高職院校教學秘書高效工作的實踐與創(chuàng)新

【摘要】面對當前高職院校教學秘書工作服務(wù)對象雜，工作頭緒多，承擔責任大，晉升空間小，職業(yè)聲望低，精神壓力大等諸多不可回避的現(xiàn)實問題，提出了高效做好教學秘書工作首先需要厘清工作職責與特點，進而梳理工作框架與流程，掌握工作方法與技巧，最終實現(xiàn)自身素質(zhì)和技能的提高。以期為教學秘書度過職業(yè)倦怠期，保持身心健康提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】教學秘書 教學管理 工作職責 工作方法

【基金項目】江蘇高校品牌專業(yè)建設(shè)工程資助項目（PPZY2015B173）。

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）30-0019-02

我國高等職業(yè)教育經(jīng)過了十幾年的規(guī)模發(fā)展，已經(jīng)開始轉(zhuǎn)向內(nèi)涵發(fā)展的方向，教學工作作為高職院校的中心工作理應(yīng)得到越來越高的重視。教學工作的順利開展離不開教學管理。高職院校基層的教學管理崗位——教學秘書，是反映高校精神風貌、教學質(zhì)量和教學水平的重要窗口，是聯(lián)系教師與學生的橋梁，是管理育人、服務(wù)育人的重要崗位[1]，是執(zhí)行教學計劃、保證教學秩序正常運行、實施教學改革的關(guān)鍵樞紐。

同時，教學秘書工作服務(wù)對象雜，工作頭緒多，承擔責任大，晉升空間小，職業(yè)聲望低，精神壓力大……面對當前諸多不可回避的現(xiàn)實問題，空談責任心、敬業(yè)感就顯得過于蒼白。所以，高職院校教學秘書如何準確高效的處理教學常規(guī)事務(wù)和臨時事務(wù)，游刃有余的在崗工作，度過職業(yè)倦怠期，保持身心健康，就顯得尤為緊迫。筆者認為高效做好教學秘書工作首先需要厘清工作職責與特點，進而梳理工作框架與流程，掌握工作方法與技巧，最終實現(xiàn)自身素質(zhì)和技能的提高。

一、厘清工作職責與特點

教學秘書是教學主任、教學院長教學管理工作的助手，行政上由系部或者二級學院領(lǐng)導，并接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導。這就決定了教學秘書是集執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者和管理者等諸多角色為一身的角色。高職院校的教學秘書要面對專業(yè)、課程、教師和學生4個層面，游走在教務(wù)處、學工處、科技處、人事處、財務(wù)處等諸多部門。大多數(shù)的教學秘書是黃牛，一天到晚總有做不完的事，在崗位上是救護隊，能快速救急，查漏補缺，解決問題。辦文辦事身累，人際關(guān)系心累，所以很多教學秘書身心俱疲，崗位歸屬感差。這個時候需要管理部門明確崗位職責，讓教學秘書適應(yīng)崗位特點開展工作，給予足夠的權(quán)利。

（一）教學秘書工作職責

教學秘書是領(lǐng)導的參謀助手，對外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁[2]，基層管理者和信息管理者。教學秘書的工作職責包括課務(wù)管理、考務(wù)管理、學籍管理、教學運行管理和檔案管理等五個方面。教學秘書工作的高效開展需要依托各個職能部門的密切配合，離不開領(lǐng)導、教師和學生的支持。

（二）教學秘書工作特點

教學秘書工作的出發(fā)點是為教學服務(wù)、為教師服務(wù)、為學生服務(wù)，其工作內(nèi)容范圍幾乎涉及到學校教學管理工作的方方面面，既要協(xié)助領(lǐng)導管理教學，又要處理教學方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)各方之間的關(guān)系，還要完成教務(wù)處和領(lǐng)導臨時交辦的工作，工作既繁又雜，牽涉廣泛，突發(fā)情況多，關(guān)系師生切身利益。所以教學秘書的工作具有日常事務(wù)性，內(nèi)容全面性，做聽雙重性，繁瑣復(fù)雜性和突發(fā)多變性的特點。

二、梳理工作框架與流程

基于教學秘書工作政策性強、業(yè)務(wù)性強、服務(wù)性強、時間性強，工作繁雜，責任重大的現(xiàn)狀[3]，教學秘書處理工作要有全局意識，統(tǒng)籌規(guī)劃，辦文辦事要依托工作框架與流程，以人為本，積極主動而不越位脫軌，更不錯位和不到位。以高職院校外聘教師管理為例，目前，各高職院校由于在校生規(guī)模大，師資力量明顯不足，同時，高等職業(yè)教育亦需要企業(yè)一線的行業(yè)專家和能工巧匠參與學生培養(yǎng)工作中。教學秘書在做外聘教師管理的過程中就需要形成工作內(nèi)容與框架，幫助外聘教師熟悉學校教學，保證教學質(zhì)量。

