信息化背景下的高校檔案管理研究

劉靜

摘 要：本文將首先介紹當(dāng)前信息化在管理檔案的過程中遇到的幾點(diǎn)問題，其次為了能夠幫助有關(guān)的高校推動(dòng)信息化的發(fā)展步伐，做好高校檔案的管理工作，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的建議。

關(guān)鍵詞：信息化;高校檔案;管理研究

引言：

信息化的時(shí)代背景之下，人們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的普及利用率越來越高，同時(shí)高校的檔案管理工作非常需要能夠借助信息化的手段提高自身的管理效率，并且做好安全管理方面的工作，因此筆者將在下文對(duì)于信息化技術(shù)和高校檔案管理兩者之間的關(guān)系進(jìn)行研究。

一、當(dāng)前信息化在管理檔案的過程中遇到的幾點(diǎn)問題

（一）管理系統(tǒng)存在漏洞

雖然當(dāng)前的信息化已經(jīng)得到了比較全面的普及，但是很多高校當(dāng)前很多的教師還是受到傳統(tǒng)教育思想的影響，沒有對(duì)于目前的信息化監(jiān)督體制進(jìn)行及時(shí)更新和改進(jìn)，所以學(xué)校內(nèi)部的信息管理工作不能夠滿足平常的工作發(fā)展，在信息化的建設(shè)程度和管理框架方面嚴(yán)重缺乏專業(yè)的管理思想，信息化的主要優(yōu)勢(shì)不能夠直接體現(xiàn)出來，最為重要的一點(diǎn)在于很多學(xué)校的檔案管理工作沒有能夠?qū)⑿畔⒒淖饔眠\(yùn)用到實(shí)際的工作中。還是沿用比較傳統(tǒng)的管理機(jī)制去約束高校電子信息建設(shè)的發(fā)展速度，這也就導(dǎo)致了很多的信息化建設(shè)項(xiàng)目受到了嚴(yán)重的發(fā)展限制[1]。

（二）技術(shù)上出現(xiàn)落后的情況

雖然當(dāng)前的信息化發(fā)展速度比較迅速，但是很多的學(xué)校因?yàn)闆]有足夠的后勤技術(shù)支撐因此相關(guān)的技術(shù)框架也就沒有辦法搭建完善。在檔案進(jìn)行信息化管理的過程中很多的信息會(huì)出現(xiàn)失真的情況，部分的管理工作人員因?yàn)椴荒軌蚋蠒r(shí)代的發(fā)展速度對(duì)于很多的高新軟件硬件部分缺乏一個(gè)比較科學(xué)的認(rèn)知，系統(tǒng)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中很多的行動(dòng)都會(huì)受到這個(gè)方面的限制，同時(shí)部分的高校在開展這項(xiàng)工作的時(shí)候往往技術(shù)經(jīng)費(fèi)的投入是有限制的，基本都將大部分的資金用于教育的投入方面，所以高校信息化的檔案管理部分其實(shí)際的運(yùn)行效果也就不能夠負(fù)荷預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，整體的效果可能不盡人意。

（三）安保工作不健全

網(wǎng)絡(luò)安全性直接決定著系統(tǒng)運(yùn)作的穩(wěn)定程度，在這個(gè)高速發(fā)展的信息化社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)的安全性對(duì)于公司，企業(yè)，學(xué)校都具有非常重要的影響。網(wǎng)絡(luò)的開放性確實(shí)能夠給學(xué)校的學(xué)生帶來一定的幫助，但是我們不能忽視網(wǎng)絡(luò)開放對(duì)于學(xué)校的影響，尤其對(duì)于初期建造網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的過程中，如果不能夠?qū)τ诰W(wǎng)絡(luò)的信息資源進(jìn)行合理管控和約束，后期黑客將會(huì)輕而易舉地攻破學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)，在系統(tǒng)內(nèi)部植入病毒攻破學(xué)校的教育系統(tǒng)，從而影響學(xué)校正常業(yè)務(wù)的進(jìn)行，指得注意的一點(diǎn)在于對(duì)于國家重點(diǎn)建設(shè)的高校學(xué)院來說，很多的文件都是涉及到國家的隱私，文化，經(jīng)濟(jì)，政治等多個(gè)方面機(jī)密的，如果不能夠及時(shí)建立一個(gè)監(jiān)控的系統(tǒng)，將會(huì)造成不可預(yù)知的后果[2]。

