機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究

劉巍

摘 要：由于科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代來臨。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或是電子設(shè)備進(jìn)行檔案歸檔與管理。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，能夠熟練利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)手段與設(shè)備對檔案資料進(jìn)行高效的檔案管理是十分重要的。本文立足于數(shù)字化管理的大環(huán)境，深入探究數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容核心，分析現(xiàn)行檔案管理制度中所存在的問題，數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，并根據(jù)實際情況提出具有可行性與針對性的解決措施，希望能夠促進(jìn)檔案管理制度的優(yōu)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;檔案數(shù)字化;問題和對策

1 檔案數(shù)字化的概念

傳統(tǒng)的檔案資料多為紙質(zhì)版，不但整理起來耗費(fèi)時間，而且保存起來十分占用空間。除此之外，隨著時間的延長紙張會逐漸發(fā)黃，可能會影響到檔案資料的完整性，不利于檔案資料長時間存放。而檔案數(shù)字化就是將檔案材料通過掃描、拍照、錄像等多媒體技術(shù)進(jìn)行記錄，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案資料，通過數(shù)字化對檔案信息進(jìn)行存儲。而檔案資料可以通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行儲存，或是在專業(yè)的軟件設(shè)備、安全的硬件設(shè)備上進(jìn)行存儲，將所記錄的檔案信息整合成為一個檔案信息庫，實現(xiàn)高效信息搜集與資料管理，實現(xiàn)異地之間的高效信息傳達(dá)。實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的高效進(jìn)行，能夠有效提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率與服務(wù)水平，更好地為社會服務(wù)。

2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

2.1 降低檔案管理所需成本

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時通常采用傳統(tǒng)工作模式，遇到問題時通常加強(qiáng)對檔案搜集、整理、歸檔工作的人力投入，增加財政投入，優(yōu)化相關(guān)設(shè)備。雖然這些措施可以解決問題，但這一定程度上導(dǎo)致了人力資源與財政資源的浪費(fèi)，并不利于檔案管理工作的高效運(yùn)作。通過數(shù)字化檔案管理，檔案會從紙類或其他類載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，工作人員將其錄入數(shù)據(jù)庫之后便成為了機(jī)讀文件。這能大大減少檔案存放所需要的空間，有效保證檔案信息的完整性。在建立起較為健全的數(shù)據(jù)庫后，可以通過檢索進(jìn)行查閱，節(jié)省了很多繁瑣的查閱工作，提高工作效率，降低檔案管理所需要的空間成本、人工成本，保證信息交流的高效性。

2.2 實現(xiàn)高效信息交流，實現(xiàn)檔案信息的有效利用

數(shù)字化檔案通常通過多媒體技術(shù)掃描文稿的方式儲存在特定的設(shè)備內(nèi)，工作人員可以將其進(jìn)行歸檔處理，并盡快存入數(shù)據(jù)庫。在機(jī)關(guān)單位中，干部的任用、提拔、調(diào)用等情況都需要及時的調(diào)出方案進(jìn)行全面地了解，這需要檔案管理工作必須具有高效性、準(zhǔn)確性。而數(shù)字化檔案可以十分便利的調(diào)出檔案進(jìn)行審閱，甚至還不受空間限制。當(dāng)檔案管理工作人員將數(shù)字化檔案信息有序地進(jìn)行整合后，可以建立起一個全國性的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣對于異地工作交流也十分便利，而檔案庫也由先前的“保管倉”轉(zhuǎn)化為了信息交流的平臺。

2.3 優(yōu)化人才配置

工作人員必須能夠熟練地使用計算機(jī)設(shè)備，掌握計算機(jī)技術(shù)的使用方法。在推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案庫的日常運(yùn)作中，需要專業(yè)的技術(shù)人才支撐為該工作保駕護(hù)航。因此，人員配備可以得到一定程度上的優(yōu)化。由于科技在不斷發(fā)展進(jìn)步，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫與日常使用的相關(guān)程序、軟件、硬件都會不斷地升級，這需要檔案管理人員增強(qiáng)自己的適應(yīng)能力，以便更好更快的掌握新設(shè)備的使用方式，提高工作效率。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀分析

3.1 缺乏足夠的現(xiàn)代化設(shè)備

我國目前使用的大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案管理體系剛剛建立，普及率不高，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容也不夠豐富?；诖?，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位并不具備足夠的硬件設(shè)施保障數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。一部分事業(yè)單位中存在著檔案管理過剩情況，而且部分事業(yè)單位沒有良好的存儲地點(diǎn)與合適的存儲方式，受天氣等因素的影響，檔案極易受潮，影響檔案的完整性。

3.2 尚未建立成熟的檢索體制

在我國現(xiàn)已建成的數(shù)據(jù)檔案管理檢索體制中，絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)尚未達(dá)到全面使用計算機(jī)檢索處理的工作水平，這使得檔案管理人員的工作量增加，導(dǎo)致檢索工作效率低。而且目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏成熟的檔案數(shù)據(jù)庫，各機(jī)關(guān)單位所保存的檔案信息不同，這無法及時滿足檔案借用人所需，也影響了檔案的統(tǒng)一性與全面性。

3.3 缺乏專業(yè)檔案管理人員

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理中，工作人員必須要掌握信息化的專業(yè)知識，熟練操作電子設(shè)備與運(yùn)用相關(guān)的軟件程序。但由于我國長時間以來都處于紙質(zhì)檔案與人工檢索為主的傳統(tǒng)檔案管理模式下，工作人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平參差不齊，但絕大多數(shù)都尚未達(dá)到能夠熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平。

4 應(yīng)對數(shù)字化檔案建設(shè)問題的對策

4.1 優(yōu)化調(diào)整檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要順利開展數(shù)字化檔案管理工作，需要調(diào)整現(xiàn)有檔案管理制度，并對其進(jìn)行優(yōu)化。檔案管理制度包含到檔案收集、整理、歸檔、錄入等方面，保證工作過程有序、規(guī)范，建立健全的數(shù)字化檔案管理制度。在調(diào)取檔案與查閱檔案的過程中，也要保證程序的規(guī)范性，以防資料信息泄漏。因此，優(yōu)化調(diào)整檔案制度，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理體制的完善是關(guān)鍵。

4.2 優(yōu)化軟硬件設(shè)備

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，必須要擁有足夠的硬件設(shè)施與軟件支撐。由于傳統(tǒng)管理方式的影響，事業(yè)單位所具備的硬件設(shè)施數(shù)量有限，并不能得到及時的更新，也沒有更新的必要。但是進(jìn)行數(shù)字化管理必須要有充足的硬件設(shè)施，也要操作專業(yè)的軟件程序。因此，優(yōu)化硬件設(shè)施，更新升級軟件設(shè)備是十分必要的。

4.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)高素質(zhì)人才是開展數(shù)字化檔案管理工作的必備條件。操作數(shù)字化檔案管理設(shè)備要求工作人員必須擁有一定程度的操作能力，具備良好的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)知識。因此，數(shù)字化檔案管理工作必須要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

5 結(jié)論

隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理數(shù)字化是必然趨勢。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新的時代背景下，必須要正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)程。機(jī)關(guān)單位要更新軟硬件設(shè)施，建立健全檔案數(shù)字化管理制度，檔案管理工作人員要努力提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，以此提高工作效率，更好地為人民、為社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]郝萌萌.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].中外企業(yè)家，2019，No.632，126.

[2]郝萌萌.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].中外企業(yè)家，2019，No.632，126.