醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探討

文/綿陽(yáng)市中心醫(yī)院院長(zhǎng)辦公室 張伊然 謝步東 晁雪敏

一、醫(yī)院檔案信息化的內(nèi)涵

信息化管理手段已經(jīng)在全社會(huì)范圍內(nèi)獲得了廣泛的普及，目前，越來(lái)越多的辦公業(yè)務(wù)開(kāi)始朝著無(wú)紙化辦公的方向發(fā)展。醫(yī)院檔案的歸檔和利用方式也發(fā)生了較大的變革，從單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為集文書(shū)、聲像、病例為一體的綜合性檔案，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理。

隨著信息技術(shù)在醫(yī)院系統(tǒng)中應(yīng)用的深入，辦公業(yè)務(wù)開(kāi)始朝著無(wú)紙化的方向不斷發(fā)展，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)，檔案的生成與利用模式也在逐步發(fā)生改變，當(dāng)前的醫(yī)院檔案包含文書(shū)、聲像、病例等多項(xiàng)內(nèi)容，醫(yī)護(hù)人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在系統(tǒng)中錄入病人的病例內(nèi)容，并完成病例的審核和歸檔，形成了電子版本與紙質(zhì)病例共同存檔的新醫(yī)院檔案管理模式。

醫(yī)院檔案的信息化管理指的是，在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用信息化的手段，對(duì)檔案管理模式和檔案資料的存儲(chǔ)進(jìn)行科學(xué)、高效的管理，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬏?、存?chǔ)和查閱的數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理是互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展時(shí)代的新型檔案管理模式，在這一管理模式下，醫(yī)院的檔案歸檔效率和檔案的利用率都獲得了極大的提升。目前，醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)檔案館的建設(shè)的目標(biāo)主要為以下四點(diǎn)：一，利用信息化的手段處理檔案信息。目前，我國(guó)已經(jīng)有多家醫(yī)院完成了電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，以局域網(wǎng)為依托的OA、HIS系統(tǒng)的應(yīng)用極大地減輕了醫(yī)護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)。二，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和查閱，信息化檔案管理的應(yīng)用使得檔案的查閱和接收方式更為靈活。三，提高檔案信息資源的共享度。在紙質(zhì)檔案管理模式下，醫(yī)療系統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，行業(yè)內(nèi)的醫(yī)療檔案共享對(duì)公共健康管理水平的提升具有重要意義。四，形成信息化的檔案管理模式。OA系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)等醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與推廣對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理的改革起到了一定的推動(dòng)作用，檔案信息化和管理系化是醫(yī)院檔案管理未來(lái)發(fā)展的兩大目標(biāo)。

二、醫(yī)院信息化的作用

（一）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了檔案管理技術(shù)的革新，信息化的檔案管理模式是未來(lái)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，能夠有效地提升醫(yī)院檔案資料管理的效率。醫(yī)院檔案中詳細(xì)記錄了醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)歷史，對(duì)醫(yī)院系統(tǒng)的運(yùn)行具有重要意義。采用信息化的手段對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)不同科室資源的有效共享，從而推動(dòng)整個(gè)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院的相關(guān)管理人員可以在資料庫(kù)中查閱一些疑難雜癥病例，作為當(dāng)前進(jìn)行的各類(lèi)醫(yī)療診斷的參考，也可以通過(guò)信息管理平臺(tái)對(duì)醫(yī)院管理手段和醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查詢，獲得問(wèn)題的解決辦法。醫(yī)院檔案管理的信息化能夠?yàn)榛颊咛峁└蟮闹斡Ｍ?，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度上，能夠幫助醫(yī)院樹(shù)立良好的口碑形象，幫助醫(yī)院獲得更高的經(jīng)營(yíng)收益。

