土地整治項目檔案管理的實踐與思考

文/河南省中緯測繪規(guī)劃信息工程有限公司 蘇青麗

一、土地整治項目檔案的概念及工作范圍

（一）概念。土地整治項目檔案是指各地重大工程和一般土地整理復墾開發(fā)等土地整治項目在推動和建設過程中形成的具有歸檔價值的所有文字、圖表、音視頻等不同形式的歷史記錄。包括立項審批、招投標、施工、監(jiān)理、竣工驗收等一系列活動。

（二）工作規(guī)范。檔案管理工作機構(gòu)要積極協(xié)調(diào)項目勘察、設計、施工、監(jiān)理單位，按照檔案管理有關規(guī)定，做好項目相關檔案資料的接收和管理工作，要確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。應將土地整治項目過程中的檔案形成和交接納入工程建設管理的所有環(huán)節(jié)和相關人員的職責范圍，及時將形成的文件立卷后向項目承擔單位進行移交。

二、項目檔案管理工作標準化使單位工作步入正軌

（一）公司概況。河南中緯是河南省規(guī)劃設計行業(yè)第一個改制的專業(yè)測繪規(guī)劃科技企業(yè)，已躋身全國測繪規(guī)劃行業(yè)的“三甲”資質(zhì)行列，國家甲級測繪資質(zhì)，國家甲級土地規(guī)劃資質(zhì)，國家甲級工程勘察資質(zhì)；全國勘察設計行業(yè)首批AAA級誠信單位，檔案管理省級達標單位，全國測繪產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)秀單位。在土地整治項目檔案管理方面有較為成熟的經(jīng)驗。

（二）工作制度的標準化。河南中緯在實際工作中，制定了詳細的工作制度，為規(guī)范化進程打下了基礎。在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作過程中，要求項目承擔單位必須履行以下職責：1.在簽訂相關協(xié)議、合同時，對工程文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交等提出明確要求，避免后期出現(xiàn)扯皮和推諉等問題。2.對收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的所有文件，隨時進行立卷，避免拖拉及遺失。3.切實負起督促勘察、設計、施工、監(jiān)理單位文件形成和立卷歸檔工作全過程的重任。4.收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的所有工程檔案，并指派專業(yè)人員進行管理。5.將土地整治項目檔案統(tǒng)一納入本單位工作中進行管理，并按照檔案管理有關要求，及時歸檔并登記造冊。以上標準化制度的制定和落實，保障了土地整治項目檔案管理工作前期階段的有效實施。

（三）歸檔范圍與質(zhì)量的標準化。1.凡與項目建設有關的所有過程中具有保存價值的各種載體的文件，均列入歸檔的范圍。2.歸檔的質(zhì)量要求。（1）所有歸檔的文件必須為原件。（2）歸檔文件的內(nèi)容必須保證真實，要與工程的實際相符合。（3）所有歸檔文件必須保證字跡清晰，簽字蓋章要完備，紙張應按歸檔要求用紙。（4）所有竣工的圖紙均須蓋竣工圖章；施工方利用施工圖改繪竣工圖時，必須要標明變更修改的依據(jù)；圖紙變更超過1/3的，應當重新繪制竣工圖。（5）歸檔的影像資料除要求音視頻清晰外，須標注事由、時間、地點、任務、作者等內(nèi)容。以上歸檔范圍與質(zhì)量標準化的制定和落實，保障了土地整治項目檔案管理工作中期階段的有效實施。

（四）檔案立卷的標準化。卷內(nèi)文件的排列要求：1.文字材料須按事項、專業(yè)順序進行排列。同一事項中的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，要按照批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.圖紙按專業(yè)類別進行排列，相同專業(yè)的圖紙按圖號順序進行排列。3.文圖并存的案卷，文字在前，圖紙在后。4.編制卷內(nèi)文件頁號應遵循下列規(guī)律：均按有書寫內(nèi)容的頁面進行編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始；單面書寫的文件編號在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊圖紙在右下角；成套圖紙或印刷成冊的材料自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。5.卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表和封面的編制也有詳細的規(guī)定。以上檔案立卷標準化制度的制定和落實，保障了土地整治項目檔案管理工作后期階段的有效實施。

