規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平及實(shí)踐探索

摘 要：作為客觀反映財(cái)務(wù)內(nèi)容記錄、企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料與證據(jù)，財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)成為了新時(shí)期下企業(yè)經(jīng)營發(fā)展與進(jìn)步的基礎(chǔ)工作之一，然而在實(shí)際工作開展的過程中依舊存在一些諸如財(cái)務(wù)檔案管理人員管理水平低下、財(cái)務(wù)檔案管理人員檔案意識淡薄、檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全等方面的問題有待解決。下面就來結(jié)合實(shí)踐探索，對新時(shí)期下規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平展開研究，希望能夠?yàn)閺V大同行業(yè)從業(yè)者帶來幫助。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；提高財(cái)務(wù)管理水平；實(shí)踐探索

作為企業(yè)日常管理與發(fā)展過程中的重要構(gòu)成部分，財(cái)務(wù)檔案管理工作不僅會(huì)直接影響到相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量高低，同時(shí)也會(huì)在一定程度上對財(cái)務(wù)工作的效果與進(jìn)展起到?jīng)Q定性作用。在這種環(huán)境下，每一名財(cái)務(wù)從業(yè)者都應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)對檔案管理工作的充分認(rèn)知，在不斷反思、創(chuàng)新的過程中對相關(guān)的檔案管理工作中所出現(xiàn)、存在的問題進(jìn)行研究，在不斷規(guī)范中完成財(cái)務(wù)檔案管理的提高與財(cái)務(wù)管理水平的有效實(shí)踐，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)財(cái)務(wù)工作質(zhì)量與效率的提高。

一、財(cái)務(wù)檔案管理工作概況

新時(shí)期下的財(cái)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的一些冗余記賬中掙脫出來，利用各種先進(jìn)的多媒體、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了原始憑證、記賬憑證、憑證匯總等基礎(chǔ)工作，同時(shí)對于一些日記賬、輔助賬、明細(xì)賬、總賬等進(jìn)行了相關(guān)資料整理，而每月、每個(gè)季度、每個(gè)會(huì)計(jì)年度的財(cái)務(wù)報(bào)告等資料更是需要利用規(guī)范、科學(xué)的財(cái)務(wù)檔案管理制度加以完善。在這個(gè)過程中，很多企業(yè)都通過啟用會(huì)計(jì)電算化為驅(qū)動(dòng)，來對各類的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件、移動(dòng)硬盤以及u盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，為后續(xù)的審計(jì)、評估等提供基礎(chǔ)的信息、材料保障。

二、規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提升財(cái)務(wù)管理水平中的常見問題

（一）財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識薄弱

實(shí)踐中的財(cái)務(wù)檔案管理工作是一門枯燥、乏味的活動(dòng)，不僅內(nèi)容復(fù)雜、同時(shí)也存在很多的繁瑣之處。在這個(gè)過程中相關(guān)的管理者不僅要對企業(yè)運(yùn)營過程中的過往財(cái)務(wù)情況進(jìn)行登記、完善，同時(shí)也要充分的結(jié)合目前所開展的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)來進(jìn)行完善。但在實(shí)際業(yè)務(wù)開展的過程中，很多員工都缺少對財(cái)務(wù)檔案管理重要性的重視，特別是在日常繁忙的工作中，更是經(jīng)常對檔案的管理工作產(chǎn)生了忽略，不僅不利于整個(gè)檔案管理工作的順利開展，同時(shí)也會(huì)很大程度上影響到企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營的規(guī)范性。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對較低

現(xiàn)階段很多企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員都是由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)出納甚至財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)員進(jìn)行兼職的，但一般的企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程中，很少能夠有機(jī)會(huì)專門的對此類人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)與考核，這樣就十分容易導(dǎo)致在完善財(cái)務(wù)檔案管理的過程中會(huì)出現(xiàn)缺少目標(biāo)性、缺少完整性，一方面會(huì)對財(cái)務(wù)檔案管理的準(zhǔn)確性產(chǎn)生制約、同時(shí)也會(huì)對整體的財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。更有甚至，在沒有指定專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員的過程中，還有一部門財(cái)務(wù)人員由于“事不關(guān)己高高掛起”的錯(cuò)誤思想作祟， 而導(dǎo)致了他們在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案應(yīng)用的過程中，疏忽了對檔案的整理與分類，間接的造成了一部分重要財(cái)務(wù)檔案丟失、遺漏、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）缺少科學(xué)、專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理體系設(shè)置

科學(xué)、專業(yè)的體系設(shè)置是確保整個(gè)工作平穩(wěn)、順利運(yùn)營的基礎(chǔ)，而在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，很多企業(yè)由于沒有獨(dú)立的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)常是通過財(cái)務(wù)人員或者行政檔案管理人員的兼職來開展各項(xiàng)工作。久而久之，這種財(cái)務(wù)檔案管理體系的構(gòu)建便會(huì)越來越不完善，其兼職員工在進(jìn)行過相關(guān)管理工作的推進(jìn)中也會(huì)由于薪酬、待遇以及檔案系統(tǒng)的混亂而萌發(fā)諸多不滿情緒，而由于整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理體系設(shè)置的不健全，也將會(huì)經(jīng)常導(dǎo)致在日常的工作中一旦遇到問題，行政管理體系的領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)管理體系的領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)嚴(yán)重的推諉與扯皮現(xiàn)象，嚴(yán)重的制約了企業(yè)財(cái)務(wù)管理檔案工作的順利開展，更是為整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營埋下了一定的隱患。

