信息時(shí)代下行政單位的檔案管理工作

夏春杰

摘 要：目前我國(guó)的社會(huì)正在逐漸朝著信息化的方向急劇發(fā)展，與此同時(shí)，行政單位相關(guān)工作也開(kāi)始變得越來(lái)越程序化和正規(guī)化，所以行政單位中的檔案管理工作對(duì)行政單位的發(fā)展和運(yùn)行影響均極為深遠(yuǎn)，而在信息時(shí)代下構(gòu)建檔案管理工作更是顯得極為重要。檔案管理信息化，主要指的是在有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)與組織之下，更好的通過(guò)檔案管理工作來(lái)將現(xiàn)代信息技術(shù)充分應(yīng)用其中，檔案管理的信息化利于我們實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 行政單位 檔案管理工作

中圖分類(lèi)號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）06（c）-0143-02

1 信息時(shí)代下行政單位展開(kāi)檔案管理工作的意義

1.1 展開(kāi)信息化的檔案管理工作便于資源共享

在行政單位的工作中，通常會(huì)加大對(duì)相關(guān)信息的傳輸和交互等需求力度，而信息化的檔案管理則能夠快速?zèng)_出使用者間的壁壘，進(jìn)而迅速的開(kāi)發(fā)并保存信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.2 信息化的檔案管理是行政單位檔案管理的最佳轉(zhuǎn)折點(diǎn)

信息化的檔案管理實(shí)際上也就預(yù)示著檔案管理模式從之前的側(cè)重于檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向側(cè)重于檔案信息。以前的檔案管理大多數(shù)都是通過(guò)紙張的形式呈現(xiàn)出來(lái)的，具有效率低、保存時(shí)間受限、整體起來(lái)比較繁雜等缺點(diǎn)，這與目前社會(huì)的信息化發(fā)展速度極為不符。檔案管理的信息化除了能夠高效的清除傳統(tǒng)檔案中的不足之處以外，同時(shí)它也可以在節(jié)省資源、提升工作速度和解放人力等方面均充分發(fā)揮了自身的作用。在信息化迅速發(fā)展的前提下，致力于做好檔案信息化管理的相關(guān)工作對(duì)提高行政單位整體的影響力上一直扮演著極為重要的角色。

2 信息時(shí)代下檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

2.1 信息時(shí)代下檔案管理面臨的機(jī)遇

首先，在信息時(shí)代的影響下，檔案管理跟信息技術(shù)全面結(jié)合在一起，使得獲取和管理以及共享檔案資源等均變得極為方便，大大提升了行政單位的工作效率和質(zhì)量。其次，信息技術(shù)在檔案的傳播跟保存中一直發(fā)揮著極為重要的作用。檔案管理的信息化消除了傳統(tǒng)紙張保存時(shí)間有限等的缺點(diǎn)，真正意義上將檔案管理的重心變成了以檔案信息為主。在信息時(shí)代下檔案管理根據(jù)備份跟云存儲(chǔ)等形式，不但可以從一定程度上提升信息存儲(chǔ)量而且還能夠?qū)⑦@些信息永久性的保存下來(lái)。第三，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與更新，它可以從一定程度上提升檔案管理的準(zhǔn)確性，靈活的通過(guò)電子查詢(xún)的方式將檔案管理全面運(yùn)用起來(lái)。

2.2 信息時(shí)代為檔案管理的信息化帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)

科技發(fā)展就好像是一把雙刃劍，有利的同時(shí)也會(huì)有相應(yīng)的弊端，在其為檔案的管理工作實(shí)現(xiàn)極大便利的同時(shí)，也相應(yīng)的帶來(lái)了一些問(wèn)題和挑戰(zhàn)。首先，檔案管理信息化并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工程，它是一項(xiàng)極為繁瑣和傳統(tǒng)的工作，在將單位自身的創(chuàng)建規(guī)模與權(quán)限和設(shè)備人員配備齊全的同時(shí)，還需要全面跟當(dāng)?shù)氐奶厣嘟Y(jié)合起來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃?？墒?，我國(guó)當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)并不是那么緊密，相對(duì)分散；其次，在設(shè)備和人員以及資金上的支持力明顯不足，特別是中西部與基層區(qū)域仍然缺乏全面的投入力度。現(xiàn)階段，我國(guó)很多的檔案管理工作人員在工作中依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為主要模式，對(duì)信息化檔案管理所需要的技術(shù)還沒(méi)有足夠嫻熟的掌握技術(shù)，缺乏專(zhuān)業(yè)性，對(duì)市場(chǎng)需求有時(shí)不能第一時(shí)間得到滿足。第三，具有巨大的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，電腦一旦被黑客或者是病毒入侵，極有可能就會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)丟失以及被盜用等現(xiàn)象，更嚴(yán)重的還會(huì)私自篡改與偽造信息，嚴(yán)重危害到電腦中信息的安全，對(duì)此我們一定要盡可能的選擇足夠安全的技術(shù)，可是從現(xiàn)在來(lái)看，我國(guó)目前的技術(shù)還有待提升和進(jìn)步的空間。

