如何做好文書(shū)檔案管理工作

張洪艷

摘 要：對(duì)于一個(gè)企業(yè)或者組織來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案是非常重要并且寶貴的資料，經(jīng)由這些文書(shū)檔案，我們可以對(duì)國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)法規(guī)和工作執(zhí)行情況有一個(gè)確切的了解，同時(shí)其上令下行和溝通交流也都是以文書(shū)檔案作為載體來(lái)運(yùn)行的。因此無(wú)論企業(yè)還是其他組織，都要對(duì)這些檔案有一個(gè)妥善的管理，這樣才能保證其可以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文結(jié)合實(shí)際情況總結(jié)了一些可行的文書(shū)檔案管理對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案管理；文書(shū)工作

和其他的管理工作相比起來(lái)，文書(shū)檔案的管理工作特點(diǎn)在于其有著較高的嚴(yán)密性，同時(shí)也非常煩瑣，無(wú)論是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位，其都占據(jù)著非常重要的地位，其不僅僅可以給日常工作的開(kāi)展有提供可靠的依據(jù)，更可以給相關(guān)決策的制定打下基礎(chǔ)?，F(xiàn)在我國(guó)信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，這也給文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大的改變，這就要求我們可以更好地順應(yīng)形式，利用現(xiàn)有的技術(shù)來(lái)做好這些工作，這也是每個(gè)從事相關(guān)管理工作的人員需要重視的問(wèn)題。

1 文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

和其他管理工作相比起來(lái)，文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)可以總結(jié)為三個(gè)方面：第一，文書(shū)檔案管理工作以及其所面臨的管理形式都較為復(fù)雜，這項(xiàng)工作主要是搜集各種信息和資源，同時(shí)也要做好相應(yīng)的整理工作。其管理的內(nèi)容包括了諸如人力資源、相關(guān)事件以及工作流程等等內(nèi)容，并且對(duì)現(xiàn)有的資料來(lái)進(jìn)行記錄和保管，并且要做到分類保管，這是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程；其次，文書(shū)檔案管理工作所面臨的內(nèi)容也越來(lái)越多樣，現(xiàn)在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)的現(xiàn)實(shí)就是各種文書(shū)的數(shù)量和所包含的信息數(shù)量越來(lái)越大，而檔案的類別也在不斷增多，所以這也已經(jīng)成為了一個(gè)非常明顯的趨勢(shì)。在過(guò)去，文書(shū)主要是在黨群管理和行政管理工作當(dāng)中所產(chǎn)生的，但是近年來(lái)，電子文件和圖片、錄像也越來(lái)越多，其也是需要我們保管的對(duì)象。最后，文書(shū)檔案也有著很強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的特點(diǎn)，在具體管理工作當(dāng)中，我們也要重視檔案材料的完整性，所以作為工作人員來(lái)說(shuō)，也要以謹(jǐn)慎的態(tài)度對(duì)待這項(xiàng)工作，保證管理工作可以順利開(kāi)展，并且給其他工作的進(jìn)行提供必要的幫助。

2 文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 管理人員的輕視

很多管理人員和文書(shū)檔案工作者對(duì)于文書(shū)檔案管理工作并沒(méi)有一個(gè)應(yīng)有的重視，這個(gè)現(xiàn)象是非常普遍的。前文已經(jīng)說(shuō)到，文書(shū)檔案管理工作有著一定的復(fù)雜性，但是很多管理人員僅僅要求工作人員保存這些檔案材料，但是工作當(dāng)中缺乏科學(xué)性，更不能將這些材料加以有效利用，為自身的發(fā)展提供幫助，所以人們對(duì)于這些工作的輕視是第一個(gè)要解決的問(wèn)題。

2.2 管理手段的落后

現(xiàn)在雖然我國(guó)信息技術(shù)已經(jīng)得到了一定程度上的應(yīng)用，但是在文書(shū)管理的領(lǐng)域，其手段的落后給工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大的阻力?，F(xiàn)在很多從事文書(shū)檔案管理工作的人員自身對(duì)于文書(shū)管理工作并沒(méi)有一個(gè)應(yīng)有的重視，同時(shí)其也缺乏相應(yīng)的技術(shù)水平，管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)嚴(yán)重不足。甚至很多企業(yè)當(dāng)中并沒(méi)有專職來(lái)管理文書(shū)檔案的工作人員，這項(xiàng)工作是由其他部門的工作人員所兼任的，這些問(wèn)題的存在也會(huì)給檔案的及時(shí)歸檔和整理工作帶來(lái)阻礙，長(zhǎng)此以往就會(huì)給工作的開(kāi)展帶來(lái)很大的不便。

