基于“無現(xiàn)金”的高校資金結(jié)算系統(tǒng)優(yōu)化研究

□（東南大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇南京 210000）

在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，高校反腐倡廉建設(shè)工作勢在必行。對高校資金結(jié)算系統(tǒng)進(jìn)行再造，有利于維護(hù)高校資金安全，完善高校內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外資金的使用，繼而從根源上減少腐敗等不良行為的發(fā)生。此外，現(xiàn)有資金結(jié)算系統(tǒng)還存在著信息不能動(dòng)態(tài)追蹤、多部門無法信息共享和信息時(shí)滯等問題。因此，從財(cái)經(jīng)紀(jì)律規(guī)范和內(nèi)部資金管理水平提升兩個(gè)方面都需要對現(xiàn)有資金結(jié)算系統(tǒng)提升和優(yōu)化。

“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種新興經(jīng)濟(jì)形態(tài)，具有多元、開放、創(chuàng)新等特征，以充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在資源配置中高效的優(yōu)化和集成作用為手段，融入各行各業(yè)，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展煥發(fā)出新的活力。本文將依托“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)優(yōu)勢，對高校資金結(jié)算支付體系進(jìn)行優(yōu)化。

一、高校資金結(jié)算體系的現(xiàn)狀及問題

（一）高校資金結(jié)算體系現(xiàn)狀

1.高校資金結(jié)算支付體系的構(gòu)成要素。高校資金結(jié)算支付體系主要包括資金結(jié)算必須遵循的法律法規(guī)、資金結(jié)算系統(tǒng)（銀行支付系統(tǒng)）、支付工具（現(xiàn)金、銀行票據(jù)、電子支付工具等）、金融機(jī)構(gòu)。

2.高校主要資金結(jié)算業(yè)務(wù)流程。日常資金結(jié)算業(yè)務(wù)主要集中于以下幾方面：學(xué)生繳費(fèi)（學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等）、校園“一卡通”充值圈存、報(bào)銷業(yè)務(wù)（日常報(bào)銷業(yè)務(wù)、勞務(wù)費(fèi)提取、學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放等）。其中，學(xué)費(fèi)及住宿費(fèi)采用銀行統(tǒng)一扣款方式或現(xiàn)場刷卡、現(xiàn)金繳費(fèi)等方式安排繳納，補(bǔ)繳學(xué)費(fèi)與獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放業(yè)務(wù)由教務(wù)部門或研究生院開具繳費(fèi)單或領(lǐng)款單，經(jīng)辦人憑單至財(cái)務(wù)部門收費(fèi)與信息管理科辦理結(jié)算業(yè)務(wù)；“一卡通”充值圈存業(yè)務(wù)由持卡人在學(xué)校定點(diǎn)圈存機(jī)進(jìn)行圈存劃轉(zhuǎn)，或至一卡通中心現(xiàn)金繳費(fèi)窗口繳款；日常報(bào)銷業(yè)務(wù)采用預(yù)約報(bào)銷方式，在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)預(yù)約報(bào)銷單后，交單至財(cái)務(wù)科，財(cái)務(wù)科按照預(yù)約日期收單并進(jìn)行處理，對報(bào)銷過程中產(chǎn)生的問題，通過電話通知經(jīng)辦人補(bǔ)充相應(yīng)材料再次處理。

（二）高校資金結(jié)算體系存在問題分析

近年來會(huì)計(jì)信息化快速發(fā)展，國內(nèi)高校普遍以預(yù)約報(bào)銷取代了以往的現(xiàn)場報(bào)銷形式，師生在預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中根據(jù)業(yè)務(wù)種類進(jìn)行選擇，填入各明細(xì)項(xiàng)目金額，財(cái)務(wù)人員制單時(shí)在賬務(wù)處理系統(tǒng)中輸入預(yù)約單號即可轉(zhuǎn)入智能憑證，自動(dòng)生成相關(guān)科目及對應(yīng)金額，大大減少了報(bào)銷等待時(shí)間和賬務(wù)處理時(shí)間，提高了工作效率。目前高校主要資金結(jié)算業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)僅僅是表面連接，并未構(gòu)成底端連接。由此造成的主要問題如下：

1.未能實(shí)現(xiàn)多部門信息共享，存在信息滯后。出于保護(hù)數(shù)據(jù)安全的考慮，高校財(cái)務(wù)部門所用網(wǎng)絡(luò)多為局域網(wǎng)，賬務(wù)處理系統(tǒng)只能接收到與之關(guān)聯(lián)的預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中存儲(chǔ)的預(yù)約報(bào)銷單等信息，無法獲取其他信息。由于數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到送達(dá)財(cái)務(wù)部門需要一定時(shí)間，財(cái)務(wù)獲取的數(shù)據(jù)的有效性不可避免存在一定程度的滯后。在實(shí)際處理業(yè)務(wù)時(shí)，難以即時(shí)調(diào)取相關(guān)部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，真實(shí)性和準(zhǔn)確性也因此受影響。

