文書檔案管理信息化建設(shè)思考

閻小娟 李麗茹

【摘要】伴隨著信息化時代的到來，文書檔案管理對企業(yè)數(shù)據(jù)的保存和信息的收集顯得更加重要。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，已經(jīng)不再適用于現(xiàn)實需求，它難以做到及時地為我們提供完整、準確的檔案信息。本文主要針對目前文書檔案管理中所存在的問題進行了分析，并列舉出了幾條文書檔案管理信息化的實施途徑。希望能為相關(guān)工作者提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 信息化建設(shè) 檔案管理

引言：文書檔案作為檔案管理的重要組成部分，它對企業(yè)的發(fā)展歷程進行了相關(guān)記錄，并對企業(yè)各方面的發(fā)展過程和成果進行了客觀反映。所以，一直以來企業(yè)都非常的重視文書檔案管理工作。但在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，更多的是依賴于動手操作，其中人工勞動力較大、效率低、不便查詢等缺點日益暴露。伴隨信息化時代的到來，借助電子信息技術(shù)來進行文書檔案管理工作，是企業(yè)現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。

一、信息化技術(shù)運用在文書檔案管理中存在問題分析

1、電子文件真實性、安全性不高。電子文件雖然利于保存，但同時也易于修改。因為電子文件都是使用虛擬化語言進行編寫的，而不是以固定的形式存在。只用取得一定的權(quán)限，就可以對原始文件內(nèi)容進行隨意修改。雖然目前已經(jīng)有相關(guān)技術(shù)，可以避免對電子文件進行修改和偽造，但是相比紙質(zhì)文件來說，電子文件依然存在著非常大安全隱患。另外，電子文件雖然對文字中的格式和字體進行了規(guī)范，并統(tǒng)一蓋上電子印章，但它還是不能同紙質(zhì)文件一樣，通過文件當(dāng)中的字跡和紙張的厚薄等細節(jié)去判斷文件是否真實、可靠。

2、文件檔案信息化建設(shè)較為滯后。盡管很多企業(yè)都引進了大量的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，但由企業(yè)自主研發(fā)的管理系統(tǒng)產(chǎn)品的層次和實用性參差不齊，同時又缺乏網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)支撐，計算機技術(shù)沒能夠得到充分的發(fā)揮。它僅僅固定于企業(yè)內(nèi)部文件資料的收集、儲藏、統(tǒng)計等。文書檔案管理沒有完成網(wǎng)絡(luò)信息共享的過程，就不能做到文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、高通量化。

3、文書檔案管理者業(yè)務(wù)專業(yè)水準不達標(biāo)。對文書檔案的管理，不僅要求工作人員掌握紙質(zhì)文書管理的方法和要求，還應(yīng)熟練應(yīng)用和掌握數(shù)據(jù)通信技術(shù)和電子信息技術(shù)，這就對文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高層次的要求。就目前的形勢來看，文書檔案管理復(fù)合型人才比較稀少。

二、信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用

1、運用信息系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離保證文件安全。在信息化網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，進行物理隔離，是保證信息化網(wǎng)絡(luò)安全的重要措施，也是最為經(jīng)濟的措施之一。具體有以下兩種操作途徑：

第一，通過路由器來進行外網(wǎng)隔離的防護工作。我們要先將相關(guān)IP地址屏蔽，接著再有選擇性地放人一些地址進入到信息化網(wǎng)絡(luò)，這樣就可以很好的利用路由器來過濾掉被屏蔽IP地址和服務(wù)，以此保證數(shù)據(jù)訪問的安全性。

第二，利用防火墻實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)隔離防護。計算機的防火墻自帶有認證的機制，具有五個基本功能，包括：進、出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)過濾；進、出網(wǎng)絡(luò)訪問行為管理；對一些禁止業(yè)務(wù)進行封堵；對通過防火墻的活動和信息內(nèi)容進行記錄；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的進行告警與檢測。我們只需對防火墻進行操作，就可以有效避免外來指令修改本機數(shù)據(jù)，從而保證內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)交換時本機數(shù)據(jù)的安全。

2、文書檔案管理現(xiàn)代化和企業(yè)管理信息化應(yīng)保持同步。將企業(yè)文化檔案管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)這一媒介融為一體，去開發(fā)和研究互聯(lián)互通的、統(tǒng)一標(biāo)準的文書檔案管理系統(tǒng)，把掃描文件與電子文件和系統(tǒng)直接掛接。以方便查閱所需要的信息，還可以對文件原件進行下載利用，從而整體上優(yōu)化文書檔案檢索、利用的服務(wù)水平。真正意義上去實現(xiàn)共享信息資源。

3、必須定期對數(shù)字檔案格式進行更新。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案系統(tǒng)也在不斷更新，信息化檔案保管的格式增多，系統(tǒng)之間相互不兼容，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法讀取的情況越來越嚴重。所以，企業(yè)必須對數(shù)字檔案格式及時更新，以減少和避免不必要損失。

4、注重提高文書檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)。文書檔案管理人員必須加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。應(yīng)結(jié)合該崗位的工作特點，去熟悉所使用到的設(shè)備，一邊操作一邊學(xué)習(xí)，在提升自身業(yè)務(wù)能力的同時，還應(yīng)特別注重對計算機知識的學(xué)習(xí)，努力成為文書檔案管理綜合性人才。要想實現(xiàn)這一目標(biāo)，具體有以下方法；

首先，文書檔案管理部門必須健全學(xué)習(xí)激勵機制。可以采用“培訓(xùn)為輔，自學(xué)為主”的方法，逐漸形成對員工的終身教育激勵機制。對企業(yè)檔案管理工作人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，還可以把業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)加入到業(yè)務(wù)考核的一部分，從而，整體提升企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。

其次，要加強各單位之間的橫向交流。加大檔案管理部門和區(qū)域之間的系統(tǒng)合作力度，通過交流的方式，對其他單位的知識創(chuàng)新經(jīng)驗、現(xiàn)代信息化高科技手段等進行學(xué)習(xí)。從而不斷增加文書檔案部門、檔案管理工作人員的信息源。

結(jié)束語

文書檔案管理信息化建設(shè)不僅是企業(yè)工作和發(fā)展的自身需求，也是信息時代對企業(yè)提出的新要求。文書檔案管理工作由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，企業(yè)不僅要注重對管理方式進行提升，同時還需要及時革新管理理念。企業(yè)只有應(yīng)充分利用信息技術(shù)，做好文書檔案管理信息化建設(shè)，才能從真正意義上實現(xiàn)文書檔案的價值，從而提升企業(yè)綜合競爭能力。

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