檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

賈延梅

摘 要：在信息時代的發(fā)展過程中，信息化管理模式具有高效、方便等特點(diǎn)，現(xiàn)已代替了傳統(tǒng)的管理模式，并被廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)的發(fā)展過程中。在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案建設(shè)的信息化直接決定著檔案管理的整體水平，能夠有效地提升檔案管理的資源利用率。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足社會的發(fā)展需求，而檔案信息化能夠?yàn)闄n案及其資料的管理提供便利，充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；管理

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的技術(shù)逐漸被應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化?，F(xiàn)階段，在企業(yè)檔案管理過程中，相關(guān)人員的工作方式在不斷改善，這就在很大程度上提升了檔案管理工作的整體效率，創(chuàng)新了檔案管理的模式，能夠滿足社會的發(fā)展需求，進(jìn)而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

1 檔案信息化建設(shè)的特征

檔案信息化建設(shè)指的是在檔案管理觀察中，充分應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、管理、利用和服務(wù)的有效實(shí)施，為檔案管理模式的創(chuàng)新提供依據(jù)，推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.1 改革性

在企業(yè)的發(fā)展中，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有十分重要的作用，在一定程度上改變著檔案管理工作人員的職能要求和人員分工，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的創(chuàng)新和改革。同時，檔案信息化建設(shè)有效地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中制度的不完善等問題，推動著檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 時效性

通常情況下，檔案信息化建設(shè)工程需要耗費(fèi)大量的時間，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)該注重科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，具備創(chuàng)新精神。同時，在檔案管理過程中，管理人員應(yīng)該及時更新并維護(hù)檔案管理的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)的時效性提供保障。

1.3 價(jià)值性

檔案信息化建設(shè)工作能夠不斷完善檔案館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)展檔案信息資源，加強(qiáng)對檔案信息資源的共享和整合，以不斷提高檔案資源的政治價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值等整體價(jià)值，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變成有用信息，為企業(yè)提供完善的服務(wù)。

2 檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

2.1 硬件設(shè)施

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)該改善硬件設(shè)備，為檔案管理工作的有效開展提供保障，在硬件設(shè)施較差的情況下，極易影響檔案管理的整體質(zhì)量。檔案管理的硬件設(shè)施有計(jì)算機(jī)、存儲空間、局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫等，這些設(shè)施為檔案管理工作提供了一個支撐平臺。

2.2 服務(wù)意識

檔案管理人員的服務(wù)意識在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，能夠推動社會和文化的進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理人員必須具備服務(wù)意識，這樣才能夠?yàn)樯鐣腿嗣袢罕娞峁└玫姆?wù)。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理模式，不斷滿足檔案管理發(fā)展的需求，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，為檔案信息化管理工作的有效進(jìn)行提供保障。

2.3 管理水平

檔案管理水平在一定程度上決定著信息化建設(shè)的整體水平。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，很多先進(jìn)技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中，電子化檔案管理模式的有效實(shí)施能夠推動社會的快速發(fā)展，并對檔案管理水平提出了越來越高的要求。檔案管理水平主要涉及檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新和完善，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理所存在的問題

3.1 檔案管理人員服務(wù)意識差

企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理的主要目的是為企業(yè)和工作人員提供更好的服務(wù)，但在實(shí)際的檔案管理工作中，管理人員普遍缺乏服務(wù)意識、正確的工作理念和態(tài)度，這就影響著檔案信息建設(shè)和管理工作的有效實(shí)施。與此同時，在企業(yè)的發(fā)展過程中，工作人員在借閱和查閱相關(guān)檔案資料時，很多檔案管理人員為了減少工作量，往往會編造不合理的理由蒙騙工作人員，還有一些管理人員會將這項(xiàng)工作轉(zhuǎn)給其他人，這就使得檔案管理人員的服務(wù)意識逐漸淡化，嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

3.2 檔案信息化建設(shè)和信息化管理水平低

在企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理過程中，檔案管理人員必須準(zhǔn)備相應(yīng)的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。但是，在實(shí)際的企業(yè)運(yùn)營過程中，很多檔案管理人員的年齡比較大，不易接受新的專業(yè)知識和專業(yè)技能，且在畢業(yè)后很少學(xué)習(xí)新的知識，未對自身具備的知識進(jìn)行更新，進(jìn)而出現(xiàn)與社會脫節(jié)的問題。除此之外，在檔案管理信息化建設(shè)和管理過程中，很多檔案管理人員對新知識和新技能的學(xué)習(xí)比較抗拒，這就使得企業(yè)的檔案信息管理人員的綜合水平較低。

4 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

4.1 提高管理人員的服務(wù)意識

檔案管理人員的服務(wù)意識在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)和管理工作的有效實(shí)施，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，提高管理人員的服務(wù)意識。首先，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到自身的崗位職責(zé)和職責(zé)的重要作用，并自身的崗位職責(zé)產(chǎn)生的影響，加強(qiáng)與相關(guān)部門工作人員的交流和溝通，營造人人平等的工作氛圍，這樣能夠有效地減少工作過程中的消極現(xiàn)象。其次，企業(yè)應(yīng)該定期組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動，不斷提升檔案管理人員的服務(wù)意識，并組織檔案管理人員考察企業(yè)的實(shí)際情況，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員，采取物質(zhì)獎勵的方式，使其能夠完善自身的職責(zé)。

4.2 建立健全檔案信息管理體制

在企業(yè)的快速發(fā)展過程中，檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該認(rèn)識到檔案信息管理工作的重要作用，不斷提升檔案管理的整體水平。第一，檔案管理人員應(yīng)該深入分析檔案信息化建設(shè)的復(fù)雜程度，不斷滿足檔案信息化管理的要求，提升檔案管理的整體水平。并且，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的了解，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)管理等理論知識的學(xué)習(xí)，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，完善檔案管理任務(wù)。除此之外，檔案管理部門應(yīng)該建立完善的檔案信息化管理體制，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，提升檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)信息的共享，并創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境，為檔案信息建設(shè)和管理工作的有效實(shí)施提供保障，進(jìn)而推動企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4.3 提升檔案信息管理水平

在企業(yè)的發(fā)展中，檔案信息管理部門應(yīng)該不斷提升檔案信息管理水平，完善檔案管理體制。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案已被廣泛應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中。檔案管理人員應(yīng)該充分利用電子檔案，不斷提升檔案信息建設(shè)和管理的整體效率，并加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量和整體水平。除此之外，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對檔案電子資源的有效利用，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，這樣不僅能夠?yàn)樯鐣?jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)，還能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展中，很多先進(jìn)技術(shù)已融入各個行業(yè)的發(fā)展過程中。現(xiàn)階段，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，并得到了快速發(fā)展，在企業(yè)的方案管理工作中，檔案信息化建設(shè)工作是其中的重要內(nèi)容，隨著社會的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)發(fā)揮出了十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該重視檔案信息化建設(shè)工作，擴(kuò)大檔案管理的范圍，并充分利用檔案信息資源，不斷改善檔案管理的傳統(tǒng)模式，提升檔案管理的整體水平。

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