二、研究高校檔案管理的相關(guān)優(yōu)化建議

在當(dāng)前的環(huán)境背景下，如果不能夠建立一個(gè)穩(wěn)定的管理運(yùn)行系統(tǒng)將會(huì)直接影響學(xué)校的正常工作，因此工作人員需要能夠積極將系統(tǒng)化的監(jiān)督管理機(jī)制落實(shí)到實(shí)際的工作中，同時(shí)根據(jù)實(shí)際的問題建立具有針對(duì)性的管理機(jī)制，提高工作人員的水平，為檔案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一） 強(qiáng)化工作人員的素質(zhì)水平

如果想從根本上提高大學(xué)高校檔案的實(shí)際管理水平，首先學(xué)校的管理和領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該能夠首先從地層工作人員的思想做起，對(duì)于細(xì)節(jié)的工作應(yīng)該能夠給與足夠的重視，聯(lián)合基層管理人員建立完善的工作流程體系，實(shí)施者應(yīng)該能夠按照規(guī)定推進(jìn)日常的工作，避免錯(cuò)位運(yùn)行而引起的各種工作問題，進(jìn)一步來講領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該能夠在工作的群體中率先樹立一種正確的檔案管理觀念，重視工作中的基本程序和管理的實(shí)際效果，在平常的工作中能夠做好工作理念的宣傳和普及工作，最后檔案在進(jìn)行歸集和整理的過程中會(huì)遇到各種各樣不同的問題，因此應(yīng)該將這些出現(xiàn)的問題進(jìn)行分類集中處理和管理，落實(shí)信息化的管理機(jī)制和維護(hù)的方案措施，確保本階段的工作水平和管理模式能夠符合時(shí)代的發(fā)展需求，保證信息化市場(chǎng)進(jìn)展地井然有序[3]。

（二） 保證資金鏈的平穩(wěn)運(yùn)行

高校檔案在進(jìn)行運(yùn)行管理的過程中需要資金鏈的穩(wěn)定性來支持運(yùn)行。所以管理部門的工作人員應(yīng)該能夠?qū)τ谙到y(tǒng)的軟件和硬件部分開銷進(jìn)行精準(zhǔn)預(yù)算，整合設(shè)備的過程中不斷對(duì)于基礎(chǔ)的物質(zhì)消耗進(jìn)行優(yōu)化處理，提高資金的關(guān)注度，從而建立一條比較穩(wěn)定的資金鏈條，不斷增強(qiáng)實(shí)際資金，信息，檔案的管理效果。當(dāng)然大筆的資金需要能夠安排有關(guān)的管理人員利用現(xiàn)有的信息化手段進(jìn)行管理和監(jiān)督，管理人員應(yīng)該能夠保證資金的使用情況和高校檔案的管理工作二者之間處于一個(gè)穩(wěn)定的平衡情況。

另外，時(shí)代在飛速進(jìn)步發(fā)展的過程中需要工作人員能夠進(jìn)行不斷地自我提升，不僅應(yīng)該定期學(xué)習(xí)專業(yè)的知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)于自身的道德素養(yǎng)做出更高的要求，學(xué)校應(yīng)該能夠定期給這些工作人員安排相應(yīng)的培訓(xùn)工作。領(lǐng)導(dǎo)部門最好能夠?qū)⑴嘤?xùn)的項(xiàng)目，實(shí)施的效果與年終的獎(jiǎng)金綜合在一起進(jìn)行考慮，不僅可以提高工作人員的積極性，同時(shí)對(duì)于信息的管理效果質(zhì)量具有較大的幫助。當(dāng)然我們不能夠忽視的一點(diǎn)在于還應(yīng)該能夠分別從信息意識(shí)，資源開發(fā)，道德素養(yǎng)多個(gè)方面進(jìn)行綜合性的分析工作，全面加強(qiáng)檔案的信息管理工作和水平，保證檔案的管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)定的運(yùn)行。