2.大額資金收付業(yè)務(wù)存在安全隱患，“一卡通”對賬難。以學(xué)費(fèi)繳納業(yè)務(wù)為例，在現(xiàn)金繳費(fèi)方式下，財(cái)務(wù)部門需要在新生入學(xué)現(xiàn)場布置網(wǎng)絡(luò)、電源、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)并安排工作人員進(jìn)行扣款和現(xiàn)金盤點(diǎn)，耗費(fèi)大量物力財(cái)力，同時(shí)，收取和保管大額現(xiàn)金也存在一定的安全隱患。在“一卡通”充值業(yè)務(wù)方面，由于辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，許多高校的新生入學(xué)數(shù)量實(shí)現(xiàn)了井噴式的增長，日均一卡通充值和消費(fèi)金額數(shù)據(jù)繁多復(fù)雜，尤其是消費(fèi)數(shù)據(jù)具有單筆金額小、總體筆數(shù)多的特點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行對賬時(shí)勢必消耗大量時(shí)間和精力。

3.無法對預(yù)約報(bào)銷單流向進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤。在現(xiàn)有模式下，預(yù)約報(bào)銷單收單后由財(cái)務(wù)科收單人員按照日期和預(yù)約單號按次序錄入系統(tǒng)，并分發(fā)給相關(guān)人員進(jìn)行賬務(wù)處理。教師在交單后無法對預(yù)約單的流向進(jìn)行追蹤，只能等待報(bào)銷完成后，通過預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)查詢實(shí)際報(bào)銷金額和財(cái)務(wù)憑證號，無法查詢報(bào)銷明細(xì)，對報(bào)銷的最終金額如有疑問，只能通過向財(cái)務(wù)科申請查賬來解決?，F(xiàn)有預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中無法查詢支付成功與否，對于因填報(bào)時(shí)匯款信息錯(cuò)誤等因素導(dǎo)致的支付失敗，由于經(jīng)辦人無法自行查詢，只能等待財(cái)務(wù)人員通知再另行辦理重匯事宜。若經(jīng)辦人長時(shí)間不予處理，將導(dǎo)致款項(xiàng)長期掛賬。

4.存在冒領(lǐng)勞務(wù)費(fèi)現(xiàn)象。很多高校在邀請外單位人員來校進(jìn)行學(xué)術(shù)交流訪問時(shí)，先進(jìn)行現(xiàn)金墊支，實(shí)際報(bào)銷時(shí)將稅后金額打入經(jīng)辦人卡中。校外人員是否收到勞務(wù)費(fèi)無從查證，給了經(jīng)辦人套取學(xué)校資金、私設(shè)“小金庫”的機(jī)會(huì)。高校院系設(shè)置復(fù)雜、學(xué)生基數(shù)大，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放的人手有限，不可能對學(xué)生酬金信息庫中所有人員身份進(jìn)行核實(shí)，對已經(jīng)畢業(yè)或退學(xué)的學(xué)生也不能及時(shí)進(jìn)行信息刪改，發(fā)放獎(jiǎng)助學(xué)金業(yè)務(wù)的真實(shí)性也因此受到影響。

二、基于“無現(xiàn)金”的高校資金結(jié)算系統(tǒng)優(yōu)化途徑

基本思路是，以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)作為信息載體與傳輸媒介，與電子結(jié)算平臺(tái)等工具進(jìn)行捆綁和整合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的底層對接，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算，避免業(yè)務(wù)經(jīng)手人直接接觸現(xiàn)金，防止“小金庫”和灰色收入的形成，規(guī)范高校的資金收支管理，提高高校財(cái)務(wù)管理效率。

（一）高校資金結(jié)算體系優(yōu)化的中心思想——“無現(xiàn)金”

高校資金結(jié)算支付體系的流程再造的中心思想是實(shí)現(xiàn)“無現(xiàn)金”支付，避免現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)帶來的資金風(fēng)險(xiǎn)。核心環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的端點(diǎn)連接，消除信息誤差，構(gòu)建數(shù)據(jù)更為透明、開放的信息系統(tǒng)，達(dá)到提高管理效率，降低資金風(fēng)險(xiǎn)的最終目的。

