電子校務(wù)在地方高校考務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀及對策

王艷芳

(武漢理工大學(xué) 經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖北 武漢 430070)

從二十世紀(jì)九十年代以來，我國高等教育得到迅猛發(fā)展，高等教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，形成了多種形式辦學(xué)的新局面，高等教育進(jìn)入大眾化的發(fā)展階段。高校的不斷擴(kuò)招為自身帶來諸多新的變化，高校的教學(xué)質(zhì)量也備受關(guān)注。由于高校的硬件和軟件資源無法及時(shí)滿足高校的快速發(fā)展，致使高校在人才培養(yǎng)質(zhì)量上的問題越來越突出，無法滿足社會(huì)用人單位的現(xiàn)實(shí)需求，這就要求高校要培養(yǎng)具備與社會(huì)需求相適應(yīng)的素質(zhì)與能力的人才。盡管對于人才的考核方式或標(biāo)準(zhǔn)眾多，但現(xiàn)階段我國高等教育的人才考核標(biāo)準(zhǔn)仍舊是以考試為主[1]。課程考試是我國高校教務(wù)管理工作中的一項(xiàng)重要工作，而考務(wù)管理則是保證對學(xué)生進(jìn)行有效考核的基礎(chǔ)。作為高校教務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，考務(wù)管理模式將面臨重大革新。

考務(wù)管理作為眾多高校管理工作中重要的一項(xiàng)管理工作，卻難以在電子校務(wù)中占據(jù)一席之地，考務(wù)管理模塊只是依附在電子校務(wù)教務(wù)管理系統(tǒng)模塊中，這是造成目前我國高?？紕?wù)管理水平整體低下的重要原因之一?，F(xiàn)今高校考試規(guī)模不斷擴(kuò)大，加之考務(wù)管理工作缺乏科學(xué)規(guī)劃和現(xiàn)代化的辦公手段，勢必產(chǎn)生管理工作煩瑣、效率低下且錯(cuò)誤概率高的情況，特別是考試作弊現(xiàn)象的存在對考試誠信機(jī)制造成了惡劣的影響。因此，如何利用先進(jìn)管理理念和信息化技術(shù)手段，完善現(xiàn)有考務(wù)管理工作流程，提高高?？紕?wù)管理工作水平，營造考務(wù)管理工作高效、良好運(yùn)行的氛圍，提高高校人才培養(yǎng)質(zhì)量成為高校急需解決的問題。

一、地方高?？紕?wù)管理流程特點(diǎn)

地方高?？紕?wù)管理流程涉及部門主要為校、院兩級；考試類型主要有校內(nèi)考試(正常期中、期末考試，重修考試)和社會(huì)類考試(全國大學(xué)英語四、六級考試等)；參與考務(wù)管理的相關(guān)人員主要有教務(wù)處專職負(fù)責(zé)人員、各教學(xué)單位教學(xué)秘書、教師等。地方高校在當(dāng)前高等教育發(fā)展形勢下，其考務(wù)工作有以下主要特點(diǎn)：

1.涉及考試項(xiàng)目繁多

目前地方高校的考試中，除有常規(guī)的每學(xué)期期中、期末考試，每學(xué)期補(bǔ)考、補(bǔ)學(xué)分考試外，還包括一些社會(huì)性考試，如全國大學(xué)英語四、六級考試(每年兩次)，全國計(jì)算機(jī)等級考試。除全國計(jì)算機(jī)等級考試外，其他考試均由學(xué)校的教務(wù)處負(fù)責(zé)，二級教學(xué)院部輔助進(jìn)行。

