企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討

雷亞玲

摘 要：企業(yè)的檔案是記錄一個(gè)企業(yè)從無到有，一路走過來的成長史，是見證企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的重要史料。本文通對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)的紙質(zhì)化檔案管理在面對(duì)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展中的局限性的討論，以及企業(yè)數(shù)字化檔案管理為企業(yè)帶來的新的發(fā)展之間的對(duì)比，得出了數(shù)字化檔案管理是企業(yè)發(fā)展的革命性轉(zhuǎn)折點(diǎn)的結(jié)論。在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，數(shù)字化已然成了一種趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；傳統(tǒng)檔案管理；數(shù)字化檔案管理

引言：

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展文化與核心理念，它承載著一個(gè)企業(yè)的使命與信念，但是不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化企業(yè)檔案，在存儲(chǔ)、記錄以及查找方面都給檔案工作人員帶來了很多不必要的麻煩。然而，可喜的是數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)，它依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案的諸多不足，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了極大的便利。

一、傳統(tǒng)檔案管理

在過去，大大小小的企業(yè)和機(jī)構(gòu)在檔案這一塊一直都沿用紙質(zhì)化管理模式，然而由于檔案本身的特殊性，這就要求從事檔案工作有的人員有很強(qiáng)的保密意識(shí)以及細(xì)心的品質(zhì)，尤其在種類繁多的檔案分類上，要使用人力一件一件，沒有遺漏并且準(zhǔn)確無誤的進(jìn)行整理，因?yàn)橐坏┏鲥e(cuò)。可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)后續(xù)一系列的工作難以開展，甚至可以說，檔案的失誤對(duì)企業(yè)以及個(gè)人的命運(yùn)都會(huì)造成很大的影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案主要存在以下幾點(diǎn)局限性：

1、存儲(chǔ)不便

對(duì)于一些大型且歷史悠久的企業(yè)，檔案自然也會(huì)比較豐富，我們都知道，紙質(zhì)的東西容易磨損，時(shí)間長了以后還有可能風(fēng)化、缺失，受外界因素影響較大，在檢查時(shí)工作量也很大，容易疏漏，不能及時(shí)補(bǔ)新。舉個(gè)例子來說，某企業(yè)檔案館失火，導(dǎo)致全部檔案資料都被一把大火燒的一干二凈，可想而知，這對(duì)于企業(yè)來說是多么大的損失。除了火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害，有些人為因素對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理也會(huì)造成很大的阻礙，比如由于員工的粗心在檔案上弄上污物，清理起來也是比較棘手的。

2、查找效率低

紙質(zhì)化存儲(chǔ)方式在查找時(shí)也是比較耗費(fèi)時(shí)間和精力的，大量的檔案資料如果要在短時(shí)間內(nèi)迅速找到的話，就會(huì)要求前期的分類整理工作要做得非常精細(xì)。然而有些類別比較模糊的檔案類型本身就難以劃分種類[1]。所以說，檔案的管理工作是一條環(huán)環(huán)相扣的鏈條，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤都可能給企業(yè)的管理工作帶來不便。

3、工作量大

企業(yè)的傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理給檔案工作人員帶來了巨大的工作量，從檔案的建檔到檔案的歸檔，都是靠人工一點(diǎn)一點(diǎn)地去校對(duì)、標(biāo)記、整理、核實(shí)的，并且在后期的管理維護(hù)方面還要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力，不能有一點(diǎn)松懈，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求相對(duì)是比較高的。

二、企業(yè)數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的逐漸成熟，數(shù)字化辦公應(yīng)用在了很多領(lǐng)域，數(shù)字化為人們的工作和學(xué)習(xí)都帶來了嶄新的一面[2]。那么在企業(yè)檔案管理工作中，數(shù)字化的出現(xiàn)徹底代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，給企業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。數(shù)字化檔案管理在企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

1、存儲(chǔ)數(shù)字化

數(shù)字化的存儲(chǔ)方式代替了企業(yè)原本的紙質(zhì)化檔案存儲(chǔ)，紙質(zhì)化存儲(chǔ)首先需要一定的場(chǎng)地，數(shù)字化完全為企業(yè)節(jié)省了場(chǎng)地的花費(fèi)。其次，紙質(zhì)化存儲(chǔ)受時(shí)間以及外界環(huán)境的影響較大，數(shù)字化的存儲(chǔ)則完全沒有這方面的困擾。存儲(chǔ)便利的同時(shí)查找也非常便利，不用再花費(fèi)相應(yīng)的時(shí)間與精力去實(shí)地翻找，只需要在企業(yè)的檔案系統(tǒng)輸入所要查找的內(nèi)容就可以即時(shí)查找到自己所需要的東西[3]，非常方便快捷。

2、檔案形式多樣化

依托于信息技術(shù)的檔案相比較于傳統(tǒng)的檔案，它的形式也是多種多樣的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案基本都是靜態(tài)的，重塑性較差，信息技術(shù)下的數(shù)字化檔案則有了多種形式的存在方式，有文字、圖片、聲音、視頻等多種交互模式，使得企業(yè)的檔案更加豐富多彩，也讓企業(yè)的歷史文化有了更強(qiáng)的生命力和競爭力。

3、節(jié)省人力與物力

上文提到了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理的工作量是非常大的，對(duì)于檔案管理人員來說是很大的挑戰(zhàn)，那么有了數(shù)字化檔案管理手段會(huì)為檔案管理節(jié)省不少的人力和物力。在人力上，不再需要大量的檔案整理人員以及檔案維護(hù)人員，企業(yè)的檔案系統(tǒng)可以做到全面系統(tǒng)的分類存儲(chǔ)和維護(hù)。在物力上，企業(yè)不再需要逐漸擴(kuò)展的檔案室、一大堆紙質(zhì)文件等，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的空間完全有能力支撐企業(yè)逐漸積累的檔案資料。

三、總結(jié)

數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)為企業(yè)帶來了諸多好處，但同時(shí)數(shù)字化檔案管理也不是刀槍不入的，它仍然存在許多需要完善的地方，這是我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦行枰ブ鸩浇鉀Q的問題，也是企業(yè)在數(shù)字化檔案管理的背景下所要面對(duì)的現(xiàn)實(shí)。企業(yè)數(shù)字化的檔案管理尤其在安全方面的防護(hù)是每個(gè)企業(yè)都在致力解決的，相信在不遠(yuǎn)的將來，企業(yè)數(shù)字化檔案管理一定會(huì)更加完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓云麗.企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：190.

[2]靳樹梅.企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與思考[J].無線互聯(lián)科技，2013（08）：194.

[3]王麗梅.數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].才智，2012（26）：333.