（二）高校資金結(jié)算“無現(xiàn)金”系統(tǒng)的構(gòu)建

首先，為了解決多部門信息共享，避免信息滯后的問題，應(yīng)建立一個(gè)覆蓋全校各業(yè)務(wù)單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，用于讀取和傳輸基礎(chǔ)信息，并嵌入各職能部門的管理信息系統(tǒng)中，與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)相對接，實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)的信息共享。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，所屬部門的工作人員及時(shí)將數(shù)據(jù)錄入本部門管理信息系統(tǒng)中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫抓取并存儲(chǔ)相關(guān)信息，通過共享機(jī)制傳遞至財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)處工作人員入賬完畢后，生成簡短的處理報(bào)告反饋至基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，以便相關(guān)部門及時(shí)查詢和核實(shí)。

其次，可引入報(bào)銷單管理物流系統(tǒng)對預(yù)約報(bào)銷單流向進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤，物流系統(tǒng)既是經(jīng)辦人追蹤報(bào)銷單處理進(jìn)度的平臺(tái)，也是財(cái)務(wù)處與經(jīng)辦人溝通的渠道，物流系統(tǒng)的啟用將有效提高工作效率，加快問題報(bào)銷單處理速度。

最后，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是“無現(xiàn)金”系統(tǒng)中和其他業(yè)務(wù)部門緊密聯(lián)結(jié)的重要樞紐，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的信息在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中得以整合和使用，報(bào)銷信息也通過財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)反饋至各職能部門及具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。

優(yōu)化后的“無現(xiàn)金”系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下頁圖所示。

（三）高校資金結(jié)算“無現(xiàn)金”系統(tǒng)的運(yùn)用

1.學(xué)生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)繳費(fèi)業(yè)務(wù)中的“無現(xiàn)金”系統(tǒng)。新系統(tǒng)通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)了對學(xué)生收費(fèi)業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理。學(xué)生繳費(fèi)時(shí)，輸入繳費(fèi)單單號，可以調(diào)取教務(wù)管理系統(tǒng)中的收費(fèi)信息進(jìn)行比對，提高了數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。還可通過學(xué)生學(xué)號，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫查詢選課內(nèi)容、應(yīng)交學(xué)費(fèi)等一系列相關(guān)信息，核實(shí)繳費(fèi)單據(jù)開具有無錯(cuò)誤。繳費(fèi)后，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)自動(dòng)將繳費(fèi)金額和繳費(fèi)事項(xiàng)等輔助信息反饋至教務(wù)管理系統(tǒng)和學(xué)生個(gè)人信息門戶，以便相關(guān)工作人員及經(jīng)辦人及時(shí)查驗(yàn)。在繳費(fèi)方式上，引入網(wǎng)上平臺(tái)和APP等自助繳費(fèi)方式，和原有的銀行代扣代繳并行使用。學(xué)生可通過自助繳費(fèi)終端進(jìn)行繳費(fèi)，并查詢、打印繳費(fèi)信息。

2.校園一卡通充值業(yè)務(wù)中的“無現(xiàn)金”系統(tǒng)。校園一卡通從本質(zhì)上來說，是一種具有信息存儲(chǔ)功能的資金結(jié)算性質(zhì)的支付工具，采用校園卡錢包和電子錢包兩種記賬形式存儲(chǔ)電子貨幣。通過電子錢包，可以實(shí)現(xiàn)銀行卡和校園卡錢包之間的資金劃轉(zhuǎn)圈存。持“一卡通”在校內(nèi)進(jìn)行刷卡消費(fèi)時(shí)，實(shí)時(shí)扣取校園卡錢包余額。在充值方式上，增設(shè)APP繳費(fèi)、微信公眾號自助繳費(fèi)等新的充值方式，在繳費(fèi)同時(shí)上傳用戶繳費(fèi)時(shí)間、方式、地點(diǎn)、金額等相關(guān)信息進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，以賬戶為基本單位進(jìn)行歸集，每日產(chǎn)生的數(shù)據(jù)匯入校園一卡通系統(tǒng)中。在管理上，校園一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息對接，每日進(jìn)行自動(dòng)對賬，對賬結(jié)果經(jīng)財(cái)務(wù)處工作人員審核無誤確認(rèn)后，提取單筆充值及消費(fèi)情況基本信息反饋至各用戶的綜合信息門戶上，以便查詢。