2.考試工作量大，規(guī)范性要求高

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)招，與之呼應(yīng)的是高校學(xué)生人數(shù)不斷增加，這大大增加了考務(wù)工作的復(fù)雜性?？紕?wù)管理工作是對考試的全過程進(jìn)行組織、實(shí)施、監(jiān)督的過程，主要包括考試日程的發(fā)布、監(jiān)考教師的安排、巡考的安排、考卷整理、閱卷教師安排、分?jǐn)?shù)發(fā)布等環(huán)節(jié)，其工作涉及流程較長，人員眾多。由于考務(wù)管理是保證對學(xué)生進(jìn)行有效考核的基礎(chǔ)，是高校教務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，所以對整個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性要求較高。由此可見，地方高校的考務(wù)管理工作不僅工作量大、工作繁重，且規(guī)范性要求也比較高。

3.地方高校的考試周期性強(qiáng)

校內(nèi)的常規(guī)考試每學(xué)期設(shè)有期中、期末考試，補(bǔ)考時(shí)間固定為每學(xué)期初，補(bǔ)學(xué)分考試時(shí)間為每學(xué)期末，全國大學(xué)英語四、六級考試時(shí)間為每學(xué)期末，且各種類別的考試每學(xué)期、每年都是重復(fù)進(jìn)行，周期性的考試可以為學(xué)生提供更多的機(jī)會(huì)檢驗(yàn)自己所學(xué)知識，也為老師提供更多的教學(xué)反饋，因此周期性的考試是教學(xué)過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。

二、考務(wù)管理流程存在的問題

1.考務(wù)管理工作流程煩瑣，信息傳遞具有滯后性

地方高校考務(wù)管理流程涉及人員主要有教務(wù)處專職人員、院部教學(xué)秘書、任課教師、學(xué)生四個(gè)層面。由于考務(wù)管理流程缺失科學(xué)的規(guī)劃和信息化辦公手段，使得考務(wù)管理流程中的多數(shù)工作采用手工方式，造成辦公過程更加煩瑣，甚至經(jīng)常產(chǎn)生錯(cuò)誤?？紕?wù)相關(guān)信息主要是由教務(wù)處通知院部教學(xué)秘書，再由教學(xué)秘書通知不同管理部門相關(guān)人員，由于這些人員分散在不同的管理部門，所接收的考務(wù)信息也僅僅是和自己相關(guān)，無法了解整個(gè)考務(wù)流程信息。這種層級式的通知方式會(huì)由于某個(gè)部分層級的斷層而造成相關(guān)人員無法及時(shí)獲取考試信息，所以，面對考試規(guī)模龐大的地方高校，在缺乏有效的信息化辦公手段下，就會(huì)產(chǎn)生管理流程煩瑣、效率低下、信息傳遞不及時(shí)的情況。

2.信息技術(shù)融入度不高，考務(wù)子系統(tǒng)不完善

地方高校利用信息技術(shù)支持考務(wù)管理的水平低，目前大多數(shù)地方高校均未設(shè)有獨(dú)立、完善的考務(wù)管理系統(tǒng)，考務(wù)管理系統(tǒng)只是作為一個(gè)子系統(tǒng)依附在教務(wù)管理系統(tǒng)中，且一般外購的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件與本校的管理現(xiàn)狀有較大差異，外購后缺少對系統(tǒng)軟件的二次開發(fā)，使考務(wù)管理子系統(tǒng)不能被充分利用，除簡單的系統(tǒng)報(bào)名外，考務(wù)管理中的排考、通知等其他相關(guān)工作都需要采用人工方式，這就造成考務(wù)管理工作流轉(zhuǎn)速度慢，效率低且錯(cuò)誤率高。

3.信息孤島嚴(yán)重，數(shù)據(jù)缺乏有效利用

由于考務(wù)管理子系統(tǒng)不完善，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)主要依靠人工方式，許多統(tǒng)計(jì)好的數(shù)據(jù)只能沉淀在部門甚至個(gè)人的電腦中，只有在其他部門有需求時(shí)才會(huì)共享于需求方，因此數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)流通，信息無法實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而造成許多數(shù)據(jù)缺乏有效利用，沒有發(fā)揮其深層價(jià)值。例如：重修、補(bǔ)考考試成績主要是由教務(wù)處負(fù)責(zé)登記，由教務(wù)處專職人員負(fù)責(zé)錄入系統(tǒng)，由于數(shù)據(jù)共享中心和信息服務(wù)平臺(tái)不完善，二級教學(xué)部門的輔導(dǎo)員不能及時(shí)獲取所有學(xué)生的考試結(jié)果信息，從而不能對學(xué)生的近期考試做出評價(jià)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生問題，不能根據(jù)真實(shí)有效的數(shù)據(jù)為“師生服務(wù)”。

