(xué)校要獲得社會(huì)認(rèn)可，除了要培養(yǎng)高素質(zhì)、個(gè)性鮮明的學(xué)生外，還必須建立嚴(yán)格的檔案管理制度。此外，從社會(huì)的角度來(lái)看，檔案在一定程度上是學(xué)生進(jìn)入社會(huì)的敲門(mén)磚。因此，通過(guò)查看畢業(yè)生的檔案，企業(yè)可以在最短的時(shí)間內(nèi)選擇公司的員工。這就要求我們完善檔案管理制度，為一些企業(yè)提供便利的條件，最大限度地滿(mǎn)足人民各方面的要求。

3 高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 大學(xué)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

隨著就業(yè)方式和就業(yè)內(nèi)容的逐步變化，學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入私營(yíng)企業(yè)或部分企事業(yè)單位，檔案不保存在工作單位。因此，許多學(xué)生不遵守檔案，學(xué)生和檔案是分開(kāi)的。學(xué)校中存儲(chǔ)的檔案數(shù)量逐漸增加，這無(wú)疑給學(xué)校檔案的保存和處理帶來(lái)了更大的困難。另外許多大學(xué)畢業(yè)生通過(guò)包裝自我推薦的簡(jiǎn)歷，以及他們的個(gè)人素質(zhì)和外表來(lái)找到工作，檔案的作用已被削弱。由于大多數(shù)大學(xué)畢業(yè)生沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，他們對(duì)檔案的重視不夠。即使在畢業(yè)很多年后，檔案仍在學(xué)校里。

3.2 檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的技術(shù)水平較低

為了保證檔案管理的有效性，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。目前，一些高校缺乏對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。輔導(dǎo)員和其他兼職畢業(yè)生檔案員經(jīng)常受雇于畢業(yè)生檔案的管理。因?yàn)樗麄冇凶约旱闹饕ぷ鳎苌倩〞r(shí)間在檔案上。而檔案的工作量很大，在檔案中必須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因?yàn)檫@些人是兼職的，缺乏經(jīng)驗(yàn)和能力，不能真正做好檔案管理工作，現(xiàn)有的一些技術(shù)不能用來(lái)促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理的更好實(shí)施。

3.3 檔案信息化管理方法落后

近年來(lái)，隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量迅速增加，畢業(yè)生檔案數(shù)量也在迅速增加，學(xué)校也在努力實(shí)現(xiàn)更好的畢業(yè)生檔案管理。檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)，不支持檔案管理相應(yīng)的軟件。由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，學(xué)校沒(méi)有實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。在這種情況下，工作效率不利于畢業(yè)生檔案管理的更好發(fā)展，不能適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的發(fā)展。另外，高校缺乏信息應(yīng)對(duì)能力，大畢業(yè)生檔案管理不足，很大程度上是由于網(wǎng)絡(luò)在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中信息化水平低所致。隨著數(shù)據(jù)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，利用信息技術(shù)管理大畢業(yè)生檔案已成為必然趨勢(shì)。在檔案管理工作中，高校畢業(yè)生檔案管理信息準(zhǔn)備不足，相關(guān)人員也沒(méi)有對(duì)這方面進(jìn)行深入的研究。要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的信息化，必須保證畢業(yè)生檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)、人才基礎(chǔ)和制度基礎(chǔ)。

3.4 檔案轉(zhuǎn)遞不夠準(zhǔn)確高效

部分高校管理人員法律意識(shí)淡薄，對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理的重視程度較低，這可能導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案管理過(guò)程中存在較大的漏洞。這一漏洞主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。首先，檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，相關(guān)操作不規(guī)范。在傳輸過(guò)程中，如果沒(méi)有按要求發(fā)送，只注意檔案的發(fā)布，不注意檔案的收集，很可能會(huì)在傳輸過(guò)程中丟失檔案。第二，檔案中有更多的錯(cuò)誤或遺漏。分發(fā)和傳輸檔案的任務(wù)相當(dāng)繁重。將大量的畢業(yè)生文獻(xiàn)送到各地是一項(xiàng)非常復(fù)雜的任務(wù)，這對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。在高校畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中，難以把握高校畢業(yè)生檔案流通的實(shí)施，影響高校畢業(yè)生檔案的未來(lái)查詢(xún)和利用。

4 完善大數(shù)據(jù)下高校畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策

4.1 提高學(xué)生自身的檔案意識(shí)

通過(guò)開(kāi)展各種課外實(shí)踐活動(dòng)，提高學(xué)生的檔案意識(shí)。只有這樣，學(xué)生才能對(duì)他們的檔案負(fù)責(zé)和認(rèn)真。此外，學(xué)校可以各種方式教導(dǎo)學(xué)生尊重檔案。通過(guò)學(xué)習(xí)過(guò)程中的實(shí)踐和競(jìng)爭(zhēng)，提高了學(xué)生豐富檔案信息的能力，逐步提高了學(xué)生的檔案意識(shí)。畢業(yè)生檔案管理的內(nèi)容包括在各種課堂實(shí)踐活動(dòng)中。學(xué)校要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，在大學(xué)生畢業(yè)離校前，向?qū)W生解釋人事檔案的重要性，并告訴他們離開(kāi)學(xué)校后如何向原籍地的人事部門(mén)報(bào)告。告知他們?cè)陔x校后應(yīng)怎樣到生源地人事部門(mén)報(bào)到的有關(guān)事項(xiàng)，并積極協(xié)助報(bào)到地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)做好人事檔案的轉(zhuǎn)移工作。作為高校畢業(yè)生檔案管理的人事服務(wù)機(jī)構(gòu)，學(xué)生在向?qū)W生報(bào)告時(shí)應(yīng)明確個(gè)人檔案的重要作用，并按照有關(guān)程序做好高校畢業(yè)生檔案的傳遞工作。用人單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，將大學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)移到工作場(chǎng)所，解決人事檔案的分離問(wèn)題，便于及時(shí)補(bǔ)充檔案。

