淺析信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

文/山東省寧陽(yáng)縣華豐鎮(zhèn)組織室 李鵬

檔案管理工作，就是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案中的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存等，并提供檔案信息資源利用服務(wù)的過(guò)程。如今信息的多樣化、信息的科技化需要我們?cè)跈n案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，想要更好地完成創(chuàng)新工作，需要了解其中的問(wèn)題，也要想辦法去解決這些問(wèn)題。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)

信息時(shí)代，檔案管理工作的創(chuàng)新具有很多的特點(diǎn)，讓信息時(shí)代的檔案管理工作可以順利地進(jìn)行下去，所以，接下來(lái)就談?wù)勑畔r(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)。

（一）信息時(shí)代檔案管理工作必須遵循檔案管理行政部門(mén)制定的法律法規(guī)和相關(guān)政策。檔案關(guān)系著一個(gè)人的信息，如果這些信息沒(méi)有受到法律的保護(hù)，被自己公司的管理者隨意使用，就會(huì)泄露個(gè)人信息，讓工作人員面臨很多的問(wèn)題，比如自己身份證號(hào)碼泄露，就會(huì)導(dǎo)致工作人員的工資卡出現(xiàn)被別人盜用的現(xiàn)象。所以，在信息時(shí)代，檔案管理工作必須要遵守檔案管理行政部門(mén)的法律法規(guī)，讓檔案管理工作可以更好地保護(hù)人們的信息。

（二）信息時(shí)代檔案管理的表現(xiàn)形式由傳統(tǒng)的實(shí)物存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，信息化管理的標(biāo)志就是存檔載體由實(shí)物向電子的轉(zhuǎn)變。20世紀(jì)的檔案儲(chǔ)存的辦法就是用紙質(zhì)的進(jìn)行記錄，這樣，就會(huì)很容易被破壞掉，并且還可以隨意更改，讓個(gè)人的信息變得不真實(shí)。所以，現(xiàn)在是信息時(shí)代，這個(gè)時(shí)代的檔案管理工作就是讓實(shí)物的檔案變成電子的檔案，這樣，就可以讓政府更好地對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行管理。

（三）提高了檔案管理的工作效率。檔案管理工作利用現(xiàn)代化的信息管理模式，可以讓檔案更加容易地被管理，也就是說(shuō)，在這個(gè)方面，可以提高檔案管理的工作效率。

二、在信息時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作理念較為滯后。檔案管理在以前的目的就是有一個(gè)，就是用來(lái)保存，沒(méi)有利用保存下來(lái)的檔案，讓檔案可以體現(xiàn)自己的價(jià)值。如今這個(gè)時(shí)代，需要的是信息化的教育，也就是說(shuō)，當(dāng)檔案放到了管理者的手中的時(shí)候，他們應(yīng)該可以從中觀察到工作人員的性格特點(diǎn)，讓他們?cè)诠ぷ髦锌梢晕锉M其用，檔案管理工作理念的落后，導(dǎo)致檔案工作沒(méi)有受到重視。

（二）創(chuàng)新力度不夠，檔案管理工作還是用原來(lái)的形式進(jìn)行管理。在如今這個(gè)時(shí)代，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)很少看到了，信息時(shí)代，用的檔案管理方式都是電子的。電子檔案也存在很大的問(wèn)題，就是在信息時(shí)代，檔案管理工作的創(chuàng)新力度不夠，無(wú)法起到一定的作用，這樣，就限制了檔案管理工作的發(fā)展。

（三）管理者素質(zhì)和能力存在很大的問(wèn)題。在信息時(shí)代，需要的是大量的人才，如果人才不到位，就無(wú)法進(jìn)行很多的工作，在檔案管理工作中，管理者的素質(zhì)存在著很大的問(wèn)題，他們的能力不夠，不知道檔案應(yīng)該如何利用，素質(zhì)低下，隨意把他人的資料給不相關(guān)的人去看，這樣，就泄露了其他人的信息，對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)，是非常錯(cuò)誤的。

三、針對(duì)在信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新方面存在的問(wèn)題，應(yīng)該要采取的措施

（一）培養(yǎng)管理者的能力和提升他們的素質(zhì)。信息時(shí)代檔案管理工作并非每個(gè)人都可以勝任，一定要考察管理者的素質(zhì)，看他們是不是以管好別人的個(gè)人信息為己任，不泄露他人的信息，如果一旦發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，就要解雇他們。管理者原來(lái)只需要記錄檔案，但是如今是信息的時(shí)代，他們需要更多的能力去管理別人的信息，以便讓別人更好地工作，更放心地把自己的個(gè)人信息交給管理者。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作的優(yōu)化服務(wù)。構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就能實(shí)現(xiàn)資源的利用不受時(shí)空的限制，不管何時(shí)何地都能通過(guò)相關(guān)驗(yàn)證信息對(duì)檔案資源進(jìn)行提取查詢。構(gòu)建好了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就要對(duì)電子檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化管理，即電子資料的自動(dòng)化上傳和整理。這樣，在創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，就可以讓每個(gè)人輕易地查到自己的個(gè)人信息，一旦發(fā)現(xiàn)不對(duì)的地方，就可以舉報(bào)給相關(guān)部門(mén)，讓他們?nèi)フ{(diào)查出現(xiàn)的問(wèn)題，并且可以針對(duì)這些問(wèn)題，采取一定的措施。檔案管理工作非常重要，尤其是對(duì)于現(xiàn)在這個(gè)信息化的時(shí)代，在檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中，一定要引起政府的重視，避免出現(xiàn)一些問(wèn)題。在信息技術(shù)發(fā)展的今天，檔案管理工作要適應(yīng)新形勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作的升級(jí)。