三、考務(wù)管理模式路徑設(shè)計(jì)原則

1.以人為本原則

教育以育人為本，以學(xué)生為主體；辦學(xué)以人才為本，以教師為主體。立德樹人，師生為本是辦好人民滿意的高等教育的內(nèi)在要求[2]。對于高校而言，人才培養(yǎng)質(zhì)量是高校生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。所以高校的科學(xué)發(fā)展，要體現(xiàn)出為“師”和“生”兩大主體服務(wù)，這也是地方高校賴以生存和發(fā)展的根本。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及高等教育體制改革的不斷深入，學(xué)校的擴(kuò)招使大學(xué)生在規(guī)模上不斷擴(kuò)大、數(shù)量上不斷增加。以往以教師和學(xué)生為“被管理的角色”意識已經(jīng)不能滿足當(dāng)下高校發(fā)展的形式[3]。要培養(yǎng)高質(zhì)量的學(xué)生，就需要不斷完善教學(xué)質(zhì)量和保障體系，而教學(xué)質(zhì)量和保障體系需要有完善的課程考試體系保駕護(hù)航，所以地方高?？紕?wù)管理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)的目的要為了更好地以為廣大師生服務(wù)為中心的原則。

2.組織結(jié)構(gòu)扁平化原則

當(dāng)前很多地方高校的考務(wù)管理結(jié)構(gòu)主要是“金字塔”形式，這種層級式的管理會(huì)使不同層級的意見交流受阻，數(shù)據(jù)及通知的發(fā)放依次經(jīng)過：教務(wù)處、院部教學(xué)秘書、院部學(xué)生科(或教師)、院部輔導(dǎo)員、學(xué)生，由于經(jīng)過的層次太多，數(shù)據(jù)傳達(dá)不到位、失真的現(xiàn)象比比皆是?；谀壳暗臓顩r，地方高校需要做的是賦予各層用戶更多的權(quán)限，根據(jù)業(yè)務(wù)流程需求，教務(wù)處部門可直接對接學(xué)生部門工作，信息由全體人員共享，減少上下級之間的溝通層級，提高信息的橫向傳遞效率?？紕?wù)管理組織結(jié)構(gòu)的改變要圍繞業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，各層組織最終目的是為師生服務(wù)，在執(zhí)行工作過程中要以業(yè)務(wù)流程為核心。由于管理層次的減少，管理人員也相應(yīng)減少，再加上計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)傳輸，不僅會(huì)節(jié)約管理費(fèi)用，而且也會(huì)提升工作效率。因此，地方高?？紕?wù)管理組織結(jié)構(gòu)扁平化的設(shè)計(jì)原則更利于學(xué)校的發(fā)展。

3.信息化技術(shù)融入原則

當(dāng)前，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)計(jì)算機(jī)等新技術(shù)逐步廣泛應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)社會(huì)各行業(yè)信息化步伐不斷加快，社會(huì)整體信息化程度不斷加深，信息技術(shù)對教育的革命性影響日趨明顯。隨著信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化手段已逐步深入到高校管理工作中，極大提高了高校工作的效率。