3.日常費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中的“無現(xiàn)金”系統(tǒng)。物流系統(tǒng)以報(bào)銷單號作為追蹤單筆報(bào)銷業(yè)務(wù)流向的依據(jù)，與預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)對接，讀取財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和網(wǎng)銀支付系統(tǒng)中的相關(guān)信息，并在預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中的“歷史報(bào)銷單”物流狀態(tài)中加以反映。財(cái)務(wù)處工作人員收單時(shí)，通過掃描預(yù)約報(bào)銷單上的條形碼，將報(bào)銷單信息錄入物流系統(tǒng)，物流系統(tǒng)通過提取財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的相關(guān)信息，實(shí)時(shí)反饋預(yù)約報(bào)銷單的處理進(jìn)度，包括收單日期、處理窗口、審核及復(fù)核人員、最終報(bào)銷金額、入賬科目明細(xì)、生成憑證號等。報(bào)銷單成功入賬并提交銀行支付后，物流系統(tǒng)通過提取網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的相關(guān)信息，在物流狀態(tài)中生成支付成功與否回執(zhí)。經(jīng)辦人通過查詢支付狀態(tài)，可以及時(shí)聯(lián)系開票單位和財(cái)務(wù)處工作人員進(jìn)行處理，有效減少應(yīng)付款掛賬現(xiàn)象。

4.勞務(wù)費(fèi)支付業(yè)務(wù)中的“無現(xiàn)金”系統(tǒng)。在學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金及校外人員勞務(wù)費(fèi)發(fā)放方面，采用實(shí)名打卡的形式，通過銀行網(wǎng)銀進(jìn)行批量支付，避免冒領(lǐng)、挪用、私設(shè)小金庫等行為。發(fā)放學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金時(shí)，通過調(diào)取教務(wù)管理系統(tǒng)中的學(xué)籍、學(xué)分績點(diǎn)等信息確認(rèn)學(xué)生資質(zhì)。新增校外人員信息在網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)中進(jìn)行信息維護(hù)，經(jīng)財(cái)務(wù)工作人員網(wǎng)上電子審批后同步進(jìn)入酬金庫。

5.公務(wù)卡結(jié)算業(yè)務(wù)中的“無現(xiàn)金”系統(tǒng)。根據(jù)國家文件精神的要求，國家財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算。但在一些高校中，由于公務(wù)卡普及率低、結(jié)算范圍有限、不易查詢明細(xì)等原因，教職工往往不愿使用公務(wù)卡，而是通過向財(cái)務(wù)借款或者由學(xué)生刷個(gè)人銀行卡墊支的形式進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)處可以與發(fā)卡銀行協(xié)作開發(fā)APP或?qū)⒛K嵌入校園公眾號中，提供還款狀態(tài)查詢、公務(wù)卡消費(fèi)信息明細(xì)查詢及批量下載打印，通過APP終端進(jìn)行自助還款等與公務(wù)卡使用的相關(guān)便捷服務(wù)。

三、實(shí)施高校資金結(jié)算“無現(xiàn)金”系統(tǒng)的預(yù)期效果

（一）建立暢通的信息共享及反饋機(jī)制

“無現(xiàn)金”系統(tǒng)投入使用后，以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫作為樞紐，實(shí)現(xiàn)了不同部門之間信息的交互整合與結(jié)果反饋，由此建立起貫穿財(cái)務(wù)部門與各業(yè)務(wù)部門的信息共享機(jī)制。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一經(jīng)處理入賬即自動(dòng)反饋至各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)中，有助于各業(yè)務(wù)部門及時(shí)安排部署后續(xù)工作。

（二）業(yè)務(wù)處理過程更加透明、流程可追溯

物流系統(tǒng)的引入實(shí)現(xiàn)了經(jīng)辦人對報(bào)銷事項(xiàng)的準(zhǔn)確定位和動(dòng)態(tài)追蹤，經(jīng)辦人可隨時(shí)登錄預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)查詢單筆報(bào)銷業(yè)務(wù)處理進(jìn)度，依據(jù)財(cái)務(wù)部門反饋的信息明確問題所在并予以及時(shí)處理，以往財(cái)務(wù)報(bào)銷中普遍存在的因問題報(bào)銷單積壓導(dǎo)致項(xiàng)目不能按時(shí)結(jié)題、暫付款項(xiàng)長期掛賬等現(xiàn)象也將在很大程度上得以緩解。

（三）有效降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高業(yè)務(wù)處理效率與管理效果

在業(yè)務(wù)處理方面，財(cái)務(wù)部門所需的各項(xiàng)數(shù)據(jù)可直接從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中查詢和調(diào)用，杜絕了因多人經(jīng)手導(dǎo)致數(shù)據(jù)遭到篡改的可能性、避免了因報(bào)銷不及時(shí)、票據(jù)開具時(shí)間過長、各部門溝通不暢等因素導(dǎo)致信息滯后等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在資金支付方面，網(wǎng)銀支付系統(tǒng)覆蓋了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，全面取代了現(xiàn)金收支，避免了資金支付風(fēng)險(xiǎn)。在此背景下，財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)處理速度明顯加快，財(cái)務(wù)部門對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的把控力度明顯增強(qiáng)，管理效果顯著提升。