信息技術(shù)對高校檔案管理的影響研究

鄭立梅

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案管理也迎來了前所未有的變革。信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為高校檔案管理不可或缺的一部分，使高校檔案管理工作面臨新的機(jī)遇。文章以信息技術(shù)與高校檔案管理為研究對象，厘清信息技術(shù)與高校檔案管理的內(nèi)在邏輯關(guān)系，分析信息技術(shù)對高校檔案管理的影響因素，并從六個方面提出了應(yīng)用路徑，為高校檔案管理工作創(chuàng)新提供一些思路。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高校檔案；檔案管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動社會進(jìn)步的重要力量，特別是在高等教育領(lǐng)域，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用對高校檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。計算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段為高校檔案管理提供了新的工具和方法，不僅提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本，還提高了檔案資源的利用率，使得檔案管理工作更加高效、便捷。與此同時，信息技術(shù)也使高校檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)，如信息管理難度增加、檔案信息安全性問題凸顯都急需解決。因此，深入分析信息技術(shù)對高校檔案管理的影響，有助于高校檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化開展，為高校檔案管理提供更加高效、便捷和安全的檔案服務(wù)。

一、信息技術(shù)與高校檔案管理的邏輯關(guān)系

1.信息技術(shù)與高校檔案管理相互促進(jìn)

信息技術(shù)的應(yīng)用與高校檔案管理工作具有相互促進(jìn)的關(guān)系。首先，計算機(jī)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案管理工作提供了新的工具和手段，傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴于紙質(zhì)文檔，但隨著時間的推移和檔案數(shù)量的增加，這種管理模式變得不再高效。數(shù)字化管理技術(shù)的引入使得檔案的存儲、查詢、備份等操作變得簡單快捷。通過掃描、拍照等方式，可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，不僅節(jié)省了物理存儲空間，還提高了檔案的檢索速度；其次，在信息化背景下，許多高校已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享。同時，通過設(shè)置不同的訪問權(quán)限，可以實現(xiàn)檔案的分級共享，確保核心檔案的安全性。高校檔案管理工作在日常運(yùn)行的過程中也不斷發(fā)現(xiàn)問題、優(yōu)化解決方案，進(jìn)一步為信息技術(shù)的提升提供了實踐經(jīng)驗，促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展。因此，信息技術(shù)與高校檔案管理工作是一種相互促進(jìn)的關(guān)系。

2.信息技術(shù)與高校檔案管理相互補(bǔ)充

信息技術(shù)與高校檔案管理工作是一種相互補(bǔ)充的關(guān)系，有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研和管理。首先，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，對海量的檔案數(shù)據(jù)實施深度分析，從而發(fā)現(xiàn)其中隱藏的知識和規(guī)律，不僅有助于提升教學(xué)質(zhì)量、優(yōu)化管理流程，還可以為學(xué)術(shù)研究提供寶貴的數(shù)據(jù)支持；其次，智能化管理可以通過人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)實現(xiàn)對檔案的自動分類、自動摘要、自動關(guān)鍵詞提取等功能，提高了檔案的管理效率。同時，智能化管理還可以通過數(shù)據(jù)分析等技術(shù)實現(xiàn)對檔案的深度挖掘和利用，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更有價值的信息。智能化管理的應(yīng)用使高校檔案管理的效率和價值得到提高。總之，信息技術(shù)是提供檔案管理的新工具和手段，但同時也存在著局限性和不足，需要與傳統(tǒng)檔案管理相互補(bǔ)充。

3.信息技術(shù)與高校檔案管理相互融合

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用為高校檔案管理提供了新的工具和手段，而高校檔案管理的需求和挑戰(zhàn)又促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。同時，信息技術(shù)與高校檔案管理之間也存在著相互融合的趨勢，可以通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理的信息化，也可以通過檔案管理信息化來推動信息技術(shù)的發(fā)展。首先，安全保障是信息技術(shù)的核心問題之一，也是高校檔案管理的重要關(guān)注點。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出。為了保障檔案信息的安全性，需要采取一系列的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等。同時，還需要建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案信息的安全性和完整性；其次，在高校檔案管理中，確保檔案的安全性和用戶的隱私是至關(guān)重要的。通過采用先進(jìn)的加密技術(shù)和用戶權(quán)限控制機(jī)制，可以確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問特定的檔案。同時，日志記錄功能還可以追蹤檔案的使用情況，以便在發(fā)生問題時實施追責(zé)。總之，信息技術(shù)與高校檔案管理之間存在著密切的關(guān)系，信息技術(shù)在高校檔案管理中發(fā)揮著重要的作用和地位，兩者之間存在著相互促進(jìn)、相互補(bǔ)充和相互融合的關(guān)系。