考務(wù)管理流程能否融入先進(jìn)的信息化技術(shù)，是考務(wù)管理流程是否能優(yōu)化的關(guān)鍵，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)能夠大大降低煩瑣復(fù)雜的人力勞動(dòng)，能將學(xué)校的電腦設(shè)備、教室等硬件資源在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行開放、共享，方便考務(wù)管理人員的協(xié)調(diào)、分配等工作?？紕?wù)系統(tǒng)的建立能夠存放師生的相關(guān)信息，減少信息采集的工作量；能將考試信息及結(jié)果以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，方便瀏覽、查詢、分享等工作?？傊?，信息化技術(shù)的融入能夠大幅度提升考務(wù)管理人員的工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約成本。信息化技術(shù)的融入不是一蹴而就的，需要地方高校高度重視，給予支持。

4.輕形式、重實(shí)效原則

考務(wù)管理模式路徑的設(shè)計(jì)要從實(shí)際出發(fā)，輕形式、重實(shí)效，不能因追求表面功夫而改變，要從當(dāng)前信息化時(shí)代的需求出發(fā)，從各部門管理人員、教師和學(xué)生的需求出發(fā)，設(shè)計(jì)適合本校特殊點(diǎn)的考務(wù)管理模式[4]。數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)要能夠深化數(shù)據(jù)的深層價(jià)值，決策支持信息平臺(tái)的建設(shè)要以提高地方高校的決策水平為目標(biāo)，共享平臺(tái)的建設(shè)要能夠?qū)崿F(xiàn)不同層次的人員需求。系統(tǒng)的外購或引進(jìn)要符合自身考務(wù)管理需求的特點(diǎn)，好的系統(tǒng)并不意味著先進(jìn)的管理思想，所以地方高校需根據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng)的缺陷，組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)對系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，盡量確保完善的系統(tǒng)軟件能夠?yàn)榭紕?wù)管理流程中的各項(xiàng)工作帶來便利，不要盲目追求華而不實(shí)的功能，要抓住功能需求的重要方面，體現(xiàn)系統(tǒng)實(shí)用性，發(fā)揮其真實(shí)的效能，從而提升工作的效率。

四、考務(wù)管理模式路徑設(shè)計(jì)內(nèi)容

1.設(shè)計(jì)精細(xì)化的考務(wù)管理

精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)之上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化的考務(wù)管理就是將信息技術(shù)融入日?？荚囀聞?wù)的管理中，將管理責(zé)任具體化、明確化?？紕?wù)管理精細(xì)化設(shè)計(jì)主要涉及考務(wù)人員這個(gè)層面。第一，完善考務(wù)管理制度，為提升考務(wù)管理的信息化水平服務(wù)。各高校在多年的考務(wù)實(shí)踐中，雖然各自形成了一套考務(wù)管理制度，但在實(shí)際操作中，有些考務(wù)制度的執(zhí)行也僅僅是流于形式，難以落實(shí)或執(zhí)行到位；同時(shí)，有些考務(wù)制度過時(shí)，不再符合信息化時(shí)代的要求。規(guī)范管理，制度先行，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的考務(wù)管理，保證考務(wù)管理信息傳遞的暢通，地方高校就首先要完善現(xiàn)有的制度，將每個(gè)考務(wù)人員的責(zé)任具體化、明確化。第二，調(diào)整考務(wù)管理人員結(jié)構(gòu)，保證考務(wù)管理人員的相對穩(wěn)定。考慮考務(wù)流程涉及人員復(fù)雜、眾多，從而造成信息傳遞不暢，可對考務(wù)管理人員進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的扁平化，教務(wù)處可不經(jīng)過院部教學(xué)秘書直接和二級學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生部門對接，省略不必要的中間環(huán)節(jié)。精細(xì)化的考務(wù)管理需要有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的考務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制，而規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的考務(wù)管理機(jī)制的運(yùn)行又離不開穩(wěn)定的考務(wù)管理團(tuán)隊(duì)，因此，組建一支相對穩(wěn)定的考務(wù)管理隊(duì)伍對促進(jìn)考務(wù)管理的信息化建設(shè)十分重要。第三，加強(qiáng)對考務(wù)管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)。信息化的考務(wù)工作的實(shí)施，需要各部門的管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)的使用，考務(wù)管理人員應(yīng)當(dāng)率先普及，然后引導(dǎo)教師、學(xué)生正確使用考務(wù)管理系統(tǒng)，在信息化的環(huán)境下開展工作。