三、目前項目檔案管理工作中的問題

筆者長期參與土地整治項目檔案工作，曾對業(yè)內(nèi)工作進行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了一系列的共性問題，值得研究并破解。

（一）驗收與移交期間不規(guī)范。勘察、設計、施工單位在將文件整理立卷后，項目承擔單位未對檔案文件完整、系統(tǒng)和質(zhì)量進行審查，出現(xiàn)問題較多。1.檔案文件分類不齊全、系統(tǒng)不完整。2.檔案的內(nèi)容無法真實、準確地反映工程實際狀況。3.竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格不符合專業(yè)技術要求，圖面不整潔，甚至未蓋竣工圖章。4.要求單位或個人簽章的文件，簽章手續(xù)不完備。以上種種問題使土地整治項目檔案的驗收及移交工作不全面。

（二）借閱手續(xù)不規(guī)范。1.本單位工作人員借閱土地整治項目檔案時，因種種原因，未按規(guī)定讓領導簽字批準，有時以打招呼的形式批準，破壞了制度的落實。2.外單位人員查閱檔案時，按規(guī)定需持該單位介紹信，并經(jīng)本單位領導批準，實際操作中，也存在制度落實不嚴格的現(xiàn)象。3.檔案借出后，不能及時歸還，影響管理和其他機構(gòu)的使用。4.借閱歸還的檔案，發(fā)現(xiàn)涂改、損毀或遺失等情況，造成無法彌補的損失。

（三）管理人員執(zhí)行制度不規(guī)范。1.土地整治項目檔案管理人員不能嚴格按要求對檔案資料進行定期檢查，無法保證賬物一致。對破損或字跡失真的檔案，未能及時修復。2.檔案管理人員不能定期對檔案進行鑒定，核定保管期限，并剔出無保存價值的檔案。導致失去保存價值的檔案資料未登記造冊并處理。

（四）單位管理制度欠規(guī)范。1.對忠于職守、遵守紀律，在檔案的收集、整理、保護、利用等方面成績顯著的工作人員未及時給予獎勵。2.對造成檔案損失的未及時追究當事人責任。3.人員調(diào)動時未按檔案管理有關規(guī)定做好項目檔案的交接工作，導致后期工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。

四、新時期加強土地整治項目檔案的思考

在新時期、新背景下，如何加強土地整治項目檔案，是業(yè)內(nèi)同行應該共同研究的課題。筆者認為，做到如下方面，可使檔案的收集整理過程有條不紊地進行。

（一）收集要合規(guī)。必須要根據(jù)歸檔的范圍收集有關文件和資料，在項目立項時，詳盡、完整地做好各類資料的收集、整理，只有前期規(guī)范化，才可避免后期出現(xiàn)連鎖性問題。

（二）整理過程要規(guī)范。必須要將收集到的資料，遵循其自然形成的規(guī)律，保持各類文件材料的有機聯(lián)系，以便于保管和利用的原則，對土地整治項目檔案資料進行系統(tǒng)整理和編目，對于項目形成檔案數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復雜的，要及時進行補充收集。

（三）分類要科學合理。土地整治項目檔案要按項目進行分類，在每一類下，按項目各實施階段、工程類型等分成若干小類。對于土地整治項目實施過程中的有關財務報表和原始憑據(jù)，應該分類進行歸檔保存。

（四）歸檔措施要完善。1.土地整治檔案歸檔管理要按照分級管理的原則，明確相關單位在資料歸檔工作中的職責。項目承擔、實施、監(jiān)理和施工單位必須加強檔案管理，建立工作制度和責任追究制度。2.加強歸檔管理的過程控制。從項目立項到驗收整個過程，每一項工作完成后都應及時收集、整理并歸檔。建立行之有效的控制機制，將檔案歸檔與否作為項目管理各環(huán)節(jié)銜接、控制的內(nèi)容之一，上一階段工作未及時歸檔的，不能開展下一階段工作。3.加大對檔案日常管理的核查力度。發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，注重落實。4.項目工程初驗合格后，應督促各參建單位按要求整理檔案資料，完善后提交項目承擔單位。5.土地整治項目檔案應專人管理，并加強領導，明確管理責任，加大監(jiān)督和檢查力度。