關(guān)于高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的研究

摘 要：房產(chǎn)檔案管理是高校管理工作的基本構(gòu)成?；诖?，本文主要針對當(dāng)前高校房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析；并分別從人員隊伍建設(shè)方面、信息系統(tǒng)建設(shè)方面，細(xì)化闡述高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，以期為高校房產(chǎn)檔案信息化管理模式的普及提供良好的理論參照。

關(guān)鍵詞：高校 房產(chǎn)檔案管理 信息化建設(shè)

前 言

高校房產(chǎn)檔案管理的目的為：參照國家及高校相關(guān)政策，以適宜的方法開展管理工作，確保房產(chǎn)檔案得到充分利用，并保障高校房產(chǎn)處于良好狀態(tài)。近年來，由于受到高校房產(chǎn)檔案資料大量變更、高校教職工對房產(chǎn)檔案管理要求升高等因素的影響，高校房產(chǎn)檔案管理中暴露出的問題逐漸增加。而信息化管理則可有效改善上述狀況。因此，分析高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實意義。

一、高校房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

從目前高校房產(chǎn)檔案管理方法來看，部分高校仍采用傳統(tǒng)人工檔案管理模式進(jìn)行管理。事實上，隨著房產(chǎn)檔案資料的不斷增加，人員人工方案管理模式面臨的壓力及負(fù)擔(dān)也逐漸增加[1]。而高校房產(chǎn)檔案管理工作的要求卻處于不斷升高狀態(tài)，在這種背景中，傳統(tǒng)人工檔案管理模式與人們對房產(chǎn)檔案管理要求的差距逐漸擴大。另管理人員崗位流動頻繁，房產(chǎn)檔案不健全、不完善也會對今后的管理帶來諸多不利且容易造成資產(chǎn)流失。同時如未能及時改善上述狀況，房產(chǎn)檔案管理與人們管理要求之間的差距變化可能誘發(fā)嚴(yán)重的糾紛。

而從高校推行房產(chǎn)檔案信息化管理的前提條件來看，我國各大高校已經(jīng)全面實現(xiàn)了計算機的普及與應(yīng)用，且計算機在信息檢索、查詢、安全性等方面具有明顯優(yōu)勢，由此可認(rèn)為，高校基本具備了推行房產(chǎn)檔案信息化管理的條件。因此，推動高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)具有一定的必要性。

二、高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)分析

這里主要從以下幾方面入手，對高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究：

（一）人員隊伍建設(shè)方面

從高校房產(chǎn)檔案信息化管理模式的推行條件來看，人員隊伍、技術(shù)條件均屬于不可或缺的構(gòu)成條件要素。其中，人員隊伍作為信息化管理模式的監(jiān)督者、推動者，其專業(yè)水平直接影響高校房產(chǎn)檔案信息化管理共組的效率與質(zhì)量。因此，在房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)充分加強對人員隊伍建設(shè)的重視。

具體而言，高?？山Y(jié)合自身房產(chǎn)方案管理信息化建設(shè)的要求，針對房產(chǎn)檔案管理人員展開針對性培訓(xùn)?？尚械呐嘤?xùn)方法包含：第一，理論聯(lián)合實踐培訓(xùn)。開展培訓(xùn)的最終目的為：通過完善的培訓(xùn)，提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)能力。而房產(chǎn)檔案管理人員均為在職員工，其可花費于培訓(xùn)中的時間相對有限。為了保障培訓(xùn)效率及效果，可采取理論知識培訓(xùn)及實踐操作培訓(xùn)聯(lián)動方法，于完成相關(guān)房產(chǎn)檔案信息化管理知識的講解后，為房產(chǎn)檔案管理人員提供實戰(zhàn)操作所學(xué)理論知識的機會，以便檔案管理人員能夠及時鞏固所學(xué)知識。第二，模擬演練培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，還可參照方案管理中可能出現(xiàn)的典型情景進(jìn)行模擬，以此鍛煉房產(chǎn)檔案管理人員的信息化管理水平。例如，可模擬行政人員要求調(diào)取某份房產(chǎn)檔案資料這一情景，由管理人員對整個演練流程進(jìn)行模擬。第三，定期參加行業(yè)舉辦的的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并到兄弟院校的房產(chǎn)部門進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，借鑒兄弟院校的相關(guān)管理經(jīng)驗。這些培訓(xùn)方法均可于較短時間內(nèi)，快速提高房產(chǎn)檔案管理人員的信息化管理水平。

（二）信息系統(tǒng)建設(shè)方面

信息系統(tǒng)是高校房產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)，也是影響管理效率的關(guān)鍵。高校房產(chǎn)檔案管理對信息系統(tǒng)的要求為：信息系統(tǒng)能夠根據(jù)高校因校舍變更、擴建，住宅產(chǎn)權(quán)人及承租人的變更等引發(fā)的房產(chǎn)檔案變化，及時更新房產(chǎn)檔案中的信息內(nèi)容，進(jìn)而確保房產(chǎn)檔案價值的發(fā)揮[2]。此外，由于各高校對房產(chǎn)檔案信息化管理的要求存在一定差異，因此，完全借鑒或引入其他高校的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)并不可行。

針對上述狀況，應(yīng)建立一款便于高校結(jié)合自身房產(chǎn)檔案信息變化、符合高校房產(chǎn)檔案管理要求的軟件或信息系統(tǒng)具有一定的必要性。高校房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)要求主要包含： 第一，具備檢索優(yōu)勢?？衫糜嬎銠C的檢索功能，整合房產(chǎn)檔案管理中可能產(chǎn)生的要素，將其制作為檢索點或檢索工具。例如，可將房產(chǎn)位置信息轉(zhuǎn)化為檢索點，以便管理人員需搜索某一固定位置的高校房產(chǎn)檔案資料時，能夠快速輸入位置信息、人員信息，獲取對應(yīng)的房產(chǎn)檔案資料。第二，建立完善的房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。為促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)作用的發(fā)揮，可將屬性數(shù)據(jù)、圖形數(shù)據(jù)為劃分依據(jù)，對高校房產(chǎn)檔案資料中的圖紙、數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行分類，借助計算機的組合、調(diào)閱以及復(fù)制功能，將其整合成完善的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，以此為各項管理操作、要求的實現(xiàn)提供支持。第三，便于維護管理。高校房產(chǎn)檔案資料的更新速度較快，房產(chǎn)檔案管理的要求也處于不斷變化中。因此，所建立高校房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，應(yīng)具備良好的可維護、更新功能。

結(jié) 論

綜上所述，于高校房產(chǎn)檔案管理中推行信息化管理具有一定的現(xiàn)實意義。為了實現(xiàn)上述目的，高?？山Y(jié)合自身狀況，利用適宜的措施，逐步開展房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作，進(jìn)而提高房產(chǎn)檔案管理效率與質(zhì)量。此外，推行房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢還包含：這種管理模式可充分保障房產(chǎn)檔案的安全性，并滿足檔案資料內(nèi)容的更新要求。

參考文獻(xiàn)

[1] 金楠.淺析高校房產(chǎn)檔案信息化管理[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報，2015，31（01）：198-199.

[2] 馬卓.高校房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)初探[J].黑龍江科技信息，2015（22）：98-101.

作者簡介：李曉旭（1972—），性別：女，籍貫：河北，民族：漢，學(xué)歷：大學(xué)，畢業(yè)學(xué)校：北京語言大學(xué)，研究方向：高校房產(chǎn)管理，單位（學(xué)校）：北京語言大學(xué)。