（二）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能有效提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。在信息時(shí)代的大背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)開(kāi)始滲透到醫(yī)院系統(tǒng)的各個(gè)領(lǐng)域，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的操作較為簡(jiǎn)單，醫(yī)院工作人員能夠迅速地掌握自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的使用方法。從這一點(diǎn)上來(lái)看，檔案信息化的建設(shè)具備良好的可行性。檔案信息化建設(shè)有助于醫(yī)院管理水平的提升，符合當(dāng)前時(shí)代的要求，提高了行業(yè)內(nèi)檔案資源的交流互通與共享，保障醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案的信息化的建設(shè)已經(jīng)成為行業(yè)內(nèi)檔案管理的一種必然趨勢(shì)，通過(guò)這一管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源在醫(yī)院內(nèi)部的有效共享，隨著醫(yī)療體制改革的進(jìn)一步加深，醫(yī)療系統(tǒng)還可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行檔案資源的外部共享，讓內(nèi)部醫(yī)療數(shù)據(jù)能夠服務(wù)于更多的社會(huì)群體，承擔(dān)起醫(yī)療機(jī)構(gòu)的社會(huì)責(zé)任，將醫(yī)院的資源充分利用起來(lái)，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)社會(huì)醫(yī)療服務(wù)體系的整體提升。

（三）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能為決策活動(dòng)提供參考信息。醫(yī)療檔案信息化建設(shè)將醫(yī)院系統(tǒng)的各項(xiàng)檔案資料以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員能夠通過(guò)數(shù)字化的檔案對(duì)醫(yī)院當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行查看，醫(yī)護(hù)人員也可以通過(guò)檔案資料全面了解患者的病例歷史，這種管理模式提高了醫(yī)院的工作效率，有助于管理人員作出正確的經(jīng)營(yíng)決策。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的建議

（一）嚴(yán)格遵循相應(yīng)原則。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循的八項(xiàng)制度和規(guī)范：一，檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須具備良好的實(shí)用性，要做到能夠真正為醫(yī)院所用。二，遵循標(biāo)準(zhǔn)化的操作規(guī)范，管理方式的制定要遵從規(guī)范化的操作標(biāo)準(zhǔn)。三，具備經(jīng)濟(jì)效益，提高醫(yī)院管理水平，提升醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力是檔案信息管理的最終目標(biāo)，因此在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)始終將效益目標(biāo)擺在重要位置。四，保障系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，在“八防”的基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行嚴(yán)格的管控。五，雙軌制原則，檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)采取紙質(zhì)與電子檔案雙重歸檔的模式進(jìn)行。六，堅(jiān)持合同與協(xié)作，各部門(mén)之間應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案問(wèn)題進(jìn)行積極有效的溝通。七，策略的制定需要具備一定的戰(zhàn)略性，能夠符合醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展的需要。八，儲(chǔ)備原則。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化具有較強(qiáng)的技術(shù)性，想要保證檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，應(yīng)當(dāng)加大力度培養(yǎng)技術(shù)性人才隊(duì)伍。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，且能夠熟練地掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備一定的數(shù)字化處理、信息存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)，提升工作人員的檔案信息管理水平，為檔案的管理培養(yǎng)后備人才，提高員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。除此之外，還應(yīng)當(dāng)積極參與網(wǎng)絡(luò)檔案管理方面的研討會(huì)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升自身的檔案管理水平。

（三）制定檔案網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范、爭(zhēng)強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)的安全意識(shí)。醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上創(chuàng)建一套完善的檔案管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的內(nèi)部共享是檔案信息化建設(shè)的根本目的，因此，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案系統(tǒng)的搭建和錄入機(jī)制加以規(guī)范，在錄入過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一的錄入格式和保存方式。管理人員應(yīng)當(dāng)定期抽取檔案，對(duì)檔案的規(guī)范性進(jìn)行檢查，及時(shí)備份系統(tǒng)內(nèi)的檔案內(nèi)容，保證檔案信息的完整性和可靠性。對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)所存在的各項(xiàng)漏洞進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，設(shè)置防入侵機(jī)制，阻斷外來(lái)的黑客入侵，保障醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)的安全。最后，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技術(shù)性人才的培養(yǎng)，組織相關(guān)人員進(jìn)行定期的崗位技能培訓(xùn)，提升醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為檔案的有效管理提供保障。