二、信息技術(shù)對高校檔案管理的影響因素分析

1.技術(shù)水平

信息技術(shù)的發(fā)展水平影響高校檔案管理的成效和高度。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理需要不斷更新技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，以適應(yīng)新的發(fā)展趨勢。高校檔案管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的管理方式，這種轉(zhuǎn)變不僅提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還降低了管理成本。數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，使檔案數(shù)字化管理成為發(fā)展趨勢，云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的智能化管理提供了新的路徑。因此，高校檔案管理需要不斷關(guān)注技術(shù)更新，及時引入新技術(shù)與新設(shè)備，提高檔案管理的效率和水平。

2.人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和能力水平直接影響著檔案管理的質(zhì)量和效率。信息技術(shù)的應(yīng)用需要有高素質(zhì)的人才來支持和維護(hù)。這些人才需要具備信息技術(shù)知識、檔案管理知識和業(yè)務(wù)能力，能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，高校需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和技能水平。例如，通過定期培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、技能競賽等方式提高檔案管理人員的技能水平和綜合素質(zhì)，為檔案管理的信息化建設(shè)提供有力的人才保障。

3.管理理念

傳統(tǒng)模式的高校檔案管理注重的是檔案保管，信息技術(shù)的發(fā)展更注重檔案的開發(fā)和利用。管理制度是信息技術(shù)在高校檔案管理中發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，信息技術(shù)需要有完善的制度和規(guī)范來支持和管理。檔案管理制度和規(guī)范包括檔案管理流程、數(shù)據(jù)管理規(guī)定、信息安全管理等，只有建立完善的制度和規(guī)范，才能確保信息技術(shù)在高校檔案管理中的有效應(yīng)用。因此，高校需要更新管理理念，制定科學(xué)、合理的管理制度，注重檔案信息的開發(fā)和利用，提高檔案信息的價值和服務(wù)水平。通過數(shù)據(jù)分析、知識挖掘等技術(shù)手段，對檔案信息實施深度挖掘和利用，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更有價值的信息和服務(wù)。

4.信息安全

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，檔案管理需要采取一系列的安全措施，保障檔案信息的安全性和完整性。例如，通過數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)可以有效防止檔案信息被非法獲取、篡改或損壞。同時，還需要建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案信息的安全性和可靠性。

三、信息技術(shù)在高校檔案管理中的具體應(yīng)用

1.信息技術(shù)在高校檔案收集中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，高校檔案管理也在不斷改革和創(chuàng)新。在高校檔案收集中，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并將其存儲在計算機(jī)或其他數(shù)字存儲設(shè)備中，檔案數(shù)字化可以提高檔案收集的效率和質(zhì)量，使得檔案收集工作更加快速、準(zhǔn)確和便捷，不僅可以提高檔案的存儲效率，還可以方便檔案的查詢、管理和利用。另外，在高校的檔案收集中，信息技術(shù)還具有其他優(yōu)點。例如，信息技術(shù)可以方便檔案的分類、編目和檢索，使得檔案管理更加有序、規(guī)范和高效。信息技術(shù)還可以方便檔案的保存和保護(hù)，使得檔案的壽命得到延長，并且可以減少檔案的損毀和遺失。

2.信息技術(shù)在高校檔案整理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在高校檔案整理中的應(yīng)用主要包括檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案數(shù)字化整理等。首先，傳統(tǒng)的檔案管理方式通常是基于紙質(zhì)文檔的，這種方式存在很多問題，如易損壞、易丟失、易被篡改等。檔案數(shù)據(jù)庫則可以有效解決這些問題。檔案數(shù)據(jù)庫可以存儲大量的文檔，并可以實現(xiàn)對這些文檔的快速檢索、管理和共享。此外，檔案數(shù)據(jù)庫還可以實現(xiàn)對文檔的自動化分類、標(biāo)簽和索引等功能，從而提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性；其次，傳統(tǒng)的檔案整理方式通常是人工的方式，這種方式存在很多問題，如耗時耗力、容易出錯等。數(shù)字化整理則可以有效解決這些問題。數(shù)字化整理可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字文檔，從而實現(xiàn)對這些文檔的快速處理和利用。數(shù)字化整理還可以實現(xiàn)對這些文檔的自動化處理和分析，從而提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性；再次，信息技術(shù)在高校檔案整理中的應(yīng)用還可以提高檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度。傳統(tǒng)的檔案管理方式通常是基于個人的經(jīng)驗和感覺，這種方式存在很多問題，如標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、缺乏規(guī)范性等。數(shù)字化整理則可以實現(xiàn)對文檔的標(biāo)準(zhǔn)化處理和規(guī)范化管理，從而提高檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化程度。數(shù)字化整理還可以實現(xiàn)對文檔的自動化比對和分析，從而提高檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性。