3 信息時(shí)代下行政單位的檔案管理工作措施

3.1 增強(qiáng)信息化的管理意識(shí)

要想強(qiáng)化行政單位檔案管理的信息化建設(shè)工作，首先我們要做的就是在思想上加強(qiáng)員工與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案的重要性，提升起來(lái)對(duì)檔案信息化管理工作的重視力度。就制度上而言，與之有關(guān)的部門(mén)要定期為管理人員定制培訓(xùn)，逐漸提升檔案管理整體團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與素養(yǎng)，借助激勵(lì)機(jī)制來(lái)激發(fā)和調(diào)動(dòng)起管理人員對(duì)工作的積極性與熱情，進(jìn)而提升行政單位檔案管理工作的效率。

3.2 增強(qiáng)對(duì)硬件和軟件的投入度

要想建設(shè)信息化的檔案管理工作，首先就需要有一定的硬件設(shè)備，像掃描儀和多媒體設(shè)備以及計(jì)算機(jī)等，此外，與之有關(guān)的部門(mén)還要給出一定的資金來(lái)進(jìn)行支持，只有這樣才能確保這些工作開(kāi)展的更加的順利。先進(jìn)的儀器設(shè)備能夠使檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行速度跟檔案信息內(nèi)部的存儲(chǔ)量得到一定程度的提升，確保檔案管理的信息化工作能夠得以順利進(jìn)行。使檔案信息的準(zhǔn)確性跟安全性得到保障是檔案管理工作的重中之重，在檔案信息不斷走向電子化的現(xiàn)代社會(huì)，我們一定要確保信息管理系統(tǒng)跟相關(guān)的保護(hù)系統(tǒng)得到及時(shí)更新，而這也就意味著有關(guān)單位一定要重視起來(lái)資金跟技術(shù)的投入力度，進(jìn)而使行政單位的檔案管理工作朝著更加穩(wěn)定和有效的方向發(fā)展起來(lái)，為行政單位的決策層提供更加準(zhǔn)確、及時(shí)的文字依據(jù)。

3.3 定制科學(xué)合理的檔案管理體制

就行政單位來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)該跟自身的實(shí)際情況相緊密結(jié)合在一起，并在此前提下定制更加清晰和詳細(xì)、合理的檔案管理體制，把檔案管理的信息化建設(shè)恰當(dāng)?shù)娜谌氲絾T工職稱(chēng)的評(píng)定和考核中去。就那些可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢(xún)的檔案資料來(lái)講，我們有必要展開(kāi)保密定級(jí)，具體可圍繞查詢(xún)?nèi)藛T實(shí)際的工作職能與職位來(lái)敲定其權(quán)限，確保機(jī)密文件不會(huì)得到泄露，進(jìn)而提升在網(wǎng)上進(jìn)行檔案信息查詢(xún)的準(zhǔn)確性跟安全性。

3.4 展開(kāi)信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案的利用率

為達(dá)到行政單位制度改革提出的要求，我們一定要將檔案管理提升的更加的現(xiàn)代化。要想盡可能的全面將檔案的功效發(fā)揮出來(lái)，在展開(kāi)檔案管理工作時(shí)，我們就一定要引用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，只有這樣才會(huì)將工作效率加以提升并使檔案的壽命得到延長(zhǎng)。首先，各級(jí)行政單位中的檔案管理部門(mén)要把信息管理的準(zhǔn)確性給提升到一定程度，做到及時(shí)傳送信息；其次，我們可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)展開(kāi)協(xié)助管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)等這些現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)把整理完畢的檔案資料第一時(shí)間輸送到計(jì)算機(jī)里，做到數(shù)據(jù)與紙質(zhì)并存；第三，在創(chuàng)新檔案管理時(shí)我們要盡可能的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)將那些不在保密范圍內(nèi)的資料向社會(huì)予以共享，對(duì)社會(huì)創(chuàng)造質(zhì)量和效率都極高的檔案信息服務(wù)，進(jìn)而達(dá)到共享檔案信息資源的目的。這樣一來(lái)，不但將檔案工作的效率跟質(zhì)量提升到了一個(gè)全新的層次，且檔案的利用率也會(huì)得到極大的提升。

總而言之，檔案在“信息家族”中一直扮演著極為重要的角色，自始至終它都具備信息計(jì)入的真實(shí)性跟原始性。而從目前來(lái)看，在檔案管理的工作中依然存在著很多的不足之處，檔案管理工作對(duì)社會(huì)服務(wù)功能等的發(fā)揮也因此而受到了一定程度的約束。身為行政單位，應(yīng)該盡早意識(shí)到這一點(diǎn)，并弄清行政單位中檔案管理工作所占據(jù)的地位。同時(shí)還要掌握好檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并選擇相應(yīng)的方式加快檔案工作的開(kāi)展，這不但充分體現(xiàn)出了檔案工作職能，同時(shí)也是時(shí)代的發(fā)展促使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必然要求。所以，行政單位要加快創(chuàng)新檔案管理工作的步伐，確保能夠更好的在信息時(shí)代下開(kāi)展檔案管理工作。

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