信息化背景下文書檔案管理工作探討

肖彥瓊

摘 要：伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)階段主要的發(fā)展趨勢之一，加強信息化建設(shè)已經(jīng)涵蓋我國各行各業(yè)。可以說新時期下信息化是一個重要標(biāo)志，這對于文書檔案管理工作既是機遇也是挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)背景環(huán)境下，文書檔案管理工作應(yīng)該朝著信息化方向發(fā)展，才能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的成果。但文書檔案管理工作還存在一定的問題，如何優(yōu)化文書檔案管理工作的效率，是我們當(dāng)前面臨的現(xiàn)實問題。本文主要闡述了對信息化背景下文書檔案管理的概述與優(yōu)勢分析，信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題以及如何加強信息化背景下文書檔案管理工作的措施探討。

關(guān)鍵詞：信息化 文書檔案 管理工作 效率 探討

一、對信息化背景下文書檔案管理的概述與優(yōu)勢分析

隨著信息化時代的到來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已被廣泛地應(yīng)用到了文書檔案管理工作中，因此對文書檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理信息化是我國信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，將現(xiàn)代化信息技術(shù)和文書檔案管理相融合，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，通過整合資源提升文書檔案管理工作的效率。在信息化時代企業(yè)的各種文書檔案管理工作呈現(xiàn)出多元化的趨勢，由紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)向為電子檔案。檔案管理工作人員應(yīng)充分認(rèn)識到電子信息對文書檔案管理工作的重要性，進(jìn)而也要認(rèn)識到文書檔案管理團隊信息化素質(zhì)，有利于提升文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

在信息化快速傳播的社會環(huán)境下，人們越來越重視信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，與傳統(tǒng)的文書檔案管理工作相比較，在信息化背景下文書檔案管理有以下幾點優(yōu)勢：

（1）信息化使文書檔案管理實現(xiàn)了共享。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作由于受到管理形式的局限，導(dǎo)致各種資料在應(yīng)用的時候無法實現(xiàn)共享，所以文書檔案資料利用效率較低。然而在信息化背景下，我們建立了檔案綜合管理系統(tǒng)，可以運用VPN技術(shù)對電腦進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，它具有輕松便捷和高速的特點，提高了文書檔案管理資料的利用程度。

（2）信息化使文書檔案管理質(zhì)量得到了提升。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都是工作人員手工完成的，花費大量的時間和精力，工作效率、質(zhì)量都不盡如人意。然而在信息化背景下，實現(xiàn)了文書檔案管理工作的組合和整理一系列工作，也加快了文書檔案管理工作收集和整理的速度。

二、信息化背景下文書檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.文書檔案管理信息化工作認(rèn)識函待提高。文書檔案管理在單位辦公室工作中占據(jù)了重要位置，所以采取信息化手段來管理文書檔案是非常有必要的。但是很多單位對信息化文書檔案管理認(rèn)識不高，加之管理者對信息化管理工作認(rèn)識不足，導(dǎo)致管理者的管理理念相對落后，嚴(yán)重阻礙了信息化文書檔案管理的發(fā)展。

2.文書檔案管理工作信息化程度較低。文書檔案管理工作信息化程度較低是由于受到傳統(tǒng)的文書檔案管理理念的影響較深，很多文書檔案管理部門引進(jìn)了計算機信息化的設(shè)備，但只懂得簡單的工作程序，特別是將大量的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案時，很難將紙質(zhì)檔案的收集、整理和利用過程信息化，文書檔案管理工作效率低下。

3.文書檔案工作者素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。目前有些單位的文書檔案管理部門雖然設(shè)有計算機設(shè)備，但由于相當(dāng)比例的檔案工作者對信息設(shè)備了解不足，配備信息化設(shè)備純屬擺設(shè)，導(dǎo)致檔案工作信息化管理流于形式。

三、加強信息化背景下文書檔案管理工作的措施

1.要提高檔案管理信息化理念。

單位的管理者是開展文書檔案管理工作的重要核心，起著重要的作用。單位的管理者要接受最新的信息技術(shù)和管理理念，充分認(rèn)識到信息技術(shù)給檔案工作帶來的便利，不斷強化創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)的管理理念，高度認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性和前瞻性，配備檔案意識強、業(yè)務(wù)熟練的檔案工作者從事檔案工作，保證文書檔案管理工作的水平。

2.建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。加強對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和計算機應(yīng)用能力的培訓(xùn)，同時吸納高素質(zhì)的人員加入檔案管理隊伍。檔案管理人員也要加強自身學(xué)習(xí)，積極參與各類檔案繼續(xù)教育和培訓(xùn)，完善知識結(jié)構(gòu)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，爭取成為一名優(yōu)秀的文書檔案工作者，滿足信息化時代對文書檔案管理工作的要求。

3.完善檔案管理信息化設(shè)備。

基于信息化時代，以往的人工管理方式逐漸被信息化管理技術(shù)和設(shè)備取代，而要進(jìn)一步簡化文書檔案管理的工作環(huán)節(jié)，降低工作的難度和強度，要求單位要結(jié)合實際情況適當(dāng)加大人力、物力和財力的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)施、技術(shù)，將現(xiàn)代化的信息設(shè)備和技術(shù)廣泛應(yīng)用于文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)之中，為實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造有利的硬件條件以及工作環(huán)境。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化背景下的文書檔案管理工作具有一定的優(yōu)勢，不僅可以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還會進(jìn)一步提高管理者的工作能力。因此，單位應(yīng)該加強信息化計算機技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，才能不斷加快對檔案管理資料的研究，推動檔案管理工作深入信息化的

發(fā)展。

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