3.信息技術(shù)在高校檔案鑒定中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理逐漸實現(xiàn)了現(xiàn)代化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，信息技術(shù)成為高校檔案鑒定的重要手段，主要包括檔案信息分析、檔案價值評估兩個方面。首先，利用信息技術(shù)對高校檔案中的信息開展深入分析，以了解檔案的內(nèi)容、形式、來源、價值等信息。通過信息分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案中的問題、矛盾和缺陷，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施實施改進(jìn)和優(yōu)化。同時，檔案信息分析還可以為高校檔案管理提供數(shù)據(jù)支持，幫助管理人員更好地了解檔案的情況，為檔案的合理利用提供依據(jù)；其次，利用信息技術(shù)對高校檔案的價值實行評估，確定檔案的重要性和優(yōu)先級，檔案價值評估是高校檔案管理中非常重要的一環(huán)，可以有效指導(dǎo)檔案的保存、利用和處置；最后，信息技術(shù)在高校檔案鑒定中的應(yīng)用還可以實現(xiàn)檔案的自動分類、自動編目、自動檢索等功能，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，使高校檔案管理更加便捷、快速和準(zhǔn)確。

4.信息技術(shù)在高校檔案編目中的應(yīng)用

信息技術(shù)作為一種新型的檔案管理方式，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于高校檔案編目中。一是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫是一種專門用于存儲和管理檔案數(shù)據(jù)的電子化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它具有容量大、查詢速度快、數(shù)據(jù)共享性好等特點。在高校檔案編目中，檔案數(shù)據(jù)庫可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的快速查詢、統(tǒng)計、分析和共享，大幅提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，高校根據(jù)自身檔案管理的需要設(shè)計和建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。一般來說，高校檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)該包括檔案基本信息、檔案內(nèi)容信息、檔案管理信息、檔案利用信息等多個方面的內(nèi)容；二是檔案編目自動化。檔案編目是指對檔案實行分類、描述、編號、索引等工作的過程。在傳統(tǒng)的手工檔案編目中，這項工作需要耗費大量的人力和時間，且容易出錯。檔案編目自動化可以通過計算機(jī)程序來實現(xiàn)。這些程序可以自動地對檔案實施分類、描述、編號、索引等工作，大幅提高了檔案編目的效率和質(zhì)量。此外，檔案編目自動化還可以實現(xiàn)檔案編目的自動化更新和維護(hù)，確保檔案編目的準(zhǔn)確性和完整性。

5.信息技術(shù)在高校檔案保管中的應(yīng)用

檔案安全保護(hù)是高校檔案管理的重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案安全問題日益凸顯。一是檔案加密技術(shù)。通過采用加密技術(shù)，對檔案信息實行加密處理，可以有效防止檔案信息被泄露。加密技術(shù)可以將檔案信息轉(zhuǎn)換為密文，只有擁有密鑰的授權(quán)人員才能解密并查看檔案信息，即使檔案信息被非法獲取，也無法被未經(jīng)授權(quán)的人員查看，從而保障了檔案的安全；二是檔案數(shù)字化技術(shù)。檔案數(shù)字化可以有效降低紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險，提高檔案的利用效率，數(shù)字化技術(shù)方便存儲、傳輸和利用。同時，數(shù)字化技術(shù)還可以實現(xiàn)檔案的在線查閱，提高了檔案的利用效率；三是建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)可以對檔案的創(chuàng)建、修改、刪除、查詢等操作實施自動化處理，提高了檔案管理的效率。此外，檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對檔案的實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問題，保障檔案的安全。

6.信息技術(shù)在高校檔案利用中的應(yīng)用

信息技術(shù)在高校檔案利用中的應(yīng)用主要包括檔案信息查詢和檔案資源共享。首先，檔案信息查詢是信息技術(shù)在高校檔案利用中最主要的功能。傳統(tǒng)的檔案查詢方式需要到檔案室查閱紙質(zhì)檔案，耗時耗力且效率低下，通過信息技術(shù)，高校檔案信息查詢可以實現(xiàn)在線查詢、遠(yuǎn)程訪問等功能，提高了查詢效率和便捷性。此外，信息技術(shù)還可以實現(xiàn)檔案信息的多維度、多終端查詢，使得檔案查詢更加靈活和智能化；其次，檔案資源共享也是信息技術(shù)，在高校檔案利用中有著十分重要的作用，傳統(tǒng)的檔案資源共享需要通過人工的方式實施，不僅效率低下，還容易出錯。融合信息技術(shù)可以實現(xiàn)多個部門、多個人員之間的檔案信息共享，大幅提高了資源共享的效率和便捷性。最后，信息技術(shù)還可以實現(xiàn)檔案資源共享的實時監(jiān)控和管理，使得資源共享更加安全可靠。

四、結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案管理提供了新的工具和方法，使得檔案管理工作更加高效、便捷。電子檔案、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)等在高校檔案管理中的應(yīng)用，為檔案管理工作帶來了革命性的變革。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，高校檔案管理工作將朝著智能化和高效化方向發(fā)展。

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作者單位：信陽師范大學(xué)