基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討

賓旭芳

摘 要：隨著我國信息化社會(huì)建設(shè)的不斷推進(jìn)，社會(huì)各階層對(duì)于信息的需求量越來越大?；谛畔⒒芾硐到y(tǒng)的檔案資源共享模式，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的優(yōu)化利用，從而更好地服務(wù)于高校學(xué)生的發(fā)展。這就要求檔案管理部門必須與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行信息共享模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化發(fā)展。文章對(duì)信息資源共享的高校檔案管理模式進(jìn)行了研究探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；高校檔案；管理模式

1 前言

檔案信息資源共享是信息技術(shù)時(shí)代的必然發(fā)展趨勢。它依靠互聯(lián)網(wǎng)和科學(xué)管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。隨著信息社會(huì)的發(fā)展，高校檔案數(shù)量逐年增加，對(duì)檔案信息的需求也越來越大。因此，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理信息資源共享模式的構(gòu)建，高校檔案管理工作的完整性，科學(xué)性和規(guī)范性可以發(fā)揮重要作用。

2 高校檔案信息資源共享的必要性

2.1 信息化建設(shè)的需要

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，當(dāng)前國家正在大力建設(shè)信息化社會(huì)。信息本身是有價(jià)值的，它的價(jià)值體現(xiàn)在將它所包含的知識(shí)與研究成果應(yīng)用于社會(huì)中其他類資源時(shí)所產(chǎn)生的對(duì)其他資源的結(jié)構(gòu)優(yōu)化作用。信息資源同其他類資源一樣，都是我們社會(huì)發(fā)展所不能缺少的資源。而高校檔案匯聚了許多先進(jìn)科學(xué)工作者的研究信息和研究成果，具有極高的學(xué)術(shù)價(jià)值，開發(fā)利用空間大。因此高校檔案信息資源共享對(duì)于信息社會(huì)建設(shè)、節(jié)約型社會(huì)建設(shè)和實(shí)現(xiàn)資源高效利用方面有很大意義。

2.2 公眾知情權(quán)的需要

檔案機(jī)構(gòu)作為傳統(tǒng)的信息管理者，擁有著最大的信息保存量。但在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，檔案只作為一類管理手段，很少發(fā)揮它服務(wù)于大眾的作用。而在今天，檔案作為一種人民的受托機(jī)關(guān)，人民有權(quán)利要求其公開信息資源，增加社會(huì)對(duì)檔案的利用。隨著信息化社會(huì)建設(shè)的不斷深入，檔案在我們?nèi)粘９ぷ骷捌渌I(lǐng)域都有著很多的利用，傳統(tǒng)的檔案信息只服務(wù)于少數(shù)人的制度已經(jīng)難以滿足時(shí)代的要求，必須以滿足使用者需求，服務(wù)于社會(huì)為前提，建立高校檔案資源共享制度。

2.3 高校自身的需要

對(duì)于高等學(xué)校教育和改革的發(fā)展，實(shí)施高校檔案信息資源共享勢在必行。這有兩個(gè)原因：1）促進(jìn)科學(xué)研究和教學(xué)的改進(jìn)。大學(xué)檔案是保存高校教師和研究人員的勞動(dòng)研究成果。各大學(xué)都有自己的主導(dǎo)學(xué)科和薄弱的學(xué)科，實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息資源的共享。對(duì)于大學(xué)研究人員來說，可以避免重復(fù)研究；對(duì)于高校來說，它可以提高弱勢學(xué)科的教學(xué)水平。2）高等教育發(fā)展和改革的要求。它要求大學(xué)提高信息水平，充分發(fā)揮信息資源在高等教育發(fā)展中的作用。共享信息資源是良好的公共服務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，可以很好地滿足人們對(duì)檔案信息不斷增長的需求。

3 我國高校檔案管理工作中信息資源共享的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)水平較低

目前高校部分檔案管理人員不但缺少專業(yè)的管理知識(shí)，而且缺乏正確的工作態(tài)度，除了不愿在電腦前進(jìn)行長時(shí)間的資料整理工作外，整理出來的資料還存在內(nèi)容不全、含糊不清的現(xiàn)象，導(dǎo)致許多重要的資料無法得到及時(shí)的查詢和傳送。另外，高校在選擇檔案管理工作人員時(shí)缺乏必要的重視，分配工作和人員招聘均存在不合理、不合格的情況，從而導(dǎo)致檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平低下。

3.2 對(duì)高校檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)