2.3 管理工作不規(guī)范，人員素質(zhì)不高文書(shū)檔案管理工作不規(guī)范，主要是檔案編號(hào)不一致，案卷標(biāo)題也不夠規(guī)范。常常存在檔案卷目錄缺少以及組卷混亂等現(xiàn)象。在文書(shū)檔案管理工作中，一些管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性。導(dǎo)致工作人員的文化素質(zhì)、職業(yè)能力、個(gè)人素養(yǎng)等都比較低，無(wú)法促進(jìn)工程建設(shè)工作的有效實(shí)施，也無(wú)法滿足企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的實(shí)施要求。

3 如何做好文書(shū)檔案管理工作

3.1 實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行，需要對(duì)檔案的種類、形式以及程序等進(jìn)行規(guī)范，發(fā)揮其檔案管理的作用。在電子信息化發(fā)展下，文書(shū)檔案的規(guī)范化管理工作更為凸出。因?yàn)楹芏辔臅?shū)檔案都是以文件的方式形成的，所以，相關(guān)人員在對(duì)其處理期間，要促進(jìn)銜接工作的有效執(zhí)行。如：對(duì)文件進(jìn)行鑒定、分類以及歸檔編號(hào)處理等，都需要在文件形成前做好登記工作，以實(shí)現(xiàn)一體化管理。同時(shí)，相關(guān)人員還要掌握文書(shū)檔案管理的程序，在具體工作實(shí)施期間，首先，需要對(duì)所有文件進(jìn)行全面檢查，將丟棄一些無(wú)用的文件，避免運(yùn)用期間產(chǎn)生低效率以及重復(fù)問(wèn)題。然后，對(duì)文件進(jìn)行重新整理，提高文件的利用效率。

3.2 完善管理制度

制度能夠規(guī)范人們的行為，在文書(shū)檔案管理中，也需要利用制度對(duì)其制約，保證在文書(shū)檔案管理期間，能夠?qū)崿F(xiàn)工作運(yùn)行的規(guī)范實(shí)施。同時(shí)，相關(guān)的工作人員還要努力學(xué)習(xí)相關(guān)政策以及法律制度，根據(jù)現(xiàn)有的實(shí)際發(fā)展情況以及制度實(shí)現(xiàn)綜合性管理。工作人員還需要將原有的文書(shū)檔案進(jìn)行綜合性管理，對(duì)文書(shū)檔案的管理、歸檔以及處理等實(shí)現(xiàn)一體化，保證在整體上實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范實(shí)施。

3.3 提升人員素質(zhì)

文書(shū)檔案管理具有較強(qiáng)的技術(shù)性與實(shí)踐性特征，對(duì)工作人員與管理人員的自身素質(zhì)、個(gè)人能力要求都比較高。所以，為了促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化實(shí)施，一定要提高文書(shū)檔案管理人員的自身素質(zhì)。在對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行招聘期間，需要對(duì)人員的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人能力進(jìn)行考核，并在人員工作期間，加強(qiáng)定期培訓(xùn)工作，使其掌握充足的管理知識(shí)和專業(yè)能力，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作中資料處理、分類以及歸檔的嚴(yán)格實(shí)施。

3.4 實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，文書(shū)檔案管理工作發(fā)揮其十分重要的作用，為現(xiàn)代化管理工作提供有效的實(shí)施保障。特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍利用，使文書(shū)檔案的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等工作得以改善，促進(jìn)了自動(dòng)化管理工作的形成，保證文書(shū)檔案修改、檢索工作的系統(tǒng)化發(fā)展。信息化與現(xiàn)代化運(yùn)行模式已經(jīng)成為文書(shū)檔案管理工作的必然要求，對(duì)未來(lái)發(fā)展具有更明確的意義。并且，文書(shū)檔案的信息化管理工作還能實(shí)現(xiàn)安全性與高效性發(fā)展，在相關(guān)管理制度保護(hù)下，不僅實(shí)現(xiàn)了信息的便利性使用，還防止文書(shū)檔案信息丟失問(wèn)題的產(chǎn)生。

4 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)前文分析，我們已經(jīng)知道，文書(shū)檔案的作用在于其可以將很多工作的實(shí)際情況如實(shí)地記錄下來(lái)，并且給日后工作的開(kāi)展提供很多可行的意見(jiàn)?，F(xiàn)在隨著時(shí)代的發(fā)展，很多新的技術(shù)也用被應(yīng)用在了文書(shū)管理工作當(dāng)中，所以因此，在新時(shí)代，其也有了更高的專業(yè)性，作為工作人員來(lái)說(shuō)，也要不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)，提高自身的業(yè)務(wù)能力，將更多的信息技術(shù)應(yīng)用在相關(guān)管理工作當(dāng)中，這樣才能讓這項(xiàng)工作不斷走向?qū)I(yè)化。

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