2.融入信息化技術(shù)，完善決策支持信息平臺(tái)

為了提高地方高?？紕?wù)管理的工作效率，高校需要根據(jù)自身的特點(diǎn)外購基于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、適合本校特點(diǎn)的信息化考務(wù)管理系統(tǒng)?？紕?wù)流程所涉及相關(guān)人員主要包括考務(wù)管理人員、教師、學(xué)生三類用戶，對外購的系統(tǒng)在試用后，需根據(jù)自身情況進(jìn)行二次開發(fā)，比如：添加各級用戶，設(shè)置用戶權(quán)限，添加各種信息查詢等，以便將考務(wù)管理的整體信息作為一個(gè)整體呈現(xiàn)給這三類用戶，能夠有效地對考務(wù)流程和考務(wù)對象等相關(guān)資源進(jìn)行統(tǒng)一、高效的管理，做到管理過程的信息化、規(guī)范化、透明化。高校的服務(wù)主體是教師和學(xué)生，實(shí)現(xiàn)考務(wù)管理的信息化是為了更好地服務(wù)于全校的師生，所以為了實(shí)現(xiàn)管理者的決策支持，除了在系統(tǒng)上改進(jìn)以外，還需要建設(shè)基于即時(shí)通信的移動(dòng)信息服務(wù)，例如：QQ群、微信群、微信公眾號等。

3.整合數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

基于數(shù)據(jù)的考務(wù)管理是將數(shù)據(jù)整合、分析并共享于相關(guān)人員，信息化的考務(wù)管理應(yīng)提倡各管理部門相關(guān)人員相信數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)，讓正確地使用數(shù)據(jù)成為基層考務(wù)管理人員的一種文化[5]。數(shù)據(jù)是成果體現(xiàn)的基礎(chǔ)，有數(shù)據(jù)才有效果，要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值，必須從根源上保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)和其他形式數(shù)據(jù)的正確性，實(shí)現(xiàn)共享。系統(tǒng)數(shù)據(jù)要確保：(1)統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼規(guī)范，確保與上級系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性；(2)建立校內(nèi)系統(tǒng)靈活的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能；(3)充分利用上級系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口(各種數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng))。其他形式的數(shù)據(jù)要確保：(1)相關(guān)數(shù)據(jù)的收集要全面；(2)數(shù)據(jù)的收集、錄入要準(zhǔn)確無誤；(3)數(shù)據(jù)的收集要真實(shí)、有效。另外，為實(shí)現(xiàn)考務(wù)管理人員、教師和學(xué)生的數(shù)據(jù)共享，高校還需建立數(shù)據(jù)總庫，存儲(chǔ)、分析各種數(shù)據(jù)；制定數(shù)據(jù)管理的相關(guān)制度，明確產(chǎn)生、維護(hù)數(shù)據(jù)的相關(guān)責(zé)任人，確保數(shù)據(jù)更新及時(shí)，建立數(shù)據(jù)維護(hù)規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的唯一性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和動(dòng)態(tài)性。

在現(xiàn)有高等教育體制下，開展電子政務(wù)背景下的高?？紕?wù)管理模式優(yōu)化研究對于完善高校電子校務(wù)覆蓋面、提升高校考務(wù)管理水平、提高高校人才培養(yǎng)質(zhì)量具有重要意義。雖然地方高校在信息化建設(shè)使用上取得了一定效果，但是真正實(shí)現(xiàn)信息化之路還任重而道遠(yuǎn)。本文通過分析地方高校電子政務(wù)的運(yùn)用現(xiàn)狀及問題，提出若干改進(jìn)建議，為后續(xù)電子政務(wù)在地方高校的應(yīng)用提供了有效優(yōu)化的路徑。