目前高校在進(jìn)行檔案管理的過程中，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，大部分高校始終覺得高校的重要工作應(yīng)該是教學(xué)與科研，導(dǎo)致投入到檔案管理的經(jīng)費(fèi)短缺，因此在進(jìn)行檔案管理中缺少必需的硬件和軟件。另外，由于某些高校檔案管理工作人員仍然固守著只為本校、本部門服務(wù)的陳舊認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案資源在共享時(shí)存在一定的難度，從而無法體現(xiàn)出高校檔案的最大價(jià)值。

3.3 高校間缺乏基本的信息共享協(xié)調(diào)制度

由于各高校之間對(duì)信息資源共享缺少正確的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作中仍存在保護(hù)自身信息的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致各高校間信息資源無法得到真正的流通和共享，使資源利用無法得到最大化的運(yùn)用。雖然各高校在實(shí)際的檔案管理工作中已經(jīng)意識(shí)到檔案資源共享的必要性，但是在工作過程中卻缺乏基本的信息共享協(xié)調(diào)制度，從而導(dǎo)致實(shí)際工作多流于形式，無法得到真正的開展。

4 高校檔案信息資源共享模式的構(gòu)建策略

4.1 加強(qiáng)重視，給予多方面的支持

高校檔案信息資源共享模式的構(gòu)建離不開資金、人力等方面的支持，尤其是在信息化管理系統(tǒng)初建階段，包括設(shè)備的采購、系統(tǒng)的調(diào)試等，都需要學(xué)校給予多方面的支持和保障。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視和給予支持，以確保信息資源共享模式構(gòu)建工作的開展。除了前期的建設(shè)工作外，檔案信息管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作也十分重要，作為檔案信息管理人員，也要合理利用學(xué)校配置的資源，定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)的硬件、軟件進(jìn)行升級(jí)，以確保檔案信息化管理和資源共享工作的高質(zhì)量開展。

4.2 建立健全高校檔案管理信息共享服務(wù)體系

該系統(tǒng)的建立主要是為了確保高校檔案管理信息不僅對(duì)師生開放，而且對(duì)公眾開放，更廣泛地為他們服務(wù)。文件信息服務(wù)系統(tǒng)主要由三部分組成：歸檔存儲(chǔ)，組織和查詢。它采用流暢的工作流程，促進(jìn)大學(xué)檔案管理的發(fā)展，確保信息共享服務(wù)更加人性化，更加開放。

4.3 建立高校檔案信息集成系統(tǒng)

高校檔案資源信息共享不僅面向?qū)W校師生，也需要面向社會(huì)。目前，各大學(xué)已經(jīng)開展了信息化建設(shè)，一個(gè)人的力量有限。在施工過程中肯定會(huì)有很多問題。為了自身的發(fā)展，每所大學(xué)都采用了不同的施工方法，以便更好地滿足學(xué)校的應(yīng)用需求。因此，各大學(xué)采用的技術(shù)，硬件或軟件平臺(tái)所使用的系統(tǒng)不同，形成了信息資源共享的障礙。高校信息資源的共享只能成為自己學(xué)校內(nèi)的資源共享，直接實(shí)現(xiàn)信息交互是不現(xiàn)實(shí)的。在此背景下，高校整合建立檔案信息集成系統(tǒng)已成為建立豐富系統(tǒng)的檔案信息資源庫，為信息資源共享提供物質(zhì)基礎(chǔ)的有效途徑之一。

4.4 加強(qiáng)檔案人才建設(shè)

高校檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到工作的質(zhì)量與高校檔案信息管理模式的開展進(jìn)度。根據(jù)筆者的調(diào)查，大多數(shù)高校檔案管理部門的職員缺乏相應(yīng)的知識(shí)和工作能力。因此，學(xué)校方面應(yīng)該為這些人員開設(shè)專門的檔案管理類課程，加強(qiáng)專業(yè)技能，幫助他們更好地應(yīng)對(duì)現(xiàn)代信息化檔案管理工作的需求。與此同時(shí)，也應(yīng)該加緊對(duì)人才的引進(jìn)，以高帶低，提高整體人員的工作能力。

5 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代化與信息化不斷發(fā)展的今天，高校的檔案信息管理模式也在不斷地發(fā)生改變，一種新型的、高效的高校信息共享系統(tǒng)正在逐步建立。它能夠更好地對(duì)高校信息資源進(jìn)行整合以便為社會(huì)各界人士提供服務(wù)。但這種新系統(tǒng)的構(gòu)建是一個(gè)工作量巨大的工程，還需要我們對(duì)其不斷地進(jìn)行理論上的完善和時(shí)間上的探索。

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