財務(wù)信息化在費用報銷中的運用

劉家利

摘要：隨著市場競爭的加劇，以往被單位忽視的財務(wù)管理，逐漸成為單位實現(xiàn)降低成本，提高競爭力的重點。另一方面電子信息化的發(fā)展與普及為財務(wù)管理提供了新的方式，同時帶來了財務(wù)行業(yè)改革的需求。在單位管理中，財務(wù)部門承擔著管理、監(jiān)督、核算單位經(jīng)濟活動的重要角色，而報銷是財務(wù)業(yè)務(wù)中最日常的業(yè)務(wù)。無論單位規(guī)模如何，費用報銷都是財務(wù)業(yè)務(wù)中占比較重的工作之一，針對這種大量、重復(fù)的財務(wù)業(yè)務(wù)，單位可以通過信息化平臺將其整合簡化，減少單位人工成本。基于此，本文從單位的費用報銷著手，探討了在財務(wù)信息化大背景下，對財務(wù)信息化在費用報銷中的運用進行分析探討。

關(guān)鍵詞：財務(wù)信息化;費用報銷;優(yōu)勢;運用方式

在財務(wù)信息化的大背景下，費用報銷作為會計信息處理中較為瑣碎重復(fù)的步驟逐漸形成了一塊獨立的財務(wù)模塊，費用報銷系統(tǒng)的建設(shè)極大的加強了單位信息化的發(fā)展，符合財會行業(yè)的發(fā)展要求，提高單位財務(wù)效率。

費用報銷系統(tǒng)將單位原始的發(fā)票處理步驟實現(xiàn)了線上電子處理，降低了費用報銷環(huán)節(jié)的成本，降低人力成本，在使用費用報銷系統(tǒng)過程中，單位人員僅需要進行網(wǎng)上申請，通過層層線上審批完成報銷流程，不僅減少了時間成本，并且規(guī)范了報銷行為。財務(wù)信息化的發(fā)展對傳統(tǒng)的費用報銷行為設(shè)置固定模板，報銷人員需要嚴格按照規(guī)定完成審批流程，而通過系統(tǒng)的自動計算，報銷金額可以自動生成賬單，避免人工錯誤，提高財務(wù)效率[1]。另外，單位管理人員可以通過線上管理報銷額度，便于單位對實際的費用消耗進行研究分析，使費用報銷透明化，使用準確透明的財務(wù)數(shù)據(jù)進行單位的發(fā)展戰(zhàn)略制定，保證單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、財務(wù)信息化對費用報銷的優(yōu)勢

（一）提高單位預(yù)算管理能力

在業(yè)務(wù)開展之前單位根據(jù)估計制定一定的預(yù)算范圍，后續(xù)開展則采用報銷形式。以往財務(wù)人員往往使用手工記賬，但傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷審批繁瑣，有時由于個人處理業(yè)務(wù)較慢無法督促，往往幾個月才遞到財務(wù)部門財務(wù)人員無法實時記賬，而財務(wù)信息化使報銷流程加快，并且通過電子記賬實時生成報銷賬單，使單位能及時掌握業(yè)務(wù)費用成本支出情況，對應(yīng)的進行業(yè)務(wù)調(diào)整，因此財務(wù)信息化提高了單位對預(yù)算管理能力。

（二）規(guī)范費用報銷流程

以往費用報銷是通過紙質(zhì)賬單的遞送審批完成，有可能存在審批人員長時間不審批，他人代簽字等多種不規(guī)范的報銷行為，而信息化費用報銷則避免了以上問題，通過線上審批，審批人員登錄個人賬號進行簽字審批，規(guī)范了費用報銷流程。

（三）利于數(shù)據(jù)查詢

使用財務(wù)信息化后，查詢報銷費用不再需要核對紙質(zhì)賬本、翻查紙質(zhì)報銷單，查詢時具有權(quán)限的人員可以登錄賬號，在財務(wù)系統(tǒng)中通過搜索人員、時間、金額等方式進行搜索，對于有異議的報銷賬單可以隨時抽調(diào)出來進行再次核對查詢，信息化費用報銷十分利于單位的數(shù)據(jù)查詢。

二、財務(wù)信息化在費用報銷中注意事項

（一）提高財務(wù)人員要求

以往的傳統(tǒng)費用報銷是采用紙質(zhì)賬單，通過層層遞交審批簽字完成報銷流程，最后再由財務(wù)人員統(tǒng)一進行計算總結(jié)，再行費用發(fā)放，整體流程繁瑣耗時長，而電子信息化的費用報銷系統(tǒng)僅需要填寫電子界面，按固定流程經(jīng)過審批即可。盡管對于報銷人員而言費用報銷過程變得簡潔明了，但對于財務(wù)人員則需要從傳統(tǒng)的手工進行賬單核對轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮雍藢Γ筘攧?wù)人員應(yīng)具有較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，在新的財務(wù)信息化環(huán)境下提高自身的業(yè)務(wù)水平，例如財務(wù)人員需要對電子財務(wù)賬單進行線上審核、歸類業(yè)務(wù)類型，進行會計處理等都與既往工作方式不同，因此財務(wù)人員需要具備良好的綜合能力，提高工作效率。另外，雖然軟件設(shè)置由專業(yè)的軟件公司進行開發(fā)維護，但實際使用中需要財務(wù)人員在日常工作中不斷總結(jié)軟件系統(tǒng)與實際處理業(yè)務(wù)的操作性是否順暢，因此財務(wù)人員需要與軟件單位保持良好的溝通。財務(wù)信息化要求財務(wù)人員不能完全依賴系統(tǒng)，時刻有敏銳的洞察力和思考能力，對優(yōu)化報銷系統(tǒng)提出更多更好的觀點。