（三） 做好安全保證工作

安全工作是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的重點(diǎn)維護(hù)內(nèi)容，要想確保學(xué)校檔案管理的安全運(yùn)行就應(yīng)該做好有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作，對(duì)于有關(guān)資源和技術(shù)手段做好充分的整合利用工作，提高互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的監(jiān)督管理水平。同時(shí)高校檔案的管理工作部分內(nèi)容涉及當(dāng)國家的隱私和機(jī)密，建立比較安全的防護(hù)體系是當(dāng)前的主要工作內(nèi)容，因此可以從如下兩個(gè)方面做起：

首先各個(gè)學(xué)校應(yīng)該能夠根據(jù)自身當(dāng)前的文件機(jī)密程度，對(duì)于不同的差異文化進(jìn)行劃分處理，將學(xué)校內(nèi)部的文件分為機(jī)密文件，普通文件，內(nèi)部文件，絕密文件等不同的部分，根據(jù)文件等級(jí)的不同設(shè)置不同的訪問權(quán)限，利用自身掌握的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于各個(gè)不同的文件進(jìn)行加密處理，相關(guān)工作人員只有經(jīng)過系統(tǒng)的指定認(rèn)證才能夠在指定的頁面搜索目標(biāo)的資料，這也就在一定程度上提高了高校的文件安全性。

其次安全統(tǒng)一的管理流程對(duì)于系統(tǒng)的安全性能同樣起到很大的影響和幫助，高校的檔案管理工作在和信息化技術(shù)統(tǒng)一融合的過程中，需要對(duì)于管理的流程進(jìn)行綜合統(tǒng)一處理，整合標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，建立必要的信息隔離手段和信息監(jiān)控機(jī)制避免內(nèi)部的信息資源受到外部環(huán)境的干擾和影響。

（四） 構(gòu)建全方位數(shù)字化系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算的功能為很多的文檔整理工作帶來了極大的便捷，高校作為社會(huì)科技的前列應(yīng)該能夠主動(dòng)抓住時(shí)代的發(fā)展脈搏，整合當(dāng)前的現(xiàn)有科技手段，提高自身的科研水平，其中數(shù)字化的文檔管理模式是當(dāng)前能夠衡量一個(gè)學(xué)?？蒲兴降闹饕侄危嘘P(guān)高校應(yīng)該能夠利用已有的水平打造出全方面的數(shù)字化文件管理系統(tǒng)[4]。

三、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前的高校作為中國文化，科技，教育的最高代表，其內(nèi)部的文件對(duì)于中國的進(jìn)步具有較大的影響，做好這個(gè)方面的保護(hù)和管理工作是非常重要的，結(jié)合上文我們可以發(fā)現(xiàn)我們?cè)谖磥淼墓ぷ髦羞€有很多的改進(jìn)工作需要完成。

[參考文獻(xiàn)]

[1]高小麗. 信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）， 2013（10）：64-65.

[2]李鐵衡. 信息化背景下高校財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)策研究[J]. 中國管理信息化， 2013， 16（6）：25-26.

[3]何玉蘭. 信息化背景下高校檔案管理建設(shè)工作研究[J]. 信息記錄材料， 2018， v.19（7）：211-212.

[4]馬英. 信息化背景下的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作探析[J]. 統(tǒng)計(jì)與管理， 2014（10）：129-130.

（作者單位：淄博師范高等?？茖W(xué)校，山東 淄博 255130）