4.2 建立強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍

為了實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的高質(zhì)量管理，學(xué)校必須為檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)門(mén)的人才，培養(yǎng)相應(yīng)的理論知識(shí)，提高學(xué)生的管理水平和能力。為了滿(mǎn)足畢業(yè)生檔案管理崗位的要求。學(xué)校應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力：一是提高檔案工作者的綜合素質(zhì)和意識(shí)，嚴(yán)格限制檔案工作者在今后工作中的思維和行為。二是吸收校外專(zhuān)業(yè)人員，管理學(xué)校檔案。這不僅加深了學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解，而且加強(qiáng)了檔案工作者的責(zé)任，使他們能夠享受與其他檔案工作者同等的待遇和義務(wù)。提高員工的積極性和效率，提高員工的能力，有利于內(nèi)部穩(wěn)定。第三，在檔案管理領(lǐng)域，引進(jìn)一批專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、信息處理能力強(qiáng)、計(jì)算機(jī)操作能力強(qiáng)的綜合性人才，為現(xiàn)代檔案管理的實(shí)現(xiàn)做好準(zhǔn)備。

4.3 提升畢業(yè)生檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)就業(yè)促進(jìn)作用

信息共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)信息資源的戰(zhàn)略規(guī)劃，而這一規(guī)劃是高校畢業(yè)生檔案信息適應(yīng)這一時(shí)代，完成共享戰(zhàn)略遠(yuǎn)景和目標(biāo)的過(guò)程。這些畢業(yè)生檔案信息資源跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)、跨行業(yè)的應(yīng)用，必須進(jìn)行全局化的統(tǒng)籌管理，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)時(shí)代信息資源共享時(shí)帶來(lái)的機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)。

高校應(yīng)提高檔案管理的技術(shù)能力和網(wǎng)絡(luò)水平，以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有檢索速度快、檢索簡(jiǎn)單、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低、易丟失等優(yōu)點(diǎn)。將電子技術(shù)引入畢業(yè)生檔案管理，可以減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。通過(guò)檢查，基本上可以避免紙質(zhì)檔案和錯(cuò)誤的丟失。通過(guò)建立招生機(jī)制，合格的用人單位可以使用檔案管理平臺(tái)賬戶(hù)，及時(shí)、快速地查找應(yīng)聘者的檔案信息，增加畢業(yè)生的就業(yè)機(jī)會(huì)。通過(guò)建立檔案管理平臺(tái)，高?？梢愿櫘厴I(yè)生的就業(yè)情況，畢業(yè)生和用人單位可以及時(shí)反饋就業(yè)信息。通過(guò)對(duì)高校的分析，可以充分了解人才的市場(chǎng)需求，完善人才培養(yǎng)模式，為大學(xué)生就業(yè)提供更好的幫助。

4.4 嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，創(chuàng)新工作方式方法

首先，要區(qū)分畢業(yè)生派遣單位的性質(zhì)和檔案管理資格。根據(jù)現(xiàn)行的國(guó)家檔案管理制度，明確畢業(yè)生提供的就業(yè)單位是否具備人事檔案管理權(quán)限。如私營(yíng)企業(yè)和外商投資企業(yè)，應(yīng)通知畢業(yè)生查詢(xún)其原籍的人才交流中心或人力資源和社會(huì)保障局的地址，并與他們聯(lián)系，確認(rèn)是否可以保存人事檔案。管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，并在專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)以供畢業(yè)生登陸查詢(xún)，賬號(hào)注冊(cè)時(shí)核實(shí)學(xué)生的學(xué)號(hào)及身份證號(hào)信息，以確保學(xué)生檔案信息的安全性。

5 結(jié)束語(yǔ)

高校畢業(yè)生檔案管理不僅是人事管理的重要組成部分，也是學(xué)生、企業(yè)和社會(huì)的一項(xiàng)工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校應(yīng)利用信息技術(shù)的手段，以現(xiàn)有技術(shù)為支撐，通過(guò)對(duì)高校畢業(yè)生檔案的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，對(duì)大學(xué)生進(jìn)行綜合管理。對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，初步形成了大畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的框架。加強(qiáng)檔案部門(mén)管理體制建設(shè)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化資源配置，全面培養(yǎng)和吸收大畢業(yè)生檔案管理人才，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。我相信，在嚴(yán)格的控制和密切的合作下，高校畢業(yè)生的檔案管理將實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、實(shí)質(zhì)性的發(fā)展，并在社會(huì)生活的各個(gè)方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介

龐蕾，山東理工大學(xué)檔案館，副研究館員，主要從事檔案管理與史志編研工作。

耿婉茹，濟(jì)南大學(xué)數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院，助教，主要從事輔導(dǎo)員工作。