（二）加強人員培訓(xùn)

盡管財務(wù)人員需要自身加強專業(yè)知識積累，但作為單位而言，應(yīng)盡量提供財務(wù)信息化的培訓(xùn)平臺，例如安排系統(tǒng)建設(shè)的軟件人員進行專門的系統(tǒng)培訓(xùn)，指導(dǎo)財務(wù)人員如何使用軟件系統(tǒng)，邀請專業(yè)度強的老師來單位進行財務(wù)系統(tǒng)處理重點的培訓(xùn)講解。通過專業(yè)的培訓(xùn)加強單位財務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)[2]。

（三）審批人員要求

費用報銷的信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)審批不同，線上審批往往看不到原始單據(jù)，因此對于審批人員而言，需要具有較高的業(yè)務(wù)熟練度，面對數(shù)額較大的報銷業(yè)務(wù)，應(yīng)充分了解實際情況，仔細核對電子信息，避免單據(jù)錯誤給單位帶來不必要的損失，保證審批環(huán)節(jié)的合理性。

三、財務(wù)信息化在費用報銷中的運用方式

費用報銷信息化系統(tǒng)的建設(shè)改變了以往單位繁瑣的報銷流程，提高了單位財務(wù)效率，迎合當今時代的發(fā)展，減少費用成本支出，在運用方面應(yīng)從以下幾點開展：

（一）設(shè)定合理的報銷模塊

單位應(yīng)根據(jù)自身組織框架設(shè)置合理完善的模塊框架，根據(jù)人員的實際需求，與單位自身的審批制度進行結(jié)合優(yōu)化，保證系統(tǒng)具有良好的整體性，提高制度的規(guī)范性，并且可以開發(fā)不同模塊的共享功能，比如：針對單位不同的使用人員，選擇單位管理及個人管理，在管理模塊上又可以根據(jù)費用的不同，選擇差旅費、會議費、評審費等，對其進行完善，形成一套科學合理的報銷系統(tǒng)，為后期的具體運用提供良好的基礎(chǔ)[3]。另外對于報銷過程中需要處理的對應(yīng)流程應(yīng)該提前在系統(tǒng)中進行規(guī)范性的設(shè)置，從而使報銷過程能嚴格按照流程順序進行，使報銷流程符合單位的財務(wù)規(guī)定并且具有一定的科學性、規(guī)范性和合理性[4]，比如，部門信息流程、報銷人員流程、預(yù)算使用信息、賬號信息等，軟件人員可以提前進行設(shè)定，確保流程無誤。

（二）信息化報銷系統(tǒng)的操作方式

工作人員可以根據(jù)目前單位的實際需求，在操作流程中可以分為五個部分設(shè)置：第一部分，報銷人員不僅需要線上進行財務(wù)報銷申請，在線下仍需要進行相關(guān)紙質(zhì)發(fā)票整理，在整理過程中，報銷人員需要根據(jù)發(fā)票的性質(zhì)不同，時間不同進行合理的整理歸納，使紙質(zhì)單據(jù)做到有條有序，數(shù)據(jù)清晰，并且在發(fā)票報銷的紙質(zhì)申請單上使用日志的方式明確每筆費用的去向，便于后續(xù)工作的開展[5]。

第二部分，建設(shè)清晰的系統(tǒng)錄入，在實際費用報銷過程中，工作人員在進行系統(tǒng)登錄過程中，根據(jù)單據(jù)的實際情況選擇正確的報銷單據(jù)類別，并在表單中逐項錄入報銷人、費用類別、金額等相關(guān)信息，錄入過程系統(tǒng)應(yīng)進行自動檢測信息格式是否正確、信息是否完整，資金使用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。

第三部分，完成高效的網(wǎng)上審批，管理層在權(quán)限范圍內(nèi)會收到審批提示，登錄系統(tǒng)直接對單據(jù)進行審批。而財務(wù)人員需要對照原始單據(jù)進行審批，核對票據(jù)的真實性以及是否與報銷單保持一致，避免出現(xiàn)賬單不符。在任意一個審批流程中，需要修改時，系統(tǒng)可以及時的將單據(jù)進行退回，返回到報銷人手中，要求其修改后再進行重新的審批。

第四部分，自動進行賬務(wù)計算，當報銷流程完成后，系統(tǒng)直接將產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行計算分離，自動生成記賬憑證，降低人力成本。

第五部分，便于付款，報銷人通過系統(tǒng)直接填寫付款賬號，出納則根據(jù)賬務(wù)處理情況與結(jié)果進行網(wǎng)上銀行集中處理，通過授權(quán)后進行支付，完成整個付款流程。

四、結(jié)論

綜上所述，在當前信息化迅猛發(fā)展的時代大背景下，費用報銷電子化顯著降低了單位的人工成本，可以有效的提升該環(huán)節(jié)的工作效率，節(jié)約工作時間，并提升工作的準確性，降低成本的支出，提升財務(wù)管理效率，實現(xiàn)管理目標，促使單位在發(fā)展過程中獲取可觀的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

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[4]沈麗群.基于云的財務(wù)共享服務(wù)模式設(shè)計——以費用報銷流程為例[J].商，2015 （04）：154+153.

[5]趙小華.淺議費用報銷的內(nèi)部控制[J].財經(jīng)界（學術(shù)版），2013 （07）：54-55.