三、掌握工作方法與技巧

（一）注意基礎(chǔ)信息收集整理

1.收集服務(wù)對象辦公通訊方式，保證通訊渠道暢通

教學秘書是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。所有的“之間”都離不開人。在當今的信息社會，與人打交道都離不開聯(lián)系方式。所以教學秘書在每個學期開學之初要做好部門聯(lián)系電話整理核對、各班級教學信息員聯(lián)系方式整理核對，保障通知消息可以及時準確的到老師和同學。在智慧校園建設(shè)還滿足不了工作需要的時候，開學前需做好QQ群、微信群、飛信群的整理工作。這些工作要耗費半周左右的時間，但是對一個學期的工作開展卻有事半功倍的效果。

2.收集整理部門各項檔案，功夫用在平時

教學秘書的工作在很多部門其實是一個“大管家”的角色。所以對本部門的教師和學生的基礎(chǔ)信息要有敏銳的收集理念。凡是經(jīng)手分發(fā)的教師的職稱、學歷、獲獎以及學生技能比賽獲獎相關(guān)的證書，在登記分發(fā)之前，要做好掃描備份工作?？此贫啻艘慌e，但是在后續(xù)學校和部門的項目與成果申報工作中，卻會省了很多時間和精力再次收集和整理。同時，因為教學秘書掌握了教師和學生的很多基本信息，要形成信息保密意識，以防別有用心之人利用。

（二）以人為本，按章辦事

教學秘書涉及面廣，碰到問題和矛盾會比較多，要有一個冷靜、理智的頭腦，善于處理各類矛盾，要用個人的修為，爭取得到各個部門的配合和支持，要學會處理好與各部門、任課教師、學生及相關(guān)人員的關(guān)系。所以，始終報著“與人方便、自己方便”的心態(tài)做事，各項工作的推進自然會比較順暢。同時，以人為本不是做老好人，要有據(jù)可依，按章辦事。例如教師調(diào)課需要得到教研室主任的批準，簽寫調(diào)課申請表到教學秘書處存檔。在不緊急的情況下，需要按程序走完手續(xù)，才可以通知學生調(diào)停課事宜。但是遇到教研室主任出差或者教師遇到突發(fā)情況不能走程序的時候，只需要短信、QQ或者微信的書面信息截圖給教學秘書，教學秘書就可以做好學生調(diào)停課通知工作，待教研室主任返回或教師處理完突發(fā)事件再補辦手續(xù)。簡單的一個舉動，會給別人方便，也會給自己帶來聲譽。

（三）統(tǒng)籌計劃，合并工作同類項

教學秘書的工作是以一個學年為單位周而復(fù)始的，每個學期到什么時間就會有什么固定的事項需要做好。教學秘書要做到胸有全局，尤其是在二級管理的大背景下，不能僅是指望上級部門的文件通知。例如教師上課前，需要拿到課表、授課計劃、教學考勤表等多種教學文件，教學秘書可以按教師整理好，一次下發(fā)。而不是課表好了發(fā)課表，教學考勤表印好了發(fā)考勤表，授課計劃審核完畢就發(fā)授課計劃。這樣就會像沒頭的蒼蠅一樣，又忙又亂。

四、提高自身素質(zhì)與技能

教學秘書要具備良好的心態(tài)和政治素養(yǎng)，責任心事業(yè)心強，熟悉業(yè)務(wù)、懂管理、熟悉計算機，有一定的語言文字、組織協(xié)調(diào)能力，會溝通善交流，工作認真細致，事事有原則，件件有章法。所以，每個教學秘書要堅持做“學習型秘書”，及時有序，客觀準確，堅持原則，保守機密，公正廉潔，兢兢業(yè)業(yè)[4]。

