關(guān)于醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

王欣斌

[摘要] 隨著社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步和醫(yī)院人力資源配置能力的提高，傳統(tǒng)紙質(zhì)的醫(yī)院人事檔案管理方式已日趨無(wú)法滿足當(dāng)今醫(yī)院對(duì)于人事檔案全流程、全要素的管理需求，因此醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)逐漸成為各醫(yī)院信息化建設(shè)中亟待解決的目標(biāo)。該文針對(duì)該院人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析與討論，以期為今后該院人事檔案信息化建設(shè)提供一定參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;人事檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）12（b）-0153-03

Thoughts on the Informatization Construction of Hospital Personnel Files

WANG Xin-bin

Department of Personnel， Zhoushan Maternal and Child Health Hospital， Zhoushan， Zhejiang Province， 316000 China

[Abstract] With the development of society， scientific and technological progress， and the ability of hospitals to allocate human resources， the traditional paper-based hospital personnel file management method has become increasingly unable to meet the hospital's management requirements for the entire process and all elements of personnel files. Informatization construction has gradually become an urgent target in the construction of information technology in hospitals. This paper analyzes and discusses the current situation of personnel file information construction in our hospital， in order to provide some reference for the future construction of personnel file informationization in our hospital.

[Key words] Hospital; Personnel file; File management; Information construction

隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，信息化管理的理念亦被引入到各醫(yī)院人事檔案的管理之中[1-2]。由于醫(yī)院人事檔案收錄了全院每名工作人員的基本信息、個(gè)人履職經(jīng)歷、各項(xiàng)考核鑒定結(jié)果、職務(wù)職稱晉升、崗位變動(dòng)和所受表彰獎(jiǎng)勵(lì)等重要信息資料，對(duì)于全院各類優(yōu)秀人才的培養(yǎng)使用和人力資源的合理配置等都起著至關(guān)重要的作用[3]。由于該院人事檔案信息化建設(shè)處于起步狀態(tài)，相關(guān)軟硬件建設(shè)還未正式建立，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)需求仍處于探索討論狀態(tài)中。目前，該院人事檔案信息化建設(shè)主要存在信息化重視程度不足、信息化建設(shè)水平偏低和維修、維護(hù)人才匱乏等問(wèn)題，該文就該院人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，分析和總結(jié)目前信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和困難并針對(duì)性地提出一定的思考和部分對(duì)策，以期為今后該院開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)提供一定參考，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 ?人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 ?檔案信息化重視程度不足

由于長(zhǎng)期以來(lái)的國(guó)內(nèi)醫(yī)療管理環(huán)境和固有的管理思維模式限制，醫(yī)院管理者往往以醫(yī)療技術(shù)為中心，對(duì)于培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀醫(yī)務(wù)人才以及采購(gòu)新儀器、新設(shè)備“關(guān)懷備至”，而對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分[4]，沒(méi)有將其作為重點(diǎn)工作加以重視。加之長(zhǎng)期以來(lái)的傳統(tǒng)人事檔案管理方式已“深入人心”且未出現(xiàn)過(guò)嚴(yán)重的錯(cuò)誤，導(dǎo)致醫(yī)院管理者對(duì)于開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)的決心不夠堅(jiān)定。此外，由于“重投資、輕管理”的陳舊理念仍有留存[5]，至今該院尚未正式啟動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，對(duì)于人事檔案信息化管理能否發(fā)揮其應(yīng)有的效能亦缺乏足夠的信心。

1.2 ?檔案信息化建設(shè)水平偏低

該院檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)期處于水平偏低的狀態(tài)中。一方面是由于檔案管理部門信息化建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)備為數(shù)年前配置，且僅限于文書(shū)檔案室使用，起初發(fā)揮了較為積極的作用，但隨著計(jì)算機(jī)軟硬件的迭代更新和人事檔案管理的保密性需求愈來(lái)愈高，加之長(zhǎng)期以來(lái)硬件和系統(tǒng)缺少足夠的經(jīng)費(fèi)用于更新?lián)Q代以及數(shù)年前的操作系統(tǒng)對(duì)于新型人事檔案信息化系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)，導(dǎo)致現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備不能滿足人事檔案信息化建設(shè)的根本需求。另一方面，檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案管理工作中的直接參與者和實(shí)踐者，其對(duì)于信息化系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和使用能力的高低直接影響信息化建設(shè)的水平[6]，由于長(zhǎng)期缺少針對(duì)信息化系統(tǒng)的培訓(xùn)和對(duì)市場(chǎng)現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)的了解，加之自身能力素質(zhì)亦缺少足夠的鍛煉，往往滿足于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)于開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)存在較大的思維惰性。

1.3 ?維修和維護(hù)專業(yè)人才匱乏

該院目前缺少專業(yè)性的檔案系統(tǒng)的維修和維護(hù)人才。究其原因，一方面原因是該院設(shè)備科日常肩負(fù)著全院醫(yī)療設(shè)備的招標(biāo)采購(gòu)和醫(yī)療設(shè)備的維修維護(hù)工作，其日常工作較為繁瑣和耗時(shí)，沒(méi)有過(guò)多的精力對(duì)今后人事檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施的維護(hù)和維修進(jìn)行學(xué)習(xí)和鉆研。另一方面原因是目前開(kāi)展的文書(shū)檔案室的信息化系統(tǒng)并非該院自行研發(fā)，為地方軟件公司購(gòu)買并安裝調(diào)試，該院信息科工作人員對(duì)于此類系統(tǒng)涉及幾乎為零，這對(duì)于今后開(kāi)展人事檔案信息系統(tǒng)的使用存在不利因素。第三方面原因是該院醫(yī)學(xué)工程人才編配較少且工作繁重，今后檔案信息化軟硬件維修和維護(hù)力量不足。

