淺談高?；n案信息化建設(shè)

文/廣西財經(jīng)學(xué)院 秦紅

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。當(dāng)今信息高速發(fā)展，信息化已成為世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，信息化建設(shè)已成為適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇。國家檔案局提出：“為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，我國檔案工作要加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。”高校處于科技發(fā)展前沿，信息化管理的發(fā)展應(yīng)當(dāng)走在各行業(yè)的前列，建立起以校園為主體的信息化管理系統(tǒng)，涵蓋學(xué)校管理的方方面面。檔案管理作為高校管理的一個重要組成部分，也應(yīng)順應(yīng)時代的需求，向信息化管理快步邁進(jìn)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化的辦公設(shè)備齊全。高校辦公自動化設(shè)備齊全，辦公室都按照工作需要配備了計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等高性能的電子設(shè)備辦公。校內(nèi)校外大家都使用自動化辦公系統(tǒng)，自動化辦公產(chǎn)生了大量的電子文檔，采集和歸檔電子文檔成為高校檔案工作的重要內(nèi)容，為高校檔案信息化建設(shè)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）檔案管理系統(tǒng)在高校普及使用。目前，高校已經(jīng)普及使用檔案管理系統(tǒng)，并不斷升級。每年歸檔的文件材料都利用檔案系統(tǒng)進(jìn)行錄入、檢索、查閱、存儲，提高了檔案管理工作的效率，查閱利用方便快捷。檔案管理系統(tǒng)保存了大量的檔案信息，這些檔案信息是一個強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫，是檔案信息化化建設(shè)的必備條件。

（三）高級專業(yè)人才為高校檔案信息化建設(shè)提供保障。高校本身擁有計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高級專業(yè)人才，他們不僅能夠維護(hù)計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)，還能夠自行建立校園網(wǎng)，處理校園網(wǎng)出現(xiàn)的各種技術(shù)問題，不斷升級校園網(wǎng)的使用功能，推廣使用智慧校園及OA自動化辦公系統(tǒng)。高校檔案信息化建設(shè)完全可以利用這些優(yōu)秀人才，他們是檔案信息化建設(shè)的安全保障。

二、阻礙高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展的問題

（一）檔案信息化建設(shè)落后。高校檔案館雖然實現(xiàn)了辦公自動化、辦公設(shè)備現(xiàn)代化，有專門的檔案管理系統(tǒng)，還安排了專職電子檔案管理員，但就整個高校信息化建設(shè)來看，檔案信息化建設(shè)還是比較落后。主要是：檔案館藏的數(shù)字化建設(shè)難度大，短時間內(nèi)不能完成；日常工作不重視電子文件收集，電子文檔歸檔不完整；高校檔案網(wǎng)頁流于形式，只有一些簡單的新聞、制度、辦事指南等；檔案管理人員觀念落后，知識陳舊，對檔案信息化建設(shè)一知半解，沒能拿出切實可行的方案。

（二）檔案管理系統(tǒng)功能不夠完善。全國各地高校都按照當(dāng)?shù)貦n案局的統(tǒng)一要求建立了檔案管理系統(tǒng)，但總是存在這樣或那樣的問題，功能不完善。例如，廣西使用的是GD2000檔案管理系統(tǒng)，GD2000只能單機(jī)獨立運行使用，不能聯(lián)網(wǎng)，信息傳遞只能用使用U盤進(jìn)行報送接收。這相當(dāng)于在高校檔案管理中，高校各部門檔案收集歸檔—檔案管理系—校園網(wǎng)—OA辦公自動化，他們各自為政，沒有聯(lián)系，但其形成的檔案最終又要融合一起，這是極其不科學(xué)的一種亂象，應(yīng)通過檔案信息化建設(shè)來解決。

（三）高校信息化建設(shè)忽視檔案管理。高校非常重視信息化建設(shè)，建立了校園網(wǎng)，開通了智慧校園和OA辦公自動化系統(tǒng)，但卻忽視檔案信息化建設(shè)。例如，智慧校園涉及學(xué)校師生工作、學(xué)習(xí)、生活的方方面面，其中公共服務(wù)里有教學(xué)平臺、財務(wù)平臺、圖書平臺等，但是沒有檔案平臺；OA辦公自動化系統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)，但常常出現(xiàn)檔案管理人員不能通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，不能按權(quán)限進(jìn)行使用和共享，也不能支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公，嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)。

三、做好高校檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）要實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理。隨著信息時代的到來，高校必須重視檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，為檔案信息化建設(shè)增加硬件設(shè)施的同時，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及檔案全文信息的數(shù)字化。日常工作中，要注意采集電子檔案。檔案館的專職電子檔案員要負(fù)責(zé)督導(dǎo)學(xué)校各部門電子檔案的收集和歸檔，按照電子檔案歸檔的統(tǒng)一要求，對一些重要的紙質(zhì)文件可以通過現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，以便于實現(xiàn)計算機(jī)的自動檢索和查閱，從而實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理。

（二）實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)機(jī)制。高校檔案管理系統(tǒng)擁有大量的檔案信息，是一個龐大的數(shù)據(jù)庫。要使用好這一數(shù)據(jù)庫，必須實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)在檔案館內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)的檔案網(wǎng)頁聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，數(shù)據(jù)時時更新，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺。建立高校檔案信息化管理規(guī)章制度，用統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理要求來制約規(guī)范檔案信息化管理，如通過學(xué)校檔案網(wǎng)頁提供檔案宣傳、通過OA辦公自動化系統(tǒng)讓電子文檔自動歸檔等，形成一個現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。

（三）加強(qiáng)檔案人員信息化培訓(xùn)。開展高校檔案信息化建設(shè)必須培養(yǎng)一批檔案信息化人才，提升他們對計算機(jī)信息操作技術(shù)和對現(xiàn)代儀器設(shè)備的熟練運用，提高檔案工作人員檔案信息化建設(shè)的能力和服務(wù)意識，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)方向。在高校信息化建設(shè)中，能夠高瞻遠(yuǎn)矚，規(guī)劃設(shè)計檔案信息化建設(shè)的布局，有計劃有步驟地實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)。