（一）加強學習，熟悉計算機辦公軟件的應(yīng)用

在互聯(lián)網(wǎng)+的時代背景下，加強計算機能力的學習，熟練掌握辦公軟件和教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，會給自己的工作安上信息化的翅膀。例如，現(xiàn)在各高校普遍使用教務(wù)管理系統(tǒng)進行排課，教學秘書應(yīng)該認真學習和摸索系統(tǒng)的使用，像軟件公司學習，像同行學習，實現(xiàn)電腦排課，調(diào)停課安排教室等，會減少很多無形的工作量。例如，一個學期中，一門課程進行6周，后續(xù)跟進4周第二門課程，結(jié)課后又進行第三門課程的排課。個別教學秘書不熟悉教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用，采取的是第一門課程排完上課結(jié)課后，刪除第一門課程課表，再安排第二門課程，結(jié)課后依舊刪除課表，再安排第三門課程排課。這樣排課不僅要排三次課，下發(fā)三次課表，而且不利于課表存檔工作進行。其實在我們現(xiàn)行的教務(wù)管理系統(tǒng)中是可以在排課的時候設(shè)置好排課周次，在周次不沖突的前提下是可以實現(xiàn)同一時間同一教室同時排好三門課的。造成上述工作現(xiàn)象是由于教學秘書不熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)操作與功能造成的，不但為工作帶來了不便，也影響了工作的規(guī)范性。

（二）急人所想，提高組織調(diào)度和溝通協(xié)調(diào)能力

教學秘書每個學期都要排課，包括教師課表，班級課表。排課需要遵守學校的規(guī)章制度，同時要兼顧教師和學生的要求。的確是一個眾口難調(diào)，費力不討好的工作。筆者在每次排課前會將學校的排課規(guī)定周知到所有老師，然后在制度許可范圍內(nèi)征求教師的排課要求，最后在統(tǒng)籌安排的基礎(chǔ)上，做好本部門的排課工作。開學第一周正常執(zhí)行排定課表，同時在期初的教學信息員會議上告知學生，在學校制度基礎(chǔ)上，第一、二周師生可以協(xié)商上課時間，到教學秘書處調(diào)整。第三周起，非特殊原因，一個學期的課表不再調(diào)整。此舉不再是冷冰冰的行政安排，給予了教師和學生充分的尊重，自然收獲了師生的理解和支持。

（三）藝術(shù)工作，提高表達寫作能力

教學秘書工作是一項計劃性強、工作范圍廣、內(nèi)容豐富的綜合性服務(wù)工作。具體體現(xiàn)在：為教學科研服務(wù)，為院系領(lǐng)導決策服務(wù)，為教職員工服務(wù)，為全體學生服務(wù)。服務(wù)的很大一部分工作就是上傳下達、發(fā)送通知。一些教學秘書一件事情通知短信發(fā)送多遍，依舊沒有講清楚，鬧得師生對他的短信轟炸表示頭疼和反感。筆者認為，得到通知任務(wù)的教學秘書首先要搞清楚通知中的六要素：時間、地點、事項、參加者、組織者、要求。然后根據(jù)通知接受者的身份適當調(diào)整措辭，比如是部門內(nèi)部常規(guī)會議通知就要求開門見山、簡明扼要、表述清楚。如果是接待校外來賓可以加上適當?shù)目吞仔揶o，但是不能冗長。根據(jù)通知要求，需要參加者提前做好相關(guān)工作準備的，要確保參加者收到通知并且有充足的時間做準備。一旦通知的提前時間過長，避免參加者遺忘，建議在會前半天再次提醒。服務(wù)沒有止境，力求周到準確。同時明確工作的邊界。邊界內(nèi)的事情，認真負責，不逃避責任。邊界外的事情，不過多干預(yù)。

綜上所述，教學秘書高效細致的工作，是保證教學正常運行的基礎(chǔ)，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用。教學秘書厘清工作職責與特點，才能在工作中不推諉，不怠工，不越界；梳理工作框架與流程，才可以分清主次和輕重緩急，做事有的放矢；掌握工作方法和技巧，才可以在一個不具有行政威懾力的行政性崗位順利開展工作；提高自身素質(zhì)與技能，就可以游刃有余的勝任這個需要“雙專業(yè)”基礎(chǔ)的特殊工作崗位。

參考文獻：

[1]趙秋爽.淺析高校教學秘書角色定位和素質(zhì)提升[J].南昌高專學報，2011，（05）：73-74+104.

[2]尹祝鳳.高校教學秘書的角色定位變化與能力結(jié)構(gòu)要求[J].教育教學論壇，2012，（05）：57-58.

[3]徐明，殷玥，余璐，馬恒，李軍，裴建明.如何做好高校教學秘書[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2014，（12）：11-12.

[4]金星浩.淺談如何做好高校教學秘書工作[J].科技視界，2013，（34）：177+202.

作者簡介：

劉艷（1983.10—），女，漢族，內(nèi)蒙古通遼市人，碩士，江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學院助理研究員，研究方向：教育管理。