2 ?關(guān)于加強(qiáng)信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 ?提高思想認(rèn)識(shí)，堅(jiān)定建設(shè)決心

通過(guò)提高思想認(rèn)識(shí)來(lái)堅(jiān)定醫(yī)院信息化建設(shè)的決心意志，可以通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、邀請(qǐng)檔案專家來(lái)院指導(dǎo)授課和組織相關(guān)人員到其他先進(jìn)醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，深入對(duì)人事檔案信息化管理的理解和認(rèn)識(shí)，深刻領(lǐng)悟在當(dāng)前科學(xué)信息發(fā)展階段人事檔案管理的新理念和新模式[7]。此外，還可以將前期的軟硬件投資、更新維護(hù)、后期使用查錯(cuò)糾錯(cuò)等均納入到人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中。最后，還需要提高檔案管理人員對(duì)于信息化手段用于管理人事檔案的思想認(rèn)識(shí)、責(zé)任意識(shí)和信息意識(shí)，并且管理層應(yīng)當(dāng)堅(jiān)定檔案信息化建設(shè)的決心并合理規(guī)劃人才隊(duì)伍的整體建設(shè)，建立信息化建設(shè)對(duì)于發(fā)揮人事檔案管理最大效能的信心。

2.2 ?加快軟硬件建設(shè)，定期組織培訓(xùn)

軟硬件建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息化建設(shè)工作的核心工作。加快檔案信息化的建設(shè)主要有兩種方式：①加快對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的各類硬件的基礎(chǔ)建設(shè)，配置計(jì)算機(jī)、高速打印機(jī)、高速?gòu)?fù)印機(jī)和高清掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備的辦公區(qū);配置系統(tǒng)服務(wù)器、交換機(jī)和大容量硬盤等設(shè)備的檔案信息儲(chǔ)存區(qū);配置檔案柜、復(fù)印機(jī)和裝訂機(jī)等設(shè)備的檔案查閱區(qū)。②在硬件建設(shè)的同時(shí)，采購(gòu)與醫(yī)院規(guī)?，F(xiàn)況相符合的人事檔案信息系統(tǒng)軟件，并對(duì)系統(tǒng)的管理、操作使用和維修維護(hù)等各項(xiàng)工作和要素進(jìn)行梳理，用圖表的形式進(jìn)行規(guī)范，建立和完善各項(xiàng)制度和流程，內(nèi)容盡可能涵蓋每一個(gè)步驟、每一種情況、每一項(xiàng)規(guī)定，盡可能使未來(lái)醫(yī)院的人事檔案信息化系統(tǒng)少出或不出人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)混亂或崩潰，盡量縮減不必要的維護(hù)次數(shù)和維護(hù)時(shí)間。此外，在信息化建設(shè)完成后應(yīng)定期聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)組織對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使得檔案管理人員的信息化系統(tǒng)使用水平、能力素質(zhì)和基礎(chǔ)建設(shè)同步提高。

2.3 ?加強(qiáng)人才培養(yǎng)，指定專人負(fù)責(zé)

根據(jù)信息化系統(tǒng)維修和維護(hù)人才匱乏的現(xiàn)狀，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)學(xué)工程人才的培養(yǎng)力度和人才梯隊(duì)建設(shè)，聘用專業(yè)水平較高的醫(yī)學(xué)工程人才并構(gòu)建一支偏向于醫(yī)院信息系統(tǒng)管理方向的醫(yī)學(xué)工程人才團(tuán)隊(duì)。由于人事檔案涉及到每名工作人員的基本信息和履職情況，保密程度要求較高[8]，因此在未來(lái)信息化建設(shè)的同時(shí)亦需加強(qiáng)信息的安全管理。通過(guò)制定安全防范措施，例如采用內(nèi)外網(wǎng)物理隔絕、及時(shí)更新系統(tǒng)漏洞和網(wǎng)關(guān)加密等技術(shù)[9-10]，避免人事檔案遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和盡可能地減少失泄密隱患。此外，人事檔案系統(tǒng)的管理關(guān)系到每名工作人員的切身利益[11]，其容錯(cuò)率必須控制在極低水平且檔案數(shù)據(jù)務(wù)必做到完整、清晰和長(zhǎng)效[12]。根據(jù)以上兩點(diǎn)，未來(lái)人事檔案信息系統(tǒng)和設(shè)備須指定專人負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行維修和維護(hù)。

3 ?總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案信息化管理是順應(yīng)歷史發(fā)展和時(shí)代潮流的，是醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。盡管該院人事檔案管理的信息化建設(shè)尚未起步，各項(xiàng)工作都處于討論分析中，但通過(guò)對(duì)該院信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析，提高信息化管理的思想認(rèn)識(shí)、加快軟硬件建設(shè)和人才培養(yǎng)進(jìn)度，可為下一步該院人事檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展提供一定的思路和方法，從而提高該院人事檔案管理水平，助力人力資源合理配置，滿足該院現(xiàn)代化發(fā)展需要。

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（收稿日期：2019-09-17）