（四）財(cái)務(wù)檔案管理工作中缺少一定的先進(jìn)性

在中國信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)迅猛發(fā)展的今天，財(cái)務(wù)管理工作同樣也離不開各項(xiàng)新型技術(shù)的支撐，各類財(cái)務(wù)軟件同樣也被廣泛的應(yīng)用到了日常的財(cái)務(wù)檔案管理中，即便如此在實(shí)踐過程中依舊存在一些不盡如人意的地方。究其原因，主要是由于企業(yè)并并沒有對財(cái)務(wù)檔案管理中的先進(jìn)性放在一定的重要位置上，對于其中涉及到的一些現(xiàn)代化的應(yīng)用手段僅僅停留在表面，實(shí)際的管理手段依舊停留在過去傳統(tǒng)的方式中，例如某企業(yè)雖然安裝上了“Financial records management ”系統(tǒng)，但在實(shí)際的檔案查閱過程中，相關(guān)從業(yè)者依舊通過手記目錄等方式進(jìn)行查閱，這些管理方式都會(huì)很大程度上制約財(cái)務(wù)檔案管理工作的先進(jìn)性進(jìn)步。

三、規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平的實(shí)踐策略

為了有效扭轉(zhuǎn)上述提到的種種不足，在日常的財(cái)務(wù)檔案管理與提升實(shí)踐中不妨通過下列策略進(jìn)行研究和實(shí)施：

（一）通過提升財(cái)務(wù)檔案管理人員認(rèn)知入手

目前財(cái)務(wù)檔案管理人員在從業(yè)過程中的意識依然存在不同程度的薄弱，面對這種情況相關(guān)的企業(yè)管理者必須要從企業(yè)發(fā)展的實(shí)際出發(fā)，通過組織學(xué)習(xí)、研究、討論來對現(xiàn)行的財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)站在經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)懲角度來對相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量、效率與進(jìn)度進(jìn)行多角度考核，配合細(xì)化的崗位考核手段來催進(jìn)相關(guān)財(cái)務(wù)檔案工作的歸檔與整理，以此來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理人員認(rèn)知上的大跨步前進(jìn)。

（二）不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理從業(yè)者專業(yè)素養(yǎng)

在提升的過程中不僅要對財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平進(jìn)行量化提高，同時(shí)也要充分的開展各類培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，通過定期與不定期的方式來舉行各類的財(cái)務(wù)專項(xiàng)檔案培訓(xùn)，利用外出專項(xiàng)培訓(xùn)、聘請專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員走進(jìn)來的方式來鼓勵(lì)相關(guān)從業(yè)人員掌握一定技巧，在不斷提升個(gè)人財(cái)物檔案管理水平的同時(shí)進(jìn)行更多的實(shí)踐操作。而在財(cái)務(wù)檔案管理人員的聘用過程中，更是要結(jié)合本領(lǐng)域的發(fā)展情況來制定出相關(guān)的聘用標(biāo)準(zhǔn)，從本質(zhì)上提升財(cái)務(wù)檔案管理從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)。

（三）構(gòu)建專業(yè)化、系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

不僅要對財(cái)務(wù)檔案管理過程中人的因素進(jìn)行管理與提升，同時(shí)也要站在打造專業(yè)化、系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)來進(jìn)行規(guī)劃。在實(shí)際的工作中建議各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)都能夠結(jié)合財(cái)務(wù)工作實(shí)際需要出發(fā)，打造一個(gè)專業(yè)化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)聘請一些領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)人才擔(dān)當(dāng)該機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，以便科學(xué)、有效的開展各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理的推進(jìn)和引領(lǐng)，通過年度績效考核、季度績效考核、月度績效管理考核等方式來調(diào)動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的員工積極性，以此來實(shí)現(xiàn)整體財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量與效率。

（四）強(qiáng)調(diào)信息化、自動(dòng)化程度

在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷推進(jìn)的今天，中國各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)信息管理方面同樣需要以一種與時(shí)俱進(jìn)的速度進(jìn)行發(fā)展，通過電子信息化的融入來更好的適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步。通過規(guī)范《電子財(cái)務(wù)檔案管理辦法》來明確會(huì)計(jì)檔案管理，特別是要對財(cái)務(wù)檔案的接收、傳輸、借閱、利用等方面進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督，以此來樹立紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子財(cái)務(wù)檔案管理之間的橋梁，對財(cái)務(wù)檔案的管理進(jìn)行更為長效化的保管。

對于一些特殊性的電子財(cái)務(wù)檔案管理則是要完全按照國家相關(guān)的檔案管理規(guī)定來進(jìn)行保存，至于一些重要的財(cái)務(wù)檔案則是要在專人的監(jiān)管下進(jìn)行相關(guān)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)平臺(tái)的移交、保存。

四、結(jié)束語

綜上所述，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平實(shí)踐是一件漫長的過程，在這個(gè)環(huán)節(jié)中每一名財(cái)務(wù)檔案管理從業(yè)者都應(yīng)當(dāng)從明確職責(zé)出發(fā)、通過對檔案質(zhì)量的把控來全面確保相關(guān)資料的完整和安全，在不斷實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)化、高效化的同時(shí)，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展、良性經(jīng)營提供重要保障。最后，愿每一名財(cái)務(wù)檔案管理工作都能夠在不斷進(jìn)步的工作中尋找到適合本企業(yè)發(fā)展的途徑，并以此為契機(jī)實(shí)現(xiàn)多領(lǐng)域企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的共同進(jìn)步。

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作者簡介：歐鐵梅（1970—），女，湖南衡陽人，高級政工師，研究方向：檔案管理。